Empresas que buscam diferenciais competitivos não podem pensar apenas no aprimoramento dos serviços, na qualidade dos produtos e na satisfação dos clientes. É preciso fazer compras de forma assertiva. Seja qual for o segmento ou porte da organização, a gestão de compras é estratégica para o sucesso do negócio.
As compras fazem parte do dia a dia das empresas e, por se tratar de uma atividade da qual não se pode fugir, é fundamental saber gerir, de forma eficiente, as necessidades de insumos, matérias-primas e mercadorias sem comprometer o equilíbrio financeiro e o fluxo de produção ou operação.
Por isso, investir na gestão de compras é tão importante quanto oferecer serviços de qualidade, manter equipes de vendas motivadas, capacitar profissionais e investir em novas tecnologias. Aliás, existem soluções modernas capazes de facilitar e organizar a gestão de compras e garantir a sinergia perfeita entre as áreas de suprimentos, vendas e estoque.
Para mostrar a importância de fazer compras corretamente e manter estoques em níveis ideais – sem faltas ou excessos – preparamos uma lista com dicas infalíveis que todo gestor precisa dominar. Afinal, a melhoria de resultados e o upgrade na competividade passam pela gestão de compras.
Continue a leitura, anote todas as dicas e faça uma gestão de compras mais eficiente!
Qual o conceito de gestão de compras?
Antes de entender como otimizar a gestão de compras é preciso ter convicção sobre a importância dessa área para a eficiência e a lucratividade da empresa.
Afinal, a gestão de compras responde pelo planejamento e administração da cadeia de suprimentos, integrando produção, manutenção e logística de qualquer negócio.
Seja na aquisição de insumos para a produção, no caso da indústria, de mercadorias para o setor de varejo, ou até insumos para o setor de serviços, os compradores são responsáveis por fazer as melhores negociações com fornecedores.
Preços, prazos de entrega, qualidade dos produtos… Tudo isso tem a ver com a gestão de compras, que precisa estar atenta também ao abastecimento de materiais de escritório, peças de reposição e todos os itens essenciais ao funcionamento da empresa.
Por exemplo, no caso de empresas de transporte até a manutenção da frota requer uma gestão de compras assertiva. Ou seja, essa área não pode ser negligenciada, principalmente em tempos em que a redução e o controle de custos estão no topo da lista das organizações.
A missão é tão importante que, além de garantir os insumos e suprimentos necessários às atividades da empresa, a gestão de compras – se falhar – pode comprometer toda a produção, colocar em xeque a credibilidade, prejudicar a operação e, claro, gerar prejuízos.
Qual é o principal objetivo da gestão de compras?
A gestão de compras é responsável por garantir o abastecimento de materiais necessários às atividades da empresa e por estratégias de economia na aquisição de produtos.
É o setor responsável pela redução de custos, garantias de qualidade dos materiais adquiridos e negociação de prazos de entrega e de pagamento, garantindo que a operação seja mantida.
Para o sucesso da gestão de compras, é necessário ter um bom controle empresarial, prevendo todas as necessidades operacionais.
Em outras palavras, a área precisa de um bom planejamento de aquisições estabelecendo as principais especificações de compra, qualidade, quantidade, tempo de entrega e local de recebimento.
Entre os objetivos da gestão de compras estão:
- Manter fluxo contínuo de produção e vendas.
- Negociar materiais de forma a reduzir custos sem prejudicar a qualidade dos produtos.
- Alinhar as limitações financeiras da empresa com as áreas de vendas, estoque etc.
- Fazer as melhores negociações com fornecedores e promover estudos de análise de valor (custo X benefício).
- Sincronizar o processo de aquisição com o setor logístico.
- Fazer cotações e negociar termos e condições de compra.
- Calcular despesas de estocagem e depreciação dos produtos adquiridos.
- Manter o fluxo contínuo de insumos, mercadorias e suprimentos.
Portanto, é uma responsabilidade e tanto, não é mesmo?
16 dicas infalíveis para uma gestão de compras eficiente
Independentemente do tamanho da empresa e do segmento de atuação, a gestão de compras deve manter a sinergia com outros setores, especialmente vendas e estoques. Afinal, a movimentação dessas áreas interfere diretamente na atividade do comprador.
Pensando nisso, preparamos algumas dicas que podem melhorar a sua gestão de compras. Confira:
1. Faça planejamento
É impossível fazer boas compras sem planejamento e sem conhecer as necessidades, o ritmo de vendas e a capacidade de produção da empresa. De acordo com a atividade, a sazonalidade também interfere na forma como as compras devem ser feitas.
2. Organize os processos internos
Para ser assertivo nas compras é preciso ter todos os processos administrativos e operacionais organizados.
Não há como fazer boas compras sem gestão de estoque, de produção, de vendas etc. O primeiro passo para uma boa gestão de compras é organizar a empresa e ter controles eficientes.
3. Mantenha uma equipe dedicada à gestão de compras
O ideal é ter um profissional ou departamento cuidando das compras, desenvolvendo novos fornecedores, negociando preços e prazos de entrega. Quando tudo isso está centralizado e conta com processos claros, é mais fácil gerir, analisar e entender as necessidades da empresa.
4. Acompanhe manutenção e o estoque
Os processos de armazenagem e manutenção da frota precisam estar alinhados às compras. Para ter o controle do ritmo de produção e desempenho comercial da empresa, aposte em tecnologia e em sistemas integrados de gestão que forneçam dados precisos e em tempo real, aumentando a assertividade na hora das compras.
5. Saiba qual é o estoque mínimo ideal
Ter um estoque de reserva pode parecer óbvio para a maioria das empresas, mas é a gestão de compras que conseguirá estabelecer critérios sobre quanto, quando e como comprar. Dessa forma, a empresa controla os custos e evita problemas na armazenagem. Estoque parado é prejuízo.
6. Trabalhe com compras programadas
Uma boa gestão de compras aposta em pedidos programados, que facilitam a negociação de preços, aliviam os prazos de entrega e aumentam a previsibilidade operacional.
Para isso, é fundamental saber, exatamente, como é feita a gestão do estoque e, principalmente, quais são os produtos com maior giro.
7. Reconheça as variáveis logísticas
A gestão de compras precisa entender as dinâmicas de mercado e as variáveis logísticas que podem interferir no processo de aquisição de insumos, materiais ou mercadorias.
Leve em conta a possibilidade de atrasos de fornecedores, problemas com transporte e risco de avarias ou perdas. A recomendação é ter um estoque com margem extra de segurança entre 15% e 20%.
8. Valorize os bons fornecedores e aprimore o relacionamento
O fornecedor precisa ser um parceiro da empresa e, dentro do conceito moderno de gestão de compras, ele é considerado parte fundamental da cadeia.
Desenvolva bons fornecedores, em quem você possa confiar e que garanta preço e prazo de entrega adequados às suas necessidades.
9. Estude a gestão de suprimentos
O benchmarking é uma excelente ferramenta para a gestão de compras, porque ajuda a identificar erros e acertos.
Pesquise sobre as soluções tecnológicas e as estratégias que que podem ser adotadas para analisar indicadores. Incorpore as melhores práticas à sua rotina.
10. Faça o cadastro e gerenciamento de fornecedores
É importante ter um banco de dados de fornecedores e saber quais podem “socorrer” a área de compras diante de uma demanda inesperada ou fazer um frete emergencial, por exemplo.
De nada adianta vender se a empresa não tiver materiais para produzir e condições de fazer entregas ágeis.
11. Controle os pedidos de compra e as entregas
A gestão de compras não apenas se preocupa em fazer os pedidos e negociar os melhores preços, mas também gerencia pedidos atrasados e controla o que já foi entregue.
A vantagem é que tudo isso pode ser feito de forma integrada, interligada e em tempo real com softwares especializados para a gestão empresarial.
12. Faça o registro de todas as operações
O sucesso de uma empresa passa pelo acesso a informações confiáveis e registros de todas as operações, inclusive das áreas de vendas, compras e estoque.
Além de manter a organização e facilitar o controle contábil e financeiro, ter tudo documentado ajuda na tomada de decisões e no planejamento. Ferramentas online são as melhores formas de manter dados atualizados.
13. Monitore as atividades do negócio
Uma boa estratégia de compras exige amplo conhecimento das atividades da empresa.
Qual o ritmo de vendas? Qual a capacidade produtiva? Como é feito o controle de estoque? Quais os principais gargalos da operação? Conhecer essas respostas é fundamental para uma boa gestão de compras.
14. Controle o desperdício
A gestão de compras eficiente é aquela que consegue suprir as necessidades da empresa e reduzir custos. Por isso, monitorar o desperdício faz parte da estratégia.
Além de propor medidas para evitar esse tipo de prejuízo, é importante reforçar que a negligência no controle dos itens adquiridos reduz a produtividade e a lucratividade.
15. Revise periodicamente as estratégias de compras
O mercado é dinâmico e está sujeito a mudanças constantes. Portanto, a gestão de compras deve manter rotinas de revisão das estratégias de negociação.
Se você já mantém um olhar detalhado sobre os processos, fica mais fácil fazer ajustes e adequações na hora das compras.
16. Invista em automatização e sistemas modernos de gestão
Não é fácil seguir todas essas dicas sem utilizar tecnologia e sistemas eficazes de gestão.
Ter softwares e contar com empresas especializadas no desenvolvimento de soluções empresariais é uma boa estratégia para quem busca agilidade, assertividade e redução de custos.
Os sistemas de gestão disponibilizam dashboards que auxiliam todo o trabalho dos gestores, inclusive os da área de compras, gerando relatórios em tempo real. Quando algum dado está fora do padrão, o sistema é responsável por alertar, minimizando os riscos e otimizando os processos.
Por que é importante fazer gestão de compras na empresa de transporte?
Todas as empresas, de qualquer segmento, precisam fazer compras. De material de expediente a mercadorias destinadas ao consumidor final, o processo de aquisição é inegável. Portanto, no caso das empresas de transporte não é diferente.
A gestão de compras na empresa de transporte é essencial. Até mesmo a manutenção da frota requer um estoque de peças, insumos, equipamentos ou mesmo o desenvolvimento de fornecedores especializados no serviço. Tudo isso tem reflexos na lucratividade, na estabilidade financeira e na satisfação dos clientes.
Para aprimorar a gestão de compras, um sistema de gestão empresarial (ERP) pode ajudar, já que integra as diferentes áreas da empresa e permite a troca de informações e dados.
A ferramenta aproxima, por exemplo, o setor financeiro, a área de compras, o departamento comercial e a gestão do estoque.
Para tornar a responsabilidade da gestão de compras mais leve, a Praxio oferece ferramentas que automatizam e integram áreas e processos, facilitam a cotação com fornecedores, revelam o panorama de compras e fornecem dashboards com informações e indicadores fundamentais ao negócio.
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