O crescimento do setor de serviços no Brasil, que inclui o transporte rodoviário de passageiros, traz à tona uma reflexão importante: como aprimorar a gestão de transporte e superar desafios como a falta de infraestrutura nas estradas, alto custo operacional, aumento dos combustíveis e necessidade constante de investimentos em inovação e tecnologia?

Na comparação entre os meses de dezembro de 2020 e dezembro de 2021, o transporte rodoviário de passageiros e o transporte aéreo contribuíram para o aumento de 30,7% no volume de atividades turísticas no Brasil, segundo a Pesquisa Mensal de Serviços do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).

Com a retomada na movimentação de passageiros no pós-pandemia, a assertividade na gestão de transportes será essencial. Segundo a Associação Nacional das Empresas de Transportes Urbanos (NTU), o setor transporta diariamente 50 milhões de pessoas e gera 60 mil empregos diretos, sendo 15 mil motoristas.

Com esse volume a ser administrado e a responsabilidade de aprimorar o serviço oferecido, contribuindo para a melhoria da modalidade, as empresas de transporte urbano, fretamento, rodoviário intermunicipal, interestadual e internacional se veem frente a desafios para manter a competitividade.

Se você quer conquistar e fidelizar os clientes, a melhor estratégia é modernizar a operação. Como? Com tecnologia e soluções integradas feitas sob medida para elevar os padrões e auxiliar na gestão de transporte de passageiros. Por isso, confira algumas ideais de como transformar suas operações com o uso de tecnologia.

O que é gestão de transporte?

A gestão de transporte é um modelo administrativo que permite às empresas de ônibus e fretamento controlar e melhorar suas operações, monitorando gaps da operação, propondo soluções e identificando oportunidades de melhoria.

Focada na qualidade e eficiência do serviço, a gestão de transportes planeja processos e metas, viabiliza a execução e analisa os resultados. Seu papel é indispensável para a rotina das empresas que atuam na movimentação de passageiros.

Entre as responsabilidades da gestão de transportes estão:

• planejamento logístico e estratégico;
• controle dos planos de manutenção da frota;
• otimização e produtividade da frota e motoristas;
• controle operacional;
• gestão de custos e otimização de recursos;
• definição e gestão de linhas e horários;
• escala de veículos e motoristas;
• controle do consumo de combustível;
• controle de arrecadação e bilhetagem;
• gestão de pessoas;
• cumprimento à legislação, como a Lei do Motorista;
• análise de indicadores de desempenho;
• mitigação de riscos;
• aumento da eficiência operacional e financeira.

Mas como dar conta de tudo isso?

Com certeza, não é mais com cadernos, canetas e calculadoras nem apenas com planilhas de Excel. Imagine gerenciar a escala de trabalho de motoristas sem desrespeitar a Lei da Jornada, fazer a logística das linhas e horários e controlar a emissão de passagens, tudo manualmente.

Praticamente impossível! E ainda que você tentasse, quantos funcionários estariam envolvidos em cada processo? Como reduzir as margens de erro, a vulnerabilidade, as chances de passivo trabalhista e ainda satisfazer clientes a ponto de vencer a concorrência?

Uma gestão de transporte eficiente passa, inevitavelmente, por investimentos na automatização de processos e no uso de sistemas integrados de gestão especialmente desenvolvidos para o transporte rodoviário de passageiros.

Seja qual for o porte da empresa, o número de funcionários ou o volume de passageiros e de viagens, a tecnologia e a inovação devem estar entre as prioridades da gestão de transporte.

A importância da gestão de combustível na gestão de transporte

Enquanto o setor de transporte rodoviário de passageiros não tiver outra matriz energética e continuar dependendo do diesel, a gestão do combustível com foco na redução de custos será uma tarefa essencial na gestão de transporte.

Os gastos com combustível são responsáveis por cerca de 30% dos custos no transporte rodoviário de passageiros – 26,6% no transporte público coletivo, segundo o Anuário NTU 2020-2021. Ainda segundo o estudo, o déficit acumulado pelas empresas de ônibus cresceu em mais R$ 17 bilhões durante a pandemia, um nível de endividamento jamais visto, aponta a associação.

Para fazer frente aos custos com combustível (que, quando somados à mão de obra chegam a mais de 70% do custo total do setor) sem comprometer a continuidade das operações, a gestão de transporte se vê cada vez mais desafiada.

Novamente, os recursos tecnológicos para o acompanhamento e o controle inteligente de custos, incluindo despesas com manutenção da frota, se mostram determinantes para o sucesso do negócio.

Felizmente, com o auxílio de um software específico para operações de transporte rodoviário é possível otimizar o controle de custo com diesel e ainda ter indicadores de desempenho que auxiliam as rotinas gerenciais.

Há sistemas que permitem a visualização dos dados importantes para manter a qualidade no transporte e controlar a performance, registrando, por exemplo, quanto combustível é gasto por veículo.

Além disso, a tecnologia tem o benefício de controlar manutenções e, assim, prevenir problemas com peças como a vela de ignição, filtro de ar e troca de óleo. Vale lembrar que a falta de manutenção preventiva também torna as manutenções corretivas mais onerosas.

Em síntese, com um ERP focado no serviço de transporte é possível analisar:

• Custos por quilômetro rodado;
• Abastecimento em cada veículo feito em tempo real;
• Aferição do índice real de consumo e comparação com o previsto;
• Monitoramento online do consumo e dos abastecimentos;
• Pontos de desperdício no estoque;
• Divergências no setor de compras.

Diferenças entre gestão manual x automatizada

Em plena era digital e com tantas variáveis que envolvem a gestão de transportes, o uso de softwares especializados, que integram e agilizam rotinas, não é mais questão de escolha e, sim, condição de sobrevivência no mercado.

A automação otimiza os processos, dá agilidade à operação, identifica gaps, fornece subsídios importantes para a tomada de decisões e reduz a margem de erros, se fazendo crucial para um mundo cada vez mais dinâmico e com clientes conectados, exigentes e em constante evolução.

O jeito é oferecer os serviços de forma interativa e conectada às novas tendências e comportamentos dos clientes. As pessoas assimilam muito rapidamente as novas tecnologias e buscam comodidades para facilitar a rotina. E os passageiros do transporte rodoviário fazem parte disso.

Uma gestão de transporte manual é lenta, onerosa e mais suscetível a erros. Automatizar os processos, atribuindo às máquinas o trabalho burocrático e rotineiro e permitindo que as pessoas dediquem seu tempo, talento e inteligência às estratégias do negócio deve ser uma prioridade.

A automatização agiliza a vida tanto de clientes quanto das empresas. Quem se mantiver imutável tende a desaparecer do mercado. Hoje, a única solução viável para perpetuar um serviço de qualidade e contribuir para a mobilidade é utilizar tecnologias que modernizem e renovem os serviços oferecidos.

Transformação digital é a palavra de ordem para empresas de transporte rodoviário de passageiros. Fique atento e não demore a se atualizar.

14 passos para uma eficiente gestão de transporte

Uma gestão de transporte eficiente requer boas práticas. Confira algumas dicas para tornar sua operação mais assertiva:

Avalie as demandas e conheça o mercado

A definição de linhas, horários e disponibilidade de veículos passa pelo conhecimento amplo das demandas e das necessidades do mercado e do cliente. A sazonalidade é outro fator que deve ser levado em consideração na hora de prever escalas e horários, mitigar riscos e evitar atrasos.

Mantenha os custos sob controle

O sucesso do negócio depende da gestão de custos e, no caso dos transportes, as variáveis são muitas. O valor com mão de obra e combustíveis pesa no orçamento, por isso, administre bem as escalas de motoristas e a produtividade das frotas.

Adote sistemas integrados de gestão

A tecnologia elimina trabalhos manuais, melhora a produtividade, diminui os índices de erro e a necessidade de retrabalho. Assim, sua empresa se destaca pela agilidade e eficiência, melhorando inclusive a imagem e a reputação no mercado.

Conheça seu cliente

Estar atento às demandas dos clientes e às oportunidades de novos negócios é sinônimo de eficiência e boa gestão de transportes. Entender os desejos dos passageiros e implementar serviços mais modernos melhora a competividade.

Planeje bem as linhas e horários

Um dos itens fundamentais da gestão de transporte é fazer o planejamento estratégico e definir com assertividade as linhas e horários. O planejamento das rotas reduz distâncias, economiza combustível, melhora a mobilidade e aumenta a produtividade da frota.

Melhore a gestão de documentos

Manter a documentação em dia é um desafio nas operações de transporte. Para facilitar a emissão, controle, organização, armazenamento e segurança das informações, aposte em soluções pensadas para as empresas de transporte de passageiros.

Acompanhe as ocorrências

Prever as ocorrências como falhas mecânicas, interrupções na viagem, problemas no trânsito, fiscalizações, acidentes ou outros imprevistos ajuda a reduzir os prejuízos. Uma boa estratégia é contar com recursos de monitoramento e comunicação em tempo real.

Respeite a legislação

O transporte rodoviário está sujeito a uma série de normas e regras. Um exemplo é a Lei 13.103/2005, conhecida como Lei do Motorista, que estabelece as rotinas de trabalho dos motoristas profissionais de carga e passageiros. A legislação estabelece a jornada diária, tempo máximo de direção, intervalos para almoço e repouso, tempo de parada obrigatório e outras regras.

Uma forma de garantir seu cumprimento e controlar as horas trabalhadas é ter informações em tempo real, utilizando um sistema que ofereça precisão no controle de ponto e redução de horas extras.

Aposte na praticidade e na comunicação moderna

Para estar à frente da concorrência é preciso investir em aplicativos eficientes, sejam eles para melhorar a gestão ou se comunicar com os clientes. Um aplicativo que permita adquirir as passagens, disseminando a marca da empresa, consulta de rotas e outras facilidades na palma da mão, por exemplo, é um bom diferencial.

Mantenha os veículos em ordem

Nada atrai mais passageiros do que garantir a segurança das viagens. Um bom software de gestão de transporte de passageiros é a solução que garante o controle de toda a frota, ajudando desde os departamentos backoffice até a operação em si, passando também pela manutenção dos veículos.

Aumente a visibilidade

Um benefício da tecnologia é saber, em tempo real, onde estão os veículos. A localização por meio de satélites revolucionou a área de transporte de passageiros. Assim, toda rota de veículos e possíveis eventualidades são registradas e podem ser consultados a todo momento.

Reduza a burocracia

Uma dificuldade das empresas de transporte é colocar em ordem todos os documentos fiscais. Para facilitar o processo, um sistema integrado de gestão ajuda na emissão de todos os documentos fiscais de forma automática e organizada.

Modernize a gestão

Suas rotinas ficarão bem mais fáceis com um ERP de gestão. Com ele, a empresa de transporte consegue elevar seu nível de eficiência a outro patamar, com um padrão bem mais competitivo e eficiente.

Ofereça comodidades ao cliente

Para se destacar da concorrência, a dica é pensar nas comodidades oferecidas aos clientes antes mesmo da compra da passagem. Além de fazer a venda pela internet, adote tecnologias que permitam a comercialização em novos canais de venda, e realize, de forma integrada, a gestão de todas as vendas.

Como automatizar a gestão de transporte

Tudo o que sua empresa precisa para elevar a performance é automatizar a gestão de transporte e explorar as potencialidades da tecnologia desenvolvida para o setor. Para ser a melhor empresa no setor, precisa contar com um software para gestão do transporte de passageiros como o Globus, da Praxio.

O sistema é capaz de:

• Integrar o controle de processos e de despesas;
• Fazer o controle da frota, combustível, manutenções, gestão de oficinas, aferição de pneus, rotinas de inventário, compras e controle de estoque.
• Integrar as áreas financeira, contábil e fiscal fazendo o controle bancário, gestão de contratos, previsão de orçamentos, controle de movimentações de cliente etc.
• Controlar a documentação, veículos, seguros e mitigar os riscos de acidentes;
• Fazer a gestão de escala de veículos e motoristas, plantão, gestão de arrecadação e bilhetagem do transporte coletivo urbano;
• Monitorar escalas rodoviárias, partidas e chegadas, integração de bilheterias e serviços de entrega de encomendas;
• Gerenciar os fretamentos contínuo, individual e roteirizar fretados;
• Aprimorar a gestão de pessoas, folha de pagamento, apontamento de horas, férias e ponto eletrônico.

Resumindo, automatizar e integrar a gestão de transporte traz uma série de facilidades para o gestor e para a empresa, melhorando os resultados e permitindo que o gestor tenha acesso a dados precisos e confiáveis para a tomada de decisões.

Quer saber mais sobre as soluções da Praxio para o transporte rodoviário de passageiros, fale com um especialista e automatize sua operação, elevando a performance na gestão de transporte.