Fazer a gestão de operações e serviços em transporte de passageiros exige planejamento assertivo, times capacitados, bons processos e estratégias alinhadas às demandas do mercado, além de ferramentas tecnológicas.

A alta competitividade, os custos elevados para a manutenção da frota e a necessidade de profissionais treinados tornam as operações muito mais desafiadoras. Para ser eficiente é preciso contar com recursos efetivos e manter a gestão de operações e serviços sob controle rigoroso, principalmente no que diz respeito a escalas, rotas, jornadas, desempenho de motoristas, manutenção da frota, custos e produtividade.

Erros em quaisquer dessas fases podem aumentar os riscos de acidentes por imperícia dos motoristas ou por falhas mecânicas nos veículos, passivos trabalhistas, gastos elevados com combustível, desequilíbrio financeiro, má gestão de estoques e uma série de outros prejuízos.

Por outro lado, a eficiente gestão de operações e serviços no transporte de passageiros se torna determinante para manter os custos equilibrados, garantir a produtividade e aumentar a lucratividade. Se esse é o seu objetivo, confira as dicas que preparamos neste artigo.

O que é a gestão de operações e serviços?

A gestão de operações e serviços em transporte envolve planejamento, execução e monitoramento das atividades e rotinas da empresa. É determinante para a produtividade das equipes, controle de custos, eficiência, satisfação dos clientes e competitividade.

Ao aprimorar os processos internos, a gestão operacional torna o negócio mais lucrativo e pode ser a diferença entre um lugar de destaque no mercado ou a perda de espaço para a concorrência.

Com usuários cada vez mais exigentes, a fidelização dos clientes não passa, necessariamente, por grandes investimentos financeiros. A qualidade do serviço, ônibus em ótimo estado de limpeza e conservação e viagens no horário, por exemplo, melhoram muito os quesitos satisfação e preferência.

Benefícios da gestão de operações e serviços no transporte

• Mais assertividade no controle de escalas, jornadas e atendimentos ao usuário;
• Comunicação assertiva, com mais clareza sobre os objetivos e responsabilidades de cada profissional;
• Ganhos em agilidade, produtividade e melhoria na imagem e reputação da empresa;
• Redução de custos e dos prejuízos;
• Menor sinistralidade;
• Melhoria na rentabilidade e na produtividade;
• Aumento no índice de satisfação dos clientes;
• Melhor visibilidade do desempenho das frotas e das equipes;
• Acesso a dados para a tomada assertiva e ágil de decisões;
• Manutenção da competitividade.

9 dicas para aprimorar a gestão de operações e serviços em transporte

Quer melhorar a gestão e fidelizar seus clientes? Confira alguns pontos imprescindíveis!

1. Qualificação das equipes e motoristas

Ter profissionais capacitados é um fator essencial para o bom desempenho das empresas de transporte de passageiros. Os motoristas, por exemplo, devem receber atenção especial nesse quesito, já que são a linha de frente no contato com os usuários e determinam a eficiência da operação e a satisfação dos clientes.

Oferecer infraestrutura, bom ambiente de trabalho, ônibus com a manutenção em dia e capacitação constante são boas estratégias para manter os times atualizados.  Treinar um motorista é muito mais barato do que arcar com os prejuízos gerados por um profissional com pouca habilidade.

Isso porque todas as falhas – sejam atrasos na viagem ou acidentes causados por má conduta na direção, por exemplo – estão sob a responsabilidade da empresa, colocando em jogo a reputação.

 2. Padronização e automatização de procedimentos

A automatização e a padronização dos processos aumentam o nível de eficiência nas operações de transporte, reduzem a margem de erros e retrabalho, assim como melhoram a assertividade em todas as atividades – venda de passagens, definição de rotas, escalas e cumprimento de horários, qualidade da frota etc.

Tudo isso satisfaz as exigências dos passageiros e demonstra o nível de maturidade da gestão de operações e serviços em transporte.

3. Escala e controle de jornada dos motoristas

É difícil manter operações enxutas e eficientes sem o gerenciamento da escala de motoristas, controle de jornadas, de faltas, horas extras, atestados médicos, férias etc. Com a Lei do Motorista, uma série de regras foi criada e precisa ser monitorada, mas nem sempre é fácil fazer o controle de ponto, já que os motoristas estão em rota, fora do escritório.

Com o auxílio de softwares baseados em computação em nuvem e de aplicativos para o controle de ponto fica mais fácil registrar e documentar as jornadas dos motoristas, independentemente da sua localização. Ao registrar o início do expediente, o software calcula automaticamente o horário de descanso e de saída do trabalho.

As informações ficam disponíveis aos gestores, o que facilita o controle e o gerenciamento dos recursos humanos. Além disso, a gestão de escala aumenta a segurança jurídica para empresas e trabalhadores, reduzindo o passivo trabalhista.

4. Implantação e gestão de manutenção

Os ônibus precisam estar com a manutenção em dia para evitar quebras ou falhas mecânicas no meio das viagens e também aumentar a segurança de motoristas e passageiros. Para isso, é essencial manter bons planos de manutenção preventiva.

Além de ter custos menores do que as intervenções corretivas, a manutenção preventiva evita que o ônibus vá para a oficina fora do período planejado. Todo imprevisto prejudica o fluxo e a rotina das operações e serviços.

Sistematizar a troca de óleo, aferição de pneus, verificação das pastilhas de freio, dos lubrificantes e fazer um checklist veicular antes das viagens são medidas que reduzem drasticamente os custos das empresas com manutenção, aumentando a vida útil dos veículos e elevando o nível de segurança.

5. Otimização das rotas, controle de tráfego e de acidentes

Otimizar as rotas ajuda na gestão operacional e de serviços em transporte, além de contribuir com a redução de custos. Isso porque, com um sistema de roteirização, é mais fácil traçar os caminhos mais curtos ou seguros, reduzir o consumo de combustível e evitar trechos com lentidão ou engarrafamento.

Além disso, com o uso de tecnologia, é possível fazer o controle de tráfego e saber exatamente a localização do veículo, em tempo real; confirmar se o ônibus já deixou o terminal rodoviário; se está no horário e se está fazendo o melhor percurso. Tudo isso mitiga os riscos de acidentes, os custos, aumenta a produtividade e melhor os índices de satisfação dos passageiros.

6. Gestão de custos

A mão de obra e o diesel são os principais custos no transporte e, se a empresa tiver isso em mente, saberá onde a gestão operacional e de serviços deve concentrar seus esforços.

Saber exatamente qual tipo de veículo destinar a uma determinada rota, quando e quanto investir na renovação de ônibus, como economizar combustível e ser assertivo nas escalas de trabalho fazem toda a diferença nos custos da empresa.

Além disso, é muito importante que a gestão operacional e de serviços mantenha o fluxo de caixa sob controle, assim como otimize a gestão de compras e de estoque, evitando desperdícios e despesas desnecessárias.

7. Indicadores de transporte

Um bom gestor acompanha de perto os painéis com os principais indicadores da operação, como:

• Tempo de viagem: indica as distâncias percorridas, a duração da viagem e é determinante para a satisfação do passageiro. Quanto maior o índice de desempenho, menor o tempo da viagem e maior a produtividade.
• Custo operacional: mede o custo total da operação e identifica quais os principais gargalos, auxiliando nas estratégias para a redução dos gastos. É importante que esse indicador seja avaliado periodicamente.
• Sinistralidade: aponta a segurança nas operações e revela a necessidade de investimentos em programas de prevenção, capacitação e manutenção da frota. Os acidentes em viagens comprometem seriamente a imagem da empresa.
• Atendimento ao cliente: os passageiros são a razão de ser das empresas de transporte, por isso, medir e avaliar os níveis de satisfação são estratégias essenciais ao negócio. Além disso, o atendimento, a facilidade de comunicação, as comodidades e as inovações oferecidas são determinantes.

8. Aumento de receita e redução de custos fixos

Reduzir os custos e a ociosidade da frota eleva, naturalmente, a receita. Muitas vezes, o fluxo de caixa é prejudicado pelo gasto em materiais desnecessários. Uma compra equivocada pode afetar a margem de lucro da empresa.

Com uma eficiente gestão operacional e de serviços fica mais fácil gerir orçamentos e finanças. Contar com tecnologia para otimizar as compras e evitar desperdícios é outra boa alternativa.

9. Controle de estoque de peças, combustível e pneus

Outro ponto de atenção na gestão de operações e serviços em transporte é o controle de estoque de peças da oficina, combustível e pneus.

Para evitar excesso ou falta de itens no almoxarifado é preciso fazer um controle rigoroso das entradas e saídas. Isso não serve apenas para orientar a área de compras e evitar que recursos sejam gastos em materiais desnecessários, mas garante que, ao precisar de uma peça de reposição, ela esteja disponível.

O controle de estoque ajuda também no armazenamento e na organização dos itens, otimizando o tempo de localização dos itens e o envio para a oficina. Ou seja, a boa gestão de compras e do estoque otimiza o planejamento das compras, as negociações com fornecedores, previne prejuízos e melhora o controle do inventário.

Como fazer tudo isso funcionar a favor da empresa?

A gestão operacional e de serviços em transportes é desafiadora e a lista de atribuições parece grande, mas contar com ferramentas tecnológicas em todas essas frentes garante a agilidade e a assertividade necessárias aos processos.

Estruturar todas as etapas e requisitos da gestão fica bem mais fácil e dinâmico com um sistema de gestão integrada (ERP). Com essa tecnologia, as empresas conseguem integrar as áreas, aumentar a visibilidade, acessar dados estratégicos mais facilmente e melhorar a qualidade dos serviços.

A Praxio é especialista nisso. O software para transporte e mobilidade tem uma série de funcionalidades e coleta, em tempo real, todas as informações essenciais à gestão operacional e de serviços em transporte, facilitando e otimizando as rotinas.

O software não apenas obtém os dados importantes, como também armazena e faz o compartilhamento entre gestores ou departamentos da empresa. 

No caso do Globus, é possível gerenciar o terminal de bilhetagem, checar a localização exata dos ônibus, traçar rotas alternativas, gerenciar a manutenção da frota e o consumo de combustível e fazer o ponto eletrônico dos motoristas, entre outras vantagens.

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