Compreender o que representa a DIRF e se atentar ao seus prazos é fundamental para uma gestão eficaz das obrigações fiscais e tributárias de qualquer empresa. No entanto, a realidade é que nem todos possuem total familiaridade com essa importante obrigação acessória.

Na prática, desvendar o funcionamento da DIRF 2025, seus procedimentos de declaração e novidades exige atenção redobrada, sobretudo ao considerarmos que a DIRF será substituída pelo EFD-Reinf e pelo eSocial em 2026.

Por isso, preparamos esse guia completo a fim de te auxiliar sobre esse tema, com todas as informações necessárias para uma entrega organizada, tranquila e assertiva da DIRF 2025.

Acompanhe!

O que é DIRF?

DIRF significa Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte. Trata-se de uma obrigatoriedade que consiste na prestação de informações à Receita Federal. Ela incide sobre pagamentos realizados a terceiros, nos quais houve retenção de imposto de renda na fonte.

Ou seja, empresas ou pessoas físicas que tenham efetuado pagamentos a terceiros – como fornecedores, prestadores de serviço ou colaboradores, por exemplo – com obrigação de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), precisam comunicar esses valores à Receita Federal por meio da DIRF.

A DIRF serve para combater a sonegação e fraudes fiscais. Assim, é através dela que a Receita Federal pode confrontar os dados declarados no Imposto de Renda das pessoas físicas. Qualquer discrepância encontrada demanda esclarecimentos por parte dos envolvidos.

É por isso que não entregar ou omitir informações na DIRF pode acarretar em penalidades, como multas que variam conforme o tipo de entidade ou pessoa física, conforme veremos adiante.

Lembrando que a DIRF declara os valores de IR retidos sobre pagamentos realizados durante o ano anterior à sua emissão. Por exemplo, a DIRF de 2024 reuniu dados de pagamentos realizados ao longo do ano de 2023.

Quem deve declarar a DIRF?

Como vimos, empresas que pagaram rendimentos em que houve IRRF no ano-calendário anterior ao da entrega, mesmo que em apenas um mês, devem declarar a DIRF.

Isso ocorre independente da forma de tributação do negócio, seja Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido.

A obrigatoriedade é detalhada na Instrução Normativa RFB 1990/20, que determina a declaração a diversas categorias, como:

• Pessoas físicas e jurídicas que pagaram ou creditaram qualquer valor sobre o qual foi retido o IRRF, mesmo que em apenas um mês;
• Estabelecimentos matrizes de pessoas jurídicas de direito privado domiciliadas no Brasil (inclusive as imunes e as isentas);
• Pessoas jurídicas de direito público, inclusive o fundo especial a que se refere o art. 71 da Lei nº 4.320/64;
• Filiais, sucursais ou representações de pessoas jurídicas com sede no exterior;
• Empresas individuais;
• Caixas, associações e organizações sindicais de empregados e empregadores;
• Titulares de serviços notariais e de registro;
• Condomínios edilícios;
• Instituições administradoras ou intermediadoras de fundos ou clubes de investimentos;
• Órgãos gestores de mão de obra do trabalho portuário.

Casos específicos para entrega da DIRF

Além disso, há casos específicos em que a entrega da DIRF é necessária mesmo para aqueles que não retiveram o IRRF durante o período. É o caso de, por exemplo:

• Órgãos e entidades da Administração Pública Federal a que se referem os incisos do caput do art. 3º da IN RFC 1990/20 que efetuaram pagamento às entidades imunes ou isentas referidas nos incisos III e IV do art. 4º da IN RFB nº 1.234/12, pelo fornecimento de bens e serviços;
• Candidatos a cargos eletivos, sejam titulares, vices e suplentes;
• Por fim, a obrigatoriedade também abrange diversas operações financeiras, como investimentos, remessas, créditos e pagamentos internacionais.

Por apresentar uma lista extensa e variada de situações que requerem a declaração, é fundamental conferir as regras da obrigatoriedade da DIRF dispostas na Instrução Normativa RFB 1990/20, que você pode encontrar aqui.

O que declarar na DIRF?

A DIRF deve conter informações referentes aos pagamentos realizados. Dessa forma, os principais dados a ser informados são:

• Os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no país;
• O imposto sobre a renda e contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários;
• O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior;
• Os pagamentos a plano de assistência à saúde – coletivo empresarial.

Além disso, em 2024, é necessário informar o número do CPF do beneficiário do rendimento, mesmo quando se trata de um dependente. Antes essa informação era facultativa. Tal obrigatoriedade visa facilitar a identificação dos beneficiários.

Outra mudança importante no leiaute da DIRF 2024 é a exigência da declaração de valores retidos sobre rendimentos decorrentes de operações de empréstimos, financiamentos e arrendamento mercantil. A informação deve fornecer uma visão mais abrangente das transações financeiras realizadas pelas empresas.

Agora, também é obrigatório informar o valor do Imposto de Renda retido na fonte sobre rendimentos pagos a pessoas físicas residentes no exterior.

As diretrizes específicas para o preenchimento correto das informações se encontra no leiaute aplicável à DIRF 2024, determinado pelo Ato Declaratório Executivo Cofis n° 56/2023.

Além disso, no guia completo com Perguntas e Respostas sobre a DIRF 2024 disponibilizado pela Receita Federal, você pode conferir as informações a serem declaradas, quais fichas devem ser utilizadas e outras questões importantes.

Mudanças na DIRF 2025

O último ano de entrega da DIRF seria em 2024, de forma a ser substituída a partir de então por EFD-Reinf e eSocial. No entanto, a extinção da DIRF foi adiada para 2025, de acordo com a Instrução Normativa nº 2.181/2024.

Dessa forma, os fatos ocorridos em 2024 deverão ser entregues através do PGD-DIRF no ano de 2025. E os fatos geradores de 2025 serão substituídos por eSocial e EFD-Reinf.

Mas atenção: as informações que serão declaradas na DIRF já precisam constar no eSocial e no EFD-Reinf. Isso porque, embora a DIRF seja uma entrega anual, as demais obrigações são mensais e devem ser enviadas já no próprio ano de competência.

Por um lado, a ideia do Governo foi de dar mais tempo de adaptação a empresas que enfrentaram dificuldades técnicas nas entregas de EFD-Reinf e do eSocial. Por exemplo, há empresas cujas entregas foram marcadas pela correria e necessidade de verificação dupla.

De outro lado, por enquanto, a carga de entrega fica dobrada, pois o adiamento não exclui a necessidade de envio das informações via EFD-Reinf e eSocial enquanto isso.

Ou seja, se faz necessário preencher todas essas declarações.

DIRF 2025: qual é o prazo de entrega?

Geralmente, a DIRF deve ser enviada até as 23h59min59s do último dia útil de fevereiro, em relação ao ano-calendário imediatamente anterior. Entretanto, ainda não há confirmação de data de entrega da DIRF 2025;

Isso não significa que os dados já não precisam estar sendo apurados. Além da entrega da DIRF< que é anual, as informações que constarão na DIRF 2025 já precisam ser declaradas por meio de EFD-Reinf e eSocial, que são obrigações mensais.

Como ficam as informações no eSocial e EFD-Reinf?

Com o fim da DIRF adiado para 2025, algumas informações serão repetidas em outras obrigações acessórias: eSocial e EFD-Reinf, que substituirão a DIRF em 2026.

eSocial

Vale lembrar que, com a criação do layout S-1210, novos campos passaram a ser preenchidos. É o caso de:

• Informação de dependentes;
• Deduções de IRRF;
• Pensão alimentícia;
• Previdência complementar;
• Plano de saúde;
• Reembolso do plano de saúde;
• Exigibilidade suspensa e todas as deduções.

EFD-Reinf

Devem ser declaras retenções a título de:

• Contribuição previdenciária;
• IRRF;
• PIS/PASEP;
• Cofins;
• CSLL.

Outra alteração que passou a ser obrigatória é a prestação de informações de rendimentos e retenções tributárias, por meio do evento R-4080 da EFD-Reinf por pessoas jurídicas que tenham recebido de outras pessoas jurídicas valores a título de comissões e corretagens, sujeita a autorretenção.

Já as pessoas jurídicas responsáveis por tais pagamentos ficam dispensadas de prestar tais informações.

Como fazer a entrega da DIRF 2025?

A Receita Federal dispõe de um programa para facilitar o processo de declaração. Trata-se do Programa Gerador da Declaração (PGD). Ou seja, é através desse sistema que as informações fiscais devem ser preenchidas e enviadas à Receita Federal.

Para isso, basta baixar o PGD e preencher as informações manualmente, ou transferir os dados do seu software de gestão, como é o caso das soluções da Praxio, que permitem a transmissão de arquivos ao programa.

Um detalhe importante é que as pessoas jurídicas devem possuir certificação digital para fazer a declaração, à exceção dos optantes pelo Simples Nacional.

Após a validação do arquivo enviado, um recibo de entrega é emitido. Este documento deve ser devidamente arquivado para fins comprobatórios e ocasiões específicas, como a retificação em caso de erro na entrega da DIRF, como veremos adiante.

É importante planejar-se com antecedência e reunir informações necessárias a tempo de fazer a declaração de forma tranquila e sem erros, que podem gerar multas.

Nesse sentido, um sistema de gestão auxilia na automação dessa e de outras entregas fiscais, ganhando em tempo e segurança na declaração.

Quais as penalidades da DIRF?

A empresa ou pessoa física que não enviar a DIRF dentro do prazo determinado está sujeita a uma multa de 2% ao mês-calendário, ou fração, sobre o montante do Imposto de Renda informado na declaração.

É importante ressaltar que há uma multa mínima, sendo R$ 200 para pessoas físicas, jurídicas inativas e empresas optantes pelo Simples Nacional, enquanto nos demais casos a multa mínima é de R$ 500.

Por isso, mesmo que não seja possível reunir todas as informações até a data limite, é recomendado enviar a DIRF mesmo que de forma incompleta, de forma que possa ser retificada posteriormente.

Além da entrega da DIRF, as empresas também devem disponibilizar aos funcionários o Informe de Rendimentos, documento fundamental para o preenchimento da Declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF).

O mesmo vale para os valores referentes à previdência complementar e seguro de vida que tenham sidos pagos no ano anterior.

Como retificar DIRF?

Se você percebeu algum erro na sua declaração, ou ainda entregou a DIRF de forma incompleta, pode optar pela retificação do documento, isto é, o envio de outra declaração com todas as informações corretas.

Para isso, é preciso acessar o sistema, assinalar o campo de retificação e informar o número do recibo da declaração que será retificada.

No entanto, se você não tem mais o número de recibo da DIRF que deseja retificar, basta acessar as suas declarações e solicitar a impressão do recibo de entrega, onde constará seu número. Isso só funcionará se você tiver essa declaração gravada no sistema.

Se por algum motivo não puder acessá-la, mas ainda tiver os dados salvos no programa, basta gravar a DIRF novamente a transmiti-la com os mesmos dados. Dessa forma, o número do recibo pode ser recuperado.

Porém, atenção: até a data de entrega, é possível retificar a DIRF trocando o regime de tributação (desconto simplificado ou deduções legais).

Após o último dia do prazo, a retificação da DIRF pode ser feita em até 5 anos após sua declaração, mas não será possível mudar o regime. Portanto, cuidado redobrado ao preencher esta etapa!

Outro ponto importante é que a retificação só será possível se a empresa não estiver sob fiscalização.

O que acontece após a emissão e envio da DIRF?

Após a entrega da declaração, o governo irá fiscalizar as empresas para se certificar de que estão cumprindo corretamente as regras de recolhimento do IR, a fim de evitar a sonegação de impostos.

A análise levará em conta a declaração de Imposto de Renda de pessoa física de cada colaborador. Em caso de inconsistências, a Receita Federal investigará o ocorrido, a fim de apurar se o erro foi da fonte pagadora ou do funcionário.

Dessa forma, a identificação da falha, comumente chamada de “malha fina”, pode acarretar em multas de acordo com cada caso.

Para verificar se a entrega da DIRF está de acordo, é possível acompanhar seu status através do sistema, a saber:

1. Em Processamento: as informações declaradas ainda estão sendo avaliadas pela Receita Federal;
2. Aceita: a declaração é aprovada;
3. Rejeitada: um erro foi identificado e a declaração deve ser retificada;
4. Retificada: DIRF que foi substituída integralmente após um novo envio;
5. Cancelada: a declaração que perdeu todos os seus efeitos legais.

Principais motivos de autuação nas empresas

Para te ajudar nesse momento de extrema atenção, selecionamos os principais motivos que levam as empresas a serem autuadas, de acordo com a própria Receita Federal:

• Insuficiência de pagamento do IPI: Recolhimento do valor abaixo do devido ou fora do prazo estipulado.
• Inconsistência entre DCTF e SPED: Valores declarados em DCTF não correspondem com os registros no SPED.
• Correspondência entre DIRF e DARF: Valores não correspondentes entre o cruzamento de dados entre DIRF e DARF resultam em multa.
• Declaração de receita: Falhas nos registros contábeis que levam empresas a deixar de informar alguma receita.
• Aplicações financeiras: Declaração incorreta de investimentos financeiros.
• Regime irregular: Quando a empresa não se enquadra no regime cadastrado.

Como evitar erros na emissão da DIRF?

Conforme você pode observar, declarações inconsistentes podem pesar no bolso do empresário. A fim de evitar o pagamento de multas, é importante seguir alguns passos:

1. Manter as obrigações fiscais atualizadas: a utilização de sistemas que auxiliam a gestão fiscal de forma integrada a todos os demais setores da empresa, como é o caso do sistema Globus, por exemplo, é vital para manter as obrigações fiscais da empresa em dia. A tecnologia ajuda a garantir a correta base de cálculo dos tributos, prevenindo desigualdades nas informações.
2. Controlar dados contábeis e de folha de pagamento: a omissão de informações ou a apresentação de eventos fictícios pode resultar em sanções econômicas. Anomalias nas contas e registros da empresa também devem ser identificadas e corrigidas para assegurar a conformidade fiscal.
3. Garantir a precisão na declaração: erros comuns, como omissões de rendimentos ou declarações incorretas, podem levar à retenção na malha fina fiscal. Caso tenha dúvidas sobre a entrega, conte com um fornecedor em tecnologia que disponibilize atendimento especializado, de forma que possa auxiliá-lo com eventuais dúvidas.

Por que automatizar sua operação?

Em resumo, todo este cenário se torna ainda mais relevante com a substituição da DIRF pelo EFD-Reinf e pelo eSocial, cuja entrega realizada por um sistema garante não só a assertividade das informações, mas também agilidade para envio dos dados, em vez de preenche-los um a um.

Afinal, o alto volume de entregas, obrigações e mudanças constantes na regulamentação tem exigido muito do RH e da contabilidade. E tarefas complexas e repetitivas, feitas em sistemas generalistas ou planilhas manuais, tendem a deixar os setores mais executores e menos estratégicos. A longo prazo, isso significa:

• Perda de tempo de hora/homem;
• Desgaste nos setores e alta rotatividade de funcionários;
• Falta de confiança na informação;
• Problemas em segurança e confiabilidade do dado;
• Lentidão na resolução de problemas;
• Multas e penalidades por falhas nas entregas.

Dessa forma, com um sistema especializado, telas intuitivas e fáceis de mexer, em poucos cliques, a conformidade fiscal e tributária está garantida!

A Praxio está em acompanhamento contínuo junto aos clientes, garantindo declarações tranquilas, seguras e dentro do prazo com 3 medidas proativas:

• Desenvolvimento no sistema de diversos ajustes e testes considerando diferentes cenários no momento da entrega, inclusive simulações de trocas de regime, que foram comuns no ano anterior;
• Análises e pesquisas junto aos clientes, oferecendo suporte e orientações personalizadas;
• Confirmação do regime registrado para fornecimento dos dados, pois cada regime possui prazos próprios de pagamento e o descuido pode resultar em pagamentos duplicados ou atrasos que geram autuações às empresas.

Para aumentar a assertividade de dados e garantir entregas mais ágeis e sem dor de cabeça na empresa de transporte, conte com as soluções Praxio: Globus e Siga. Com elas, você terá maior praticidade e segurança na sua operação de ponta a ponta.

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