O transporte rodoviário de passageiros cresceu no Brasil. Em viagens interestaduais, o número de usuários aumentou 33% no primeiro semestre de 2024, segundo a Associação Brasileira das Empresas de Transporte Terrestre de Passageiros (Abrati). No fretamento, a alta ficou em torno de 20%.
É essencial se modernizar Para acompanhar o ritmo. Porém, o problema é que empresas com frotas pequenas nem sempre investem na digitalização por causa da suposta complexidade do sistema, receio com os custos, preocupação com a curva de aprendizado dos colaboradores ou resistência à mudança.
O fato é que existe tecnologia adequada para todos os casos e portes de negócio. Neste artigo, te explicamos como identificar o sistema ideal para a sua empresa de ônibus.
Principais tecnologias para o transporte por ônibus
Seja qual for o porte da empresa, a tecnologia certa existe. Entre as opções mais eficientes e aderentes a qualquer perfil de negócio, estão, por exemplo:
Sistema de Gestão Empresarial (ERP): reúne dados de diferentes áreas da empresa (financeiro, contábil, fiscal, estoque, abastecimento, manutenção da frota, recursos humanos etc.) em uma única plataforma.
Sistema de Gestão de Venda de Passagens: faz a gestão das vendas online e offline, facilita a integração das formas de pagamento (dinheiro, cartões de débito, crédito e Pix) e certifica a conformidade fiscal (através da emissão do BP-e e outras obrigatoriedades). Além disso, gera dados relevantes para a tomada de decisão.
Telemetria: acompanha, em tempo real, a localização dos veículos, velocidade e consumo de combustível e monitora o comportamento dos motoristas. Desse modo, otimiza as rotas para reduzir custos e tempo de viagem.
Emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe OS): automatiza a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico, reduz o risco de erros, faz o armazenamento eletrônicos dos documentos e integra informações com o ERP e outros sistemas.
Roteirizador: calcula as rotas mais eficientes (considerando distância, tempo de viagem, tráfego, restrições etc.). Assim, minimiza custos com combustível e pedágios, contribuindo com a satisfação do cliente final da empresa de fretamento – que contará com as melhores rotas para seus passageiros.
O que é um sistema de gestão?
Um sistema de gestão é um software que organiza, otimiza, automatiza e controla as atividades de uma empresa. Ou seja, essa tecnologia é responsável por integrar informações, pessoas e processos, proporcionando uma visão mais clara e completa de todos os aspectos do negócio.
Existem sistemas de gestão específicos para o transporte por ônibus?
Sim. Algumas ferramentas são desenvolvidas especialmente para empresas de ônibus com o objetivo de aumentar a eficiência e melhorar a qualidade dos serviços, atendendo a todas as obrigatoriedades e especificidades do negócio de transporte rodoviário de passageiros.
Portanto, essas soluções automatizam os processos levando em conta as necessidades únicas das empresas de ônibus, como a gestão de frotas, custos, emissão de documentos, controle das jornadas, definição das escalas de trabalho etc.
Principais características de um sistema para transporte por ônibus
Um sistema de gestão para transporte por ônibus deve oferecer um conjunto de funcionalidades focadas no segmento. A saber:
Controle de manutenção e pneus
Esse módulo mantém o histórico de todas as manutenções realizadas em cada veículo, como data, tipo de serviço, peças trocadas e custos, por exemplo. Também emite lembretes de manutenção preventiva e ajuda no controle de desgaste dos pneus e na programação das trocas.
Gestão de frota
A tecnologia de gestão de frota ajuda em diversos tipos de controle: abastecimento e consumo médio por ônibus, limpeza e higienização dos veículos, registro dos acidentes, IPVA, multas e conferência dos documentos dos motoristas, como CNH, exame toxicológico, etc.
Controle operacional
Um desafio das empresas de ônibus é organizar as viagens, veículos e motoristas, e a automatização permite criar escalas flexíveis que respeitem a legislação, assim como oferecem visão ampla para acompanhar o percurso em tempo real.
Integração completa
Para ser eficiente, a gestão deve estar integrada e a vantagem é que um sistema para empresas de ônibus pode ser conectado a outras soluções contábeis, fiscais, de recursos humanos, folha de pagamento, vendas, etc. Nesse sentido, a integração facilita o controle das despesas e das receitas relacionadas à operação da frota e dos funcionários.
Gestão de faturamento e contratos
A emissão automatizada de notas fiscais e outros documentos do transporte melhora a precisão, segurança e agilidade nos processos. Dessa forma, a tecnologia também ajuda no gerenciamento de contratos com clientes, fornecedores e parceiros, acompanhamento das renovações e gestão de pagamentos.
Emissão de Documentos Fiscais
Um bom sistema para empresa de ônibus é essencial para agilizar a emissão dos documentos necessários à operação e garantir a conformidade, como notas fiscais de serviço, CTe OS, entre outros.
Quanto custa um sistema de gestão?
O preço de um sistema de gestão para transporte de passageiros é bastante variável em função da necessidade de personalização da ferramenta, tamanho da frota e porte da empresa.
Desse modo, é preciso considerar fatores como complexidade da operação, módulos a serem implementados, funcionalidades, integrações necessárias e customizações.
Justamente por ser adaptável para as demandas de cada empresa, as soluções tecnológicas cabem no bolso até mesmo de quem possui um único ônibus e deseja digitalizar seus controles.
Passo a passo para escolher o melhor sistema para sua empresa
Quer saber qual é o sistema mais indicado para sua operação? Use essa estratégia:
1. Investigue as necessidades de sua empresa
Primeiramente, é preciso mapear os processos, identificar os desafios e definir os objetivos da implantação do sistema. O que você espera alcançar com essa tecnologia? Quais os principais gargalos que deseja resolver?
2. Entenda quais processos podem ser digitalizados
Outro ponto importante é avaliar como a automatização aumentará a eficiência e reduzirá a carga de trabalho manual. Assim você saberá exatamente quais são as necessidades da sua empresa e quais delas efetivamente podem ser atendidas pela tecnologia.
3. Avalie a escalabilidade
Se sua empresa está crescendo, lembre-se de escolher um sistema capaz de acompanhar essa evolução. Opte por uma ferramenta escalável, capaz de receber novos módulos e funcionalidade quando a operação e a frota forem ampliadas.
4. Busque empresas atualizadas
Não é “qualquer” tecnologia que atenderá sua demanda. Certifique-se de que a fornecedora seja uma empresa atualizada, inovadora, reconhecida e especializada em soluções para o transporte rodoviário de passageiros.
5. Confira o suporte técnico
Confira se o fornecedor tem uma equipe disponível para solucionar suas dúvidas e necessidades, e se esta equipe é especializada no uso de cada recurso do sistema e no negócio de transporte de passageiros. O suporte técnico deve ser capaz de resolver rapidamente os problemas, caso eles surjam.
6. Veja se a empresa oferece treinamento aos usuários do produto
Além do suporte técnico, seus colaboradores terão de ser capacitados. Antes de implementar a nova ferramenta, verifique se o fornecedor faz o treinamento completo e personalizado para os usuários do sistema.
7. Confira o tempo de implementação do sistema
A contratação de um sistema de gestão requer planejamento. Defina o cronograma de cada fase e avalie se o tempo necessário à implementação é compatível com suas necessidades e prazos.
8. Considere o armazenamento em nuvem
A segurança dos dados deve ser considerada na hora de digitalizar os processos. Invista em uma solução com a opção de armazenamento em nuvem, o que traz mais flexibilidade e confiabilidade à gestão das informações.
9. Verifique se o sistema garante conformidade regulatória
As empresas de ônibus precisam seguir inúmeras regras. Verifique se o software leva isso em conta e está em conformidade com as leis e regulamentações mais atualizadas. Isso evitará o risco de multas ou interrupção dos serviços.
10. Considere o ROI
Todo investimento precisa ser estudado e a aquisição de um sistema de gestão não é diferente. Então, considere o retorno a longo prazo e não apenas o custo inicial. O barato pode sair caro, por isso, compare diferentes opções e escolha aquela com melhor custo-benefício.
Qual sistema escolher para sua empresa de ônibus?
O melhor sistema é aquele que atende as suas necessidades, então a dica é analisar todos os fatores envolvidos, desde o tamanho da frota até os processos que precisam ser automatizados, passando pela facilidade de uso e escalabilidade, suporte técnico especializado e custo-benefício.
A Praxio é a principal escolha para quem busca o melhor custo-benefício, porque além de desenvolver soluções específicas para todos os segmentos do transporte de passageiros, os softwares atendem empresas de qualquer porte.
Ou seja, não é necessário ter uma frota grande para aproveitar as vantagens que a tecnologia oferece.
Se você quer uma solução personalizada, inovadora, 100% integrada a outros sistemas, desenvolvida por quem tem vasta experiência no setor e com suporte técnico completo:
