A folha de pagamento faz parte da rotina mensal das empresas e pode ser uma tarefa complexa quando os trabalhadores não têm escalas fixas, trabalham nos finais de semana e feriados ou cumprem jornadas externas, como os motoristas de ônibus, por exemplo.
Nestes casos, quanto mais aprimorado for o processo de cálculo, fechamento e controle dos dados, melhor. Afinal, ter informações precisas, confiáveis e integradas facilita muito essa atividade e melhora a gestão fiscal.
Para o departamento pessoal, apurar um sem-fim de dados necessários ao cálculo correto da folha de pagamento é trabalhoso, especialmente se for feito manualmente. Em grandes empresas, isso é praticamente impossível ou exigirá a contratação de muitos profissionais para essa tarefa.
A saída está na automatização e é sobre isso que vamos falar. Confira neste artigo as vantagens de integrar todas as informações da gestão de RH e fiscal.
O que é folha de pagamento?
É um processo que calcula e detalha os rendimentos e os descontos devidos a cada trabalhador. Obrigatório por lei, o procedimento gera um comprovante individual para cada funcionário e demonstra que a empresa cumpre os direitos trabalhistas.
Além disso, ajuda no controle de custos com mão de obra, no gerenciamento do fluxo de caixa e na tomada de decisões estratégicas para o negócio.
O que diz a lei sobre Folha de Pagamento?
De acordo com o Artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a empresa é obrigada a:
- fornecer ao empregado, a cada pagamento, um recibo impresso ou digital com a discriminação das parcelas salariais pagas, indicação do mês a que se refere o pagamento, descontos efetuados e valor líquido pago.
- manter os recibos arquivados por no mínimo cinco anos após a rescisão do contrato de trabalho e, sempre que solicitado, disponibilizá-los à fiscalização.
Existem ainda outras leis complementares que tratam do tema, entre elas a Lei 8.159/1991, da Previdência Social/FGTS, Lei 8.212/1991 – Seguridade Social e Lei 14.848/2024 – Imposto de Renda e Lei.
O não cumprimento das obrigações legais relacionadas à folha de pagamento pode gerar multas e outras sanções.
Como funciona a folha de pagamento?
Ela centraliza os dados de pagamentos dos colaboradores e ajuda no controle financeiro. Funciona como documento comprobatório em casos de ações trabalhistas e serve como “memória” sobre o que é pago ou descontado de cada trabalhador.
Também serve como baliza para a tomada de decisões, gestão de talentos e contratação de novos profissionais.
Qual a diferença entre remuneração e salário?
Salário: representa a contraprestação pecuniária fixa paga ao trabalhador em troca da prestação de seus serviços. É a quantia básica e obrigatória definida em contrato de trabalho, usualmente paga por mês ou por hora, e serve como base para o cálculo de outros direitos trabalhistas, como férias, 13º salário e FGTS.
Remuneração: abrange um conceito mais amplo, englobando não apenas o salário base, mas também benefícios e vantagens concedidos pela empresa, como vale-transporte, vale-refeição, seguro de vida, participação nos lucros, auxílio-creche, adicionais, bônus e comissões.
Qual a diferença entre jornada de trabalho e escala de trabalho?
Jornada de Trabalho: define a duração máxima do período em que o colaborador está à disposição da empresa para prestar serviços, incluindo o tempo dedicado ao descanso e às pausas. É regulamentada pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Escala de Trabalho: detalha a distribuição das jornadas de trabalho ao longo da semana, mês ou outro período de referência, definindo os dias e horários em que cada colaborador deverá trabalhar, incluindo folgas, turnos e feriados.
Folha de pagamento e holerite são a mesma coisa?
Normalmente usados como sinônimos, esses termos têm algumas diferenças.
A folha de pagamento é um conceito abrangente, que envolve processos complexos (cálculos, geração de relatórios contábeis e gerenciais, controle de obrigações fiscais e previdenciárias etc.)
Já o holerite (ou contracheque) é o recibo, o comprovante individual entregue a cada funcionário e detalha rendimentos e descontos. É a síntese da folha de pagamento, entregue por obrigatoriedade legal no ato do pagamento.
Como fazer o cálculo da folha de pagamento?
Esse processo requer fluxo e organização. O primeiro passo é a coleta de dados, que envolvem informações sobre salário base, cargo, função, admissão, dados bancários, rendimentos e descontos.
Com essas informações, o departamento pessoal se encarrega do cálculo dos valores (salário base, horas extras, adicionais), descontos obrigatórios (INSS e IRRF) e opcionais (faltas, atrasos, vale-transporte, plano de saúde etc.).
A fórmula para chegar ao salário líquido é calcular o salário bruto (salário base, horas extras, adicional noturno, insalubridade, periculosidade etc.) menos os descontos obrigatórios e os descontos opcionais.
Assim:
Salário bruto – descontos obrigatórios – descontos opcionais = salário líquido.
Nesse processo, a empresa também deve apurar as obrigações acessórias (FGTS, PIS/Pasep e INSS Patronal) e entregar o recibo (holerite) para o trabalhador no ato do pagamento.
O fluxo é mensal e se encerra com o pagamento dos salários até o 5º dia útil do mês subsequente ao trabalhado, em dinheiro, depósito em conta bancária ou conforme acordado entre empregador e empregado.
Por fim, a empresa arquiva o recibo, que precisa estar disponível para consulta da fiscalização e do funcionário, caso ele tenha perdido a sua cópia.
O que deve constar na Folha de Pagamento?
Algumas informações são imprescindíveis para que o departamento pessoal faça os cálculos corretamente. Muitas delas devem, inclusive, constar no holerite.
- Dados da empresa: nome, CNPJ, endereço, telefone e data de referência do pagamento.
- Dados do funcionário: nome completo, CPF, cargo ou função, data de admissão e dados bancários para o pagamento do salário.
- Rendimentos: salário base, horas extras, adicionais (noturno, insalubridade, periculosidade), férias, gratificações, 13º salário, comissões etc.
- Descontos: INSS, imposto de renda, vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde e outros débitos permitidos por lei, como faltas e atrasos.
- Informações adicionais: férias vencidas e a vencer, 13º salário vencido e a vencer, saldo de FGTS e outros eventos que impactam na remuneração.
Qual o prazo para fazer a folha?
O prazo para fechar a folha de pagamento, entregar o holerite ao trabalhador e fazer o pagamento é o 5º dia útil do mês subsequente ao trabalhado.
Este é o prazo máximo legal para o pagamento dos salários e a entrega dos holerites aos funcionários, mas a empresa pode fazer isso antes do prazo final, se assim desejar, de acordo com suas políticas internas.
Já o atraso no cumprimento do prazo máximo deixa a empresa sujeita a multas e outras sanções trabalhistas.
Para evitar isso, é essencial organizar a coleta de dados com antecedência e utilizar sistemas de gestão de folha de pagamento para automatizar o processo e garantir a agilidade necessária.
Principais desafios do fechamento da folha de pagamento
A não integração dos dados é o principal desafio do departamento pessoal. Fazer todo o processo manualmente leva tempo, gera retrabalho, requer digitação repetida de dados, dupla conferência e, é claro, torna a atividade mais estressante.
A operação manual ou feita por sistemas não especializados – que não se integram – também pode levar a pagamentos errados, prejudicando colaboradores e causando problemas fiscais e financeiros para a empresa.
No caso das empresas com operações muito específicas e sujeitas a um controle operacional complexo, como é o caso do transporte por ônibus, o fechamento da folha de pagamento é ainda mais complicado, já que exige dados de ponto dos motoristas, frequência dos motoristas e plantão.
Outras dificuldades do fechamento de folha sem sistemas integrados:
- Chance de erros nos dados para o eSocial – sistema usado pelo governo para, entre outras coisas, fiscalizar o cumprimento da legislação trabalhista.
- Fluxo de trabalho ineficiente e sem padronização.
- Desatualização a respeito da legislação trabalhista e maior risco de multa por erros.
- Falhas na comunicação, pouca transparência e baixo nível de confiabilidade.
- Necessidade de investimento constante em treinamento.
- Dedicação de muitos profissionais para concluir a atividade no prazo.
- Gestão manual dos documentos e arquivos.
Vale a pena automatizar a folha de pagamento?
A resposta, sem dúvidas, é sim! A automatização é uma necessidade estratégica das empresas para otimizar processos, reduzir custos e aumentar a eficiência.
As vantagens da automatização são a agilidade, eliminação de erros manuais e retrabalho, redução de custos com pessoal, treinamento e materiais de escritório, conformidade legal, arquivos em nuvem, segurança dos dados dos colaboradores e acesso rápido e fácil às informações sobre sua remuneração.
A lista tem ainda a geração de relatórios em tempo real, decisões baseadas em dados, escalabilidade e flexibilidade. Um sistema de gestão da folha de pagamento acomoda o crescimento da empresa e permite a integração com outros sistemas contábeis e fiscais.
Como automatizar Folha de Pagamento?
Para que a automatização seja feita com sucesso é importante que as empresas contem com fornecedores especializados. No caso do transporte de passageiros, a Praxio é uma empresa reconhecida por sua experiência e por oferecer soluções inovadoras ao setor.
A plataforma robusta e intuitiva de gestão de transporte contempla a automatização de todos os processos da gestão de pessoas: da coleta de dados à geração de holerites e relatórios.
Com o software da Praxio é possível gerar a DIRF, calcular automaticamente o 13º salário, horas extras e adicionais, fazer a gestão das licenças e das férias.
O Portal do Colaborador é outra vantagem, já que dá acesso online e seguro ao holerite e às informações sobre rendimentos e descontos, além de outros serviços. O sistema também conecta as informações da gestão de pessoas a outras plataformas, como ERP e contabilidade.
A implantação e uso do sistema da Praxio – com módulo específico para a área de gestão de pessoas – conta com o suporte especializado da equipe de especialistas em folha de pagamento e legislação trabalhista.
Ou seja, a Praxio é a parceira ideal para fazer a automação dessa tarefa essencial às empresas de transporte de passageiros.
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