O controle de estoque é uma atividade importante para empresas de todos os portes e segmentos. Muito mais do que acompanhar a entrada de matéria-prima e a saída de produtos, controlar o estoque é evitar perdas e otimizar os lucros.
Mesmo as empresas que não comercializam produtos, mas prestam serviços, precisam entender o conceito de controle de estoque. Um exemplo é o transporte de passageiros, que tem a manutenção da frota de ônibus para fazer. Peças de reposição, pneus, combustível: tudo isso requer o controle de compras.
O gerenciamento inadequado do estoque da oficina, por exemplo, compromete a manutenção preventiva ou corretiva. Como resultado, os veículos ficam parados no pátio, a prestação de serviços falha e a insatisfação dos clientes aumenta. Percebe como o controle de estoque é essencial em qualquer empresa?
Para dar conta desta tarefa tão complexa, existem métodos de controle e modernos sistemas de gestão de estoque. É sobre isso que vamos falar hoje.
O que é controle de estoque?
Controle de estoque é o processo que garante às empresas a quantidade ideal de matéria-prima para produção, insumos para a manutenção das atividades operacionais e produtos para comercialização.
Indústria, varejo, prestadores de serviço, seja qual for o segmento ou o tamanho da empresa, a gestão de estoque é necessária. O conceito de controle de estoque envolve processos internos bem organizados para evitar, por exemplo, que a falta de matéria-prima atrase a produção e a entrega dos pedidos.
O controle de estoque precisa estar em sintonia com as áreas de compras, comercial, expedição, armazenamento, recebimento, prevenção de perdas, financeiro e pós-venda/satisfação do cliente.
Quais são as funções de um estoque?
O estoque mantém em dia o fluxo de produção ou prestação de serviços. Evita a interrupção da produção e a falta de produtos. Para que um fabricante entregue as mercadorias no prazo, deve gerenciar desde a chegada da matéria-prima até o ritmo de vendas.
Na prestação de serviços, como é o caso do transporte de passageiros, também há estoque a ser controlado. O setor de manutenção precisa de itens de reposição para a manutenção preventiva ou corretiva da frota. Um ônibus fora de circulação porque a oficina não tem a peça necessária para troca é prejuízo certo.
Ou seja, a função do controle de estoque é potencializar a visão estratégica do gestor, reduzir os prejuízos, garantir a satisfação dos clientes e aumentar a margem de lucro. Não adianta planejar o melhor serviço de transporte se os veículos estão no pátio esperando pelo conserto.
Quais os principais pontos de um controle de estoque?
Um controle de estoque eficaz depende de três pontos essenciais: entrada de materiais, saída de mercadorias e controle de catálogo de itens armazenados.
Controle de entrada e saída de produtos
Garante registros atualizados sobre os itens em estoque, levando em conta tudo o que entra e o que sai. Evita, assim, a compra de insumos desnecessários, capital e produtos parados no estoque, perda dos prazos de validade e roubos ou desvios de insumos, peças, matéria-prima ou produtos.
O inventário de estoque ajuda a fazer o controle de entrada e saída de produtos e otimiza o fluxo de produção ou a prestação de serviços.
Controle de catálogo de itens
A boa gestão de estoque requer ampla visibilidade sobre os itens do catálogo. Ou seja, é fundamental ter uma lista ou planilha com a descrição dos produtos, as quantidades de cada item (necessárias e em estoque), prazo de validade etc.
Além de classificar os materiais, é importante controlar o custo unitário dos itens e o giro de estoque. Isso garante a gestão financeira e evita prejuízos.
Quais os 4 principais tipos de estoque?
Os tipos de estoque variam conforme a atividade da empresa: estoque de matéria-prima, componentes, produtos semiacabados, acabados e consumíveis, como produtos de papelaria, de limpeza e peças de manutenção. Tudo precisa ser controlado.
De modo geral, os estoques podem ser divididos em:
1. Estoque de ciclo
Quando a empresa produz diferentes itens usados na montagem do produto final. Ou seja, cada componente tem um ciclo de produção único. Neste caso, o estoque de ciclo evita que a falta de um componente atrase a produção. É muito comum em fabricantes de eletroeletrônicos ou na indústria automobilística.
2. Estoque de fluxo
É o estoque mínimo necessário para suprir a produção, respeitando o prazo de entrega do fornecedor. Se o gestor sabe que um fornecedor leva uma semana para entregar um fluido usado na manutenção da frota, é necessário que a empresa tenha esse insumo no estoque da oficina pelo tempo suficiente até o reabastecimento.
3. Estoque sazonal
Usado em picos de demanda, requer atenção em negócios que têm períodos de aumento na produção. Ou seja, é o estoque que vai suprir demandas temporárias ou sazonais. É o que ocorre com fabricantes de chocolate no período da Páscoa ou com fabricantes de sorvete no verão.
4. Estoque de segurança
Imprevistos e atrasos na entrega de insumos podem ocorrer e o estoque de segurança serve para manter o material mínimo necessário à produção ou serviço. É útil para uma empresa em negociação com novos fornecedores.
Por que fazer controle de estoque é importante?
Ao gerenciar eficientemente o fluxo de estoque, diversas vantagens são obtidas. A saber:
Análise de Custos e Redução de Prejuízos: O controle de estoque permite uma análise mais precisa dos custos operacionais, identificando gargalos e oportunidades de otimização, o que consequentemente reduz os prejuízos financeiros.
Eficiência Operacional e Vantagem Competitiva: Ao saber exatamente quais produtos estão disponíveis e em que quantidade, a empresa ganha em agilidade nas operações, destacando-se perante a concorrência.
Preparação para Oportunidades Sazonais: O controle de estoque possibilita antecipar-se a demandas sazonais, garantindo que a empresa esteja pronta para atender às necessidades do mercado em momentos de alta demanda.
Controle de Compras: Conhecer os níveis de estoque ajuda a evitar compras desnecessárias e a equilibrar o fluxo de estoque, evitando desperdícios e falta de produtos em momentos cruciais.
Planejamento Estratégico e Consistência das Atividades: Com dados precisos sobre o estoque, a empresa pode desenvolver um planejamento estratégico sólido e manter a consistência nas operações diárias.
Garantia de Qualidade dos Produtos: Ao controlar as entradas e saídas, é possível garantir que os produtos, insumos e itens estocados estejam em perfeitas condições, assegurando a qualidade do que é estocado.
Estoques Reduzidos com Controle Eficiente: Com um controle adequado, é possível manter estoques reduzidos sem comprometer a disponibilidade dos produtos, o que implica em menor investimento em armazenamento.
Melhoria na Gestão de Ativos: Além do controle de estoque, a prática também auxilia na gestão e manutenção de ativos da empresa, como equipamentos e frotas, prolongando sua vida útil e reduzindo custos com reposições.
Integração entre as Áreas e Relatórios Gerenciais: O controle de estoque facilita a integração entre setores da empresa e fornece informações cruciais para a geração de relatórios gerenciais, possibilitando decisões mais embasadas.
Serviços Pontuais: Com uma gestão de estoque eficiente, a empresa consegue cumprir prazos, aumentando a satisfação dos clientes.
Credibilidade e Reputação da Marca: O controle de estoque bem estruturado transmite confiança aos clientes e parceiros, contribuindo para uma maior credibilidade e uma reputação positiva da marca.
Como fazer controle de estoque?
A seguir, confira os principais métodos de controle de estoque para otimizar o setor na sua empresa e alavancar os resultados operacionais:
1. Curva ABC
Divide o estoque em três categorias: A, B e C, a partir de três fatores (giro de estoque, faturamento e lucratividade). O objetivo é priorizar os produtos que mais agregam valor à empresa.
Neste caso, A considera 20% dos itens que representam 80% do valor, ou seja, tem alta lucratividade; B agrega 30% dos itens que representam 15% do valor e C representa 50% dos itens que representam 5% do valor – são menos valiosos, atendem demandas eventuais e o controle não precisa ser tão rígido.
Leia mais sobre a Curva ABC no Guia para aplicar o método de maneira mais produtiva na empresa de transporte.
2. PEPS
Considera que a prioridade de venda é a mercadoria que está há mais tempo no estoque. Por isso PEPS: primeiro a entrar, primeiro a sair. Respeita, portanto, a ordem cronológica conforme a data de fabricação ou chegada no armazém. É comum em negócios que lidam com produtos perecíveis.
3. Giro de estoque
Assim como o PEPS, é um método popular de controle de estoque. Relaciona o estoque médio da empresa com as vendas em um período determinado. Dessa forma, define quantos giros de estoque a empresa faz nesse prazo (um ano, por exemplo).
Facilita a criação de estratégias para a compra de novos insumos e para o impulsionamento nas vendas de produtos que ficam muito tempo em estoque.
4. UEPS
Contrário ao PEPS, segue outro princípio: último a entrar, primeiro a sair. Não é recomendado para produtos perecíveis, já que há risco de perda dos produtos. Leva em conta que o custo das mercadorias vendidas é calculado pelo valor dos produtos mais novos. Pode ser usado para fins gerenciais, mas não para apurar o lucro contábil das empresas.
5. Just in Time
Tem foco na redução de custos e na manutenção de estoques no menor nível e tempo necessários. O objetivo é reduzir custos e áreas de armazenamento. Ou seja, é o estoque usado “no momento exato”. Para evitar faltas, esse método exige acompanhamento rigoroso, parceiros confiáveis, agilidade nas compras e prazos de entrega dos insumos bem enxutos.
6. Ciclo PDCA
Baseia-se em quatro etapas: plan (planejar), do (fazer), check (verificar) e act (agir). Por ordem, define objetivos, metas e metodologia do trabalho; cria um plano de ação baseado no segmento de atuação e perfil da empresa; acompanha e mede os resultados e, por fim, faz a verificação e cria padrões baseados no que deu certo. É usado para identificar e solucionar um problema no abastecimento de materiais, por exemplo.
7. Custo médio
Renova os valores do estoque sempre que ele é reabastecido, utilizando o método de média ponderada móvel (soma dos valores dos produtos antigos com os valores dos novos produtos, divididos pelo total de itens em estoque). Dessa forma, a empresa define o preço médio. É recomendado para empresas cujos valores dos produtos não oscilam muito.
8. Preço específico
Estima o preço individual de um produto, normalmente no caso itens com valor significativo, como um veículo ou máquina, por exemplo. É útil em operações robustas ou que forneçam bens e serviços customizados. Não é indicado para empresas com alto giro de estoque.
Tendências para o futuro do controle de estoque
As transformações digitais remodelaram os negócios. Para crescer, as empresas precisam investir na automatização de processos – e isso inclui o controle de estoque.
Fazer o inventário de estoque de forma manual demanda muito tempo e muita gente. O uso de sistemas integrados é uma das principais tendências para quem deseja controlar o estoque de forma mais eficiente.
Os softwares de gestão não só automatizam as atividades, mas centralizam as informações, reduzem os erros, facilitam o acompanhamento das entradas e saídas, monitoram os níveis de estoque e controlam o uso de insumos.
Entre as principais tendências para controle de estoque estão:
Tecnologia em nuvem – essencial para a gestão de armazéns, troca de dados e atualizações automáticas.
Internet das coisas (IoT) – conecta objetos físicos a sensores, melhorando a conexão e troca de informações sobre itens em estoque.
Análise de dados – digitaliza a cadeia de suprimentos, rastreando números e identificando desperdício e margem de produtos por depósito. Ajuda na previsão de estoque.
Omnichannel – variedade de canais de venda e integração de lojas físicas e e-commerce, com integração de estoques.
Sistema de controle de estoque para empresas de transporte
Não há dúvidas de que um controle de estoque eficiente requer tecnologia e sistemas integrados. No caso das empresas de transporte, o Globus, da Praxio, oferece funcionalidades específicas que auxiliam o gestor na resolução de problemas do dia a dia.
O sistema mantém ativo e funcional o estoque de peças e insumos da oficina. Com o Globus, os gestores controlam os itens necessários à manutenção preventiva e corretiva dos ônibus, monitoram as rotinas de estoque e têm acesso facilitado ao catálogo de itens por meio de um aplicativo integrado ao software.
Quando o controle de estoque é feito com o auxílio de ferramentas especializadas no setor de transportes, as áreas de compra e manutenção atuam conectadas. Esse fluxo de informações faz o controle e inventário de estoque e reduz os custos, já que as compras são feitas de forma mais estratégica.
A empresa que mantém os estoques da oficina atualizados e faz as manutenções em dia tem menos quebras de ônibus durante as viagens. Assim, a frota performa melhor e a operação ganham em qualidade e segurança.
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