A performance da frota é alvo de otimização constante dentro da empresa de transportes. Afinal, é meio do acompanhamento contínuo que é possível estabelecer parâmetros e tomar decisões assertivamente, de olho naquelas mudanças de mercado para que alcance seu máximo potencial de atuação.
Com esse objetivo em vista, o uso de indicadores de performance se tornou cada vez mais comum na gestão inteligente da frota. Os KPIs (Key Performance Indicator), são os responsáveis por dar uma visão macro da operação e situação da frota.
A tecnologia aparece como ferramenta de monitoramento e otimização de resultados. Como se sabe, o setor de transportes exige uma boa dose de inovação a cada novo desafio de mercado que surge. Nesse sentido, o gestor precisa estar atento a como utilizar ferramentas de tecnologia.
Mas, afinal, como melhorar a gestão de frota para que os veículos tenham uma melhor performance? Continue a leitura e descubra!
Estratégias para melhorar a performance da frota
De acordo com dados recentes do IBGE, atualmente a frota de veículos em solo brasileiro é de 107.948.371, sendo 2.879.080 de caminhões e 660.394 de ônibus. Esse número expressivo revela a importância dos transportes em território nacional.
Considerando que apenas 13,7% da malha rodoviária é devidamente pavimentada, segundo o Ministério da Infra Estrutura (Minfra), investir na performance da frota é importante não só pela empresa, mas também pela segurança de colaboradores e de trânsito em geral.
Por isso, criar estratégias e investir tempo e recursos visando melhorar os processos para pessoas e veículos é vital para garantir a competitividade da empresa.
Por meio de indicadores de performance, o gestor de frota tem a oportunidade para analisar resultados com clareza, garantindo a eficiência estratégica no negócio.
Com os assustadores 86,3% de vias não pavimentadas pelo Brasil, revelados pelo Minfra, investir na performance da frota é a melhor saída para o otimizar custos e prover segurança à operação. Assim, é possível adotar as seguintes estratégias quando o assunto é como melhorar a gestão de frota:
1. Faça um bom planejamento
Planejar é importante, pois é um meio para a empresa alcançar seus objetivos. Por meio dele, o gestor pode enfrentar mudanças com mais tranquilidade. Afinal, não adianta estabelecer indicadores com base em “achismos”. É preciso analisar dados internos e externos, estabelecer metas compatíveis com o tamanho da empresa, bem como identificar pontos de melhoria.
Esse é um trabalho que também deve ser contínuo, pois mudanças bruscas podem acontecer a qualquer momento. Assim, também é interessante criar um histórico com os dados de performance da frota. Ele ajudará na avaliação do “todo”, o que é imprescindível para ajustar estratégias na etapa do planejamento.
As ações darão mais resultados se os dados puderem ser mensurados e comparados com os anteriores. Dessa forma, o gestor pode controlar as situações e evitar imprevistos que surgem no decorrer das atividades.
2. Busque os problemas
Parece irônico, mas não é. Quem deseja eliminar gargalos precisa, primeiro, identificá-los. Assim que é possível controlar cada etapa da operação. Muitas vezes, setores que apresentam bons resultados são deixados de lado, mas eles também precisam passar por essa análise.
Controlar os processos cria parâmetros que servirão para detectar qualquer possível problema. Uma dica para esta etapa é pensar nos problemas “invisíveis”, isto é, complicações indiretas à operação.
A integração é um bom exemplo. Se há alguma falha na comunicação entre departamentos, a empresa pode perder em agilidade e produtividade. Apesar disso, nem sempre é uma questão a ser revista, pois os gestores estão ocupados nas otimizações de suas próprias áreas.
3. Fique de olho nos custos imprevisíveis
Cada viagem pode gerar gastos diferentes, e isso pode variar de acordo com fatores que, muitas vezes, fogem do controle do gestor, como o trânsito, por exemplo. Muitas despesas variáveis devem ser consideradas – além das fixas.
Portanto, é importante ter à mão os gastos com alimentação, manutenção do veículo, hospedagem do motorista (no caso de trajetos longos), e a quilometragem rodada, entre outros. Tudo isso deve ser analisado com bastante atenção, e não como uma mera informalidade ao longo da rotina operacional.
Ao mesmo tempo, ao pensar em cortar custos, o gestor precisa ter cuidado e avaliar se a contenção de gastos não provocará outras perdas importantes.
4. Aposte na manutenção preventiva
A performance da frota está diretamente ligada à rotina de manutenção da empresa. Alguns gestores consideram que as manutenções preventivas são custos extras e desnecessários.
Contudo, qualquer problema que possa ocorrer nos veículos, futuramente, é verificado quando a empresa adota uma postura preventiva.
A manutenção preventiva evita que a frota fique fora de circulação ao ter que ser consertada, e que haja gastos não planejados com trocas de peças ou, até mesmo, do veículo por completo. Isso encarece até a compra de peças, que nesse contexto são feitas às pressas.
Com a integração entre manutenção, estoque e compras, os gestores se certificam de que as peças sempre haverá peças e fornecedores com quem contar, e as condições para negociação serão muito melhores se feitas com antecedência.
Cortar o investimento em manutenção preventiva é uma prática que alguns gestores fazem visando reduzir custos. Contudo, isso pode colocar os motoristas em risco, já que estarão sujeitos a acidentes devido à negligência com os veículos, por exemplo.
Quando um veículo está em perfeitas condições de funcionamento, a empresa consegue cumprir seus prazos. Ou seja, evitar que os ônibus ou caminhões fiquem parados em manutenção é a forma mais inteligente de utilizar os recursos.
5. Escolha o óleo lubrificante certo
Usar o óleo lubrificante correto evita que gastos com manutenções corretivas sejam necessários e, então, melhora a performance da frota.
Sendo assim, verifique se o óleo lubrificante tem os seguintes benefícios:
- Facilita a limpeza interna;
- Aumenta a durabilidade do motor;
- Proporciona economia de combustível.
6. Otimize suas rotas
Percorrer quilometragens sem necessidade eleva os gastos com manutenção e o consumo de combustível o que, a médio e longo prazo, interfere na performance da frota.
Nesse sentido, empresa pode enfrentar problemas, como troca de pneus e troca de óleo com mais frequência, fato que torna-se oneroso para a empresa. Há softwares específicos para esse cálculo, seja para empresas de fretamento e turismo, ou mesmo transporte de cargas e logística.
7. Automatize para monitorar e cumprir prazos
Automatizar etapas ajuda não apenas na execução de tarefas, que passam a ser feitas por meio de um sistema inteligente, mas também fornecem ao gestor dados concretos para acompanhamento em tempo real.
Desvios ou atrasos pode acontecer em situações como acidentes ou condições ruins da estrada. Contar com a tecnologia como coadjuvante para melhorar a performance e pontualidade da frota favorece uma boa imagem para a empresa: pontual e confiável.
8. Invista em treinamento
Garantir a performance da frota exige que os colaboradores estejam alinhados. Por isso, o treinamento é essencial para que os motoristas conduzam os veículos com qualidade.
A performance da frota depende da forma como a empresa é gerenciada e como os colaboradores são treinados. Com uma equipe alinhada, a empresa consegue otimizar as entregas e obter melhores resultados. Aqui, padronização é palavra de ordem!
9. Faça verificações antes da partida
Antes de sair com o veículo, uma checagem deve ser realizada – seja nos produtos, nas notas fiscais, encomendas pelo bagageiro do Ônibus, entre outros pontos como combustível. Esses dados devem ser conferidos para que as viagens não sejam perdidas. O custo de retornar ao ponto de partida, ou mesmo problemas com alteração de prazos de entrega, certamente trarão dores de cabeça.
10. Monitore a rota e use cartões de pedágio
Manter as rotas válidas é importante para controlar os caminhos que os condutores realizam e o fluxo de informações.
Dessa forma, é ainda mais fácil para que os clientes fiquem a par sobre a posição dos seus pedidos. O condutor também pode receber instruções atualizadas, o que proporciona a melhor performance da frota.
Outro recurso tecnológico interessante é utilizar cartões automáticos para pedágio, o que otimiza o tempo de deslocamento e aumenta a performance da frota. Alguns serviços desse tipo proporcionam descontos, o que ajuda a reduzir custos e organizar melhor os gastos.
Assim, sempre verifique se existem empresas que realizam esse tipo de serviço na rota que o veículo percorrerá para entregar os pedidos dos seus clientes e implemente em sua frota.
11. Gerencie a disponibilidade de cada veículo
A transportadora precisa saber quais veículos estão disponíveis para atender melhor seus clientes. A quantidade certa de veículos deve ser direcionada conforme a demanda.
Se os caminhões estão disponíveis, as entregas não são comprometidas e o nível do serviço prestado é mantido. Desse modo, o fluxo de atividades é mantido e a performance da frota é aperfeiçoada.
Ao tornar a frota mais acessível, a empresa consegue arcar com suas responsabilidades e os clientes ficam satisfeitos ao receberem seus pedidos dentro (ou até antes) do prazo. O mesmo acontece no serviço de pequenas encomendas, que vajam pelo bagageiro dos ônibus.
Para isso, o monitoramento tem papel importante para controlar melhor o status da frota e otimizar sua performance.
Por que é importante ter métricas de performance da frota?
A performance da frota precisa ser monitorada por meio de dados claros e assertivos. Isso faz com que o gestor tenha uma noção do que acontece dentro da empresa. Posto isso, ele pode trabalhar para otimizar as operações da empresa até que consiga otimizar os processos como um todo.
Além disso, as métricas proporcionam uma possibilidade de comunicação mais clara entre o gestor e os funcionários. Também atua como um norte para unificar a equipe rumo a um objetivo em comum que se mostra muito claro para todos por meio de números.
Nesse sentido, as métricas indicadoras de performance possibilitam projeções para o futuro da empresa. Afinal, são responsáveis por apontar desvios, falhas e potenciais setores passíveis de mudanças e aperfeiçoamento.
Portanto, ao contrário do que possa pensar a maneira antiga de pensar a gestão, manter os processos funcionando não é mais o suficiente para manter o bom funcionamento da empresa; é preciso buscar a excelência que leva não apenas à sobrevivência no mercado, mas também ao crescimento.
Melhores métricas para a gestão da frota
Trabalhar com indicadores de desempenho influencia nos processos de melhoria na performance da frota. Por isso, a melhor maneira de atuar com indicadores de desempenho dentro da empresa de transportes é focar nos dados mais relevantes para a empresa, condizentes com o momento que ela vive.
Escolher as métricas mais relevantes evita que o gestor perca tempo com dados desnecessários que podem comprometer as novas abordagens e mudanças. Isto é, um bom indicador para se ater inicialmente é o que se refere aos custos.
A tomada de decisão deve se basear em informações precisas e relevantes. Por isso, antes de começar a trabalhar com indicadores, verifique se eles são imprescindíveis.
Selecionamos algumas métricas comuns, mas importantes para aplicar na análise de desempenho da frota. A saber:
Ciclo de vida do veículo e depreciação
Com o indicador de ciclo de vida, você consegue saber qual o tempo médio que o veículo se mantém eficiente. Então, ao combinar com outras métricas, você saberá qual o momento certo para substituir o veículo sem acarretar em prejuízos.
Nesse sentido, um dos maiores custos absorvidos pela frota é a depreciação, que tem a função de mostrar a hora certa de vender um ônibus ou caminhão para comprar outro, por exemplo. No momento em que o veículo sai da concessionária se dá início ao processo de depreciação.
Você pode fazer essa análise comparando os gastos com manutenção durante todo o tempo que a empresa utilizou o veículo.
Custo por veículo
O cálculo dessa métrica exige muitas variáveis, como prevenção de acidentes, pedágios, consumo de combustível ou custos com manutenção, entre outros.
Só o custo com manutenção, por exemplo, pode revelar as médias de Média de número de manutenções por veículo, número de manutenções por motorista, gastos em manutenção por veículo e gastos em manutenção por motorista. Dessa forma, é possível identificar diferentes situações que precisam ser ajustadas.
Outros indicadores importantes são os gastos com combustível, seja a média de quilometragem por litro, consumo médio de diesel por veículo, consumo médio de diesel por motorista e preço médio do litro de diesel.
Por isso, motoristas que apresentam maior consumo de combustível por km que a média devem receber treinamentos para melhoria de condução. Lembra que abordamos a necessidade de treinamentos para a equipe? É assim que os indicadores funcionam na prática!
Quanto menor o custo com cada veículo, mais eficiência e lucros proporcionará à empresa.
Incidência de multas e sinistralidade
Multas são comuns em empresas de transporte rodoviário e fazem parte do negócio. Apesar disso, balancear o orçamento é essencial para entender com que frequência ocorrem e qual o montante.
Com a análise de variáveis como valor médio por multa, média de multas por motoristas e média de valor de multas por motorista é possível reduzir essas despesas.
O mesmo acontece com ocorrência de batidas, acidentes e roubos, além de outras que causem danos ao veículo. Ao identificar a média de acidentes por ano, motorista, modelo do veículo, local e horário, é possível visualizar quais são as principais causas desse tipo de custo e tomar precauções para reduzi-lo.
Satisfação do cliente
O principal objetivo de qualquer empresa, independentemente do setor ou tamanho do negócio, é a satisfação do cliente. E com empresas de transporte rodoviário, isso não é diferente, pois é o melhor indicador para promover sua marca.
Ao ter uma experiência memorável, ele compartilhará com outros embarcadores que poderão se tornar novos clientes.
Esse indicador está diretamente ligado ao cumprimento do prazo de entrega dos pedidos, avarias ou extravios que são resolvidos com rapidez e facilidade de rastrear os produtos, entre outras ações positivas.
Como melhorar a gestão de frota e obter uma melhor performance?
A performance da frota é ampliada com um trabalho de equipe bem realizado e coordenado. Por meio do planejamento, o time pode reduzir custos e realizar entregas rapidamente, além de otimizar as rotas, padronizar os procedimentos e elevar seus ganhos.
Para melhorar a performance da frota, os indicadores de desempenho são uma maneira eficiente de proporcionar clareza quanto às capacidades da empresa. Com esse panorama em mãos, portanto, é possível ser mais assertivo na gestão da frota.
Do mesmo modo, os indicadores ajudam a deixar claras as metas da empresa para a organização e para a equipe. Além do que, revela e reafirma o compromisso com o crescimento da empresa por parte do gestor.
Em outras palavras, o uso inteligente e assertivo de ferramentas tecnológicas para esses fins reitera a credibilidade da empresa com seus clientes. Portanto, é necessário investir em inovações tecnológicas que facilitem a gestão, o dia a dia da empresa e otimizem a performance da frota.
A gestão da empresa de transporte precisa contar com a tecnologia certa e que integrará diferentes setores da empresa. Assim, as medidas de otimização são mais facilmente aplicadas quando você conta com uma solução integrada como o ERP Globus.
Conquistar a performance da frota será possível com o controle das áreas financeira e contábil, RH e pessoas, materiais e oficinas e a operação de transporte em si, de forma específica e totalmente integrada com as demais áreas.
Agora que você sabe como melhorar a gestão de frota e a performance dos veículos, inclua um sistema de gestão para aumentar a produtividade do seu negócio ao acompanhar indicadores de performance de forma correta. Entre em contato com a Praxio!