A gestão da empresa de transporte está em dia? Com a tímida, porém crescente retomada da operação após a pandemia, é preciso manter o controle das atividades com qualidade e eficiência ainda maiores. Portanto, é imprescindível o controle assertivo da escala de motoristas, veículos e da rotina como um todo, a fim de que o fluxo de caixa esteja equilibrado.

Mas como se preparar? Em primeiro lugar, é preciso ter em mente uma palavra essencial: planejamento. Isso porque uma estratégia eficiente é sinônimo de qualidade na prestação de qualquer serviço – o que não se mostra diferente no setor rodoviário.

É por isso que parametrizar esses processos impacta tão fortemente a rotina da empresa de transporte. Isto é, ao automatizar algumas etapas da operação, o controle é facilitado, além de minimizar erros que culminam em atrasos, ônibus parados, falta de motorista e até multas em casos extremos.

E ainda: podem prejudicar a retenção de clientes, uma vez que a operação que não é bem-feita afasta passageiros, que passam a optar pela concorrência (que não é pouca neste setor!).

Nesse sentido, com tecnologia para transporte rodoviário, é possível melhorar a gestão de venda de passagens, arrecadação, bilhetagem, bem como alinhar escalas e plantões.

Mas uma das principais vantagens é a utilização do BI, que permite extrair métricas e avaliar indicadores de gestão em tempo real. Dessa maneira, com o ERP, você pode otimizar todas as rotinas da operação em si enquanto ela está acontecendo, e até fazer análise de resultados por período.

O ERP permite toda essa gestão de dados de forma integrada, o que representa mais agilidade e menos custos.

Neste blog post, vamos explicar pontualmente como um software especialista na operação de transporte rodoviário pode ajudar no cuidado frota e de rotinas de transporte rodoviário, do início ao fim.

Venda de passagens

Começando por um dos pontos mais importantes, que é a forma como o usuário pode adquirir o bilhete de passagem para fazer a viagem. No setor rodoviário e turismo, por exemplo, existem algumas preocupações quanto aos bilhetes emitidos. Isto é, primeiramente, eles precisam estar de acordo com as normas do BPe – o Bilhete de Passagem Eletrônico.

Nesse sentido, automatizar a emissão de bilhetes de passagem tem como vantagem a integração automática om o SEFAZ. Isso significa que todo bilhete emitido já possui dados de BPe. Do mesmo modo, mesmo quando o sistema do próprio SEFAZ cai temporariamente, não é preciso reconectar seu próprio sistema de emissão de bilhetes ao SEFAZ manualmente. Em um sistema de gestão de venda especialista no setor, essa reconexão também é automática.

Além disso, um sistema de gestão de venda específico para transporte rodoviário tem como vantagem a inteligência no ecossistema de transporte. Isso significa que a gestão abrange diversos canais de venda, não se limitando apenas às tradicionais agências e guichês em rodoviárias. É possível controlar dados da venda embarcada, por exemplo, bem como de aplicativo próprio, guichês em máquinas portáteis (guichê POS), etc.

Todas essas informações podem ser conectadas aos setores contábil, financeiro e fiscal. E essa integração agiliza diversos processos e mantém as informações de vendas de forma bastante seguras.

Escala de motoristas

Tanto no setor urbano, como fretamento e turismo, a escala bem elaborada é imprescindível. Primeiramente, porque é preciso ter em mente o local em que o motorista estará quando finalizar seu turno de trabalho. Ou seja, ele deve estar na cidade em que reside.

Além disso, mas não menos importante, é preciso que o RH monitore o tempo de trabalho desses profissionais, para que sigam a Lei do Motorista, bem como acompanhe ausências e períodos de férias. O quadro de escala e a programação horária, portanto, devem levar em conta inúmeros fatores.

Quando elaborada no sistema, a escala de motoristas condiz com a escala de veículos prontos para a operação, e deixa toda a rotina precisa. O horário de trabalho pode ser monitorado via aplicativo para celular, e mesmo o quadro de escala não precisa ser consultado presencialmente. O motorista já tem toda a informação na palma das mãos em um terminal de consulta online.

No transporte urbano, isso é ainda mais necessário, uma vez que a quantidade de partidas é maior e, com as regras de distanciamento social, é possível evitar que os profissionais se aglomerem para consultar sua rotina diária.

Como as informações estão no sistema de forma inviolável, a equipe de RH pode gerenciar o tempo de trabalho de forma remota. Em tempos em que o home office tem aderência cada vez maior pelas empresas, trata-se de um grande ganho de tempo e recursos.

Escala de veículos

Do mesmo modo, a escala de veículos também pode ser planejada de forma automática. Ou seja, ela permite a visualização de status de todos os veículos da frota – se estão aptos a rodar, em manutenção ou já em operação – o que facilita o controle, permite o acompanhamento da performance de cada ônibus e deixa em evidência problemas que precisam ser resolvidos.

É o caso de veículos que ficam parados por muito tempo em manutenção. É possível saber o que aconteceu com determinado veículo, qual peça está aguardando e ter uma previsão de liberação.

Gestão de arrecadação

Quanto ao controle de arrecadação (ou bilhetagem), o sistema também pode ajudar. Afinal, elas são integradas com todos os departamentos envolvidos, e as informações são repassadas em tempo real. Isso agiliza o fechamento do caixa e permite uma visualização real do que acontece diariamente na operação, bem como auxilia na prestação de contas com o órgão gestor.

Além disso, o sistema também gera dados estatísticos, a saber:

• IPK
• IRK
• IPV
• IPC
• IRC
• IVC
• Etc.

Assim, é mais fácil para o gestor tomar medidas estratégicas e ter pleno controle sobre o negócio.

Informações gerenciais de frota e rotinas de transporte rodoviário

Em resumo, tudo o que abordamos tem impacto direto no faturamento da empresa. Afinal, uma vez que é possível extrair dados precisos da operação, é possível se organizar melhor tendo como objetivo aumentar a eficiência sem que, para isso os custos também aumentem.

Um exemplo comum é o cálculo de consumo de combustível. Quando há uma gestão automatizada deste insumo, é possível extrair o número exato de Custo por KM, dados de cada pneu utilizado, performance de veículos e dos próprios motoristas, atualização sobre rotas e linhas, entre outros.

Assim, é possível ao gestor de todo o controle de:

• Frota
• Combustível
• Manutenção
• Oficina
• Aferição de Pneus
• Estoque
• Inventário
• Compras
• Componentes
• Etc.

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