Empresas que têm veículos próprios rodando e motoristas trabalhando já sabem: eventualmente terão de fazer a gestão de multas. Quanto maior a frota, maior o risco, mas mesmo as operações com poucos veículos enfrentam esse problema.
No Brasil, as infrações de trânsito são uma realidade preocupante e pesam no bolso das empresas. Com a fiscalização cada vez mais intensa, é necessário tomar medidas para conscientizar motoristas e reduzir o impacto das multas no orçamento.
Em 2021, 246.438 brasileiros foram flagrados ao celular enquanto dirigiam, somando R$60 milhões em multas, segundo levantamento da Associação Brasileira de Medicina do Tráfego (Abramet). Isso sem falar no excesso de velocidade, estacionamento em local proibido, ultrapassagem perigosa, avançar o sinal vermelho ou dirigir sem CNH, entre outras infrações.
A falta de organização e de controle das empresas pode gerar prejuízos desnecessários. Em contrapartida, uma boa gestão de multas reduz os gastos e melhora a segurança de motoristas e passageiros.
Se você quer saber como fazer a gestão de multas e quais as vantagens de controlar as infrações e os custos gerados pela imprudência dos motoristas, confira este artigo. Aqui, você encontrará um guia para reduzir os prejuízos na frota.
O que é gestão de multas?
A gestão de multas é uma forma de a empresa controlar as infrações cometidas por motoristas que utilizam a frota empresarial. Além de definir quais as ações necessárias para o pagamento das multas, atua para reduzir o número de infrações, educar os motoristas e evitar novos prejuízos.
O objetivo principal da gestão de multas é diminuir os gastos e garantir o controle das infrações, dos prazos e dos pagamentos. Seja qual for o tamanho da frota, é importante manter a atenção redobrada nas questões que envolvem o uso dos veículos da empresa e os incidentes no trânsito.
Como fazer o controle das multas
Antes da multa, a empresa recebe um aviso e isso dá tempo para analisar a situação e, se necessário, recorrer da penalidade. Nos casos em que algum equívoco ou incoerência é identificado, a empresa pode recorrer da multa, solicitando o cancelamento.
O órgão de fiscalização avalia o recurso e informa se aceita ou não os argumentos. Dessa forma, a multa pode ser cancelada, mas é preciso respeitar todos os prazos.
Cuidar dos prazos é uma das atribuições da gestão de multas. Outra tarefa é identificar o responsável pela infração tão logo a empresa receba a notificação, atribuindo a este profissional os pontos na CHN.
Se confirmada a multa e identificado o condutor, fica mais fácil saber se a situação foi isolada ou se é recorrente. Neste último caso, é importante avaliar a forma como o motorista vem conduzindo o veículo e oferecer treinamento.
A gestão também é responsável por encaminhar ou agendar o pagamento das multas e, caso a política da empresa permita, cobrar do funcionário o valor correspondente.
As transportadoras que não adotam medidas para o controle de multas acabam perdendo o prazo para identificar o condutor, atrasam o pagamento e, em muitos casos, veem o número de infrações em sua operação aumentar.
Atribuições na gestão de multas
No caso de frotas muito grandes e com veículos compartilhados, a importância da gestão de multas fica ainda mais evidente. Uma boa alternativa é fazer o rastreamento da frota e manter as escalas de trabalho organizadas, facilitando a identificação do motorista que cometeu a infração.
Por fim, cabe à gestão de multas comunicar os profissionais sobre as consequências do excesso de multas, promover capacitações, definir as ações disciplinares por multas excessivas e estabelecer uma política com regras claras sobre o assunto.
O que todo gestor precisa saber sobre controle de multas?
A gestão de multas não é responsável apenas por atribuir o pagamento das multas e os pontos da CNH ao motorista infrator. O gestor precisa saber quais colaboradores recebem mais multas e investir em treinamento e conscientização.
Sendo assim, a gestão de multa vai muito além da preocupação financeira. Capacitar os motoristas reduz o número de infrações e penalidades, melhorando a segurança das operações de transporte.
Exceder a velocidade permitida ou ultrapassar em local proibido, por exemplo, pode não apenas gerar uma punição, mas também causar acidentes e colocar em risco o motorista, os passageiros e outros usuários da via, além de danificar o veículo.
Portanto, para evitar infrações, não existe outra saída: eduque e conscientize a sua equipe. Não se esqueça também de manter a manutenção da frota, evitando que falhas mecânicas ou panes ao longo do trajeto ocasionem multas.
Todo gestor precisa estar consciente dessas demandas e das ações preventivas e corretivas para ter sucesso no controle de multas.
Como diminuir as infrações de trânsito?
A educação para o trânsito e a atualização constante dos motoristas é uma das formas mais eficazes de reduzir as infrações de trânsito. Palestras, reuniões, workshops, reuniões, informativos… Tudo isso ajuda a conscientizar os condutores e reduz as multas.
Um bom planejamento com foco em resultados também é indispensável, assim como o uso de sistemas que facilitem o registro e o controle das multas. Dependendo do tamanho da frota, fica difícil controlar tudo manualmente e há chances maiores de erros e retrabalhos.
Empresas que buscam melhores resultados e menos prejuízos com o pagamento de infrações de trânsito devem considerar o uso de um software de gestão para frotas. Com essa tecnologia é possível, inclusive, notificar os envolvidos e agendar os pagamentos automaticamente.
Por que fazer gestão de multas na sua frota?
A gestão de multas traz uma série de vantagens às empresas de transporte. Entre elas estão:
Menor incidência de multas NIC
Quando a empresa deixa de identificar o condutor do veículo ou perde o prazo para isso, arca com a multa NIC – Não Indicação do Condutor. As empresas têm 15 dias para informar quem foi o real infrator, caso contrário, são notificadas.
Redução de prejuízos
Ao investir em estratégias para conscientizar os motoristas, as empresas podem economizar recursos importantes. E os números provam isso: some as multas de cada veículo e, ao final do ano, veja o impacto que isso pode causar na saúde financeira da empresa.
Melhoria na segurança
A gestão de multa não cuida apenas da questão financeira, mas prioriza a segurança de motoristas, passageiros e outras pessoas. Algumas infrações de trânsito, como o excesso de velocidade, são graves e podem comprometer a integridade física ou a vida dos envolvidos em um acidente, por exemplo.
Capacitação dos motoristas
Se a gestão de multas se preocupa em conscientizar e treinar os profissionais, a empresa terá um time de motoristas qualificados, com foco na direção defensiva e no cumprimento às leis de trânsito. Isso não apenas melhora a segurança e reduz prejuízos, como melhora o ambiente de trabalho e retém talentos.
Boa imagem da empresa no mercado
Nas empresas de transporte, os motoristas são a imagem do negócio e, por isso, quanto melhor conduzirem os veículos, melhor será para a imagem e a reputação da empresa. Normalmente, as frotas são identificadas e é fácil para a comunidade saber quais ônibus, por exemplo, desrespeitam a legislação.
Frotas e profissionais disponíveis
Dependendo do tipo de infração cometida, o veículo pode ser apreendido. Se o condutor acumular muitos pontos na CNH, também pode ter a habilitação suspensa. Nestes casos, a empresa terá problemas para manter o fluxo das operações, aumentando ainda mais os prejuízos.
6 dicas práticas para uma gestão de multas eficiente
O excesso de multas não gera somente custos desnecessários, mas prejudica a imagem da empresa, causa prejuízos e compromete o fluxo de caixa. Para fazer uma boa gestão de multas, siga algumas dicas:
1. Mantenha uma política de frota
Um código de ética e conduta é uma excelente ferramenta para quem faz a gestão de multas. O documento trata das regras para o uso dos veículos, critérios e autorizações para abastecimento, responsabilidades, obrigações e punições de acordo com cada diretriz do código.
Se a empresa pretende descontar as multas do condutor, isso deve ficar claro na política de frota. Transparência, nesses casos, é a melhor estratégia.
2. Registre todos os veículos e os respectivos motoristas
Saber exatamente qual motorista usa determinado veículo em dias e horários definidos é uma tarefa da gestão de multas e facilita a identificação do condutor em caso de infração.
Além de fazer esse controle para as eventuais cobranças e pontuação na CNH, a medida também ajuda a identificar quem são os profissionais que precisam de treinamento e reciclagem.
3. Controle todos os prazos
Ao ser notificada sobre uma multa de trânsito, a empresa tem uma série de prazos a cumprir, seja para identificar devidamente o motorista infrator ou para recorrer da multa.
A data dos pagamentos também deve ser registrada para evitar juros por multas vencidas, um prejuízo totalmente desnecessário.
4. Faça o acompanhamento da documentação
A gestão de multas não faz apenas o controle de infrações, mas também dos impostos e taxas relativos à frota, como IPVA e seguros. Bons sistemas de gestão facilitam muito essa tarefa.
Outra dica é fazer o controle dos pontos na CNH de cada motorista. Isso vai evitar que algum condutor assuma a direção do veículo com a carteira inválida. Aliás, dirigir com a carteira suspensa ou cassada rende outra multa.
5. Invista na capacitação dos motoristas
Profissionais treinados e conscientes costumam dirigir com mais atenção às leis de trânsito e às fiscalizações. Capacite sua equipe sobre as boas condutas ao volante, sobre a importância da direção defensiva, das leis de trânsito e como agir em caso de acidentes ou blitz.
6. Monitore o estilo de condução dos motoristas
Mesmo com esforços, o gestor não consegue evitar 100% das multas, mas pode monitorar a forma como os motoristas conduzem os veículos. Isso é possível com uso de tecnologia e sistemas que indicam velocidade, freadas bruscas, desempenho em curvas etc.
Os softwares de gestão são aliados porque permitem o acesso a relatórios personalizados com dados precisos sobre as operações de transporte. Isso ajuda a manter um histórico e criar estatísticas sobre o número de multas, condutores com maior número de infrações e valores pagos.
Enfim, para ajudar na gestão de multas, todas as informações podem ser alimentadas diretamente no sistema de gestão de frota da empresa.
Como um software de gestão ajuda na gestão de multas para frota?
Se a sua empresa tem um ou dois veículos até que é fácil fazer a gestão de multas manualmente, com um funcionário gerenciando essa demanda. Já uma operação de grande porte e complexidade requer o investimento em tecnologia para automatizar os processos e garantir a eficiência.
Um software ERP é ideal para fazer a gestão dos motoristas, da frota e das multas. A Praxio tem um sistema de gestão de multas para auxiliar na rotina e reduzir os desafios do dia a dia.
Com a tecnologia é possível acompanhar os prazos de recursos e as datas de pagamento das multas, identificar o condutor, visualizar o volume de multas por motorista e quantificar, por período, quanto esse gasto impacta nas finanças.
O sistema de Gestão de Multas da Praxio e Smartec sinaliza semanalmente, por e-mail, todas as informações sobre o assunto e, via dashboards, facilita a visibilidade e o acesso aos detalhes da operação.
Os dados das multas são integrados ao software Globus e disponibilizados no módulo de gestão de documentação de veículos e seguros, que replica para os Módulos Financeiro e Contábil todas as informações necessárias.
Vantagens do software da Praxio na gestão de multas
- Economia: pague as multas dentro do prazo de vencimento.
- Agilidade: receba a notificação de autuação em tempo hábil para a tomada de decisão, evitando o pagamento em duplicidade da multa NIC.
- Atualização sistemática: mantenha notificações e multas atualizadas semanalmente.
- Disponibilidade da frota: tenha tranquilidade para circular com sua frota livre de bloqueios e impedimentos.
Além disso, o software também tem outras funcionalidades que favorecem a gestão:
- Gestão da folha de pagamento (inclusive nos casos em que a multa é descontada do motorista) e obrigações do eSocial.
- Controle da escala de horários dos motoristas e regimes de plantão.
- Acompanhamento da receita e fluxos das áreas contábil e fiscal.
- Gestão da manutenção e informações de quilometragem, rodagem de pneus e outros componentes da frota.
Quer saber mais sobre as vantagens de um software de gestão de multas?
