Um dos maiores desafios enfrentados pelo setor de transporte e mobilidade é encontrar ferramentas que apoiem a redução de custos e a geração de valor nas operações. No caso das empresas de transporte de passageiros, entender o que é TCO é fundamental para que você enxergue os custos operacionais dos principais ativos de sua empresa de transporte de passageiros.

O objetivo é aumentar a produtividade, entregar um serviço de mais qualidade e com custos otimizados. Para esclarecer todas as suas dúvidas, neste artigo, vamos mostrar qual o conceito de TCO, como calculá-lo e por que um sistema de integração de dados é muito útil nessa tarefa. Fique conosco pelas próximas linhas!

O que é o TCO?

A sigla TCO ― do inglês Total Cost Of Ownership (custo total de propriedade) ― é uma métrica utilizada para analisar o custo total de aquisição, uso, gerenciamento e retirada de ativos durante todo o seu ciclo de vida útil na organização. Especialmente, no caso das empresas de transporte, tem o objetivo de relevar a quantidade de dinheiro que você terá de despender para mobilizar, manter a operação e desmobilizar sua frota.

O criador do TCO foi o estadunidense Bill Kirwin, um dos principais nomes da indústria de tecnologia dos Estados Unidos. Ainda nos anos 1980, ele notou que as empresas estavam adquirindo cada vez mais computadores, e se interessou em desenvolver um método que determinasse não apenas os custos das máquinas, mas todos as despesas atreladas aos equipamentos e seu uso.

Quase quatro décadas depois, o TCO figura como um método decisivo para o planejamento e a aquisição de ativos que tenham custos relacionados a manutenção e operação. É o caso de cada um dos seus veículos e equipamentos agregados.

Como calculá-lo?

O ponto de partida para o cálculo do TCO é fazer um diagnóstico de quais variáveis devem ser consideradas. Elas se concentram, principalmente, nos chamados custos visíveis e invisíveis.

Os custos visíveis são aqueles mais facilmente quantificáveis e destacados em uma matriz de custos de frotas (podem ser diretos e indiretos, fixos e variáveis). Ou seja, você consegue planejá-los em seu orçamento. Alguns exemplos são:

• combustíveis;
• compra de veículos e equipamentos;
• investimentos com softwares;
• impostos;
• infrações de trânsito (multas);
• manutenção;
• pedágios;
• salários e gratificações de funcionários;
• seguro automotivo;
• sinistros.

Já os custos invisíveis são despesas difíceis de identificar ou de ser mapeadas pelo gestor. Portanto, são aqueles aos quais você deve ter muita atenção na hora de formular seu cálculo do TCO, pelo fato de exigirem uma análise mais profunda. Entre eles, estão:

• custo de capital para aquisição;
• custo de desmobilização;
• custo de indisponibilidade de um veículo;
• custo logístico;
• custos de oportunidade de capital;
• depreciação (qual valor será resgatado na revenda).

Como você viu, o TCO deve ser feito para cada ativo da empresa, por exemplo, sua frota ônibus ou vans. Esse cálculo acontece a partir da reunião dos dados sobre cada veículo ou equipamento em relação à sua vida útil.

Ao final, você encontrará o TCO mensal do bem, que é o valor correspondente ao custo mensal de operação desse veículo ou equipamento.

Exemplo do cálculo de TCO de um veículo

Resumidamente, vamos mostrar um passo a passo para o cálculo do TCO de um veículo de sua empresa. Vale lembrar que essa estrutura varia conforme o tipo de bem calculado e as condições de uso. Dê uma olhada.

Passo 1

Considere o período estimado de utilização do veículo, por exemplo, 36 meses. Essa será a base temporal do cálculo. Em seguida, reúna os custos e informações sobre a compra e gastos durante o período de uso, e multiplique pelo tempo escolhido. Alguns itens que podem ajudar você:

• desconto na compra;
• documentação anual do veículo;
• DPVAT;
• gasto mensal com manutenção;
• gasto mensal com sinistros;
• IPVA;
• juros de financiamento (se houver);
• média de consumo do veículo;
• pedágios;
• preço por litro do combustível;
• seguros;
• taxa de depreciação;
• valor de compra.

Passo 2

Calcule a quilometragem mensal do veículo e reserve.

Passo 3

Calcule o valor de compra do veículo e aplique os devidos descontos, se houver.

Passo 4

Se o veículo foi financiado, calcule os juros do financiamento ao longo do período de 36 meses.

Passo 5

Calcule o valor total da depreciação no período. No caso dos veículos, essa taxa equivale a cerca de 15% do TCO, logo, é muito importante.

Passo 6

Divida todos os valores obtidos no passo 1 em valores mensais. Por exemplo:

• valor mensal de depreciação: R$25.600,00 / 36 = R$711,11

Passo 7

Calcule o gasto projetado com o abastecimento para o período. O cálculo é o seguinte:

• (quilometragem total / média de consumo por litro) X preço do combustível = gasto mensal.

Passo 8

Por fim, organize em uma tabela todos os gastos mensais obtidos no diagnóstico e some-os. O resultado será o TCO mensal do veículo, ou seja, custo mensal para que ele fique em operação.

Como o TCO se torna uma ferramenta estratégica para o transporte de passageiros?

Com um TCO bem modelado, a tomada de decisões é facilitada, por ser totalmente baseada em dados e fatos. O TCO também é imprescindível para qualquer análise de ROI (Retorno sobre o Investimento) ― motivo pelo qual deve integrar toda a estratégia da gestão de frotas na operação de transporte.

Em síntese, veja quais os outros benefícios de aplicar o TCO no setor de mobilidade.

Comparar gastos

Com o TCO, você consegue comparar a performance da frota. Ao fazer o TCO de cada um de seus veículos, por exemplo, é possível observar, até mesmo em modelos iguais, que fazem o trajeto idêntico, se existem gastos variando entre si, e descobrir o porquê.

Isso permite ter uma visão clara dos gastos da operação e encontrar oportunidades de redução de custos.

Ajuda no planejamento

O TCO apoia decisões importantes para o planejamento de diversos ativos da empresa. Por exemplo, quando se observa o TCO da sua frota, é mais rentável alugar ou comprar os veículos? Ou, ainda, equipá-los com tecnologia embarcada seria uma solução para aumentar sua vida útil, reduzindo os impactos da ação humana?

Melhorias nos orçamentos

Como o TCO permite que você projete a quantidade de gastos que um equipamento pode gerar durante sua vida útil, seu planejamento também é facilitado. Com isso, você aumenta a visão orçamentária da operação e pode traçar estratégias para otimizar seu orçamento, levando em consideração o custo-benefício, tanto durante a vida útil quanto no descarte.

Como um sistema de integração de dados pode ajudar?

Você entendeu o que é TCO, certo? Porém, deve estar pensando como é difícil reunir todos esses dados para alcançar um cálculo fidedigno. A resposta está na utilização de um sistema de integração de dados para TCO, que pode incluir todas as variáveis relativas às operações de sua empresa, de ponta a ponta.

Por meio dessa solução, você consegue mapear os dados mais relevantes, com rapidez e eficiência, livrando-se de erros e retrabalhos. Afinal, o sistema é alimentado em tempo real e possibilita um controle permanente dos processos de gestão.

Dessa maneira, você se livrará do trabalho manual e sua empresa ganhará em agilidade e transparência, evitando situações que ponham em risco, sobretudo, a gestão financeira.

A Praxio tem a solução de que você precisa

Por falar em tecnologia para gestão de empresas de transporte de passageiros, a Praxio conta com um sistema de gestão que agrega todas as demandas do transporte de passageiros ― seja urbano ou rodoviário, seja fretamento.

Na Praxio Mobilidade, os softwares e sistemas compreendem a operação de transporte de ponta a ponta, auxiliando em processos como:

• gestão de pagamentos e controle eSocial;
• monitoramento total das escalas de horários e plantões de motoristas e cobradores;
• integração das áreas de arrecadação e bilhetagem, além de obrigações fiscais;
• gestão da manutenção dos veículos, por informações de quilometragem, rodagem dos pneus e outros componentes.

Além disso, podem ser agregadas mais soluções 100% web e aplicativos para facilitar as operações e gestão da mobilidade no setor rodoviário.

Neste post, você conheceu o que é o TCO e sua importância para a gestão das operações em sua empresa de transporte de passageiros. Também, viu como é complexo encontrar as variáveis na realização desse cálculo e que a melhor solução para evitar a ocorrência de erros é contar com o suporte digital de uma empresa como a Praxio.

Então, não perca mais tempo: traga a transformação digital para todas as suas operações de mobilidade. Saiba como funcionam as soluções para mobilidade da Praxio: entre em contato conosco!