A gestão de estoque é uma atividade importante para as empresas que buscam vantagem competitiva.

Manter o estoque sob controle permite atender os pedidos com agilidade, evita faltas ou escassez, reduz os prejuízos com mercadorias fora do prazo de validade e aumenta a credibilidade da marca.

Em empresas de qualquer porte e segmento, a gestão de estoque melhora a eficiência logística. Ou seja, a gestão do estoque está diretamente relacionada à satisfação dos clientes e ao sucesso do negócio.

Fazer a gestão de estoque não é difícil para quem tem planejamento, utiliza softwares de gestão, trata o assunto como estratégico e segue as dicas que preparamos.

O que é gestão de estoque?

É a atividade ou processo responsável pelo controle e rastreamento das mercadorias.

Engloba organização, armazenagem, reposição, reabastecimento, inventário, análise de demandas, controle de entrada e saída de produtos, valoração do estoque, alinhamento com a área de vendas e atendimento às demandas dos clientes.

O principal objetivo da gestão de estoque é equilibrar os custos, evitar desperdícios e reduzir os prejuízos causados pela falta ou excesso de produtos. É uma tarefa essencial para qualquer negócio que tenha estoque, seja matéria-prima, mercadoria acabada, insumos ou peças.

4 pilares da gestão de estoque

1.    Previsão da demanda

A gestão de estoque é mais precisa quando a empresa estuda o mercado e a economia, analisa fatores internos (como investimento em marketing) e externos (comportamento do consumidor, tendências e sazonalidade), traça metas e estima demandas.

A previsão de demanda ajuda a manter os níveis de estoque adequados, evitando excessos ou faltas, melhorando o fluxo de produção e reduzindo as chances de avaria ou de produtos vencidos na prateleira.

2.    Tempo de reposição

O tempo de reposição é essencial para a gestão do estoque. A base de cálculo depende do volume e da frequência de vendas por tipo de produto e por período. Acertar no tempo de reposição depende também da parceria com os fornecedores.

De acordo com o prazo para a entrega da matéria-prima, de uma peça ou produto, a empresa estima melhor o tempo de reposição do estoque. O tempo de reposição não é padrão e varia conforme os picos de venda, sazonalidade, datas comemorativas etc. É com base nele que se define o estoque mínimo e máximo.

3.    Ponto de pedido

Determina o timing certo para uma nova compra. Serve para evitar a falta de insumos, matéria-prima ou produtos acabados. Sempre que o estoque chega ao nível mínimo, a empresa precisa de mercadoria para a reposição.

O ponto de pedido é definido com base no consumo médio de produtos do estoque, no intervalo de tempo entre o orçamento junto ao fornecedor e a chegada da nova remessa à empresa e no estoque de segurança (a quantidade mínima de itens suficientes para atender a demanda enquanto o novo pedido não chega).

4.    Controle do inventário

A gestão do estoque deve ter como premissa o controle do inventário, ou seja, a contagem e a conferência dos produtos estocados. O inventário deve ser feito de tempos em tempos. Os dados atualizados dão mais confiança na hora de calcular o ponto de pedido, por exemplo.

Essa visibilidade sobre quais os itens e as quantidades exatas que estão em estoque é essencial para evitar prejuízos e identificar problemas como a perda de bens, furtos, erros de armazenamento etc.

Como se faz a gestão de estoque?

Para fazer a gestão de estoque de forma eficiente é necessário saber que existem diferentes tipos de estoque e métodos de gestão. A empresa pode escolher qual método vai utilizar com base em seu porte, volume de itens estocados e diferentes tipos de mercadorias.

Os tipos de estoque podem ser:

Sazonal

Prevê demandas futuras com base em picos de vendas, fluxo de produção e prazos de entrega. É usado quando há variações significativas no fornecimento e serve para nivelar essa flutuação.

Consignado

É mantido por terceiros, como distribuidores, que fazem a guarda do estoque. A propriedade é do fabricante, mas o distribuidor armazena os itens até que sejam enviados ao cliente.

De contingência

Usado para cobrir situações inesperadas ou falhas na operação, como a substituição de lotes com defeito, necessidade de recalls, acidentes com a carga etc.

Inativo

São os itens de estoque que ficaram obsoletos, não tiveram giro de estoque ou saíram de linha.

Máximo

É quando a empresa define a quantidade máxima de produtos em estoque, indicando a hora de suspender a produção ou novas compras até que o giro melhore.

Médio

É quando o estoque chega à metade do estoque normal, norteando novas compras. É comumente utilizado para controlar o estoque de produtos perecíveis.

Mínimo

Usado para definir o ponto de reabastecimento. É a margem de segurança para evitar a falta de produtos e acionar novas compras.

De proteção

Serve como garantia para reduzir as faltas e atende demandas inesperadas ou urgentes. Evita que os atrasos do fornecedor interrompam as operações enquanto os novos materiais não chegam.

Regulador

É o estoque mantido pela matriz para sustentar as demandas de filiais ou lojas em caso de falhas na gestão do estoque nos pontos de venda. Serve como suporte e evita que o cliente de uma filial fique sem o produto.

De ciclo

Bastante usual em empresas com grande variedade de itens em estoque, com fabricação simultânea. Neste caso, a gestão de estoque não faz apenas o controle de insumos e mercadorias, mas influencia o ritmo de produção.

Em trânsito

São itens que estão em transporte, seja entre o fornecedor e a fábrica, a fábrica e os centros de distribuição ou de posse da transportadora, para entrega no destino.

Dropshipping

É o estoque de quem atua com vendas online, ou seja, não mantém um estoque físico na empresa. Assim que a ordem de venda é emitida e encaminhada para o fornecedor, o envio do produto é feito diretamente para o cliente.

Métodos de gestão

Depois de identificar o melhor tipo de estoque para a empresa é preciso definir qual será o método de gestão utilizado.

Os cinco modelos mais tradicionais são:

•         PEPS, que significa “primeiro a entrar, primeiro a sair”;
•         UEPS, baseado na estratégia “último a entrar, primeiro a sair”;
•         custo médio ou média ponderada;
•         just in time, que pode ser traduzido como “no momento exato”;
•         curva ABC, que leva em conta o giro, o faturamento e a lucratividade.

Quer saber mais sobre tipos de estoque e métodos de gestão?

Leia aqui: Domine o controle de estoque: conceitos, tipos e principais métodos

5 dicas para manter um estoque eficiente

1. Contabilize o inventário

Saber exatamente quais são e quantos itens têm no estoque é muito importante para uma gestão de estoque eficiente. Quanto mais informações a empresa tiver sobre os produtos ou peças em estoque, mais precisa será a gestão de inventário.

Ter estoques organizados e identificados adequadamente requer a dedicação de profissionais meticulosos, conferências frequentes e o suporte de tecnologia para aprimorar o controle de inventário.

2. Faça projeções de demanda e sazonalidade

Excesso de estoque ou estoque insuficiente são problemas que as empresas detestam enfrentar. Por isso, a gestão de estoque deve priorizar o uso de todo o conhecimento possível e dados confiáveis para fazer boas projeções.

Conhecer as dinâmicas do mercado é uma condição estratégica para a boa gestão do estoque.

3. Selecione os fornecedores

Ter fornecedores de confiança, que cumprem prazos e entregam produtos de qualidade facilita a gestão de estoque. Contar com parceiros que forneçam insumos, peças, matéria-prima ou mercadorias em tempo hábil aumenta a taxa de sucesso da gestão do estoque.

4. Gerencie seu estoque de forma integrada

É difícil gerenciar grandes estoques, com muitos itens, prazos de validade variados, fluxos de produção e venda diferentes etc.

Para que tudo flua de forma sincronizada, a melhor estratégia para gerenciar o estoque é contar com um único sistema de gestão, capaz de integrar todas as áreas da empresa ligadas à gestão de estoque, como contabilidade, comercial, manutenção, compras e suprimentos.

5. Determine o modelo de reposição

Já vimos que existem vários modelos de gestão de estoque. Tão importante quanto definir o tipo de estoque e o método de controle é escolher o modelo de reposição. Ele tem a ver com o perfil de cada empresa, o segmento de atuação e os itens que serão repostos.

Os modelos mais comuns são reposição contínua (compras geradas automaticamente assim que o ponto de pedido é acionado) e periódica (que estabelece uma rotina de recebimento baseada em negociações com fornecedores).

Como é feita a gestão de estoque para manutenção

Seja qual for o segmento de atuação ou o porte da empresa, a gestão de estoque é importante.

No entanto, em atividades nas quais o estoque é determinante para a operação, como é o caso do transporte de passageiros – que precisa ter peças de reposição sempre disponíveis na oficina – a gestão de estoque precisa ser feita com rigor.

No transporte, a gestão de estoque reduz os custos com manutenção e melhora a vantagem competitiva. Falhas na gestão de estoque da manutenção podem fazer com que o veículo fique mais tempo parado, o custo das peças compradas emergencialmente seja maior e os danos à produtividade da frota se tornem inevitáveis.

Aspectos importantes na gestão de estoque da manutenção

Na gestão de estoque para a manutenção, diversos aspectos são cruciais para garantir a eficiência e o bom funcionamento do processo. 

Organização do almoxarifado e do estoque da oficina desempenham um papel essencial. Uma organização cuidadosa dessas áreas não só permite atender à demanda de forma mais eficaz, mas também agiliza o serviço e garante que os veículos sejam devolvidos à operação rapidamente.

Além disso, um controle rigoroso de qualidade das peças é fundamental. Isso evita a utilização de componentes defeituosos, corrosos, enferrujados ou vencidos.

A identificação e localização eficientes dos itens do estoque também são prioridades. Facilitar o acesso dos mecânicos às peças necessárias é essencial para a realização eficaz dos serviços de manutenção.

Uma gestão de estoque baseada em custos também é uma prática recomendada. Isso envolve a consideração cuidadosa dos itens que mais oneram o estoque, aqueles que podem vencer em breve e aqueles com maior saída, entre outros fatores.

Padronizar e detalhar as ordens de serviço é outra etapa importante. Centralizar informações sobre quantidade, itens mínimos necessários, ponto de reabastecimento, validade e peças obsoletas ajuda a manter um controle mais eficaz.

Por fim, a capacitação dos profissionais responsáveis pela gestão do estoque e da manutenção desempenha um papel crucial. 

Vale ressaltar a importância da tecnologia para otimizar os controles e garantir o sucesso na gestão de estoque da manutenção.

Software para gestão de estoque

Todo o processo envolvido na gestão de estoque pode ser otimizado com tecnologia. Além de automatizar e flexibilizar a atividade, um software de gestão torna a tarefa mais segura e ágil, reduz a margem de erros e retrabalhos, integra diferentes áreas, fornece dados em tempo real e torna as informações mais confiáveis.

A Praxio tem soluções para otimizar a gestão de estoque para manutenção, gestão da oficina e controle de frota.

O sistema Globus integra as áreas administrativa, financeira, oficina, materiais, escala de motorista e ainda tem aplicativos para controle de estoque e rotinas de inventário, controle da oficina, aferição de pneus, abastecimento e checklist da manutenção.

Tudo com o suporte de uma equipe especializada no desenvolvimento de tecnologias para o segmento de transporte rodoviário de passageiros.

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