A eficiente gestão de frotas é fator decisivo para aumentar a competitividade no mercado, bem como a lucratividade da empresa. Pretensioso para um termo tão comum? Nem um pouco! A verdade é que um bom gerenciamento da frota impacta diretamente em todos os aspectos da empresa.
Não se esquecendo, é claro, que a gestão de frotas não diz respeito apenas às empresas de grande porte, mas também as PMEs de transporte, que tanto vêm ganhando espaço no setor.
O planejamento estratégico para o melhor uso possível da frota constitui uma boa gestão de frotas. Vamos entender melhor o que significa ao pé da letra a gestão de frotas e como otimizar na prática? Acompanhe e boa leitura!
O que é gestão de frotas?
Em suma, a gestão de frotas é a maneira de organizar a operação da empresa de transporte rodoviário de passageiros, de forma a melhorar o uso dos veículos sem gerar gastos desnecessários e, em paralelo, aumentar a receita da empresa. Simples, né? Nem tanto.
Dados como gestão de pneus e combustível, manutenção da frota, tempo de trajeto, documentação fiscal, bilhetagem e vendas de passagens fazem parte de uma gestão assertiva. Essas informações impactam diretamente na qualidade do serviço oferecido e, consequentemente, na saúde financeira da empresa.
O tamanho da frota, como dito anteriormente, não minimiza o trabalho de gerir com eficiência. Se a empresa possui dois ou vinte veículos, não importa: o controle deve ser feito para aumentar a produtividade, reduzindo custos.
Deficiências na gestão de frotas
A gestão de frotas é considerada ineficiente, quando não gera dados concretos e realistas, e é onerosa e lenta devido a diversos erros na rotina operacional. Mas quais são os processos que levam a esse fracasso? A seguir, identificamos os erros mais comuns na gestão de frota:
Equipe desalinhada
O material humano é a mais importante matéria-prima de toda empresa. Quando os funcionários não estão satisfeitos ou não compreendem bem a política da empresa, ou pior: não entendem as ferramentas que a empresa usa e as razões pelas quais usa, dificilmente a operação será ágil.
Portanto, se uma companhia quer crescer no mercado, precisa ter um olhar atento não apenas às tendências do setor, mas aos colaboradores também.
Estratégias de endomarketing, por exemplo, são uma boa maneira de fazer com que o colaborador entenda que o que ele faz importa e é visto. Já ouviu falar que a melhor propaganda é a espontânea? Quem melhor para fazer propaganda da empresa do que o próprio funcionário?
Também é importante investir em cursos e treinamentos!
Desperdício de combustível
Enfrentamos atualmente uma grande crise econômica, hídrica e de combustíveis. O desperdício de combustível, que já representava uma grande fatia no orçamento da empresa, se transforma facilmente em um problema ainda maior nesse momento. Afinal, sem combustível a frota não roda.
Aqui, é importante contar com ferramentas que auxiliem no controle assertivo deste insumo, como a análise do custo de quilômetro rodado por litro, de forma que o gestor tenha em mãos informações que contribuam para a redução de desperdícios.
Sistema analógico de gestão
Negócios que não usam a tecnologia a seu favor tendem a ser tragadas pelo mercado. Muitas empresas de transporte ainda fazem controle manual, por meio de planilhas simples ou cadernos.
O controle manual da gestão de frotas causa na verdade um descontrole, pois as deixa suscetível a uma série de erros humanos que geram retrabalhos e atrasam uma operação cujo tempo é fator decisivo.
Manutenção da frota desorganizada
Muitos gestores tratam o tópico “manutenção” como algo que se faz quando o veículo quebra e fica parado, ou está prestes a fazê-lo. Isso é um grave erro, uma vez que interfere na segurança dos passageiros e condutores.
Além da segurança em si, a falta de manutenção preventiva como rotina na empresa faz com que a frota não opere em sua melhor versão, o que gera gastos e desperdícios (de tempo, colaborador e combustível).
Gestão estratégica para redução de custos
A gestão de frotas, como já pudemos perceber, é uma excelente maneira de aumentar a produtividade e reduzir custos, o que leva a uma maior receita para a empresa de transporte. Os erros citados no item anterior são muito comuns. Mas e se o gestor identificar algum deles (ou todos) na própria empresa como proceder?
A mudança é uma qualidade acessível a todos. O primeiro passo para promover mudança é reconhecer o erro. Portanto, conheça a sua empresa, identifique os erros e promova os acertos.
1. Tenha um sistema de gestão integrada (ERP)
A gestão de frotas envolve todos os setores da empresa. Nada mais do que justo que todos os setores tenham acesso em tempo real sobre o que se passa na empresa para agilizar o máximo possível as operações.
Com um software de gestão integrada a comunicação entre os setores (inclusive as equipes externas, caso haja módulo mobile), é feita em tempo real, sem a necessidade de ligações ou burocracias que encarecem e deixam a operação lenta, suscetível a erros.
2. Controle de manutenção
Frota parada é frota desperdiçada. E o gestor sabe que isso significa desperdício de dinheiro. Portanto, ter um bom controle da manutenção da frota é essencial para a gestão da frota como um todo.
Cuidar da manutenção dos pneus, da saúde dos motores e da qualidade do combustível que abastece a frota é muito importante para um bom andamento da empresa de transporte.
3. Tecnologia mobile
Quando a empresa de ônibus usa um bom sistema há a possibilidade de usar a tecnologia mobile para um melhor controle e comunicação entre o condutor e a empresa.
Na prática isso significa que o motorista consegue informar e ser informado sobre quaisquer mudanças, problemas, e postos autorizados para abastecimento do veículo usando o app que terá em mãos por meio de celular ou tablet.
4. Decisões com base em dados
A assertividade na gestão de frotas depende inteiramente da tomada de decisões com base em dados. Na prática isso quer dizer que não adianta promover mudanças à revelia, sem saber exatamente onde e por quê se está mudando algo.
Um bom gestor fica sempre de olho em indicativos de desempenho individual e coletivo, sazonalidade e potenciais gargalos que interferem na produtividade da frota para só então tomar as decisões cabíveis.
Ao ter um direcionamento baseado em dados as chances de um passo em falso são menores, afinal, os números não mentem.
A importância dos sistemas de gestão de frotas
Parece impossível para um gestor atualizado com o mercado gerenciar uma empresa sem o apoio de aparatos tecnológicos pensados exatamente para melhorar a fluidez operacional.
No que diz respeito à gestão de frotas um bom sistema de gestão contribui e automatiza questões que podem acabar travando a operação no cotidiano, prejudicando (e muito!) a qualidade do serviço oferecido. E o mercado sabe muito bem quais empresas não possuem uma boa gestão de frotas.
Um sistema de gestão de frotas atua como:
1. Gerenciador de multas e sinistros
Multas e sinistros fazem parte do cotidiano, infelizmente. Mas se não há como evitá-los, como gerenciá-los? O excesso de multas pode acabar impossibilitando o veículo de circular, por isso é importante gerenciar as pendências de maneira rápida e certeira.
Um gerenciador de frotas possui um gerenciador de multas e sinistros para que as infrações sejam logo solucionadas e a frota não fique com o veículo parado.
2. Gestão de documentos
Ainda no setor burocrático, a gestão de documentos fiscais é uma das grandes responsáveis por erros e atrasos na operação. Para uma boa gestão de frotas a automatização de documentos é a melhor solução para a fluidez operacional e controle fiscal como um todo.
Documentos devem estar organizados, digitalizados e atualizados para que todos os setores pertinentes possam ter acesso a eles quando for necessário sem que haja muita burocracia para que isso aconteça.
3. Controle de pneus
Não é aceitável que a frota trabalhe com sobrevida dos pneus. Apesar de ser uma prática comum feita por muitas empresas, ela representa risco e é passível de multas. Portanto, ter um bom controle do estado dos pneus é vital – literalmente.
Atrelado a isso, a manutenção da frota como um todo deve ser levada muito a sério para evitar acidentes, pane, multas e atrasos. Esse controle facilitado pelo gerenciador de manutenção documenta cada veículo por modelo, porte e data da última manutenção.
No final do dia, isso representa um ganho imenso em qualidade operacional para a gestão de frotas.
4. Controle de combustível
Esse que pode ser o grande vilão dos orçamentos nas empresas precisa ser bem administrado. Não dá pra mudar o preço do combustível, mas dá pra promover parcerias com postos de confiança. Através dessa parceria o condutor consegue abastecer em postos pré autorizados pelo app.
É importante ter postos parceiros não só pela economia mas também pela confiança. Combustível adulterado culmina em gastos em manutenção da frota. Sem contar que, é muito mais fácil fechar o balanço do mês sabendo exatamente onde, quando e quanto cada veículo abasteceu no mês.
Novamente a integração dos setores aparece como uma aliada ao bom funcionamento da empresa.
A gestão de frotas é recheada de detalhes. Detalhes que fazem toda a diferença no resultado final: sucesso ou fracasso da empresa. Investir em tecnologias que acompanhem o caminhar do setor qualifica a empresa como uma empresa apta a atender o público cada vez mais exigente.
Adotar um sistema de gestão de frota integrado que entenda as especificidades e necessidades de uma empresa de transporte é o segredo. Para isso conte com a Praxio, empresa que há mais de quarenta anos atua no setor de transportes oferecendo soluções singulares para empresas singulares.
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