Os brasileiros dependem do modal rodoviário para se deslocar no dia a dia. No país, cerca de 90% das pessoas usam ônibus urbano, o que representa mais de 190 milhões de passageiros. Some-se a isso os transportes intermunicipal, interestadual, turismo e fretamento e não restam dúvidas: uma eficiente gestão de frota de ônibus é fundamental.
O relatório de frota circulante do Sindipeças mostra que o Brasil tem 388,9 mil ônibus. Só o sistema de transporte público urbano somava, em 2019, mais de 107 mil ônibus e 6,3 mil empresas, segundo o Anuário CNT do Transporte 2021
Seja qual for o porte da empresa, o gerenciamento de frota é um fator decisivo na qualidade do serviço, no controle de custos, no aumento da produtividade e na melhoria da mobilidade. Neste último quesito, o transporte coletivo é aliado no ordenamento das cidades, reduzindo o número de veículos nas ruas e, naturalmente, congestionamentos e emissão de poluentes.
A cada ônibus circulando são, pelo menos, 40 carros fora das ruas. Já o nível de poluição do transporte público é 19 vezes menor do que as motos e oito vezes menor do que os carros, aponta o Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA). No quesito segurança, segundo o Painel CNT de Acidentes, apenas 3,2% das mortes de trânsito tiveram ônibus envolvidos em 2021.
Diante deste cenário, a gestão de frota de ônibus se revela ainda mais importante, já que é capaz de reforçar a importância do transporte rodoviário de passageiros para o país e, principalmente, colocar as empresas de transporte em uma posição de destaque frente à concorrência. Se você quer saber como fazer o gerenciamento de frota de maneira eficiente e assertiva, leia mais neste artigo.
Por que investir no gerenciamento da frota?
A gestão de frota de ônibus traz uma série de vantagens para as empresas de transporte rodoviário porque ajuda de forma determinante no controle de custos e na melhoria da eficiência.
No Brasil, os altos custos e burocracia excessiva são entraves para o setor logístico e de mobilidade e a imagem das empresas de transporte coletivo nem sempre é positiva. Uma pesquisa revelou que mais de 30% dos passageiros consideram ruim o serviço oferecido no Brasil.
A maioria das queixas diz respeito ao tempo gasto nas viagens urbanas (mais de uma hora) e ao preço das tarifas, que está entre as mais altas. Em média, o brasileiro paga R$ 4,40 pela passagem no transporte público, o que deixa o país na 55ª posição em um ranking mundial de preços do transporte coletivo.
Para melhorar o desempenho, a produtividade, a lucratividade, o serviço prestado, a imagem das empresas e a competitividade é que a gestão de frota de ônibus se faz tão necessária.
Como fazer uma gestão de frota eficiente?
Um bom gerenciamento de frota é a forma mais assertiva de obter resultados para a empresa e benefícios para usuários do transporte público ou em viagens para fora do município. Melhorar os custos por quilômetro rodado e manter planos de manutenção são requisitos para alcançar boa rentabilidade.
Para fazer uma gestão de frota moderna e eficiente, algumas estratégias devem ser levadas em consideração:
1. Aposte na tecnologia
Não por acaso a tecnologia foi determinante para a 4ª Revolução Industrial. Presente na rotina das empresas (e funcionários), ela é capaz de aprimorar e facilitar diversas atividades. No transporte rodoviário, a tecnologia atua na automatização de processos por meio de sistemas de gestão.
Atualmente, softwares feitos sob medida para esse mercado entendem a demanda da operação e garantem suporte às necessidades do empresário. Ou seja, esse tipo de tecnologia facilita desde o atendimento ao cliente até a tomada de decisões gerenciais.
Os softwares de gestão para transporte de passageiros possuem recursos que vão do rastreamento de veículos ao controle da escala de motoristas, veículos e cobradores. Outro benefício é a gestão integrada da bilhetagem, que proporciona um controle financeiro muito superior ao que é feito manualmente, em planilhas de Excel, por exemplo.
Há alguns anos, os softwares para gerenciamento de frota representavam um grande custo aquisitivo. Hoje, há softwares voltados a empresas de todos os tamanhos, inclusive as PMEs de transporte.
2. Fique de olho na performance da frota
Para permanecerem competitivas em um mercado em constante crescimento, as empresas têm como desafio encontrar processos mais avançados e atuar com estrutura enxuta para reduzir os custos operacionais. Em uma empresa de transportes, a frota é o principal bem de consumo. Portanto, demanda constante atenção.
Os ônibus devem seguir os principais cuidados com manutenção para não haver erros. Afinal, veículos sem acompanhamento preventivo podem provocar atrasos, multas e até acidentes.
3. Aumente sua capacidade competitiva
Destacar-se entre os concorrentes não é tarefa fácil. Para ganhar notoriedade e confiabilidade no mercado, o primeiro passo é otimizar a qualidade do serviço prestado. A fórmula é simples. Quando o assunto é serviço, quanto melhor gerenciado, mais fácil é analisar o que funciona ou não dentro da empresa.
Evitar atrasos, apostar em diferenciais para fazer a gestão de venda e ter funcionários capacitados são boas pedidas para o segmento.
Por isso, após fazer uma análise de benchmark, ou seja, compreender a concorrência, invista na capacitação de funcionários, em novas soluções para diversificar pontos de venda e formas para evitar falhas inerentes à operação. Assim, quanto melhor a qualidade do serviço, maior a procura pela empresa.
4. Aprimore a cultura de responsabilidade socioambiental
Em tempos que a consciência ambiental desponta no mercado e as empresas aderem ao conceito ESG, oferecer soluções que reduzam o impacto da atividade no meio do ambiente é um ponto positivo para quem atua no segmento de transporte.
Além de poupar recursos naturais e preservar o planeta, as ações de responsabilidade ambiental também constroem uma imagem positiva para os clientes e a comunidade. Inclua ideias sustentáveis na operação. Elas vão desde o uso de combustíveis mais eficientes energeticamente como a escolha de produtos ecológicos, como os pneus cuja composição utilize menos petróleo.
5. Aplique a técnica do 5S e outros modelos de gestão
O gestor também pode buscar pontos de melhoria utilizando os 5S, que reforçam os cinco sensos mais importantes para os negócios:
• Seiri (utilização)
Racionalizar os recursos é uma maneira de melhorar o negócio. Em uma empresa de transporte de pessoas, uma boa dica é separar o útil do inútil do estoque de peças e insumos, evitando gastos desnecessários.
• Seiton (organização)
A organização dos itens é imprescindível. Identifique a necessidade e crie padrões para facilitar todo o processo. A disposição é aliada para economizar tempo e investimentos.
• Seiso (limpeza)
A limpeza e a organização não dizem respeito apenas aos ônibus em circulação. Um ambiente de trabalho limpo é essencial para motivar a equipe e aumentar a produtividade dos colaboradores.
• Seiketsu (saúde e higiene)
Segurança em primeiro lugar – o conhecido ditado é fator decisivo dentro de uma empresa, ainda mais de transporte de passageiros. É preciso cumprir as exigências previstas na legislação trabalhista.
• Shitsuke (autodisciplina)
Manter essas cinco atitudes é o segredo para ter funcionários felizes e mais produtivos.
6. Faça o mapeamento dos processos
Identificar os problemas é parte importante das melhorias em uma empresa. Para isso, o gestor pode utilizar o mapeamento de processos. Ao analisar os procedimentos, subprocessos, entradas e saídas, fica mais fácil entender de forma estruturada a operação.
Com essas informações, é possível identificar gargalos, seja nos departamentos backoffice, manutenção ou na prestação de serviços. Após a análise, o gestor pode identificar os problemas e buscar soluções assertivas. Assim, aumenta o desempenho e a competitividade da empresa.
7. Invista em suporte técnico
Ter uma equipe de qualidade para prestar suporte aos clientes é essencial. O cuidado deve ser idêntico tanto no pré-venda quanto no pós-venda. Isso significa investir no suporte em TI.
Manter um suporte técnico de qualidade garante que todos os recursos tecnológicos, internos e externos, estejam em perfeito funcionamento, desde as tecnologias usadas por funcionários até aplicativos e sites de compra de passagens.
8. Mapeie os gastos com combustível e manutenção
A gestão de frota de ônibus requer conhecimento sobre os veículos. Além de saber exatamente o modelo e o ano, é preciso saber o estado que os ônibus estão e dados como rendimento, consumo de combustível, produtividade, potência do motor, quilometragem rodada e gastos com manutenção e reparos.
O gerenciamento da frota inclui saber quando é hora de fazer a manutenção preventiva ou a hora de trocar por novos modelos, mais eficientes e modernos.
9. Faça o provisionamento dos custos
Quem conhece bem a frota consegue controlar os custos fixos e variáveis. Isso porque, além das despesas com combustível, por exemplo, saber a idade e as condições dos ônibus é decisivo para ser assertivo no plano de manutenção preventiva e estimar os gastos. O provisionamento dos gastos com a frota organiza o fluxo financeiro.
10. Mantenha planos de manutenção preventiva
Antecipar-se aos problemas com a frota, como quebras e falhas mecânicas, é prova de eficiência. Por isso, é importante ter controle sobre os prazos de revisão e investir em manutenção preventiva.
Isso reduz custos e evita que o ônibus deixe de operar inesperadamente. Ao planejar as manutenções, os veículos ficam parados por menos tempo e garantem o fluxo da operação.
11. Use tecnologia para gerenciar as rotas
A gestão da frota de ônibus é responsável pela eficiência do serviço quando falamos em fretamento e turismo rodoviário. E isso envolve a roteirização assertiva. Ao definir as melhores rotas, as empresas de transporte se tornam mais inteligentes. Quando o gerenciamento da frota e das rotas é bem feito, ganham os usuários e ganha a empresa.
12. Acompanhe a conduta dos motoristas
Não baste ter ônibus impecáveis, rotas bem traçadas e custos otimizados se os motoristas não forem capacitados e estiverem alinhados com os objetivos da empresa.
Existem recursos e tecnologias capazes de avaliar e monitorar o trabalho dos motoristas, apurando dados como velocidade média, acelerações ou freadas bruscas, cumprimento à legislação e respeito às jornadas etc.
13. Tenha metas claras
O gerenciamento da frota de ônibus é mais assertivo quando o gestor conhece as demandas do mercado e tem acesso a indicadores da operação. Isso permite que sejam estabelecidas metas para uma gestão mais eficiente.
Metas financeiras, de desempenho e performance precisam estar claras para o gestor e seu time. Como diz o velho ditado: “para quem não sabe aonde vai, qualquer caminho serve”, por isso, tome as rédeas do negócio e planeje o futuro.
Nesse sentido, também é importante apostar em ferramentas de Business Intelligence para acompanhar seus indicadores de forma assertiva e simples de visualizar.
Qual o papel da gestão de frota de ônibus para a mobilidade?
A gestão de frota é determinante para mobilidade urbana, pois garante rotas mais assertivas, horários e veículos na quantidade certa para atender a demanda dos usuários. Se o serviço de transporte é adequado e de qualidade, maior o número de pessoas que deixarão o carro na garagem para se locomover pela cidade ou viajar em segurança.
Para contribuir com a mobilidade e a sustentabilidade, empresas de todos os portes podem investir em tecnologia e sistemas integrados para o gerenciamento da frota.
Em São Paulo, por exemplo, metrópole onde os congestionamentos são frequentes, o número de passageiros no transporte coletivo urbano vem crescendo, segundo o Monitor de Ônibus SP. Em setembro de 2020, em cada dia útil, 4,7 milhões de passageiros usaram ônibus na cidade, subindo para 4,9 milhões em outubro e 5,1 milhões em novembro.
Mas fazer a gestão das frotas de ônibus que atendem a todo esse é público requer expertise e tecnologia voltada ao segmento.
Quanto as perdas na gestão de frotas de ônibus podem custar?
O gerenciamento da frota feito de maneira inadequada pode custar caro, porque há uma série de despesas envolvidas que precisam ser reconhecidas e administradas. O problema é quando os custos não são bem calculados e os gestores não têm total controle sobre eles ou, pior ainda, nem sabem exatamente todas as perdas que uma gestão inadequada por causar.
Confira alguns aspectos que podem causar prejuízos à operação:
- Custo de indisponibilidade: quando o ônibus deixa de rodar em função de reparos não previstos.
- Falta de capacitação dos motoristas e risco aumentado de acidentes.
- Erro na escolha dos veículos (enviar um ônibus para o transporte de um grupo de 10 pessoas, por exemplo, quando uma van seria suficiente).
- Demora na renovação da frota, mantendo veículos muito antigos em circulação.
- Pouco controle sobre a utilização e a vida útil dos ônibus.
- Visibilidade restrita, falta de rastreamento e de monitoramento.
- Controle ineficiente sobre os gastos com combustíveis.
- Falta de planejamento na troca de pneus, balanceamento e geometria.
- Pouca atenção na contratação de seguros e excesso de multas.
10 dicas para reduzir custos na gestão de frota de ônibus
Os custos existem, mas é possível reduzi-los com uma boa gestão de frota de ônibus. O próprio investimento no gerenciamento das frotas já é uma forma de controlar as despesas e melhorar a lucratividade.
Se você quer reduzir custos, otimizar a produtividade, aumentar a eficiência, mitigar riscos, gerenciar o consumo de combustíveis, manter as manutenções em dia e se manter competitivo, confira esse passo a passo.
- Aposte em tecnologias desenvolvidas especialmente para o transporte rodoviário de passageiros e a gestão de frotas de ônibus.
- Mantenha rígido controle sobre a movimentação financeira e a venda de passagens.
- Monitore os custos fixos e variáveis, revendo projeções e o planejamento financeiro.
- Estabeleça metas de desempenho e de economia.
- Controle os gastos com combustíveis e manutenções.
- Adote um sistema de gestão de pneus.
- Treine seus motoristas e ofereça cursos de direção defensiva.
- Aposte em soluções de otimização das rotas.
- Antecipe-se aos riscos e faça manutenções preventivas.
- Modernize sua operação e automatize os processos.
Por que um software para gestão de frota é tão importante?
Com um software para o gerenciamento de frota é possível alavancar os resultados, automatizar os processos e agilizar as atividades. Existem, inclusive, sistemas que fazem a integração de diferentes áreas.
Quem busca assertividade e alta eficiência não consegue isso sem um sistema de gestão. Para modernizar a operação – seja ela do porte que for, o ideal é contar com tecnologia.
Além dos ganhos operacionais, um bom software permite a centralização e o acesso a dados qualificados e estratégicos sobre as rotinas da empresa, o desempenho da frota e de motoristas e identifica as necessidades de melhorias.
Se você quer ser assertivo no planejamento estratégico, mais um bom motivo para contar com sistemas de gestão inteligentes, como o Globus, o ERP da Praxio que mais entende e auxilia nas operações de transporte rodoviário de passageiros de ponta a ponta.
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