Você sabe dizer com rigor quantas peças e componentes existem no estoque para a área de manutenção? Sabe qual o valor estocado lá em insumos para oficina? Reconhece os itens em excesso ou a falta de materiais? Tudo isso pode ser controlado se as empresas de transporte fizeram corretamente o inventário na gestão de estoque.

Esse recurso é fundamental para a gestão de estoque e para os resultados do negócio. É o inventário que garante a visibilidade dos investimentos feitos em material para a manutenção da frota, identifica quais e quantos itens estão disponíveis e ajuda a organizar o fluxo de compras para reposição.

Ou seja, a importância do inventário na gestão do estoque das empresas de transporte vai muito além de conferir quantidades. A estratégia facilita o controle e a organização dos bens adquiridos para a manutenção e a gestão dos custos.

Não há dúvidas sobre a importância do inventário na gestão de estoque. Para ajudá-lo no desenvolvimento deste tipo de controle, preparamos um artigo completo sobre os modelos de inventário, o passo a passo para mantê-lo atualizado e como aproveitar a tecnologia disponível para acompanhar a entrada e saída de produtos do estoque da manutenção.

O que é inventário de estoque?

O inventário de estoque é uma ferramenta que auxilia a gestão das empresas de transporte rodoviário de passageiros na contagem, controle e conferência de todas as peças, insumos, componentes, fluidos e equipamentos necessários para a manutenção da frota.

É uma listagem completa de todos os produtos estocados, com suas quantidades, identificações, classificações, datas de compra e valor dos itens adquiridos e armazenados.

No estoque pode estar imobilizado um importante percentual dos ativos da empresa. Seu custo envolve o valor dos materiais comprados – e à espera do uso para manutenção da frota – e a necessidade de investimentos na aquisição de novos produtos.

Por meio desse balanço, a empresa consegue analisar também o fluxo de uso das mercadorias, estimar as projeções de novas compras, identificar itens subutilizados, em excesso ou em falta. Ou seja, é o inventário de estoque que dá a visão geral de tudo o que está armazenado e qual o valor investido e/ou parado.

Quais são os tipos de inventário existentes?

Existem diferentes formas de fazer o inventário de estoque. Tudo vai depender do volume de itens armazenado, do valor investido, do porte da empresa e do tamanho da frota – no caso do estoque para manutenção. Também é possível utilizar mais de um tipo de inventário, tornando-os complementares.

Seja como for, o inventário de estoque é essencial para a gestão nas empresas de transporte. Conheça os principais tipos e adapte o melhor modelo ao seu negócio:

Inventário Geral

É aquele que faz a contagem e identificação de todos os itens da empresa e serve para avaliar o patrimônio geral. Inclui insumos, mercadorias, maquinário, veículos, móveis e até prédios. Pode ser feito de forma centralizada, mas separada por categorias: administrativo, almoxarifado, manutenção, comercial, logística etc. É também uma forma de fazer o inventário patrimonial.

Inventário Dinâmico ou Parcial

Faz o controle de uma área específica da empresa, como o serviço de manutenção da frota, por exemplo. Garante a contagem e a gestão do estoque exclusivas de um determinado conjunto de produtos.

Inventário Anual

Feito ao final do chamado ano fiscal, serve para contabilizar todos os bens da empresa. É o chamado “inventário de fim de ano”.

Inventário Rotativo ou Periódico

São contagens feitas periodicamente, em intervalos definidos pela gestão de estoque. Pode ser semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral, conforme a demanda e o tamanho da área ou da empresa. Neste caso, a baixa de produtos não é imediata. O item utilizado ou comprado só é ajustado no sistema quando o inventário ocorre. Por isso, é usado por empresas que não fazem grandes movimentações no estoque ou reposições frequentes.

Inventário Cíclico

Atende as demandas contábeis e financeiras, por isso, seu ajuste é feito periodicamente para subsidiar a base de dados da área e a tomada de decisões sobre investimentos. Ajuda na manutenção do estoque mínimo e garante que todos os materiais estejam disponíveis quando necessário.

Inventário Perpétuo ou Permanente

Diz respeito às baixas imediatas de um material ou peça assim que ela é utilizada. É uma forma de fazer a atualização em tempo real porque mantém as informações de entrada e saída do estoque atualizadas e facilita a conferência entre o sistema e o estoque físico.

Normalmente, é feito com auxílio de softwares integrados de gestão, que fazem esse controle de estoque de maneira automática e instantânea.

Por que o inventário é tão importante para a gestão de estoque?

A gestão de estoque nas empresas de transporte deve ser bem embasada para garantir o fluxo das operações. Assim como o plano de manutenção da frota, o inventário de estoque da área garante que todo o material esteja disponível quando necessário.

De modo geral, o inventário responde importantes questões da gestão, como os itens disponíveis e os que precisam estar em estoque sempre, a periodicidade de compras para o reabastecimento do estoque, os estoques mínimos de segurança, o valor que o estoque da manutenção representa para a empresa e qual o percentual de recursos parado no estoque.

A gestão de estoque dos itens de manutenção é fundamental para reduzir custos. Em média, 25% dos ativos de uma empresa estão no estoque. A maioria disso está em peças, materiais, insumos e ferramentas para a manutenção, reparo e operações – é o chamado estoque MRO (Maintenance, Repair and Operations ou Manutenção, Reparo e Operações).

Vantagens do inventário na gestão de estoque

Manter o inventário atualizado e elaborado de forma precisa traz uma série de benefícios às empresas de transporte rodoviário de passageiros. Além de agilizar as manutenções da frota, evitando que os veículos fiquem parados por muito tempo com comprometimento do fluxo das operações, o inventário também:

• Reduz custos com compras desnecessárias, otimiza os pedidos de reposição e identifica itens parados.
• Evita desperdícios, identifica obsolescências, controla prazos de validade e reduz as perdas por inutilização de peças, fluidos ou componentes.
• Permite o cumprimento dos planos de manutenção da frota, mantendo os itens necessários sempre à disposição.
• Facilita o dimensionamento do espaço físico para o armazenamento das peças, componentes, equipamentos e ferramentas utilizadas pela manutenção.
• Melhora o atendimento às áreas que dependem do estoque.
• Aprimora a organização e a gestão do estoque.
• Auxilia as áreas contábil, fiscal e financeira no controle e fluxo das informações.

Passo a passo para fazer o inventário de estoque

Dependendo do volume de itens e do nível de organização da empresa, fazer o inventário pode ser uma tarefa complexa. Felizmente, existem tecnologias e sistemas que auxiliam na atividade (como os leitores de código de barras, por exemplo, e a integração das informações de estoque com as áreas de compras, almoxarifado e manutenção).

Para manter o inventário atualizado e facilitar as rotinas, confira um passo a passo:

1- Defina o tipo

Escolha o tipo de inventário mais apropriado ao perfil do seu negócio, porte da empresa e estrutura da gestão. Lembre-se que é possível adotar mais de um modelo de inventário simultaneamente.

2- Classifique categorias

Defina e classifique as categorias de produtos no estoque da manutenção – pneus, sensores, lâmpadas, acessórios, fluidos, tipos de peças etc. Faça essa organização antes de começar a contagem. Uma boa dica é separar aqueles itens que são iguais, ou da mesma categoria, em prateleiras ou caixas.

3- Categorize o estoque

Utilize a Curva ABC para a categorização do estoque, de acordo com a importância dos itens. Na gestão de materiais, a Curva ABC (ou Controle Seletivo de Inventário) é uma boa técnica e ajuda a dimensionar o impacto do estoque nos custos.

• A: itens que exigem rigor no controle e registros exatos.
• B: materiais menos controlados.
• C: produtos de controle simples e que podem ter registros básicos.

4- Agrupe os itens

Certifique-se de que o estoque físico esteja organizado, com os itens agrupados conforme a classificação, o tamanho, frequência de uso etc. Esse procedimento vai poupar tempo na hora da contagem. Se algum produto tiver prazo de validade, mantenha-os de forma que sejam utilizados por ordem cronológica.

5- Crie uma rotina

Escolha o dia ideal para fazer a listagem e a contagem. Opte por dias com menor atividade na empresa e, de preferência, não agende veículos da frota para manutenção neste período. O estoque precisa estar parado, sem entradas ou saídas, para garantir o rigor do inventário.

6- Defina códigos de identificação

Defina códigos para cada item do estoque. Isso vai facilitar a identificação tanto na hora da requisição e uso pela manutenção quanto na gestão das compras e controle financeiro.

7- Faça a contagem de peças

Com tudo organizado, classificado, arrumado nos locais certos e sem movimentação de peças, comece a contagem de cada item, um a um. Essa é a parte mais minuciosa do trabalho. Erros na contagem fazem o inventário perder o sentido e é tempo jogado fora.

8- Cheque os dados

Faça a checagem das informações com duas contagens. O ideal, inclusive, é que sejam pessoas diferentes a contar os itens na primeira e na segunda vez. Se na conferência ocorrerem divergências, é necessário fazer a terceira checagem do item e a correção no inventário.

9- Complemente registros

Registre no relatório de inventário de estoque também as possíveis perdas, roubos e devoluções.

10- Repasse as informações

Ao finalizar essa etapa, informe ao setor de compras quais itens estão em excesso ou não devem mais ser comprados porque saíram de uso e quais precisam ser repostos com urgência. Se for possível, separe os produtos obsoletos para definir qual será a finalidade deles.

11- Faça atualizações

Crie rotinas e sistematize a atualização do inventário. Não adianta ter um inventário se ele não der informações exatas sobre o estoque. Se o modelo for periódico, estabeleça a frequência e agende as atualizações. Se for permanente, sempre que o item entrar ou sair do estoque, deve ser registrado no inventário.

Como vimos, é possível fazer o inventário do estoque e aprimorar a gestão com metodologia, organização e uso de soluções para agilizar a tarefa.

Como automatizar o inventário de estoque na empresa de transporte?

Fazer o inventário manualmente é uma tarefa difícil. Mesmo as pequenas empresas podem ter dificuldade para acompanhar o estoque e regular as compras da área de manutenção da frota, por exemplo.

É aí que entra a tecnologia, a melhor aliada para automatizar o inventário de estoque nas empresas de transporte. Os softwares de gestão empresarial (ERP) podem ser integrados a ferramentas que agilizam o inventário e garantem a confiabilidade dos dados.

Aliados a aplicativos para leitura de códigos de barras, o ERP é uma ferramenta importante na administração do estoque e geração de relatórios sobre as entregas e saídas, tornando o inventário menos desafiador e agilizando o processo de controle e gestão, integrando esse setor com as demais áreas envolvidas, como compras e manutenção. Isso significa maior agilidade, menos erros e melhor planejamento das atividades.

Leve sua gestão de estoque a outro patamar

A utilização de soluções inteligentes e automatizadas reduzem os erros e agilizam a contagem do estoque e a atualização do inventário. A Praxio tem um ERP sob medida para essa demanda, que entre outras funções controla a frota e os planos de manutenção, gestão de oficinas e organização do estoque.

O ERP Praxio possibilita ainda a integração com o Praxio Invent, um aplicativo que faz o acompanhamento das rotinas do inventário de estoque na palma da mão. Os materiais e produtos parametrizados com etiquetas de código de barras são lidos e verificados, aprimorando e agilizando as rotinas.

Com essa solução é possível identificar itens com ou sem movimentação, por localização ou por código. O aplicativo Praxio Invent está disponível sem custo para os pacotes Globus.

Quer saber mais sobre essa tecnologia e facilitar a elaboração do inventário de estoque? Conheça o Globus e automatize o seu negócio!