Empresas que buscam estabilidade, visibilidade e boa gestão financeira devem controlar o fluxo de caixa. Em um mercado tão competitivo como o de transporte de passageiros não se pode negligenciar o controle rigoroso das entradas e saídas.
Sem o monitoramento do fluxo de caixa, as empresas ficam mais suscetíveis a equívocos que podem comprometer o equilíbrio econômico. Para ser assertivo na gestão das finanças, o melhor caminho é fazer a análise sistemática das receitas e despesas e, dessa forma, melhorar a projeção de investimentos.
O problema é que muitas empresas não dão a devida atenção ao tema. Algumas têm foco apenas nos recursos que entram e esquecem que um fluxo de caixa positivo só é obtido com controle e organização do que é pago também.
Se você ainda não se deu conta do quanto esse processo é obrigatório no ambiente corporativo, este artigo vai ajudá-lo a entender o que é e para que serve o fluxo de caixa. Quer saber mais? Aproveite a leitura!
O que é fluxo de caixa?
Fluxo de caixa é a forma adotada pelas empresas para controlar a movimentação financeira em um determinado período. É o registro de todas as movimentações, resultando na diferença entre as entradas (faturamento) e as saídas (custos operacionais, compras, salários, aluguel, impostos e despesas variadas).
Esse controle pode ser diário, semanal, quinzenal, mensal etc. e vai resultar no balanço anual. A periodicidade depende do porte da empresa e das necessidades de acompanhar as movimentações a curto e longo prazo.
O importante é manter a constância e a confiabilidade dos dados. Por isso, todo valor que entra e sai, mesmo que mínimo, precisa ser contabilizado. Desta forma, você tem a visão completa de tudo o que a empresa recebe e paga.
Por que controlar o fluxo de caixa?
O principal objetivo do fluxo de caixa é garantir que as empresas tenham visão exata dos negócios fechados e dos valores movimentados, evitando a falsa impressão de lucro – algo comum quando o foco está apenas no faturamento.
Ou seja, para ter certeza de como andam as finanças é preciso ter registros completos, caso contrário, há um grande risco de extrapolar nos gastos ou fazer investimentos equivocados.
Outra função do fluxo de caixa é orientar o destino dos recursos e auxiliar no planejamento estratégico e na tomada de decisão.
Em resumo, com o fluxo de caixa bem controlado a empresa tem um mapa sobre as transações financeiras, sabe quais são as fontes de capital, onde o dinheiro está sendo gasto ou investido e torna os resultados mais consistentes.
Como fazer a gestão do caixa
Na maioria das pequenas empresas de transporte de passageiros, o fluxo de caixa ainda é feito em planilhas, com informações abastecidas manualmente. Isso gera maior chance de erros.
A melhor forma de controlar o fluxo de caixa é utilizando softwares de gestão. Em uma plataforma online fica mais fácil otimizar os registros e, principalmente, fazer a análise dos dados financeiros, tornando mais confiável e assertivo o gerenciamento de recebimentos e pagamentos.
Tipos de fluxo de caixa
Existem diferentes tipos de fluxo de caixa, que se adequam às mais variadas necessidades das empresas. Entre os modelos estão:
Operacional
É o modelo mais simples de controle. Faz a checagem geral, apresentando receitas e despesas de um período determinado. Tem como finalidade acompanhar os resultados da variação do capital de giro, ou seja, a diferença entre o dinheiro disponível em caixa após o pagamento das despesas.
Uma das vantagens é auxiliar no controle dos custos e na definição de cortes. Nesse modelo de fluxo de caixa, nem investimentos realizados nem demanda de capital de giro são contabilizados.
Projetado
Utilizado para estimar a situação financeira da empresa no futuro (semanas ou meses seguintes). Para isso, o gestor analisa as entradas e saídas atuais, as oscilações do mercado e, assim, projeta o fluxo de caixa.
É a ferramenta ideal para planejar investimentos, definir metas, organizar pagamentos de acordo com o histórico financeiro da empresa, estancar perdas e ajustar prazos de recebimento e pagamento.
Requer o acompanhamento de inúmeras variáveis: sazonalidade nas vendas, conjuntura econômica, fatores internos e externos.
Direto
É um dos mais utilizados pelas empresas e reúne informações sobre as atividades operacionais, como o pagamento bruto de clientes e fornecedores. Não contabiliza os descontos. A opção é indicada para quem faz a gestão do faturamento diariamente.
A vantagem está no registro das movimentações em categorias distintas, de acordo com a natureza contábil: tributos, contas a receber, contas a pagar, gastos com pessoal, despesas com manutenção, duplicatas descontadas, encargos sobre empréstimos, etc.
Indireto
Ao adotar o fluxo de caixa indireto, a empresa concentra atenção no lucro ou prejuízo. Não envolve apenas entradas e saídas, contemplando as variáveis do ponto de vista da contabilidade.
Com base no Demonstrativo de Resultados do Exercício, fornece informações a respeito do exercício fiscal (ano de exercício orçamentário). Considera itens como amortizações, depreciações e variações nas contas do patrimônio com reflexo nos lucros e não no caixa.
Justamente por isso é chamado de indireto e está voltado ao regime de competência que auxilia no entendimento do desempenho econômico da empresa. Sua função é contábil.
Livre
Identifica a capacidade da transportadora de gerar resultados positivos e em qual prazo: curto (60 dias), médio (90 dias) ou longo (de dois a cinco anos). Para ser mais preciso, deve contemplar informações do fluxo de caixa operacional e, principalmente, o valor que ficará “livre” após todos os pagamentos.
Descontado
É usado para determinar a valorização da empresa a partir da projeção de riquezas a serem produzidas no futuro. Em resumo, é a projeção do fluxo de caixa descontados os custos de capital.
Esse fluxo é amplamente utilizado em processos de compra e venda de ações, fusões, aquisições e negociações de cotas da empresa.
Para investimentos
Ajuda a analisar qual deve ser o capital investido em títulos, expansão, ampliação do quadro de funcionários etc. Serve, principalmente, para definir onde aplicar o saldo positivo em caixa, já que mantê-lo parado não é a melhor opção.
Para que serve o fluxo de caixa?
O fluxo de caixa serve para a gestão financeira, controle das finanças, gerenciamento de despesas, análise de custos, estratégias de investimento, controle contábil e, é claro, para mostrar se o dinheiro está sendo gasto corretamente e se a empresa é lucrativa.
Mais do que acompanhar a receita e as despesas, o fluxo de caixa ajuda nas projeções, na tomada de decisões e no planejamento estratégico. Por isso, é tão importante para qualquer empresa. Acima de tudo, comprova se o negócio se mantém viável.
Qual a importância do fluxo de caixa na empresa de transporte?
Não importa o tamanho ou a área de atuação, fazer o fluxo de caixa é essencial. No caso das empresas de transporte por ônibus, tem uma série de vantagens e pode ser customizado conforme o tipo de serviço oferecido.
Transporte urbano
Nas empresas de transporte urbano, o fluxo de caixa precisa ser bem administrado. Isso porque há uma série de despesas envolvidas, como os gastos com combustível, lubrificantes, pneus e manutenções.
Como o empresário não pode simplesmente aumentar o preço da passagem ou controlar a demanda, o jeito é criar outras estratégias para melhorar as entradas. A alternativa é maximizar a gestão de manutenção, compras e estoque de peças.
Outra estratégia é conseguir mais passageiros. Mas como? Pela qualidade dos serviços prestados. Ou seja, para manter o fluxo de caixa positivo é preciso um controle rigoroso da gestão de frotas (manutenção, compras, estoque, fim de desperdícios, redução de despesas) e ampliação da demanda em função da excelência do serviço prestado.
Fretamento
No fretamento, o fluxo de caixa tem quase a mesma função, mas a otimização da gestão passa também pela roteirização. A ferramenta ajuda a empresa a se manter com saldo positivo. Afinal, otimizando rotas ela gasta menos combustível, desgasta menos peças, melhora a agilidade e a qualidade no serviço, o que leva, naturalmente, ao crescimento da demanda.
A gestão de contratos de fretamento é outra forma importante para manter o fluxo de caixa positivo.
Transporte interestadual/intermunicipal
Nesse tipo de transporte, o aumento da rentabilidade requer uma gestão otimizada – como nos demais casos – aliada a estratégias e tecnologias para aumentar a receita. A ampliação de pontos de venda e a boa gestão da venda de passagens em todos os canais, por exemplo, é uma excelente forma de manter o fluxo de caixa equilibrado.
Vantagens de fazer fluxo de caixa na empresa de transporte
Todo negócio de sucesso tem uma gestão financeira eficiente e fazer o fluxo de caixa traz inúmeros benefícios. Confira:
- Melhora o controle de gastos e de investimentos.
- Mantém a verificação de saldos atualizada.
- Permite às empresas a identificação do lucro real.
- Compara se o capital obtido está de acordo com as metas.
- Identifica as despesas e ajuda na conferência dos pagamentos realizados.
- Amplia a visibilidade sobre entradas e saídas.
- Auxilia na tomada de decisões sobre os cortes de custo, investimentos, fusões, aquisições e outras negociações.
- Facilita o planejamento e a criação de metas.
- Identifica problemas de caixa.
- Fornece detalhes sobre a saúde financeira da empresa.
6 dicas para controlar seu fluxo de caixa
Para que as empresas de transporte de passageiros obtenham o máximo de vantagens com o controle de fluxo de caixa, algumas boas práticas são importantes.
1. Classifique as movimentações financeiras de forma detalhada
Para organizar o acesso aos dados do fluxo de caixa, a dica é categorizar todas as entradas e saídas, como a venda de passagens, cobranças e outros recebimentos, despesas (salários, aluguel, compra de insumos, impostos…). Classifique também as formas de pagamento de cada despesa: boleto, débito, transferências bancárias etc.
2. Atualize o fluxo de caixa sistematicamente
O fechamento do fluxo de caixa pode ser diário, semanal, mensal (isso depende de cada empresa e da atividade ou serviço prestado), mas o ideal é atualizar as informações todos os dias. Caso contrário, há grande chance de algumas entradas e saídas ficarem esquecidas. Mesmo que os gastos sejam sempre os mesmos, anote tudo.
3. Estabeleça metas e objetivos
As empresas de transporte precisam entender as dinâmicas do mercado e definir metas de crescimento. O fluxo de caixa ajuda a entender se as condições financeiras são favoráveis para novos investimentos, se o faturamento está adequado às projeções e expectativas e se é hora de expandir o negócio.
4. Priorize o planejamento financeiro
O fluxo de caixa eficiente é o melhor aliado da gestão no controle e análise do desempenho financeiro da empresa. Com esse instrumento é mais fácil saber se a empresa está indo bem, melhor a gestão e distribuir os lucros de forma adequada.
5. Tenha uma visão realista
O fluxo de caixa ajuda a estimar resultados futuros, mas ter o “pé no chão” é prudente. Com um controle financeiro rigoroso você evita o excesso de otimismo ou pessimismo e alça voos mais realistas.
6. Conte com um software para gestão da transportadora
A tecnologia facilita o controle do fluxo de caixa, reduz erros e integra inúmeras informações financeiras. Para gerir o dinheiro da empresa de forma simples, rápida e confiável, os gestores devem contar com softwares que permitam o acesso dos dados de forma centralizada, de qualquer hora e local.
Agora que você já sabe o que é e para que serve o fluxo de caixa, também é importante entender que um bom sistema de gestão permite que dados financeiros sejam acessados mais rápido do que utilizando planilhas de Excel. Além disso, conseguem gerar gráficos e relatórios precisos e fáceis de analisar.
Seja qual for o porte da sua empresa, a gestão financeira dos serviços de transporte de passageiros deve ser moderna e inteligente. Vale a pena conhecer o sistema de gestão de transporte de passageiros desenvolvido pela Praxio.
A solução conta com um módulo para o gerenciamento de atividades contábeis e financeiras, incluindo:
- Contas a pagar;
- Contas a receber;
- Controle bancário;
- Gestão de contratos e de cartão de crédito;
- Previsão orçamentária;
- Escrituração fiscal;
- Ativo imobilizado;
- Dados de movimentação do cliente.
