O guia de boas práticas internas faz parte da gestão de frota de uma empresa de transporte. Para gerir um negócio é preciso conhecer o negócio. A máxima que aparentemente faz parte de um lugar comum, na verdade esconde o grande segredo para a gestão empresarial.

Todos os setores da empresa são um grande emaranhado de problemas e soluções. Se há um problema sem solução em um setor, outros setores serão impactados. Faz parte do conjunto. E ainda que não haja problemas, basta não haver fluidez por quaisquer razões, toda a cadeia é comprometida.

E é nesse ponto que entra o domínio do gestor sobre todos os processos da empresa. Se o gestor conhece cada pequena operação que acontece, ele conhece também as possíveis soluções para as intempéries e/ou otimizações possíveis. 

Se essa parece uma realidade distante para a sua empresa, achamos um ponto de atenção. Pois, pode acontecer em qualquer empresa, de qualquer setor. Criamos um guia de boas práticas para a sua apreciação a fim de evitar panes e solavancos na gestão de frota.

O que é gestão de frota?

Gestão de frota é a maneira de organizar estrategicamente os recursos disponíveis na frota para alcançar os melhores resultados. Em uma empresa de transportes isso envolve gerenciar abastecimentos, manutenção dos veículos, rotas inteligentes e monitorar a quilometragem.

Ressalta-se que a gestão de frota não é uma atividade que se restringe apenas às grandes empresas de transporte. Empresas de pequeno e médio portes precisam da mesma atenção na gestão de frotas que grandes empresas têm.

Ao fazer uma gestão de frota assertiva que vise bons resultados, diminuindo custos e aumentando lucros, o gestor deve levar em consideração o número de veículos, datas de manutenções, indicativos de desempenho individuais e coletivos, etc.

Uma gestão eficiente visa melhores resultados considerando a realidade da empresa por meio de dados. Faz parte da gestão planejar, controlar e observar os processos internos e externos de toda a operação.

Qual a importância de boas práticas na gestão de frotas?

Com um guia de boas práticas bem estruturado, o gestor consegue ter conhecimento e domínio sobre todas as rotinas adotadas dentro da empresa e, quando necessário, realizar mudanças, traçar novas estratégias, incluir novas ações no guia.

É a gestão de frotas que vai identificar os melhores caminhos para novas metas da empresa. É também por meio da gestão que a empresa funcionará em seu potencial máximo, utilizando da melhor forma o material humano, tecnológico e logístico.

Paralelamente, o guia de boas práticas serve como um meio de apontar o caminho para sistematizar o processo. É através do guia que os objetivos ficam mais claros, pois, representam o caminho para chegar neles.

Tomando como exemplo o setor financeiro de uma empresa. Este, que é o fio condutor que perpassa por todos os setores, precisa estar em consonância com a realidade e metas do negócio. É de responsabilidade do setor financeiro orçar, cortar, liberar, autorizar gastos.

Isso somente é possível quando se tem conhecimento das operações realizadas pelo setor e pelos setores que o abraçam. Com a diminuição de adversidades evitáveis, os resultados positivos em receita e organização são mais facilmente alcançados.

Com a adoção de boas práticas na gestão de frotas é possível enxergar a médio e longo prazo, a saber:

• Maior produtividade
• Redução de custos operacionais
• Possibilidade de rotas inteligentes
• Não ter veículos ociosos na garagem
• Evitar gastos desnecessários com manutenção corretiva
• Bom uso de tecnologias aumenta a segurança

Principais problemas enfrentados na gestão de frotas

Baixa produtividade

Ter boas campanhas de endomarketing é importante também nas empresas do ramo de transportes. Quando isso não acontece, a cultura que a empresa quer criar não se consolida, os funcionários ficam desestimulados e isso se reflete em baixa produtividade.

 O ser humano precisa ser estimulado o tempo todo, precisa ver propósito em fazer parte de algo. Quando se trata de trabalho isso se torna mais evidente ainda. Despertar a ideia de “vestir a camisa” da empresa é essencial para alcançar bons resultados. É necessário valorizar os colaboradores.

Desperdício de combustível

Treinar os motoristas para terem uma boa direção defensiva é tão importante quanto investir na reciclagem dos condutores. Prevenir para que não haja maus hábitos de direção é um bom caminho para evitar o desperdício de combustível.

A maneira como o motorista dirige interfere diretamente no gasto de combustível. É necessário orientar para a melhor direção para determinadas vias, de maneira que o veículo não sofra e compense com gastos a mais de combustível.

Gastos com manutenção

A manutenção da frota não deve ser algo a ser ignorado. Para além dos gastos com troca de peças, há o fator de segurança a ser considerado. Dito isso, as manutenções devem ocorrer de maneira preventiva e evitar-se ao máximo as manutenções corretivas, pois, são mais caras.

Além de onerosas para a empresa, manutenções corretivas significam um gasto duplo: enquanto o veículo é consertado ele fica parado. E veículo parado significa prejuízo.

Mau uso dos veículos

Uso indevido por direção ruim e pessoal dos veículos são problemas comuns em uma empresa de transportes. Implementar uma cultura de auto responsabilidade nos motoristas somado ao pertencimento corrobora para que não ocorra o uso indevido da frota.

Para casos recorrentes é interessante deixar claro para todos que os veículos são rastreados e o consumo de combustível é checado. Mas é ainda mais interessante se atentar ao primeiro item dessa lista. Lembre-se: a gestão mais eficiente é a das pessoas.

Guia de boas práticas gerenciais para melhorar sua gestão de frota

Gerir a frota é um grande desafio. Envolve diversas etapas da operação e dificilmente o caminho é reto, sem curvas e obstáculos. Mas sem uma boa gestão de frota a empresa não alcança os objetivos traçados, ou pior: nem sabe quais objetivos traçar.

Para saber onde se quer ir é preciso saber onde se está. E para isso adotar um guia de boas práticas para ser seguido por si e pelos funcionários da empresa é muito importante! Abaixo, citamos um guia com boas práticas gerenciais para frota, para servirem como insights importantes para a empresa de transporte. Confira:

1. Adquirir conhecimento especializado é o caminho!

É importante que o gestor se mantenha atualizado constantemente para encarar com segurança todos os desafios e conhecer também todas as novidades que podem proporcionar uma gestão cada vez mais eficiente. Lembre-se: Quanto mais você dominar o assunto, mais vantagem competitiva adquire.

No momento em que vivemos isso significa também estar atualizado no que diz respeito às ferramentas digitais. Promover essa atualização aos funcionários, assim como treinamentos para os mesmos, é uma excelente maneira de aumentar o potencial competitivo frente ao mercado.

2. Atenção à organização e gestão orçamentária

Ponha em prática um plano orçamentário anual, que deve mostrar as previsões das receitas, despesas e balanço patrimonial da empresa. Além disso, neste plano devem estar claros quais os objetivos financeiros, metas de cada setor – se possível bonificação extra por metas alcançadas. 

Não esquecendo de ter uma estratégia sobre os valores praticados no mercado do seu segmento.

3. Tenha sempre à disposição um controle mensal

A única forma de acompanhar se as propostas do plano orçamentário estão sendo cumpridas é manter o controle mensal dos números. Ter esses dados com fácil acesso e visualização facilita o acompanhamento do plano.

4. Cuidado com os documentos

Gerenciar em meio a uma bagunça pode fazer você perder tempo e o pior: perder dinheiro! Para que isso não aconteça é imprescindível manter a organização de todos os documentos da empresa e acondicionados da forma correta. Isso garantirá que você terá acesso a eles sempre que for necessário.

É interessante sempre que possível digitalizar e armazenar em nuvem os documentos. Caso aconteça a perda do documento físico na ocorrência de acidentes ou outros problemas, ficará mais fácil recuperar e regularizar as situações burocráticas.

5. Como anda o seu fluxo de caixa?

Você já sabe: tudo o que envolve a parte financeira deve ter atenção redobrada. Por isso, atente-se ao fluxo de caixa da sua empresa, pois uma vez calculado de forma errada, poderá gerar inúmeros prejuízos de tempo, de esforços e de dinheiro.

Sempre que possível automatizar cálculos. Para que não fiquem suscetíveis ao erro humano sem necessidade.  

6. Desista de fazer tudo manualmente

Controlar muitos documentos, plano orçamentário, fluxo de caixa, inúmeros funcionários, desempenho da operação e transformar isso tudo em índices analíticos é praticamente impossível se for feito manualmente.

Por isso você deve buscar softwares que conheçam profundamente sobre o seu negócio e que possam te ajudar de ponta a ponta na sua rotina. Quanto mais benefícios a ferramenta escolhida trouxer para a sua empresa, mais diferenciais competitivos o seu negócio ganhará.

Como foi possível constatar, ter um guia de boas práticas gerenciais para otimizar a gestão de frota é uma tarefa importante para o gestor. Tão importante quanto ter as ferramentas corretas para desenvolver essa tarefa. Por isso a Praxio possui o sistema ERP Globus.

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