Quando se pensa em integração financeira, geralmente se imagina a integração de serviços financeiros para pagamentos. Embora essa abordagem esteja correta, há outra interpretação igualmente valiosa para a gestão das empresas, mas que nem sempre é lembrada: a integração estratégica do setor financeiro com as demais áreas da empresa.
Uma empresa é composta por diversos setores, cada um com seus objetivos. No entanto, esses setores devem funcionar de forma complementar, pois seus processos frequentemente dependem uns dos outros. Sem integração, cada departamento utiliza ferramentas e métodos próprios, dificultando o controle da operação como um todo.
Essa falta de integração complica a gestão, resultando em processos lentos, erros e retrabalho. Nos casos mais graves, pode levar a penalidades fiscais e multas tributárias devido a atrasos, ausência ou inconsistência de dados.
Vamos entender melhor sobre este assunto? Acompanhe a seguir!
O que é integração financeira?
No cenário da gestão empresarial, integração financeira é a unificação do setor financeiro aos demais departamentos da organização.
Isso envolve a eliminação de transferência manual de informações entre as áreas, o que dispensa a necessidade de digitação ou verificações duplas nos dados movimentados.
Além disso, unificar processos também agiliza processos como o Fechamento Contábil ou mesmo o Fechamento da Folha de Pagamento. A empresa melhora sua previsão financeira e simplifica o controle no setor.
Qual a importância da integração setores da empresa com o setor financeiro?
A integração financeira aumenta a produtividade, auxilia na economia de custos e ainda permite uma visão mais abrangente dos processos de toda a empresa, uma vez que estão centralizados e integrados.
Tudo isso favorece a gestão de dados, a tomada de decisões mais assertiva e estratégica e, consequentemente, o contribui para o crescimento do negócio. Entre os principais benefícios da integração financeira, estão:
- Consistência de dados: a precisão nas informações é um dos maiores benefícios dessa abordagem às organizações. Afinal, mitiga a discrepância em relatórios financeiros e garante a assertividade do dado, o que é particularmente importante para a tomada de decisões, bem como a correta gestão fiscal.
- Transparência nas operações: além da conformidade fiscal, ter dados integrados e bem armazenados facilita a rastreabilidade de cada informação que foi trafegada na empresa, o que é particularmente importante para setores que precisam prestar contas a clientes ou órgão reguladores, como é o caso do transporte rodoviário de passageiros.
- Eficiência e resultados: a integração reduz processos manuais, que costumam apresentar erros como informações duplicadas ou inconsistentes sobretudo ao transferir dados de um setor a outro. Isso significa agilidade no fluxo de trabalho e, portanto, economiza-se também em tempo. Sem a integração, o tempo é utilizado para conferencias duplas ou atividades muito mais executoras, em vez de analíticas.
- Segurança de dados: com medidas de segurança como controle de acesso e criptografia, por exemplo, os dados transferidos de um setor a outro passam longe de violações ou vazamentos.
Como funciona a integração financeira na empresa?
A integração de dados, via de regra, envolve um sistema de gestão integrada. Isto é, uma tecnologia capaz de centralizar os registros de todas as áreas, e movimentá-los de forma coerente e segura.
Mas atenção: é essencial garantir que o sistema utilizado seja confiável, tenha suporte especializado e integre todas as áreas da empresa.
A integração financeira só será eficaz se todas as áreas estiverem envolvidas. Usar múltiplos sistemas para a mesma operação pode causar problemas, pois enfraquece a integração.
Processos de todas as áreas podem se beneficiar da integração financeira. Aqui, vamos citar dois exemplos práticos:
Financeiro e contabilidade
Financeiro e Contabilidade são áreas intimamente ligadas em qualquer empresa. A Contabilidade cuida do registro das movimentações financeiras, cálculo de tributos e registro de lucros ou prejuízos.
Assim, o Financeiro, responsável pelo fluxo de caixa e desempenho econômico da empresa, precisa estar em constante comunicação com a Contabilidade, garantindo a conformidade dos dados em ambas as áreas para uma visibilidade assertiva do negócio.
Financeiro, Recursos Humanos e Departamento Pessoal
Assim como o setor Financeiro, o setor de Recursos Humanos e de Departamento Pessoal também está próximo de diversos outros departamentos, pois precisa viabilizar a comunicação clara e precisa a todos os colaboradores, gerenciar treinamentos, etc.
Além disso, o Departamento Pessoal é responsável por outras rotinas operacionais relacionadas à gestão fiscal, como o controle de documentos e o envio de informações ao eSocial.
A união entre os dois setores favorece o controle de recursos da empresa e ações que sejam necessárias, como contratação ou desligamento de funcionários, aquisição de cursos para capacitação, campanhas de reconhecimento, política de benefícios, revisão de contratos, entre outras.
5 problemas financeiros gerados pela falta de integração na empresa
Conforme vimos, a falta de integração entre os setores de uma empresa pode gerar uma série de problemas que impactam diretamente a eficiência, a segurança e o crescimento do negócio.
A seguir, listamos cinco problemas comuns enfrentados por empresas que não adotam a integração financeira:
1. Inconsistência de dados
Sem a integração, cada departamento pode utilizar diferentes sistemas e metodologias para registrar e gerenciar informações. Isso resulta em dados inconsistentes, onde a mesma informação pode apresentar variações dependendo do setor em que foi registrada.
A inconsistência de dados dificulta a geração de relatórios precisos e pode levar a erros na gestão financeira da empresa.
2. Ineficiência operacional
A coordenação de operações entre os setores fica prejudicada sem integração, levando a atrasos na tomada de decisão e fechamento de contratos, tendo como exemplo o setor de fretamento.
Isso pode resultar em roteiros mal planejados, uso inadequado de recursos e aumento dos custos operacionais devido à má gestão de frota, controle de compras e manutenção.
3. Problemas no fluxo de caixa
A falta de integração dificulta a visibilidade precisa das receitas e despesas em tempo real. Isso pode prejudicar o pagamento de fornecedores, bem como o controle de despesas operacionais – sobretudo na manutenção – e complicar a previsão financeira.
4. Erros na precificação e faturamento
A desconexão entre os departamentos pode levar a erros na coleta de dados sobre quilometragem, consumo de combustível, número de passageiros, etc., essenciais para o cálculo correto para lançamento de preços e fechamento de contratos.
Nos segmentos rodoviário, fretamento e turismo, isso acarreta em cobranças incorretas para os clientes, perda de receita ou impacto em programas de fidelidade e, portanto, nas estratégias de negócio da empresa.
5. Problemas de segurança e conformidade fiscal
Não ter um sistema totalmente integrado obriga os colaboradores a realizar tarefas manualmente, como a transferência de dados entre departamentos. Em resumo, esses processos estão propensos a erros, além da lentidão inerente à tarefa repetitiva.
Isso compromete a segurança e confiabilidade do dado, uma vez que informações fragmentadas aumentam o risco de erros, violações ou vazamentos. Desse modo, dados imprecisos também impactam obrigações fiscais que, uma vez incorretas, geram atrasos em declarações fiscais e pagamento de tributos, gerando multas tributárias.
Essa é uma questão especialmente importante para o transporte urbano, que precisa garantir a transparência e governança das operações, bem como o envio de informações aos órgãos regulamentadores.
Como implementar a gestão integrada na empresa de transporte?
Para implementar uma gestão integrada eficaz na empresa de transporte, é fundamental escolher sistemas de gestão que ofereçam integração de ponta a ponta. Afinal, essa é a principal característica da integração empresarial.
A Praxio é líder no fornecimento de sistemas projetados especificamente para o setor de transporte, garantindo integração de ponta a ponta. Assim, é possível centralizar dados e contar com informações consistentes em todos os departamentos.
Isso elimina a necessidade de múltiplos sistemas que não se comunicam entre si, assegurando uma operação fluida – da gestão de frotas até o controle financeiro.
Além disso, a Praxio oferece suporte especializado que cobre todas as rotinas da empresa de transporte, do operacional ao backoffice. Isso inclui assistência proativa para garantir a conformidade com obrigações fiscais, como, por exemplo, a entrega correta da DIRF, destacada no Diário do Transporte devido às nossas ações de acompanhamento aos clientes.
Implementar a gestão integrada com os sistemas da Praxio significa garantir uma operação mais segura, eficiente e preparada para o crescimento sustentável no setor de transporte. Você gostaria de saber mais sobre este assunto? Basta falar com um de nossos especialistas.
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