Documentos Fiscais de Controle de Transporte Eletrônico foram criados para substituir modelos físicos, que dificultavam a emissão e armazenamento para as empresas. Atualmente, é possível emitir um único documento fiscal para suas atividades, em vez de gerar vários modelos para cada serviço prestado, como antigamente. Um desses documentos é o CTe OS.
O CTe OS é um documento fiscal eletrônico usado para registrar a prestação de serviços de transporte que não sejam relacionados à movimentação de cargas. Portanto, empresas de transporte de passageiros devem estar atentas à emissão deste documento, a fim de garantir a regularidade fiscal.
Afinal, a não emissão de CTe Os acarreta em penalizações como multas e processos por má gestão fiscal, que possam afetar até mesmo a saúde financeira do negócio. Entenda!
O que é CTe OS?
O CTe OS, sigla para Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços, é um documento fiscal essencial para registrar e legalizar a prestação de serviços de transporte que não envolvem mercadorias ou cargas, como o transporte de passageiros, reboque de veículos, mudanças, e transporte de valores.
Assim como uma nota fiscal, o CTe OS documenta esses serviços para fins fiscais, mas ele é exclusivamente digital, existindo apenas como um arquivo XML, emitido e armazenado eletronicamente.
A principal vantagem do CTe OS é a modernização do processo fiscal. Ou seja, ele reduz custos com impressão e armazenamento, elimina erros de digitação na escrituração, e facilita a automatização da extração de dados pelos sistemas da empresa, contribuindo para uma gestão fiscal e contábil mais eficiente.
Qual a diferença de CTe e Cte OS?
Os dois documentos têm nomes parecidos, são obrigatórios e emitidos eletronicamente, mas têm finalidades diferentes. A principal diferença é o tipo de transporte realizado.
Dessa maneira, o CTe regulariza o transporte de carga, incluindo produtos, mercadorias e bens em geral. Já o CTe OS cobre os serviços prestados por empresas que realizam transporte internacional, interestadual ou intermunicipal nos setores rodoviário, ferroviário, aquaviário, dutoviário ou multimodal, abrangendo as seguintes atividades:
- Transporte de bagagem: o documento deve ser emitido quando há excesso de bagagem durante o serviço de transporte de passageiros.
- Transporte de valores: o documento é gerado por empresas que realizam o transporte de valores, como empresas de carro-forte.
- Setor de turismo: empresas que realizam o transporte de passageiros, como agências de viagem, devem emitir o CTe-OS.
Quem deve emitir o CTe OS?
O CTe-OS deve ser emitido por empresas e profissionais do transporte de passageiros que estejam devidamente registrados e autorizados pelos órgãos competentes, em conformidade com as regulamentações da legislação fiscal brasileira.
No caso do transporte de passageiros por ônibus, independentemente do tamanho da frota, é preciso emitir o CTe OS nos seguintes casos:
- Transporte rodoviário: o CTe Os é obrigatório em linhas de ônibus intermunicipais, interestaduais e internacionais, inclusive transporte escolar, excursões turísticas ou serviços que complementam o transporte regular.
- Fretamento: requer o CTe OS nos casos de contratação de fretamento intermunicipal, interestadual e internacional contínuo, transporte de passageiros por ônibus, vans e microônibus contratados para viagens específicas, fretamento eventual em veículo próprio ou de terceiros, transporte de bens como obras de arte, veículos, animais vivos e outras cargas não enquadradas no modelo tradicional de CTe e fretamento com retorno dos passageiros ao local de origem.
- Turismo: os serviços de transporte rodoviário de passageiros em excursões nacionais e internacionais ou pacotes turísticos, com ou sem bagagem, em veículo próprio ou de terceiros e mediante pagamento de frete precisam emitir o documento.
Porém, e o transporte urbano de passageiros?
Geralmente estão isentos de emitir CTe OS os serviços oferecidos em linhas regulares de ônibus, metrô, trens ou outros meios de transporte com rotas pré-definidas e paradas em pontos específicos. Esses casos já são enquadrados em outros instrumentos legais (leis municipais e estaduais).
O CTe OS é obrigatório?
A emissão de CTe OS é obrigatória transporte de passageiros e a obrigatoriedade se aplica a todos os estados brasileiros. O documento já está integrado à Receita Federal e aos órgãos reguladores da Sefaz nos estados.
Isso porque o objetivo é modernizar a documentação fiscal eletrônica no Brasil, registrar as operações e tributar devidamente os serviços de transporte.
O CTe OS foi instituído pelo Ajuste SINIEF 21/10 e regulamento pelo Manual de Orientação do Contribuinte (MOC), versão 6.0. Cada estado está autorizado a estabelecer leis complementares.
Quando emitir o CTe OS?
O documento deve ser emitido antes de o serviço de transporte ser iniciado e dentro do prazo estabelecido pela Sefaz estadual.
Qualquer impossibilidade na hora de emitir o CTe OS obriga a empresa a preencher um formulário de contingência, que depois deve ser substituído pelo CTe OS eletrônico.
O uso do formulário deve ser autorizado pela Sefaz e o prazo de substituição do documento pelo CTe OS é de 7 dias.
O que é preciso para emitir CTe OS?
Para emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços (CTe-OS), é preciso atender a alguns requisitos:
- Ser contribuinte do ICMS: a empresa deve estar registrada como contribuinte do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.
- Regularidade fiscal: é necessário estar com a situação fiscal regularizada junto à Receita Federal e à Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ) dos estados onde a empresa operará e emitirá o CTe-OS.
- CNAE compatível: a empresa deve possuir uma Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) que seja adequada à operação de transporte a ser realizada.
- Inscrição Estadual: é obrigatório ter uma Inscrição Estadual válida, essencial para cumprir as exigências fiscais do estado onde a empresa está registrada.
- Certificado Digital: a empresa precisa utilizar um certificado digital para assegurar a autenticidade e a segurança das transações eletrônicas ao emitir o CTe-OS.
- Credenciamento para emissão de CTe-OS: a empresa deve se credenciar junto à Secretaria da Fazenda do estado onde está estabelecida para poder emitir o CTe-OS.
- Sistema emissor: assim como para o CT-e, a empresa precisa implementar um sistema para emitir o CTe-OS.
- Número do Registro Estadual (se necessário): se a empresa prestar serviços de transporte intermunicipal, pode ser exigido um Número do Registro Estadual específico para esse tipo de serviço.
- Termo de Autorização de Fretamento (se necessário): caso a empresa realize transporte interestadual, pode ser necessário obter o Termo de Autorização de Fretamento (TAF) concedido pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT).
Como deve ser o armazenamento do CTe OS?
O CTe OS deve ser emitido e armazenado de forma adequada para garantir a segurança das informações fiscais e facilitar o acesso aos dados em casos de auditoria ou fiscalização.
Para ter validade jurídica, o documento deve ser armazenado em formato XML, em meio seguro (como um serviço confiável em nuvem), por no mínimo 5 anos e com cópias de segurança (backup).
O problema é que, se feito de forma manual e sem controle rigoroso, o armazenamento é demorado e pode gerar erros, o que aumenta o risco de perda ou dano aos arquivos e dificuldade para localizar os documentos.
Por isso, o jeito mais eficaz e seguro é usar um sistema de automação para CTe OS. Esse recurso simplifica todo o processo e garante o armazenamento adequado dos documentos.
Os benefícios incluem armazenamento seguro em nuvem, organização automática dos arquivos XML, backups automáticos, acessibilidade online e total integração com outros sistemas.
Emissor de CTe OS fácil e rápido
A emissão manual é possível, mas está sujeita a erros que podem gerar retrabalho e prejuízos, já que deixa a empresa mais suscetível a penalidades e problemas com o Fisco.
Assim, a automação é mais segura e ágil. Empresas que buscam crescimento e estabilidade financeira e fiscal devem investir na automação, a fim de evitar o risco de atividades incompletas e a necessidade de controle individual e manual dos documentos.
Utilizar emissores de nota e CTe OS gratuitos pode parecer uma solução econômica, mas esses sistemas muitas vezes carecem de funcionalidades que aumentam a praticidade deste e outros processos, além de impedir escalabilidade para atender ao crescimento da empresa.
Ou seja, se o objetivo é desburocratizar o transporte de passageiros, a automação da emissão do CTe OS é a melhor estratégia. As vantagens incluem precisão, agilidade, segurança, produtividade, escalabilidade, conformidade legal e integração, garantindo um processo mais eficiente e menos suscetível a erros.
Em resumo, automatizar a emissão de CTe OS no transporte de passageiros e melhorar a gestão da sua empresa é simples. Basta contar com uma empresa especialista em sistemas para o transporte de passageiros, como a Praxio. Mesmo quem possui apena sum ônibus já pode começar a usar a tecnologia para tornar rotinas mais práticas e seguras. Conheça!
