O cronograma do eSocial para implementação da fase 4 já está em vigor. Criado para agilizar e unificar o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, o eSocial requer que as empresas organizem seus processos para o cumprimento das novas exigências, conforme determina o calendário para 2022 e 2023.
Desde outubro de 2021, as empresas enquadradas no Grupo 1 passaram a ser obrigadas a cumprir a quarta etapa no envio de dados do eSocial. Respeitando a ordem definida, até janeiro de 2023 os outros grupos terão concluído essa fase.
Para atender ao cronograma do eSocial, pequenas e grandes empresas se viram obrigadas a entender e a se adaptar às exigências de órgãos federais, como Receita Federal, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho e Emprego.
Qualquer divergência nos dados informados via sistema – que é totalmente digital e unificado – deixa as companhias sujeitas a multas e outras dores de cabeça. A intenção do governo é modernizar os vários processos que envolvem obrigações fiscais, aumentar o controle e a transparência das informações e reduzir burocracias.
Entretanto, até que todo o cronograma do eSocial seja finalizado, as empresas devem redobrar a atenção. No artigo de hoje, vamos falar sobre as vantagens do eSocial, as novidades para o eSocial 2022 e 2023 e as formas de manter a conformidade, evitando correrias desnecessárias.
O que é o eSocial?
O eSocial é um sistema online e unificado de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias. Os dados ficam centralizados em um Ambiente Nacional Virtual acessível a todos os órgãos participantes do projeto, a quem as informações interessam.
De acordo com o cronograma do eSocial atualizado, há um prazo máximo para que todos os dados a respeito de trabalhadores, com ou sem vínculos trabalhistas, estejam reunidos.
Além de detalhes sobre admissão, remuneração, férias, formas de pagamento, aviso prévio, contribuições previdenciárias, FGTS e outros encargos, será necessário, a partir de agora, incluir detalhes como acidente de trabalho e dados da área de segurança e medicina ocupacional.
Para quem o eSocial é obrigatório?
Todas as pessoas jurídicas (de qualquer porte, inclusive MEI) e pessoas físicas com empregados domésticos devem, obrigatoriamente, adotar o eSocial.
Vantagens do eSocial
O objetivo do eSocial é reduzir a margem de erros, incorreções em cálculos, informações falsas ou incompletas e perda de dados ao longo do tempo.
Com a iniciativa, o governo federal busca simplificar processos burocráticos, centralizar as informações trabalhistas em um único ambiente virtual e aumentar a produtividade e a transparência na relação entre empresas, trabalhadores e órgãos federais.
O eSocial reduz a necessidade de preenchimento de várias guias e formulários, assim como o envio de dados semelhantes a diferentes canais. Ou seja, todas as obrigações trabalhistas ficam centralizadas.
SST e PPT – novidades no eSocial
O repasse de informações de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) compõem a 4ª fase do eSocial e seguem um calendário de implementação de acordo com o Grupo ao qual a empresa pertence.
A 4ª fase do eSocial diz respeito ao envio dos eventos SST, que são:
- S-2210 (Comunicação de Acidente de Trabalho)
- S-2220 (Monitoramento da Saúde do Colaborador)
- S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos)
A exigência começou em 2021 para empresas do Grupo 1 – com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. As empresas do Grupo 2 (não optantes pelo Simples Nacional com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões) começaram a enviar os dados dos eventos SST em janeiro de 2022.
Para o Grupo 3 (empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física, produtor rural e entidades sem fins lucrativos) a data foi janeiro de 2022. O Grupo 4 (órgãos públicos e organizações internacionais), que deveria ter se ajustado em julho de 2022, teve o prazo prorrogado para janeiro de 2023.
Já o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) começará a ser enviado digitalmente pelo eSocial a partir de janeiro de 2023, em datas que serão publicadas pelo Governo. Até lá, segue a obrigatoriedade da emissão do documento em papel.
eSocial 2022
O cronograma do eSocial foi atualizado. Em 2022, novas exigências passaram a vigorar e alguns prazos foram prorrogados. Nesta última fase de implementação da plataforma, empresas devem submeter ao sistema seus dados de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) e o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), conforme calendário dividido em quatro grupos.
Em 2022, o sistema também passou por atualização. Desde maio não é mais possível utilizar a versão 2.5. Atualmente, só a versão S-1.0 está disponível às empresas. O portal está mais simples e moderno, facilitando seu uso.
Outra novidade – que já mencionamos anteriormente – foi a prorrogação do cronograma de implantação do eSocial para o Grupo 4 em relação às fases 3 (folha de pagamento) e 4 (SST), conforme a Portaria Conjunta MTP/RFB/ME n.2, de 19 de abril de 2022.
Assim, as informações constantes dos eventos da 3ª fase (folha de pagamento) podem ser enviadas a partir de 22 de agosto de 2022, referente aos fatos ocorridos a partir de 1º de agosto de 2022. Os dados da 4ª fase (SST) passam a ser obrigatórios em 1º de janeiro de 2023, relativos aos fatos ocorridos a partir desta data.
eSocial 2023
Ainda que o eSocial não seja algo novo e a atualização dos cronogramas fosse esperada, as empresas têm ajustes a fazer, completando as informações que vão compor o portfólio de dados do sistema.
Mesmo com o novo calendário em vigor, o governo não irá punir as empresas que deixarem de cumprir as novas regras até o final de 2022,
De acordo com a Portaria MTP 334/2022, até 31 de dezembro de 2022, as empresas não serão autuadas pela ausência, no eSocial, de envio dos eventos S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador e S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho/Agentes Nocivos.
Além disso, a Portaria posterga para 1º de janeiro de 2023 o início da obrigatoriedade de emissão do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) em meio exclusivamente eletrônico, conforme previa anteriormente a Portaria MTP 313/2021.
Mas lembre-se: ainda que as empresas estejam isentas de multas ao longo de 2022, é importante cumprir os prazos dos eventos de SST no eSocial desde já para evitar correrias de última hora ou penalidades.
Cronograma do eSocial a partir de 2022
- GRUPO 1 – empresas com faturamento anual até R$ 78 milhões: todas as fases já concluídas em 2021.
- GRUPO 2 – empresas com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional: todas as fases concluídas até janeiro de 2022.
- GRUPO 3 – empresas optantes pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos: todas as fases concluídas até janeiro de 2022.
- GRUPO 4 – órgãos públicos e organizações internacionais:
3ª fase – 22/08/2022 – envio das folhas de pagamento de todo o mês de agosto/2022.
4ª fase – 01/01/2023 – envio dos dados de segurança e saúde no trabalho (SST).
Anote aí!
As datas do cronograma se referem ao prazo de abertura dos envios e o não cumprimento pode gerar multas. Por isso, o primeiro passo para estar em dia com o eSocial é identificar se os processos e documentações da empresa estão corretos.
10 dicas para manter a conformidade com o eSocial
Estar em dia com o cronograma do eSocial é uma obrigação. Para evitar correria, inadequações e multas, listamos algumas boas práticas que vão ajudar sua empresa nesse processo.
- Invista em treinamento, capacitação e conscientização das equipes sobre a importância de cumprir as regras do eSocial 2022 e 2023.
- Não ignore os prazos ou deixe para ajustar os processos e documentações na última hora. Estabeleça um período adequado para a adaptação.
- Aproveite o segundo semestre de 2022 e a isenção de multa durante esse período para tomar as providências necessárias e começar 2023 com tudo em ordem.
- Mantenha os eventos de SST atualizados. O PPP eletrônico vai sempre considerar o último histórico informado. Se você deixar tudo organizado agora e cumprir os prazos desde já, terá menos trabalho a partir de janeiro de 2023.
- Aprimore a gestão dos riscos ocupacionais da sua empresa. A nova NR-1 com o GRO (Gerenciamento de Riscos Ocupacionais) e PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) já entrou em vigor e deve estar integrada ao eSocial.
- Faça um bom planejamento interno para cumprir o cronograma do eSocial, o que levará a menos dificuldades para implementar e manter em dia cada uma das fases.
- Automatize seus processos e reúna as informações necessárias para o eSocial. Não deixe incompletos os trâmites relativos aos empregados ou informações pendentes.
- Qualifique os dados cadastrais dos colaboradores. Para serem corretamente processadas no eSocial, as informações precisam estar corretas e consistentes.
- Atualize os dados com frequência, como inclusão de dependentes, casamento, divórcio ou qualquer outra mudança cadastral, e estabeleça rotinas de conferência dos processos e informações.
- Invista em tecnologia para automatizar os processos internos da sua empresa, organizar e integrar todas as informações importantes dos colaboradores, facilitando a utilização do sistema do eSocial.
Como facilitar os envios de SST ao eSocial
O cronograma do eSocial não obrigou empresas apenas a informatizarem e a modernizarem seus sistemas de dados, mas também a buscar soluções para a gestão das informações de seus trabalhadores.
A Praxio é especialista em soluções de gestão e, de forma integrada, faz os envios ao eSocial por meio do ERP Globus. Por exemplo, o sistema está apto a realizar a emissão das tabelas obrigatórias da área de SST.
A Praxio também disponibiliza uma API (Application Programming Interface), possibilitando que o software da empresa contratada se integre ao Globus para envio ao eSocial através de arquivos XMLs e webservices.
Se você tem dúvidas, fale com um dos nossos consultores!
