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Gestão de compras: 4 dicas infalíveis para dominar essa atividade

Nos dias de hoje, a gestão de compras é vista como parte estratégica de qualquer negócio. Afinal, é uma das poucas atividades de qualquer empresa que compactua com todos os departamentos. Ou seja, independentemente do setor e do segmento, toda organização tem algo em comum, eles precisam comprar.

Sendo assim, por se tratar de uma atividade que “não dá para fugir”, é fundamental que as empresas saibam gerir, de forma eficiente, todas as suas compras, de modo que elas supram as suas necessidades, não comprometam o financeiro e permitam o funcionamento do negócio.

Pensando nisso, preparamos este post com 4 dicas infalíveis sobre o que todo gestor precisa saber para dominar essa atividade, e como aplicar na empresa, pensando em melhoria de resultados e elevar a competitividade. Quer conferir e começar a aplicá-las em sua empresa? Então, continue a leitura e tome nota!

O que é gestão de compras?

O primeiro passo é entender o que é a gestão de compras, que é o que garante a eficiência do processo de compras da empresa. Ou seja, traça estratégias que facilitam a aquisição dos insumos e mercadorias, além de materiais de escritório e outros itens necessários para o funcionamento e manutenção da empresa.

Dessa maneira, se trata do setor responsável pelas negociações com fornecedores visando a redução de custos. Em resumo, é o departamento responsável por adquirir os suprimentos necessários para que não gere prejuízos para o negócio.

Benefícios de uma gestão de compras eficiente

Conforme falado anteriormente, a gestão de compras é responsável por garantir a eficiência no processo de compras na gestão. É o setor responsável por traçar uma série de estratégias que economizam na aquisição de produtos e itens necessários para a empresa.

O setor é responsável por realizar toda a negociação com fornecedores, tendo como o objetivo principal reduzir custos e manter a qualidade nos materiais adquiridos, bem como garantir os prazos de entrega para que não atrapalhe a operação.

Imagine só, a frota parada por falta de um pneu, que foi negociado com preço atrativo, mas sem um bom prazo de entrega. A economia financeira inicial acaba significando um prejuízo a longo prazo.

Ou seja, de forma resumida, a gestão de compras é capaz de garantir que todos os suprimentos necessários para o desenvolvimento das suas atividades estejam disponíveis.

Quais são os principais objetivos desse controle?

É sabido que para garantir o sucesso da gestão de compras, é necessário ter um bom controle empresarial, prevendo toda necessidade da empresa, assim, essa atividade garante o sucesso de processos de armazenagem e despacho.

Ou seja, é necessário realizar um bom planejamento de aquisições estabelecendo as principais especificações de compra, identificando a qualidade, quantidade, bem como, o tempo de entrega e o local de recebimento.

A gestão de compras como estratégia de negócios

Por muito tempo, as compras eram consideradas uma atividade simples, no qual o comprador agia conforme pedidos para reposição ou por falta de alguma peça, produto, matéria prima etc. No entanto, isso não se encaixa ao conceito de gestão de compras, até porque, neste caso acima, não há nenhum gerenciamento sobre a atividade.

Só se pode considerar gestão, a partir do momento em que o setor de compras trabalha integrado a outros, fazendo parte da estratégia de produção, armazenagem, vendas e, claro, financeiro. Somente dessa forma, é possível enxergar a importância dessa atividade dentro da empresa. Consequentemente, perceber que ela impacta em toda a cadeia de suprimentos, desde a fabricação do produto até a entrega final.

Confira 4 estratégias importantes para a gestão de compras

Independentemente do tamanho da empresa, a gestão de compras deve estar sempre ligada a outros setores, especialmente vendas e estoques. Afinal, toda a movimentação dessas áreas interfere diretamente na atividade do comprador. Por esse motivo, é imprescindível que a empresa leve em consideração alguns critérios importantes na hora de trabalhar esses processos. Confira abaixo:

1. Planejamento é a chave do sucesso

Não tem como falar de gestão de compras sem abordar a questão do planejamento. E isso não quer dizer apenas de tirar as ideias do papel e colocá-las em prática. Planejar é prever toda necessidade da empresa, no que tange ao controle de estoque, ou relacionado à venda do produto. Portanto, para comprar com eficiência é fundamental que essa atividade entenda os processos de armazenagem e despacho.

Por isso, o recomendado é que o gestor conte com um departamento especifico de compras e não somente com uma pessoa responsável ou diversos colaboradores gerindo seu próprio setor. Mas isso também não significa que, obrigatoriamente, você precisa ter uma equipe inteira para cuidar dessa área. Tudo isso vai variar de acordo com as necessidades, demandas e tamanho de sua empresa. O que nos referimos, quando dissemos que é importante ter um departamento dedicado, é de existir uma organização específica para todos os processos de compras da empresa, em um único lugar.

Imagine, por exemplo, dentro de uma cadeia de produção, cada gestor ser responsável pela compra de peças diferentes para a fabricação de um determinado produto. Certamente, isso geraria conflitos e atrasos nos processos, além de custos maiores. Quando tudo está centralizado em um único lugar, é muito mais viável gerir, analisar e entender as necessidades da empresa.

Essa organização é fundamental para o segundo passo do planejamento de compras, que é o de conhecer a demanda. Afinal, quando se tem controle dos processos, fica muito mais fácil entender sobre o que é preciso comprar naquele momento. É desse jeito também que possibilita analisar sazonalidades, aproveitar variações de preços a cada época do ano, verificar quais os itens mais comprados e os produtos mais vendidos, quais são os melhores períodos para vendas, entre outros aspectos.

Resumindo, planejar, na gestão de compras, é trabalhar com dados e informações que permitem fazer previsões mais realistas sobre o negócio. Consequentemente, ajustar as estratégias de acordo com suas necessidades.

2. Um olho no estoque e outro nas vendas

Os processos de armazenagem, assim com as vendas, precisam estar alinhados às compras. Afinal, esse ciclo é o que vai indicar as demandas, de acordo com o que sai das prateleiras, tanto do armazém como da loja.  Mas como ter esse controle? Bom, hoje em dia é fundamental se apoiar nos avanços tecnológicos e em sistemas avançados de gestão (veremos isso um pouco mais à frente com mais detalhes) para se trabalhar com total eficiência. Mas ainda assim, quando o assunto é estoque, é imprescindível ter um controle físico também.

Ou seja, os famosos inventários ainda precisam ser realizados periodicamente, a fim de checar e alimentar os sistemas eletrônicos. Só assim, é possível ter dados e informações confiáveis sobre o que há no estoque (físico X virtual). Esse é o primeiro — e mais básico — critério de controle de armazenagem para uma gestão de compras eficaz. A partir deste passo, é que se viabiliza o gerenciamento das demandas e necessidades.

Uma dica importante e muito válida a se praticar é trabalhar com estoque mínimo. Toda vez que as vendas atingirem um determinado número, o sistema deve avisar sobre a necessidade de repor o estoque. Quer um exemplo prático? Imagine uma fábrica de um determinado produto, no qual o gestor já tem o conhecimento e previsão das vendas do mês. Com essas informações em mãos, ele deve sempre garantir um estoque mínimo dos seus produtos, a fim de não ser pego de surpresa por uma possível demanda maior de algum cliente.

2.1. Como calcular meu estoque mínimo?

Ter um estoque de reserva pode parecer óbvio para a maioria das empresas. Porém, voltamos a ressaltar a importância de ter uma gestão de compras, pois é por meio dela que se cria critérios sobre quanto, quando e como comprar e, dessa forma, evitar custos desnecessários e ocupar espaços no setor de armazenagem. Lembre-se: estoque parado não é legal!

Como parte fundamental da gestão de compras mostraremos uma fórmula simples e eficiente para se calcular o estoque mínimo. Essa conta se baseia em informações sobre o consumo médio diário do produto x o tempo de reposição dele. Vamos a um exemplo!

Uma loja vende 120 peças ao mês de um determinado produto. Logo, o seu consumo médio diário é de 4 peças (120/30 dias). Supondo que o tempo de reposição dessas peças no estoque ocorre a cada 15 dias, pela fórmula proposta, seu estoque mínimo deve ser de 60 unidades (4 peças x 15 dias). Simples, não é mesmo?

No entanto, esse exemplo básico reflete um cenário perfeito. Sabemos que diversas variáveis e aspectos logísticos podem influenciar nesse controle. Por exemplo, atrasos de fornecedores, qualidade do transporte, riscos de avarias, entre outros que impactam diretamente e devem ser levados em consideração na hora de fazer esse cálculo. Por isso, para casos específicos, é recomendado incluir, além do estoque mínimo, uma margem extra de segurança (entre 15% e 20%).

3. Fornecedores devem ser parte do negócio

Antigamente, o fornecedor era visto como um simples vendedor, que supria as necessidades de sua empresa, sempre que precisasse. Hoje, dentro de um conceito moderno de gestão de compras, o fornecedor é considerado parte fundamental dessa cadeia. Voltando ao primeiro tópico, sobre planejamento, de que adiantaria prever uma demanda de vendas, sem ter a garantia do fornecimento eficiente para sua produção? Ou seja, se o fornecedor for falho, seu atendimento provavelmente será também.

Por esse motivo, a escolha do fornecedor deve ser baseada em três pilares básicos: preço, prazo e confiança. Esse último, principalmente, é o que sustenta a base principal dessa parceria. No entanto, encontrar preços favoráveis e prazos que atendam suas necessidades requer atenção. O recomendado é ter um bom banco de dados de parceiros e conseguir realizar orçamentos rápidos e de forma prática.

Após decidir os valores mais vantajosos, é hora de avaliar os prazos prometidos pelo fornecedor, sempre se baseando na capacidade logística que ele oferece. Ou seja, se o mesmo conta com uma frota adequada, sistemas de gestão logística e, claro, organização. Lembre-se também de levar em consideração as possíveis demandas emergenciais. Tudo isso deve ser posto em equilíbrio. Afinal, de nada adianta oferecer preços baixos se não consegue atender aos prazos.

Por último, o critério de confiabilidade dessa parceria é imprescindível para o sucesso do negócio. Por isso, vale ressaltar que a gestão de compras é responsabilidade de sua empresa, enquanto o fornecedor apenas faz parte desse processo, porém não toma as decisões. O que queremos dizer é que sempre haja clareza no acordo comercial firmado entre as duas partes. Ou seja, se tudo o que foi prometido está de fato, sendo cumprido, como os prazos, os valores e, principalmente, a qualidade dos serviços prestados.

4. Conte com sistemas modernos e eficientes

Por fim, para que todos os critérios acima sejam atendidos de forma eficaz, é primordial que a gestão de compras seja realizada por meio de sistemas criados para esse fim. Não investir em softwares e consultorias especializadas nos dias de hoje, pode comprometer os processos e a saúde financeira da empresa.

De uma forma geral, os sistemas de gestão conseguem gerar um volume muito grande de dados e informações e, ao mesmo tempo, facilitam o entendimento e a organização deles. Sem essa tecnologia, sua empresa está fadada a processo lentos e com riscos, o que gera insegurança para o negócio.

Os sistemas de gestão de compras disponibilizam dashboards que auxiliam todo o trabalho dos gestores, gerando relatórios e resultados práticos. Quando algum dado está fora do padrão, o sistema é responsável por alertar, minimizando os riscos e otimizando os processos.

Saiba mais o que um sistema de gestão é capaz de oferecer, a partir dos critérios citados nos tópicos acima.

4.1. Controle de pedidos de compras

Imagine ter que gerenciar uma cadeia grande de compras. Ou seja, ter que controlar os pedidos atrasados, os pedidos a fazer, o que foi recebido, entre outros pontos importantes. Saber tudo isso é base da gestão de compras, mas requer muito trabalho, exceto para quem tem em mãos um software desenvolvido para esse fim. Afinal, o papel do sistema é facilitar e promover uma integração de todos os departamentos envolvidos no processo da compra.

Assim, quando um item é inserido no sistema, o setor de armazenagem tem acesso à informação ao consultar o estoque. Além disso, as contas a pagar recebem a informação de um novo pagamento em aberto e o departamento de vendas tem o conhecimento sobre a disponibilidade desse produto. Consegue ver como essa praticidade pode facilitar a vida de praticamente todas as suas equipes?

4.2. Gerenciamento e cadastro de fornecedores

Acima, citamos a importância de se contar com uma boa base de dados de fornecedores.Também falamos da necessidade de realizar orçamentos sobre preços e prazos. Pois bem, com um sistema de gestão isso não somente é possível, como muito mais facilitado.

Imagine por exemplo, que surja uma necessidade de última hora de um item para sua produção e você precise cotar um frete emergencial. Não dá tempo para ficar ligando para transportadoras e negociar preços! Muito menos escolher a primeira opção que encontrar por aí, pois pode pesar no orçamento. Por isso, contar com um sistema inteligente nessas horas é, indiscutivelmente, a melhor opção. Afinal, ele é capaz de buscar, de forma instantânea, as melhores cotações das transportadoras cadastradas, economizando trabalho, tempo e dinheiro.

Enfim, essas são algumas vantagens que a gestão de compras oferece às empresas. Com certeza, tratar essa atividade como parte estratégica do negócio tende a trazer inúmeros benefícios, além de reduzir riscos aos processos e à saúde financeira da empresa. Por fim, a tecnologia permite que, hoje, tudo isso seja amplamente facilitado e trabalhado de forma inteligente e eficiente. Contar com um sistema de gestão é levar um padrão de excelência aos serviços e produtos de seu negócio.

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Esse texto vai ser um pouco diferente. Aqui, iremos acrescentar 900 caracteres de conteúdo ao que já foi escrito, sem mexer no texto das dicas em si, pois estão boas. Será preciso apenas adaptar o abre e acrescentar ao conteúdo.

5. Compare os preços e negocie

Para quem não sabe, é sabido que uma das funções mais importantes do gestor de compras é a negociação e comparação de preços com diversos fornecedores, para garantir o melhor preço para a empresa.

Isso porque esse tipo de ação permite ao setor adquirir mercadorias com o menor custo possível, otimizando os gastos e tornando possível trabalhar com uma maior margem de lucro.

6. Promova o registro de todas as operações

Registrar todas as operações do setor é imprescindível para garantir o sucesso da empresa. Assim, todas as informações de compras e estoques devem ser registradas, visando se beneficiar de relatórios contábeis, a fim de facilitar as tomadas de decisão de toda a empresa.

Uma ferramenta online é a melhor maneira de fazer esse registro, já que além da segurança de informação, também facilita a integração entre os departamentos, possibilitando que as atividades sejam mais ágeis e assertivas, evitando erros desnecessários.

7. Invista em um software voltado para o setor

Para facilitar a rotina dentro do setor de compras, a Praxio trouxe a ferramenta 99Kote integrado aos ERPs de transporte. O software ajuda os setores de compras, cotações junto a fornecedores, panorama de compras, e muitas outras funcionalidades que facilitam a rotina dentro da empresa.