A rotina da Viação Globo nem sempre foi como é hoje. Antes da tecnologia fazer parte da operação, o controle dependia de planilhas, anotações manuais e muito esforço para organizar informações espalhadas entre diferentes áreas.
Com o crescimento da empresa e o aumento da complexidade da operação, esse modelo começou a mostrar seus limites.
Foi ao longo de mais de 20 anos utilizando o sistema Siga, da Praxio, que a Viação Globo estruturou uma gestão integrada, mais eficiente e baseada em dados.
Hoje, tudo gira em torno do sistema, do financeiro à manutenção, trazendo mais controle, agilidade e confiança para a tomada de decisão.
O que você vai ver neste case?
- Como uma empresa de transporte urbano evoluiu de processos manuais para uma gestão totalmente integrada.
- De que forma a integração entre áreas como financeiro, manutenção, RH e operação trouxe mais controle e eficiência no dia a dia.
- Como a automação de processos operacionais reduziu erros, com ganho direto de produtividade e economia de até 2 horas por dia.
- Como o uso de BI permite análises mais rápidas e decisões mais assertivas.
- O impacto da tecnologia no controle de uma operação com mais de 95 veículos, 280 motoristas e milhares de itens de estoque.
- Por que a escolha de um sistema especializado no transporte faz diferença na adaptação, suporte e evolução da operação.
- Como a tecnologia em nuvem contribui para a redução de custos com infraestrutura e aumento da segurança dos dados.
Sobre a Viação Globo
Com uma frota de 105 ônibus urbanos circulando pela cidade de Belo Horizonte, 200 motoristas e cerca de outros 100 colaboradores na operação, a Viação Globo conta com uma história iniciada há cerca de 70 anos, quando tinha apenas um ônibus para prestar serviço de transporte a trabalhadores da construção civil.
Com o passar dos anos, o então diretor e fundador, avô de Rodrigo Lara, atual diretor, conseguiu comprar mais ônibus e foi ampliando o negócio que seguiu para as próximas gerações – que viram na tecnologia a chave para modernizar a gestão, integrar processos e aumentar a eficiência.
Entrevista com o diretor Rodrigo Lara, o encarregado financeiro Gustavo Augusto e o encarregado de almoxarifado Fabrício Deleprane, da Viação Globo.
Da operação manual à gestão integrada: como a tecnologia se tornou protagonista na operação
Como começou a parceria da Viação Globo com a Praxio?
Rodrigo Lara: Nossa história com a Praxio ultrapassa 20 anos – uma relação que se iniciou quando meu pai gerenciava a empresa.
Sempre tivemos uma parceria interessante, pois de acordo com as nossas necessidades, a Praxio aprimorava o sistema para nossa operação, sempre de modo aderente ao setor.
Estou na empresa há mais de 15 anos e atuei em vários setores e funções. Quando entrei, o Siga estava apenas na área do almoxarifado (estoque e abastecimento). Conforme as atualizações foram chegando, nós adquirimos outros módulos. Assim, a integração por outras áreas da empresa foi acontecendo.
Antes do software Siga, os processos eram muito arcaicos, com planilhas de Excel e afins. Até mesmo por isso, por entender as necessidades que a tecnologia poderia suprir, eu passei a incentivar o uso.
Hoje, qual é o papel do software Siga na Viação Globo?
Gustavo Augusto: O Siga é de muita importância para nós, porque toda a operação gira em torno dele. Seja a parte de ponto, seja, no meu caso, na parte financeira, ou mesmo a parte do Fabrício, que é manutenção.
Atualmente, a gente nem se lembra como era o trabalho antes dele, de tão presente que o software está na nossa rotina. O sistema é bem didático e a Praxio sempre nos apoia, o suporte é muito bom.
Isso é de suma importância, porque lá no começo as pessoas até podem ter tido alguma dificuldade de aceitação, por estarem acostumadas aos processos antigos. Mas hoje em dia todo mundo usa. Sem o Siga, praticamente, a gente fica parado.
Dados integrados e decisões mais rápidas com BI
Todas as áreas da empresa estão dentro do software Siga?
Gustavo Augusto: Sim, todas estão integradas. A gente tem RH e DP, financeiro, manutenção, segurança do trabalho, tesouraria, portaria, etc. Todo mundo está integrado.
Como você diria que essa integração impacta o dia a dia da empresa?
Gustavo Augusto: Essa questão da integração é absurda em questão de eficiência. Antes, o Fabrício digitava a folha de óleo à mão. Ou seja, anotava um a um o quanto cada veículo usava de combustível. Mas agora, com um outro sistema de coleta dos dados da bomba integrado ao Siga, deixamos toda essa operação automatizada.
Fabrício Deleprane: Economizou umas duas horas do nosso dia, porque nós tínhamos que parar para fazer essa digitação. Além disso, podia acontecer de ter quilometragem anotada errada, porque é um ser humano que está escrevendo, o que é normal de acontecer.
Agora o sistema da bomba coleta os dados e exporta para o Siga. Lá, tudo fica registrado na ficha do veículo. É possível ver a média de cada carro de forma muito mais confiável.
QUER TER ESSES RESULTADOS? CONHEÇA O SISTEMA
Por que esse tipo de análise é tão importante?
Rodrigo Lara: Uma empresa de ônibus tem muita informação. Para se ter uma ideia, estamos falando de mais de 3 mil peças de estoque. Então, é desde a manutenção até a operação em si.
Se não tivermos o auxílio da tecnologia para organizar tudo isso, com programas bons e confiáveis, muitos dados relevantes se perdem e não é possível ter assertividade nas análises.
O que muda na prática sem um sistema de gestão especializado
Como seria a operação sem o sistema? Quais processos seriam mais afetados e por quê?
Gustavo Augusto: Na minha opinião, seria caótico. No financeiro, quando acontece de ficarmos sem energia, por exemplo, eu fico totalmente perdido. Isso porque eu não sei o que tem para pagar no dia.
Por mais que o banco tenha os boletos registrados, pode acontecer de haver fraude. Quando se tem um sistema, é possível fazer essa comparação do que realmente é para pagar e do que não é para pagar. Sem o Siga, com certeza minha rotina de pagamento seria muito mais demorada.
Isso também vale para outras áreas, como o tráfego, por exemplo. A digitação de ponto ia ser muito mais demorada. Hoje, se temos dois dias de atraso no fechamento, já é muito. Mas sem o sistema, com certeza precisaríamos de muito mais dias para fazer a digitação – o que também teria impacto na folha de pagamento, e na correria, ainda por cima.
Fabrício Deleprane: Na manutenção ia afetar demais, porque todo serviço que é feito com os veículos, todo o controle, é através da análise de quilometragem. Se não tivesse o sistema, como nós íamos fazer?
Ia ser anotação individual um caderno para cada carro, como antigamente. Assim, vamos supor, se houve troca de óleo do motor com 30 mil quilômetros. Seria necessário fazer uma conta para chegar novamente aos 30 mil para a próxima troca.
Isso demandaria o dobro de funcionários, com certeza teria que haver uma pessoa só para isso.
Menos trabalho manual, mais eficiência operacional
Além dos resultados no financeiro e na manutenção, onde mais é possível identificar economia?
Rodrigo Lara: Antes, nós tínhamos uma caderneta de ponto onde o trabalhador anotava início e término de jornada. Assim, nós precisávamos de uma pessoa para conferir essas anotações.
Isso significa que tínhamos uma pessoa para conferir, diariamente, o ponto de 280 motoristas. Atualmente, nós conseguimos automatizar esse controle migrando os dados da telemetria para a folha.
Quais indicadores a empresa mais acompanha?
Gustavo Augusto: Aqui a gente faz um BI gerencial. Ele pega informação de todas as áreas. Entre os indicadores que a gente mais acompanha está o diesel, que é o nosso principal insumo, assim como os pneus.
Além disso, hora extra também é um indicador que acompanhamos bastante.
Pode falar um pouco mais sobre horas extras e a importância desse controle?
Gustavo Augusto: Hora extra é um indicador muito importante para uma empresa de transporte, porque ele não influencia só no mês; ele influencia no ano todo. Quando você considera o 13º, ele está influenciando. O mesmo acontece com férias. Por isso, a gente faz de tudo para baixar.
Claro que, com mão de obra um pouco escassa, é mais difícil. Mas a gente sempre está ali tentando abaixar o máximo possível. E, com o sistema, com certeza, temos um ganho muito grande, porque ele calcula tudo certinho. Se não tivesse sistema, a hora extra estaria bem maior do que hoje.
Infraestrutura, segurança e suporte: a escolha da Praxio como parceira estratégica para o crescimento
O software Siga está hospedado em nuvem?
Rodrigo Lara: Sim. Afinal, cada vez mais nós temos que nos preocupar com nossos dados e também com o espaço físico ocupado. Essa época de utilizar HDs enormes já acabou. Isso, inclusive, é uma das coisas em que nós reduzimos custos, a médio e longo prazo, visto que não precisaremos trocar os computadores e HDs de tempos em tempos.
Além disso, quando os dados não estavam na nuvem, eu corria o sério risco de perder minhas informações, estava sujeito a picos de energia. É um valor incalculável que deixamos de gastar.
Na sua opinião, qual é o maior diferencial da Praxio como fornecedora de tecnologia?
Gustavo Augusto: A disponibilidade da equipe da Praxio em atender a gente. Em questão de suporte, sempre é muito rápido, o pessoal da Praxio atende a gente muito bem.
E também essa disponibilidade de adaptar o sistema para fazermos as integrações necessárias. Hoje, somos reconhecidos como a melhor telemetria do Brasil pela Track7, e isso só foi possível graças à integração que o sistema possibilitou para nós, onde podemos acompanhar a vida útil dos componentes, bem como controle de estoque e consumo também.
