A gestão de contratos em uma empresa de transporte por fretamento envolve uma série de responsabilidades essenciais para garantir que as operações ocorram de maneira eficiente, legal e lucrativa. Entre as principais atividades, está o controle de contrato de fretamento, isto é, o contrato firmado com seus clientes.
Estabelecer contratos com clientes que desejam utilizar os serviços de fretamento. Isso pode incluir acordos sobre tarifas, horários, rotas, condições de pagamento e outros termos relevantes.
Esses contratos são importantíssimos para oferecer o melhor serviço possível, considerando:
- Segurança dos passageiros;
- Controle de riscos associados, como atrasos, cancelamentos e eventualidades;
- Conformidades regulatórias governamentais, como a concessão de linhas conforme licitação;
- Definição de padrões de qualidade para higienização, manutenção e reparos;
- Monitoramento de desempenho, que envolve o cumprimento de prazos e índice de satisfação do cliente.
O que é contrato de fretamento?
O contrato de fretamento estabelece os termos e condições sob os quais os serviços de transporte serão fornecidos aos clientes.
Assim, esse documento garante que as partes envolvidas estejam protegidas, mantendo não apenas o nível de eficiência, mas um relacionamento saudável; de longo prazo para os casos de fretamento contínuo, ou capaz de fidelizar e atrair mais clientes nos casos de fretamento eventual.
Por que o contrato de fretamento é importante?
O contrato de fretamento estabelece claramente as expectativas e responsabilidades de ambas as partes envolvidas, ou seja, a empresa de transporte e o cliente.
Isso ajuda a evitar mal-entendidos e conflitos, garantindo que todas as partes saibam exatamente o que esperar em termos de serviços, rotas, horários, tarifas, políticas de cancelamento, entre outros aspectos.
Como se trata de um documento legal, o contrato de fretamento também oferece proteção ás partes envolvidas quanto à garantia dos serviços, especialmente em situações em que o transporte é essencial para eventos corporativos, excursões escolares, viagens turísticas, entre outros.
O contrato de fretamento pode ser personalizado de acordo com as necessidades específicas de cada cliente. Essa flexibilização permite que os clientes solicitem serviços personalizados, como rotas específicas, horários personalizados, veículos adequados ao número de passageiros e quaisquer outros requisitos especiais.
Como evitar multas e quebras contratuais?
Para garantir uma boa gestão de contratos com clientes, as empresas de transporte de passageiros precisam estruturar processos bem definidos, a fim de manter a eficiência dos serviços prestados com transparência. Como, por exemplo:
1. Entenda a necessidade dos clientes
Essa pode parecer uma dica superficial, mas nem sempre há um alinhamento coerente sobre as expectativas e necessidades dos clientes antes de iniciar a operação.
O resultado disso é a insatisfação de clientes, além da necessidade de fazer ajustes recorrentes enquanto a parceria já foi iniciada, o que pode ser desgastante.
Antes de elaborar o contrato, é importante agendar reuniões, fazer perguntas detalhadas e fornecer informações precisas sobre os serviços que serão oferecidos.
2. Ofereça contratos flexíveis e personalizados
As empresas devem ser capazes de adaptar seus contratos para atender às necessidades específicas de cada cliente.
Isso pode incluir a personalização de horários, rotas, tarifas e outros termos para garantir que o contrato atenda às necessidades específicas dos clientes, seja para fretamentos contínuos ou eventuais.
Empresas bem preparadas possuem uma visão operacional precisa, o que simplifica o fechamento de contratos ao antecipar trajetos, custos, tipos de veículos e valores fixos.
Isso é essencial para o faturamento, já que os contratos demandam negociações detalhadas sobre início, término e condições. Ao manter um controle minucioso da operação, é viável fechar contratos de forma mais assertiva.
3. Dê atenção redobrada ao operacional
É necessário um excelente monitoramento de prazos e compromissos assumidos no contrato, como horários de chegada e partida, além de rotas estabelecidas. Isso envolve toda uma operação nos bastidores da empresa de transporte, e é nestes aspectos que todo gestor deve se debruçar para aumentar a eficiência.
Isso inclui a gestão da escala de motoristas e veículos, bem como a realização de manutenção preventiva e corretiva de forma ágil, garantindo a disponibilidade dos veículos.
Além disso, a eficiência nos setores de estoque e compras é fundamental para garantir a rapidez na reposição de peças e materiais necessários para a manutenção. Do mesmo modo, é preciso ficar de olho na higienização dos veículos e checklist diário antes da partida.
4. Faça avaliação contínua
Manter uma comunicação aberta com os clientes é fundamental para uma boa gestão de contratos. Isso inclui fornecer atualizações regulares sobre os serviços, bem como responder prontamente a perguntas e preocupações dos clientes.
Para este fim, as empresas devem monitorar de perto a execução de cada contrato, avaliando o desempenho, a satisfação do cliente e identificando áreas de melhoria. Isso pode envolver a coleta de feedback dos clientes, mas também a análise de dados operacionais de gestão de frota, através de business intelligence ou hub de dados.
5. Invista em treinamento da equipe
É importante que todo o time da empresa, do setor de operações e RH ao financeiro e fiscal, estejam preparados para lidar com as políticas da empresa, procedimentos de atendimento ao cliente, bem como resolução de conflitos ou acidentes. Parte superior do formulário
Como otimizar a gestão contratual em empresas de fretamento?
Na era digital, a tecnologia torna-se a protagonista no aumento da eficiência das empresas, melhorando a precisão da operação e fornecendo insights valiosos para impulsionar o crescimento do negócio.
No transporte fretado, isso não é diferente. Nesse sentido, um software de gestão é uma ferramenta valiosa para a gestão de contrato de fretamento, do controle operacional e de frota à gestão contratual, obrigações fiscais e rotinas financeiras.
Centralize informações
O controle centralizado de toda a operação permite um acompanhamento real do que ocorre na operação, incluindo horários, rotas e outros fatores determinados em termos e condições do contrato. Dessa forma, fica mais fácil ter acesso a informações para monitoramento contínuo e prestação de contas.
Esse controle rigoroso também ajuda a empresa a ficar mais preparada para fechar contratos mais assertivos, uma vez que pode calcular o custo da operação de forma mais precisa.
Automatize processos
Os softwares de gestão podem automatizar diversas rotinas. Isso significa abandonar processos manuais e o retrabalho nas principais rotinas da empresa, o que torna toda a operação mais ágil e segura.
Otimize o financeiro
Um bom controle financeiro é crucial para monitorar vencimentos contratuais, incluindo renovações e prazos de pagamento. Isso permite o acompanhamento preciso das transações contratuais e uma visão clara das obrigações e receitas associadas.
No financeiro, isso é particularmente importante para as rotinas de criação de faturas e rastreamento de pagamentos, economizando tempo e reduzindo a probabilidade de erro humano.
Garanta a segurança da informação
Quando se fala em segurança na empresa de transporte, isso vai além das normas e práticas exigidas para transitar por vias e estradas.
Afinal, em uma era tecnológica, é preciso pensar na proteção de dados dos passageiros, bem como dos contratos com as empresas clientes, além das demais informações operacionais da empresa.
Sobretudo porque a operação não pode parar momentaneamente ou perder esses dados, como ocorre nos casos de sequestro de dados. Isso inclui criptografia de dados, controle de acesso e auditorias de segurança.
Se você deseja aplicar uma abordagem mais estratégica na gestão de contrato de fretamento, pode contar com o sistema da Praxio para otimizar processos e automatizar rotinas, integrando dados de toda a empresa de ponta a ponta.
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