Os custos na gestão de frota de ônibus são um desafio particularmente grande para os gestores do transporte. Isso porque as operações das empresas de transporte possuem especificidades que demandam muito cuidado e visão por parte dos gestores.
Sendo assim, é essencial que as empresas de transporte possuam uma estratégia harmoniosa que lhes permita reduzir custos operacionais sem que isso impacte na qualidade do serviço oferecido.
Isto é, se munir de todas as ferramentas disponíveis para diminuir os custos na gestão de frota de ônibus deve fazer parte do planejamento financeiro da empresa. Nesse cenário, o uso das tecnologias disponíveis pode colaborar para reduzir custos operacionais que impactam no orçamento final da empresa.
Atualmente, os gestores contam com diversas funcionalidades que podem ser, inclusive, acopladas junto ao sistema de gestão empresarial já existente dentro da organização.
Em suma, ao longo do texto, iremos reunir e elencar estratégias efetivas que você, gestor, consegue adotar dentro da empresa de transporte para reduzir os custos na gestão de frota de ônibus.
O que são custos operacionais?
Se estamos falando de reduzir custos operacionais na gestão de frota de ônibus, precisamos entender também o que são esses custos. Sendo assim, podemos definir custos operacionais como tudo aquilo que a empresa tem como despesa para o pleno funcionamento e execução das atividades.
De forma que pode-se citar como exemplo de custo operacional, os insumos de produção, o salário dos colaboradores, despesas financeiras, viagens corporativas, etc.
Em resumo, pode-se agrupar os custos operacionais em custos fixos e custos variáveis:
- Custo fixo
São custos fixos aqueles que não sofrem variação de acordo com interferências externas. Ou seja, mesmo que a frota fique parada, ainda gerará esse custo. Pode-se citar, como exemplo de custo fixo, a remuneração do motorista, o licenciamento anual, o seguro obrigatório, etc.
- Custo variável
Os custos variáveis, por sua vez, dizem respeito àqueles custos que somente existem quando os veículos da frota estão operando. Isto é, são custos sujeitos às oscilações de mercado e da própria operação. Tais como: combustível, pneus, pedágio, etc.
Por fim, destrinchando ainda mais a relação de custos de uma empresa de transportes, pode-se agrupar ainda os seguintes custos:
Custos financeiros
Os custos financeiros envolvem:
- Pagamento de juros
Paga-se juros quando alguma conta não foi paga na data correta, por exemplo. E, dependendo do tipo de documento fiscal, pode-se ainda sofrer implicações legais sobre o atraso.
- Impostos e taxas
São os impostos e taxas referentes à operação, muitas delas são consideradas como um custo fixo.
- Emissão de notas fiscais
É interessante que se tenha a emissão de notas fiscais de maneira automatizada. Afinal, quando há incoerência nos dados a empresa pode sofrer sanções legais.
- Quitação de dívidas
Muitas empresas de transporte acumulam dívidas por muitas razões, que vão desde empréstimos até pagamentos de indenizações a funcionários.
Custos administrativos
- Remuneração dos colaboradores
Remuneração de todos os funcionários ligados à empresa de transportes.
- Compra de insumos
A compra de insumos diz respeito às compras realizadas para manter a empresa de transportes funcionando.
- Serviços de escritório
Os custos administrativos referentes ao serviço de escritório dizem respeito aos custos com limpeza, por exemplo.
- Aluguel
Muitas empresas de transporte atuam com sede em garagem alugada.
- Água, luz e gás
Custos com estrutura básica para os funcionários tanto de backoffice quanto dos motoristas.
- Telefonia móvel e fixa
Os custos com telefonia devem constar com prioridade no orçamento, uma vez que, boa parte do controle realizado pela gestão depende do serviço de telefonia – que inclui internet.
- Material de escritório
Custos não recuperáveis
- Multas rescisórias;
- Multas por cancelamento de contratos.
Dito isso, salienta-se a importância de não omitir gastos no cálculo dos custos operacionais da empresa de transporte. Afinal, apenas calculando esses gastos de forma fiel à realidade é possível trabalhar para reduzir os custos na gestão de frota de ônibus.
Uma das maneiras de evitar a omissão é acompanhar os gastos mensalmente. Dessa maneira, com o passar do tempo, pode-se acompanhar a cada 60 ou 90 dias.
Maneiras de reduzir custos de transporte de passageiros
Uma vez conhecidos os custos operacionais, é possível pensar estratégias para reduzi-los. Entre elas:
Manutenção da frota em dia
É essencial que a frota de ônibus mantenha uma rotina de manutenção preventiva. Isto é, a manutenção feita de maneira periódica com prazos definidos, é também uma estratégia para a redução de custos na gestão de frota de ônibus. Afinal, os custos com a manutenção preventiva são menores do que com a corretiva.
É importante verificar a condição dos pneus, pastilhas de freio e o combustível da frota. Sendo assim, economiza-se dinheiro e evita-se que os ônibus tenham que ficar parados – e gerando custos, conforme vimos acima.
Motoristas capacitados
Ter motoristas capacitados é também uma forma de reduzir custos na gestão de frota de ônibus. Além disso, oferece segurança aos colaboradores e aos passageiros.
Um motorista capacitado evita erros que podem culminar em multas e até mesmo acidentes graves. Portanto, investir em cursos de reciclagem quando for necessário e monitorar o modo de condução dos motoristas compõem a estratégia inteligente do gestor.
Monitoramento da frota
É notório que as frotas de ônibus rejuvenesceram e mudaram muito em matéria de tecnologia. Sobretudo nos últimos 10 anos. Dessa maneira, é essencial que os gestores conheçam as informações da frota. Isto é, consumo, utilização, trajetos, autonomia, etc.
Nesse sentido, o gerenciamento de combustível, por exemplo, é essencial para a operação. Assim como a correta aferição dos pneus, que somada ao gerenciamento do combustível, colabora com a redução de custos.
Assim, é possível minimizar gastos com aquisições desnecessárias ou problemas no gerenciamento de estoques desse insumo.
Reduza os gastos desnecessários
Gastos desnecessários, ou seja, os que atrapalham a lucratividade de uma empresa, geralmente são causados por desperdício de materiais, processos redundantes, má gestão de estoque e compra de produtos que não são utilizados no dia a dia.
Uma maneira de evitar desperdícios é realizar uma nova avaliação de todos os processos de sua empresa, para a eliminação de gargalos e pontos ociosos.
Mensuração e análise de dados
Em resumo, é possível reduzir os custos na gestão de frota de ônibus ao automatizar a operação. Isto é, com a empresa trabalhando de maneira integrada é possível extrair dados reais da operação. Sendo assim, a visualização dos custos se torna muito mais clara, o que possibilita a tomada de decisão assertiva.
Dessa maneira, a tecnologia da gestão integrada é a melhor estratégia para as empresas de transporte que querem reduzir seus custos operacionais. Assim como, é a melhor estratégia para também aumentar o lucro. Afinal uma empresa que trabalha de maneira integrada consegue promover mais insights no gestor.
O controle das informações da operação é essencial para a redução de custos a longo prazo. De forma que a adoção de um sistema de gestão integrado como o Software Globus pode ser a melhor solução.
Assim, insumos e serviços são controlados com exatidão, diminuindo erros. Ainda, o Globus possui seu próprio módulo de BI para transporte de passageiros, ou Business Intelligence, que permite a análise e o controle do desempenho da frota.
Agora que você já sabe como reduzir custos de transporte na gestão de frota de ônibus, entre em contato e agende uma demonstração do Globus!
