O estoque tem impacto direto nos custos, na manutenção da frota e na continuidade da operação de uma empresa de transporte de passageiros. Por isso, contar com um sistema para controle de estoque vai além de registrar entradas, saídas e saldos.
Afinal, a falta de uma peça pode atrasar um reparo e comprometer a disponibilidade de um veículo, enquanto compras desnecessárias ou materiais parados representam recursos que poderiam ser utilizados em outras áreas do negócio.
É necessário ter informações confiáveis sobre os materiais disponíveis, o histórico de consumo, as necessidades de manutenção e as compras realizadas. Além disso, esses dados precisam estar conectados aos demais processos da empresa.
Nesse sentido, um software especializado em transporte de passageiros oferece recursos alinhados à rotina do setor.
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Por que um software especializado em transporte?
Em uma operação de ônibus, o estoque reúne itens com características e finalidades diferentes. São peças de reposição, componentes de veículos e uma variedade de produtos necessários para manter a frota em funcionamento, incluindo os pneus.
Gerenciar tudo isso exige mais do que uma visão atualizada dos saldos. É preciso entender onde cada material será utilizado, quando uma nova compra será necessária e como o consumo afeta os custos da operação.
Um sistema genérico pode oferecer recursos básicos para controlar movimentações e quantidades. Entretanto, as particularidades do transporte exigem funcionalidades que acompanhem os processos específicos, como a requisição de peças para ordens de serviço, o controle de componentes por quilometragem e o acompanhamento da manutenção preventiva.
Além disso, a especialização contribui para aproximar o estoque das áreas que dependem dessas informações. Dessa forma, a manutenção consegue consultar a disponibilidade de materiais, o setor de compras tem mais subsídios para planejar reposições e o financeiro pode acompanhar os compromissos relacionados às aquisições.
Como a integração entre áreas melhora a gestão do estoque?
O controle de estoque não depende apenas do trabalho realizado no almoxarifado. Isso porque, na prática, diferentes setores participam do processo. Por exemplo:
Estoque e manutenção: disponibilidade de peças e controle de consumo
A manutenção precisa saber quais peças estão disponíveis, quais foram utilizadas e quando será necessário realizar novas reposições. Ao mesmo tempo, o estoque depende de informações corretas sobre as requisições e as saídas de materiais.
Com um sistema integrado, a solicitação de uma peça pode estar vinculada à ordem de serviço correspondente. Assim, a empresa consegue acompanhar a utilização dos componentes e relacionar o consumo às intervenções realizadas nos veículos.
Esse histórico também permite analisar a vida útil das peças e identificar situações que exigem atenção. Se determinado componente apresenta uma durabilidade inferior à esperada, por exemplo, a gestão pode investigar as causas e avaliar os impactos nos custos de manutenção.
Esse é o princípio do Praxio BrAIn, inteligência artificial que analisa continuamente os dados da operação para entregar ao gestor alertas e insights em tempo real para uma gestão preditiva, antes que erros e desperdícios aconteçam. Saiba mais aqui.
Estoque e compras: reposição com mais critério
A integração com as compras ajuda a evitar dois problemas recorrentes: adquirir materiais que já estão disponíveis e descobrir a falta de um item somente quando ele se torna necessário.
Com informações sobre o saldo, o histórico de consumo e as requisições, o setor responsável pode planejar melhor as aquisições. Além disso, o acompanhamento dos pedidos e das notas fiscais contribui para conferir se os materiais recebidos correspondem ao que foi negociado.
O controle também pode incluir o histórico de fornecedores, os prazos de entrega e as condições de garantia. Dessa maneira, a decisão de compra considera não apenas o preço, mas também a disponibilidade dos itens e seu desempenho ao longo do tempo.
Estoque e financeiro: mais controle sobre os custos
Cada movimentação de material pode ter reflexos financeiros. Por isso, divergências entre pedidos, notas fiscais, entradas e saídas podem gerar inconsistências que exigem correções posteriores.
Quando essas informações estão integradas, a empresa consegue estabelecer etapas de conferência antes de concluir determinados processos. Ademais, os registros organizados facilitam o acompanhamento dos custos dos materiais e a análise dos gastos relacionados à manutenção.
Esse controle contribui para identificar desperdícios, evitar pagamentos divergentes do que foi acordado e manter informações mais consistentes para a gestão financeira.
Estoque e gestão: informações para tomar decisões
Os registros operacionais também podem apoiar decisões estratégicas. Relatórios de consumo, movimentação e giro de estoque ajudam a identificar quais materiais têm maior saída, quais deles permanecem armazenados por muito tempo e onde podem existir oportunidades de melhoria.
Com esses dados, os gestores conseguem avaliar políticas de reposição, revisar processos internos e acompanhar a evolução dos custos.
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Quais funcionalidades um sistema para controle de estoque deve oferecer?
Um software precisa considerar as necessidades da operação:
Conferência de notas fiscais e pedidos: evita a necessidade de informar manualmente os itens que já constam no pedido. Já a integração da nota permite uma conferência antes de integrá-la para pagamento e escrituração, evitando divergências.
Movimentação e devolução: as rotinas de movimentação registram entradas e saídas de peças, além de apoiar o registro de inventários. A devolução de saída permite retornar materiais não utilizados ao estoque sem precisar excluir a saída original, inclusive quando a requisição já foi integrada.
Consumo e requisições vinculados à operação: o consumo direto evita o retrabalho de realizar a saída do material posteriormente. A consulta de consumo direto reúne, em uma única visualização, os dados do consumo e da respectiva requisição. A requisição vinculada à ordem de serviço permite acompanhar a utilização de peças na manutenção dos veículos.
Controle de inventário e fechamento: o inventário ajuda a manter os valores e as quantidades do estoque corretos, além de permitir a identificação de falhas nos processos internos. O fechamento do período evita movimentações retroativas indevidas em períodos já encerrados.
Acompanhamento de fornecedores e garantias: o ranking de fornecedores permite avaliar o desempenho em relação aos prazos. O controle de laudos de garantia ajuda a identificar peças que ainda estão cobertas, evitando gastos com substituições ou reparos que poderiam ser atendidos pelo fornecedor.
Análise de consumo e giro: relatórios de crítica de consumo e de giro de estoque oferecem informações para acompanhar a utilização dos materiais e as movimentações mensais. A recuperação de material contribui para manter o custo médio correto, enquanto o rateio de materiais reduz o retrabalho na geração de requisições com quantidades fracionadas.
Planejamento de reposição e vida útil: o controle de quilometragem esperada permite estimar a quilometragem que um fornecedor garante para determinado produto.
Como escolher um software para controle de estoque no transporte?
Conforme vimos, as funcionalidades de um software ganham significado quando respondem a desafios reais da operação. Nesse sentido, 3 sistemas especializados se destacam no mercado:
1. Software Globus: controle de estoque integrado à operação
O software Globus oferece recursos abrangentes para gerenciar movimentações, inventários, consumo de materiais, compras, fornecedores e garantias. Sua integração com a manutenção e o financeiro ajuda a reduzir retrabalho, acompanhar custos e manter informações consistentes em toda a operação.
A Auto Omnibus Floramar é um exemplo dessa integração. Segundo Walter Franco, gestor de TI da empresa, os módulos de manutenção, estoque, almoxarifado e compras estiveram entre os primeiros implementados, contribuindo para uma gestão conectada às necessidades do transporte.
Conheça o case da Auto Omnibus Floramar.
2. Software siga: gestão centralizada para empresas em crescimento
O software siga é indicado para empresas que buscam digitalizar processos, substituir controles manuais e centralizar informações de estoque, manutenção, compras e financeiro. Essa integração facilita o acompanhamento das peças utilizadas, o planejamento de aquisições e o controle de custos.
Na Viação Getúlio Vargas, o uso do sistema há mais de 20 anos contribui para centralizar informações e acompanhar o histórico de peças. Um caso relatado pelo diretor Marcio Massaud mostra como a falta de registro de uma substituição levou à troca duplicada de um componente, gerando gastos desnecessários. O exemplo reforça a importância de manter as movimentações atualizadas para evitar desperdícios.
Leia o case da Viação Getúlio Vargas.
3. Software sigaone: mais organização para estoque e manutenção
O software sigaone ajuda empresas de transporte a digitalizar rotinas e organizar informações de compras, estoque e manutenção. Entre os recursos relevantes estão o acompanhamento dos materiais disponíveis, o histórico de revisões e a definição de limites mínimos e máximos para reposição.
A Rio Uruguai Brasileira adotou o sistema para substituir controles em planilhas e melhorar o acompanhamento da frota. Com as informações centralizadas, a empresa ganhou mais visibilidade sobre as peças disponíveis e passou a acompanhar as manutenções preventivas por data e quilometragem, facilitando o planejamento da operação.
Conheça o case da Rio Uruguai Brasileira.
Tenha mais controle sobre o estoque e a operação
Um sistema para controle de estoque especializado em transporte de passageiros permite acompanhar as movimentações de materiais, organizar as compras e conectar informações à manutenção e ao financeiro. Com esses processos integrados, a empresa reduz falhas de registro, evita desperdícios e ganha mais visibilidade sobre os custos operacionais.
A Praxio oferece softwares especializados para diferentes necessidades de gestão, com recursos que ajudam a organizar o estoque e integrar áreas importantes da operação. Conheça os softwares Globus, siga e sigaone e descubra qual solução atende melhor às necessidades da sua empresa.
