Na dinâmica complexa do setor de transporte, a eficiência operacional é a chave para o sucesso e a sustentabilidade das empresas. No entanto, um desafio persistente, e que muitas organizações ignoram, é o retrabalho na gestão de transporte – um fenômeno que pode minar os esforços da empresa a longo prazo.
Desde a necessidade de ajustar rotas até a emissão manual de documentos fiscais, o retrabalho pode surgir de diversas fontes, resultando em atrasos, custos adicionais e desgaste da equipe.
Entenda o que é caracterizado como retrabalho e seus impactos na organização. Saiba como identificar oportunidades de otimização e promover uma gestão eficiente, livre de retrabalho!
O que é retrabalho?
Caracteriza-se retrabalho quando é necessário reajustar um projeto ou entrega que não correspondeu ao nível de qualidade esperado. Isso pode acontecer pela identificação de erros ou pela discrepância de expectativas, seja entre o cliente e a empresa ou entre os líderes da própria empresa e os colaboradores.
O retrabalho pode ser simples, mas há também os casos mais complexos. Tudo depende dos ajustes que se fazem necessários. Pode ser uma simples revisão, nos quais modificam-se pequenos elementos para atender a expectativa inicial. Ou, nas situações mais sérias, pode demandar o recomeço do zero de uma determinada tarefa ou projeto.
Quais as principais causas do retrabalho?
Nem sempre o retrabalho é gerado apenas por erro humano. Infraestrutura inadequada, falhas nos equipamentos, mudanças não comunicadas ou comunicação ineficiente entre os funcionários são alguns dos principais fatores que contribuem para o retrabalho nas empresas.
Há também os casos de retrabalho quando o trabalho em si não possui processos bem definidos. Nesses casos, a própria rotina de trabalho já prevê algum nível de retrabalho. Isso ocorre especialmente em operações muito manuais, em que os dados são anotados em cadernos ou planilhas manuais.
Uma vez que outros setores também precisam fazer uso desses dados, muitas vezes é necessário reanotá-los para inserção em sistemas ou para emissão de documentos fiscais. Esse processo de repasse individual representa, por si só, uma forma de retrabalho.
Nesses casos, a falta de integração entre dados é a causa do retrabalho.
Impactos negativos do retrabalho na gestão de transporte
O retrabalho é um problema sorrateiro, muitas vezes subestimado, que pode não parecer uma ameaça imediata para a organização. Algumas lideranças podem até pensar que é mais fácil conviver com esses problemas do que corrigi-los.
No entanto, a longo prazo, o retrabalho carrega consigo desafios que têm o potencial de minar a estrutura da empresa. Como por exemplo:
1. Aumento de custos
O retrabalho em uma entrega implica em realocar recursos e redistribuir tarefas entre os membros da equipe. Isso resulta em um efeito cascata, onde as atividades subsequentes são adiadas até a conclusão do retrabalho.
Essa dinâmica acarreta em custos adicionais, seja de forma indireta, através do tempo gasto pelos colaboradores na mesma tarefa, ou diretamente, na forma de pagamento por horas extras para a correção de erros.
2. Redução da produtividade
Registros manuais em papel e a subsequente transcrição para planilhas de Excel tornam a operação suscetível a erros e, portanto, ao retrabalho. Dessa forma, tanto a produtividade quanto a segurança são colocadas em risco.
Além disso, a falta de integração entre processos gera a necessidade de transcrição manual de dados de arrecadação no caso do transporte urbano, causando lentidão no repasse de dados à contabilidade e ao financeiro após a conclusão de cada viagem de ônibus.Parte superior do formulário
3. Desmotivação do time
Um desafio significativo do retrabalho é a possível desmotivação entre os motoristas, causada por processos de escalas pouco padronizados.
Essa falta de uniformidade pode resultar em confusões, atrasos operacionais e dificuldades na organização diária dos motoristas, impactando a eficiência operacional. No curto prazo, isso leva a sinais de insatisfação entre os colaboradores, comprometendo seu bem-estar no trabalho.
Além disso, o retrabalho cria uma sensação de impotência e ineficiência profissional em todos os setores, levando os colaboradores a duvidarem de suas próprias habilidades. Essa autopercepção negativa pode aumentar os níveis de estresse e contribuir para uma alta rotatividade de pessoal.
4. Ineficiência no controle de frota
A ineficiência no controle da frota abrange diversos aspectos, como gestão de veículos, motoristas, manutenção e rotas em tempo real. Quando esses processos são realizados manualmente, há uma tendência ao retrabalho.
Por exemplo, na manutenção, os dados das Ordens de Serviço são inicialmente registrados em planilhas e, posteriormente, precisam ser transferidos para os setores de estoque e compras, resultando em duplicação de esforços e potenciais erros.
Além do retrabalho, essa abordagem manual pode acarretar em perdas financeiras devido à dificuldade de manter o controle preciso dos dados.
Da mesma forma, afeta o controle de receitas, despesas, fluxo de caixa e a geração de relatórios. O retrabalho não apenas implica em custos adicionais de recursos, como peças, mas também consome tempo dos colaboradores.
5. Atraso no crescimento da empresa
O retrabalho não apenas prejudica a eficiência operacional, mas também representa um obstáculo significativo para o crescimento sustentável da empresa.
Ao dedicar recursos constantemente à correção de processos ineficientes, a empresa é incapaz de se concentrar em iniciativas mais estratégicas e inovadoras, limitando seu potencial de expansão.
Do mesmo modo, a lentidão gerada pelo retrabalho também dificulta a análise em tempo real da operação, tornando os dados pouco confiáveis. Isso, por sua vez, afeta a tomada de decisões, a geração de relatórios e o planejamento estratégico.
Esse impacto é particularmente relevante na gestão de frota, onde rotinas como a gestão de escalas, veículos, emissão de notas de compra, ordens de serviço e pagamento de funcionários, incluindo motoristas, são essenciais.
Quando essas rotinas são afetadas por erros e retrabalhos, tornam-se mais lentas, onerosas e menos confiáveis, comprometendo o funcionamento eficaz da empresa e minando suas perspectivas de crescimento.
6. Problemas na prestação de contas e emissão de documentos
O retrabalho pode se tornar uma questão crítica na emissão de documentos essenciais para a operação de fretamento, como o CTe OS.
Quando a operação não está devidamente centralizada, a atualização e emissão desses documentos entre os diversos setores envolvidos – operacional, financeiro, contábil e fiscal – podem resultar em retrabalho devido a erros ou falhas na emissão.
Já no contexto do transporte público urbano, o retrabalho representa um sério desafio na prestação de contas aos órgãos gestores. Além de comprometer a eficiência na gestão de dados e padrões de qualidade, também pode acarretar problemas relacionados à governança e transparência de informações.
Outro exemplo de retrabalho na prestação de contas é a necessidade de entrega manual de informações ao eSocial ou em declarações fiscais, como a DIRF. A entrega manual está sujeita a erros, exigindo correções e refações para estar em conformidade.
A falta de correção desses problemas pode resultar em multas para a empresa. O mesmo se aplica quando não há consulta automática aos órgãos fiscais.
O retrabalho também pode ocorrer no lançamento de notas fiscais, devido à falta de integração com sistemas de estoque e pedidos de compra, gerando assim perdas em dinheiro.
Da mesma forma, dificuldades com processos de pagamento eletrônico, conciliação bancária e pagamento de impostos podem resultar em retrabalho adicional e outras complicações financeiras para a empresa.
Multas e quebras contratuais
O retrabalho também pode acarretar problemas nos contratos de fretamento estabelecidos entre a empresa de ônibus e seus clientes.
É essencial que a empresa estabeleça contratos detalhados e transparentes para garantir a satisfação de ambas as partes. No entanto, a ocorrência de retrabalho pode resultar em atrasos na operação, levando a quebras contratuais na prestação do serviço de fretamento contínuo.
Mesmo no caso de fretamento eventual, onde os contratos podem ser menos complexos, a insatisfação dos clientes com a qualidade do serviço devido ao retrabalho pode prejudicar a reputação da empresa no mercado. Isso pode impactar sua competitividade e sua capacidade de atrair novos clientes.
Além disso, as tarefas administrativas associadas ao controle de reservas, rotas, documentação e finanças são repetitivas e demoradas. Essas atividades consomem tempo e recursos significativos, resultando em controles pouco eficientes ao longo de todo o processo de prestação de serviço.
Como acabar com o retrabalho na empresa?
Para evitar problemas associados com retrabalho na gestão de transporte, separamos 4 dicas para implementar na empresa e otimizar seus resultados:
Mapeie processos
O primeiro passo para eliminar o retrabalho é entender exatamente onde e por que ele ocorre. Isso envolve mapear minuciosamente todos os processos envolvidos na gestão de transporte, desde o planejamento das rotas até a emissão de documentos fiscais.
Identifique os pontos de falha e as áreas que mais frequentemente demandam retrabalho. Esse mapeamento ajudará a visualizar melhor os gargalos e facilitará a implementação de soluções.
Automatize rotinas
Uma vez que os processos estejam mapeados, é hora de buscar soluções de automação. A tecnologia é determinante para a redução do retrabalho. Afinal, ela elimina tarefas manuais suscetíveis a erros.
Investir em um sistema de gestão integrada, soluções de roteirização e ferramentas de monitoramento em tempo real pode simplificar e agilizar muitas das operações relacionadas ao transporte. Isso não apenas reduzirá o retrabalho, mas também aumentará a eficiência e a precisão das operações.
Capacite o time
O retrabalho muitas vezes está relacionado à falta de conhecimento em algum processo específico, que pode causar lentidão à operação ou torna-la menos produtiva. Portanto, é importante investir em capacitação e treinamento contínuo para o time.
Certifique-se de que todos os funcionários estejam familiarizados com os processos e tecnologias utilizadas na gestão de transporte, uma vez que a utilização de um software em sua capacidade máxima só é possível quando o time sabe operar a solução.
Além disso, incentive a busca por melhores práticas e promova uma cultura de melhoria contínua.
Melhore a comunicação interna
Uma comunicação eficaz é essencial para evitar mal-entendidos e discrepâncias que possam levar ao retrabalho. Estabeleça canais de comunicação claros e abertos entre os diferentes departamentos envolvidos na gestão de transporte.
Uma alternativa nesse sentido são os aplicativos, já que muitas vezes a comunicação com motoristas precisa ser realizada à distância.
Por fim, promova reuniões regulares para alinhar expectativas, discutir problemas e compartilhar informações relevantes.
Como o sistema Globus ajuda a eliminar o retrabalho na gestão de transporte?
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