Ter uma tecnologia 100% especialista na operação não significa extrair o melhor dela. É preciso um processo ajustado entre tecnologia ERP e modelos internos. É o que nos conta Levi Borges, diretor administrativo, e Odair Faria, coordenador de sistemas, ambos da MobiBrasil em um bate papo sobre como a empresa reformulou totalmente a sua operação de suprimentos, acabando com os papéis e operacionalizando toda a baixa das peças pelo código de barras. Assim, ampliando acuracidade do setor que era de 80% para 95%, logo no primeiro mês de utilização do novo modelo.

Sobre a MobiBrasil:

Dedicada ao transporte coletivo urbano de pessoas desde 1982, a MobiBrasil opera nos Estados de São Paulo (São Paulo, Diadema e Sorocaba) e Pernambuco (Lourenço da Mata) transportando mais de um milhão de pessoas em 960 ônibus.

Investimentos em tecnologia fazem parte do dia a dia da empresa, desde soluções que facilitam o relacionamento com os clientes, até a gestão completa de toda essa operação.

Há cerca de 20 anos, a MobiBrasil conta com a Praxio não somente no que se refere à tecnologia ERP, mas também com o conhecimento técnico do seu time de especialistas do setor, pois tecnologia e processos precisam andar juntos.

Confira abaixo a entrevista com Levi Borges e Odair Faria:

Desafios:

Quais eram as dificuldades que a MobiBrasil encontrava na operação do estoque?

Levi: Nosso problema começava por uma questão de geografia. As notas fiscais de compra de peças que eram recebidas pela unidade aqui em São Paulo, precisavam ir para nosso setor fiscal que ficava em Pernambuco. Todas as notas fiscais eram lançadas por lá. Porém, mesmo com toda tecnologia disponível, ao final do dia, a gestão das últimas notas ficava sempre em atraso ou até em falta, assim comprometendo toda a operação. 

Odair: A gente recebia as notas fiscais e o material em São Paulo, fazíamos a conferência, digitalizávamos manualmente essa nota e enviava para Pernambuco. Lá, uma pessoa da área fiscal fazia a leitura dessa nota, digitava todos os dados e só depois é que se iniciava as baixas das peças que estavam aqui em São Paulo. Esse processo acabava levando um tempo muito grande.

Levi: Como a nossa entrada de nota fiscal era toda feita em Pernambuco, nós tínhamos requisições que não eram baixadas no mesmo momento, sempre ficavam coisas para outro dia, causando problemas na gestão das entregas, além da acuracidade.

Eu tinha uma média de 40/50 requisições numa noite, por exemplo, de uma peça que não estava no estoque e isso gerava problemas na precisão e exatidão dos dados que coletávamos na tecnologia ERP. Sempre tínhamos uma confusão na comunicação de apuração das notas, modificando a entrada e saída pelo código.

Mesmo utilizando o ERP da Praxio já há alguns anos, eu precisava melhorar meu SLA desse processo (compras/estoque/notas fiscais). Além da questão geográfica, a pessoa que recebia a requisição em Pernambuco não conseguia fazer a leitura do código de barras, necessitando a digitação dos 40 caracteres de cada uma das notas. Eu sabia que a chave da melhoria estava no uso da tecnologia do código de barras para ganhar tempo e eliminar os papéis.

A solução:

Como foi o despertar para o processo de mudança?

Levi: Em um bate-papo com o pessoal da Praxio, soubemos que a tecnologia já estava disponível e sendo utilizada por outras empresas. Eles nos levaram a conhecer a solução na prática, já em operação, e entendemos que era preciso ajustes internos antes de implementar a tecnologia no ERP. Percebemos que o nosso processo podia (e precisava ser) melhorado.

A partir daí, implantamos primeiro a entrada da nota fiscal aqui em São Paulo.

Passamos a fazer uso da importação automática do XML e toda NF emitida passou a ser disponibilizada em um intervalo máximo de 2 horas. Além da leitura simples do código de barras, que aboliu os erros de digitação de impostos e possíveis informações erradas.

Odair: Exato. Mudamos de um estoque manual, sem confiabilidade, para um processo totalmente automatizado. Agora, em vez de digitar o material, fazemos apenas a leitura do código de barras.

Reformulamos toda a requisição de peças no sistema, com aprovação ou reprovação na entrega e retirada de material, além do controle de todo o processo de quem está aprovando. Assim, retirando todas as informações de troca de peças. Hoje conseguimos questionar qualquer ação suspeita que tenha sido visto dentro do processo.

Resultados:

Quais os ganhos disso tudo? Conseguimos quantificar?

Levi – Com a leitura do código de barras, nós economizamos o trabalho de duas pessoas na entrada da nota fiscal, sem contar a maior confiabilidade nas informações.

Automatizamos todo nosso processo: entrada de nota fiscal, código barra de peças, leitura e baixa em estoque, inventários rotativos, eliminação da requisição em papel.

O uso da tecnologia aliada a mudança de processo foi fundamental para economia nos gastos de papel, e ampliação dos nossos índices de acuracidade que saíram de 80% para 95%.

Também ganhamos muito na reformulação de arquivos, evitando armazenamento duplicado e economizando espaço na rede, por exemplo.

Próximos Passos:

Levi: Nossa meta agora é atacar a eliminação dos papéis no processo de manutenção da frota. Nosso próximo desafio é desenvolver um processo que elimine a impressão e o preenchimento manual da OS (ordem de serviço) no controle da manutenção.

A Praxio já nos apresentou uma tecnologia específica para isso: o Manu360. Como a gente gosta de ver as coisas na prática, já estamos combinando uma visita a outra empresa usuária.