A mobilidade é um desafio nas grandes cidades e o tempo que os trabalhadores brasileiros perdem no trânsito é imenso. Para agilizar o deslocamento dos colaboradores, muitas empresas contratam serviços de transporte. Nesse mercado, a competitividade depende de uma assertiva gestão de fretamento.

Há uma série de vantagens para empresas e também para os usuários de fretamento, que conseguem, por exemplo, relaxar durante o trajeto e reduzem o tempo gasto em trânsito; sem falar nos benefícios ambientais do serviço, já que um ônibus substitui cerca de 40 automóveis e é considerado uma alternativa sustentável de transporte.

Um levantamento realizado pelo Sindicato das Empresas de Transporte por Fretamento de São Paulo (Transfretur) mostra que a modalidade é bem aceita pelos funcionários das empresas e cerca de 80% daqueles que utilizam o carro diariamente para ir ao trabalho prefeririam usar o ônibus fretado.

As empresas prestadoras desse serviço têm um imenso potencial a ser explorado, mas, para isso, é essencial investir na gestão de fretamento. É justamente sobre isso que vamos falar hoje. Se você quer saber mais sobre o assunto, aproveite a leitura!

O que é gestão de fretamento?

O fretamento é o serviço oferecido para o deslocamento contínuo ou eventual de grupos específicos, com itinerários pré-determinados.

É comumente utilizado no deslocamento de funcionários entre a residência e o local de trabalho e vice-versa, transporte escolar, conexão entre aeroportos ou ainda em traslados eventuais – como city tour, passeios culturais, viagens turísticas, excursões etc.

Nesta modalidade de transporte não há cobrança individual de passagens (bilhetagem). O serviço é determinado em contrato, com valor previamente acordado.

Para que as viagens sejam realizadas com eficiência, qualidade e segurança, a gestão de fretamento é fundamental. É o gestor quem faz todo o planejamento operacional e de custos. Entre as atividades estão:

• planejamento e monitoramento das melhores rotas e unificação de itinerários;
• geração e análise de relatórios gerenciais;
• gestão financeira e controle de custos;
•  planejamento das manutenções preventivas dos veículos;
• acompanhamento do desempenho da frota, controle de quilometragem etc.;
• gestão da jornada de motoristas;
• escala de horários, pontos de embarque e ocupação dos veículos;
• controle da documentação e das licenças junto aos órgãos regulamentadores.

Dicas para fazer a gestão de fretamento

1. Mapeie as necessidades dos clientes

A gestão de fretamento deve reconhecer as demandas e necessidades dos clientes, oferecendo diferenciais e vantagens para a mobilidade dos usuários em relação a outros meios de transporte, com foco na qualidade, segurança, conforto e higiene.

Além disso, o transporte fretado precisa estar adequado ao tamanho da empresa contratante. Se o serviço não for útil à maioria dos trabalhadores, certamente o investimento em fretamento será reavaliado.

2. Faça a gestão dos custos

Ao entender as demandas de transporte fretado, a gestão de fretamento deve analisar os custos e a efetividade no uso das frotas e, principalmente, investir em roteirização, o que gera mais eficiência e menos consumo de combustíveis, pneus e horas extras, por exemplo.

Viajar com assentos vagos ou rotas superlotadas é outro problema que onera as empresas e compromete a qualidade e a eficiência operacionais.

Contratar uma ferramenta de roteirização é uma excelente forma de gerenciar os custos, já que o planejamento de trajetos é feito automaticamente, facilitando inclusive a auditoria de linhas, monitoramento da jornada de trabalho dos motoristas.

3. Invista em tecnologia

Um dos papéis da gestão de fretamento é melhorar os resultados e a eficiência do serviço de transporte oferecido aos usuários e contratantes. Isso passa pela inovação e pela utilização de sistemas que ajudam no controle e redução de custos, ampliam a visibilidade operacional, agilizam a tomada de decisões e melhoram a assertividade.

Ao contar com tecnologia para automatizar tarefas da gestão de fretamento, os profissionais envolvidos ganham tempo para atividades mais estratégicas do negócio.

4. Profissionalize o serviço

O transporte exclusivo – seja de funcionários no deslocamento diário de trabalhadores ou em traslados, city tours ou outras modalidades de fretamento – precisa ser profissional, sério e personalizado. Afinal, é uma responsabilidade e tanto.

É fundamental que a gestão de fretamento tenha como premissa a segurança das operações, conforto, cumprimento de horários e rotas assertivas.

5. Mantenha licenças em dia e serviços regularizados

O transporte fretado está sujeito a legislações específicas e é importante que a gestão de fretamento tenha a certeza de estar com toda a documentação em dia, além de manter seguro contratado para o veículo e passageiros.

Importância e vantagens da gestão de fretamento

O serviço de fretamento não contribui apenas para melhorar os deslocamentos. Há uma série de vantagens também para a mobilidade e o meio ambiente.

Um ônibus substitui 40 automóveis e ocupa menos espaço nas ruas, além de poluir menos. Os veículos de passeio são considerados os principais vilões da poluição atmosférica nos grandes centros.

A gestão de fretamento, quando é eficiente, potencializa todas essas vantagens e oferece rotas e serviços mais inteligentes e econômicos.

Confira tudo o que a gestão de fretamento pode oferecer:

• Melhoria da mobilidade urbana e redução dos congestionamentos;
• Agilidade no deslocamento dos trabalhadores no trajeto entre o trabalho e a residência, no caso de fretamento contínuo;
• Mais segurança e conforto aos usuários, que podem relaxar e descansar enquanto utilizam o fretamento, sem se preocupar com o trânsito;
• Aumento da eficiência nas linhas de fretamento e redução de usuários nos sistemas públicos de transporte;
• Redução da emissão de poluentes na atmosfera;
• Diminuição dos custos de deslocamento;
• Melhoria da imagem da empresa ao oferecer o benefício aos trabalhadores;
• Redução do tempo gasto no trânsito, já que as empresas de fretamento têm sistemas de roteirização à disposição;
• Ganhos em qualidade de vida e bem-estar dos usuários, com tempos para desempenhar atividades fora da empresa, como estudar, praticar esportes ou priorizar o lazer com a família.

Questões legais do transporte por fretamento

O serviço de fretamento só pode ser realizado por empresas autorizadas pelos órgãos que regulamentam e fiscalizam a atividade. É função da gestão de fretamento manter as licenças em dia e acompanhar a capacidade técnica e operacional das frotas.

Estar dentro da lei é uma forma segura de evitar multas e problemas futuros. Pensando nisso, o gestor de fretamento precisa conhecer a legislação e as regras para saber o que verificar e acompanhar. A contratação de seguros para o veículo e os passageiros é outro item que deve ser assegurado pela gestão de fretamento.

Além da legislação específica para o setor de transporte rodoviário de passageiros e as leis de trânsito, as cidades podem ter áreas restritas para circulação e parada de ônibus e vans. Mais uma vez, a roteirização é a melhor aliada para evitar contratempos.

A Resolução ANTT 4.777/12 tem informações importantes para o fretamento contínuo e a documentação exigida da empresa e dos veículos. Além das diretrizes da Agência Nacional de Transporte Terrestre, o serviço também está sujeito a licenças da Prefeitura, bombeiros, órgãos municipais e estaduais de meio ambiente.

Ainda que o excesso de burocracia seja apontado como o principal entrave às operações de fretamento – o problema foi citado por 57% das empresas do setor entrevistadas pela Confederação Nacional do Transporte para a elaboração do estudo Transporte Rodoviário de Passageiros em Regime de Fretamento – não há como evitar.

A vantagem é que a gestão de fretamento amparada pelo uso de tecnologias pode amenizar os desafios e otimizar os processos de controle.

Como o fretamento agrega à mobilidade urbana e à qualidade de vida dos colaboradores

As pessoas querem mais qualidade de vida, comodidades, tempo para o lazer, conforto e segurança. Uma boa gestão de fretamento é aliada nesse objetivo.

Para os usuários, as vantagens vão da maior disposição para as atividades no trabalho à socialização com os colegas que dividem o ônibus, menos tempo perdido no trânsito, menos estresse na direção e mais horas livres para outras atividades.

As empresas que contratam o serviço também ganham porque têm sua imagem associada à preocupação com os colaboradores, responsabilidade social, profissionais mais engajados, comprometidos, satisfeitos e produtivos, além de aumentar a retenção de profissionais e reduzir o absenteísmo.

No caso da mobilidade nos grandes centros, o fretamento ajuda a desafogar o transporte público coletivo, reduz o número de carros em circulação e os congestionamentos, diminui a emissão de CO2 – já que cada ônibus retira dezenas de veículos de circulação -, dá mais fluidez ao trânsito e reduz os índices de acidente de trânsito.

Tecnologia em prol do equilíbrio operacional

Para ter total controle, a gestão de fretamento precisa investir em soluções tecnológicas que facilitem o processo e o controle de qualidade do serviço oferecido. Um software de gestão integrado, como um ERP, oferece a agilidade e a assertividade necessárias.

O software ERP para transporte rodoviário de passageiros é uma solução completa para a gestão de fretamento – seja contínuo ou eventual – com uma série de funcionalidades. A Praxio também oferece um sistema de roteirização de fretados que analisa o endereço dos usuários e cria rotas respeitando o tempo máximo do passageiro a bordo, definição de pontos de embarque e extensão de caminhada permitida. 

Sabemos que erros na roteirização representam prejuízo certo. Já a gestão de fretamento que conta com um sistema de roteirização completo economiza recursos, otimiza a frota, reduz gastos com manutenção, diminui as emissões de CO2, melhora a segurança, mantém trajetos atualizados, tem mais controle da operação em tempo real e, é claro, tem clientes mais satisfeitos.

Quer saber mais sobre as vantagens de uma plataforma de roteirização?

Entenda o software ERP para empresas de fretamento: do backoffice à operação.