Manter o controle de uma operação com dezenas de veículos, múltiplos setores e alta pressão por eficiência não é simples, especialmente em um cenário como o transporte urbano de passageiros, onde cada decisão impacta diretamente os custos.
A Viação Getúlio Vargas é um exemplo de como o uso consistente da tecnologia ao longo dos anos pode transformar a gestão, trazendo mais controle, integração entre áreas e segurança na tomada de decisão.
Com mais de duas décadas utilizando o sistema de gestão Siga, da Praxio, a empresa evoluiu seu uso da ferramenta ao longo do tempo, ampliando sua aplicação para toda a operação e consolidando uma cultura baseada em processos bem definidos.
A seguir, você confere como essa transformação aconteceu na prática.
O que você vai ver neste case?
- Como uma viação com mais de 20 anos de uso do sistema Siga estruturou uma gestão totalmente centralizada, com todas as áreas operando dentro de uma única plataforma
- De que forma a integração entre setores como manutenção, estoque, financeiro e operação elimina retrabalho e reduz falhas no dia a dia
- Como o controle detalhado de componentes e quilometragem ajuda a evitar desperdícios e reduzir custos com manutenção
- Como o uso de relatórios e indicadores permite tomar decisões com base em dados, desde a troca de peças até a expansão da frota
- Na prática, o que acontece com a operação quando não há controle, e como a tecnologia evita custos invisíveis.
- Por que, no transporte de passageiros, não é possível gerir custos, operação e desempenho sem tecnologia integrada
Sobre a Viação Getúlio Vargas
Referência em transporte de passageiros desde 1971, a Viação Getulio Vargas é uma empresa familiar que, através da tecnologia, garantiu um alto padrão na qualidade de seus serviços.
Assim, tornou- se referência no transporte de passageiros em Belo Horizonte, participando ativamente da evolução da mobilidade urbana na capital mineira.
Entrevista com Marcio Massaud, diretor da Viação Getúlio Vargas
Consolidação do uso do software Siga
Há quanto tempo a Viação Getúlio Vargas utiliza o sistema de gestão da Praxio?
Marcio Massaud: Há mais de 20 anos.
Hoje, qual é o papel do sistema dentro da operação da empresa?
Marcio Massaud: Para falar a verdade, tudo que eu faço está no sistema. Então, escala de veículos e motoristas, tesouraria, manutenção de frota, controle de estoque, fechamento de caixa, contas a pagar – eu faço no Siga.
Só no Departamento Pessoal que eu não fecho a Folha de Pagamento, mas as informações de funcionário, ficha de conduta, controle de jornada (integrado com telemetria), tudo isso também é feito no Siga.
Já a manutenção é 100% no sistema: controle de revisão preventiva, corretiva e também a parte de componentes e quilometragem. Por exemplo: consigo saber o quanto uma peça rodou. Ou seja, controle de componentes a gente faz no sistema.
Como evoluiu o uso do sistema ao longo dos anos dentro da empresa?
Marcio Massaud: O tamanho da empresa se manteve, mas fomos implementando cada vez mais recursos e aumentando a utilização em mais setores
Tudo está no sistema. Além do que já mencionei, tem outros dois módulos que são muito importantes para nós: o sistema de portaria e o controle de pneus, ambos ligados a manutenção da frota.
Ganhos operacionais e estrutura de processos
Como essa utilização integrada impacta o dia a dia da operação?
Marcio Massaud: É até difícil falar, porque eu teria que pensar como seria minha rotina sem o Siga. Tem tanto tempo que eu estou habituado a trabalhar com ele completo, que eu não sei dizer como seriam os processos sem ele.
O ponto é que a empresa trabalha com um nível de informação só, centralizado. Então, tudo que eu preciso de informação para tomada de decisão, eu sei que vai estar no sistema.
A empresa inteira já está vive essa cultura, cujos processos estão vinculados à tecnologia.
Em quais áreas você percebe mais ganhos com o uso do software Siga?
Marcio Massaud: Acho que manutenção, pois é mais fácil acompanhar a produtividade, como está o custo de manutenção. E conseguir, de fato, melhoria de processos também, que isso gera economia.
Por exemplo, se tem que fazer um conserto no ônibus, isso começa lá na portaria. Isto é, abre-se o registro de Ordem de Serviço na portaria, que já vai para o pessoal da manutenção. Nesse meio tempo, o pessoal consegue fazer a programação da execução do serviço.
Depois seguem todas as outras etapas: quanto aquela peça rodou, quando tem que ser feito o serviço, esse tipo de coisa.
Controle de custos e tomada de decisão
Como seria a operação sem esse nível de controle?
Marcio Massaud: Eu acho que seria uma zona, literalmente, porque já aconteceu aqui.
O almoxarife esqueceu de fazer a baixa de uma peça no sistema. Foi assim: fomos trocar um filtro de um ônibus na data de revisão do veículo. Tinha dado a hora de trocar, mas o almoxarifado esqueceu de fazer a baixa no Siga.
Quando esse mesmo veículo foi para a garagem por outro motivo, a mesma peça foi trocada de novo. Ou seja, eu gastei duas vezes no mesmo componente.
Se eu não usasse o sistema, ninguém iria saber de cabeça se houve troca de uma peça em meio a 70 Ônibus. Então, gera retrabalho, falta de controle, desorganização.
E também eu não ia saber como ver se uma peça está rodando bem ou mal. Ou seja, não ia conseguir ver, por exemplo, qual é a melhor marca de pneu, qual a melhor marca de uma embreagem, quanto está rodando essa peça, etc.
Como o sistema contribui para o controle de custos e tomada de decisão?
Marcio Massaud: Tudo começa ao fazer o processo correto para depois falar assim: “essa peça tinha que rodar X. Ela rodou X, então eu economizei, não gastei mais”.
Esses tipos de coisas vêm dos relatórios e do controle através do sistema, para não gerar retrabalho e não gastar mais.
Além disso, com o sistema, eu consigo ter u, controle real do estoque e do inventário como um todo. Eu consigo, inclusive, organizar o meu estoque por setor, graças a essa funcionalidade do sistema.
Assim, o meu estoque é todo identificado e etiquetado, o que facilita para que o processo esteja mais bem definido e não haja desperdícios.
Utilização do software de gestão de forma estratégica
Quais indicadores o software Siga permite visualizar e que são mais relevantes para a gestão?
Marcio Massaud: Eu acompanho relatório financeiro de caixa, fechamento de caixa mensal e resultado financeiro.
Tesouraria é mais processual, então é um fechamento todo dia. É uma rotina. Mas a tesouraria presta conta direto para mim, para eu validar. Então eu sei que está tudo certo todo dia.
E, para tomada de decisão a nível de gerência, eu acompanho o de manutenção, que é o custo da frota inteira. Aí a gente faz análise por setor.
Tem um relatório muito legal também, que é o de custos variáveis e o de quilometragem produtiva por componente. Eu consigo filtrar tudo que não rodou o esperado.
Por exemplo: uma embreagem que tem que rodar 60 mil km, eu marco no sistema para que ele me avise todos que rodam menos que 60 mil. O sistema tem que me avisar.
E o responsável, na hora de requisitar a nova peça, tem que colocar uma justificativa do porquê aquela peça não atingiu o esperado.
No fechamento mensal da empresa, a nível gerencial, a gente analisa tudo isso.
QUER TER ESSES RESULTADOS? CONHEÇA O SISTEMA
Em quais momentos estratégicos o sistema se mostra mais importante?
Marcio Massaud: Na tomada de decisão.
Se eu vou fazer uma troca de linha, aquisição de novos ônibus, mudar uma marca de veículo, toda a informação volta na análise de custo.
Toda decisão de expansão passa pela análise que o sistema me fornece.
Como eu rodo tudo dentro do sistema, qualquer informação gerencial — consumo de combustível, desempenho por modelo de ônibus — eu preciso puxar lá.
Por que escolher a Praxio como fornecedora de tecnologia?
Como é a relação da empresa com a Praxio?
Marcio Massaud: Na verdade, a Praxio tem que ser um braço próximo nosso, porque, como eu uso tanto, se não rodar, eu estou perdido.
Quando tem algum problema, alguma dificuldade, às vezes precisa abrir um chamado, fazer alguma correção, atualizar alguma versão, o pessoal sempre atende muito bem.
Eu tenho muita consideração pelo atendimento, porque tudo que eu preciso, o que estiver começando a travar ou que é urgente, eu ligo e conseguem resolver.
Na maioria das vezes, tudo se resolve bem. Quando precisa de algo mais complexo, eu entro em contato direto e também consigo resolver.
Por exemplo: tivemos alguns problemas na integração da telemetria com o controle de ponto. Eu liguei, me deram atenção e ajudaram a resolver.
Você se recorda como foi o processo de implantação e adaptação da equipe ao sistema?
Marcio Massaud: Ao implantar algo novo, as pessoas costumam apresentar uma certa resistência misturada com dificuldade. Mas, atualmente, todos colhem os benefícios desse esforço inicial com todos trabalhando de maneira integrada.
Futuro da gestão de transporte
Na sua visão, a tecnologia é um diferencial competitivo no transporte de passageiros?
Marcio Massaud: O setor urbano é um setor que é difícil brigar na receita. Eu não posso aumentar minha tarifa.
A gente trabalha para aumento no fluxo de passageiro. Nesse sentido, a tecnologia ajuda muito a entender onde tem mais demanda, onde tem menos, ou qual é o horário que eu tenho que colocar mais ônibus.
Mas a operação da garagem hoje é muito focada em gestão de custo. Quanto menos custo, maior a rentabilidade.
Sem tecnologia, para eu saber a marca que me dá mais eficiência, um custo-benefício melhor na manutenção, não é possível. E também a questão da garagem. O dia a dia é operacional, sem tecnologia é impossível.
A tecnologia me permite identificar diversas ocorrências e também gerenciar a frota inteira, que tem muitos itens de manutenção diferentes.
Outra coisa que a tecnologia ajuda demais é a telemetria, na condução econômica, para ver como o motorista está dirigindo. Como eu vou saber como cada um dos motoristas está dirigindo? Eu não estou lá com eles.
Sem tecnologia, eu não consigo gerenciar.
