relatórios gerenciais e sua importância

Relatórios gerenciais: o que são, quais os tipos e como utilizar na operação

Relatórios gerenciais são essenciais para a tomada de decisões estratégicas, ajudando a identificar tendências, reduzir custos e otimizar processos.

Uma única decisão pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso. No mundo dinâmico dos negócios, é preciso estar atento a cada detalhe, seja no mercado ou em processos internos. Neste último caso, os relatórios gerenciais desempenham uma importante missão.

Afinal, é através deles que líderes podem obter insights valiosos que orientam a gestão estratégica e operacional. No entanto, a elaboração de relatórios precisos pode ser desafiadora, especialmente quando se trata de consolidar informações de diversas áreas e fontes.

Neste artigo, vamos explorar as características dos relatórios gerenciais, os principais tipos de relatórios, e como eles podem auxiliar a tomada de decisões e a redução de custos na empresa.

O que são relatórios gerenciais?

Relatórios gerenciais são documentos que reúnem dados importantes de uma empresa para análise e tomada de decisões.

Eles apresentam uma visão abrangente das operações e do desempenho organizacional, permitindo que gestores e líderes de empresas identifiquem tendências, avaliem resultados e façam ajustes necessários.

Além disso, é através desses relatórios que é possível acompanhar o desempenho em relação às metas estabelecidas, medindo indicadores-chave como vendas, lucros, despesas e produtividade.

Por isso, é importante que relatórios gerenciais destaquem qualquer ineficiência nos processos operacionais, permitindo a implementação de melhorias para otimizar recursos e reduzir custos.

Desse modo, os relatórios gerenciais também contribuem para a comunicação e colaboração entre setores, bem como para a transparência de processos.

Como usar relatórios gerenciais na tomada de decisão?

Para utilizá-los de forma eficaz, primeiro é preciso que a empresa tenha indicadores-chave de desempenho (KPIs) bem definidos. Isso porque é a partir deles que a organização saberá como está posicionada, comparando os resultados obtidos com o que foi planejado.

Em segundo lugar, é preciso certificar que a extração dos dados é realizada da forma correta para que a análise não seja prejudicada. Nesse sentido, sistemas de gestão integrada podem ajudar na coleta de informações confiáveis para uma visão holística da operação.

Por fim, é preciso fazer uma análise criteriosa, examinando tendências, padrões e variações sobre o período observado. Nesse sentido, comparar dados históricos pode revelar pontos de atenção e ajudar a prever cenários futuros.

Como relatórios gerenciais podem ajudar a reduzir custos?

Como vimos, relatórios gerenciais podem ser extraídos de diversas áreas, e os dados de diferentes setores podem ser cruzados para detecção de padrões de desperdício, erros e gargalos.

Uma das maneiras mais eficazes de reduzir custos é através da análise de dados operacionais, a fim de identificar processos que não estão tendo um bom desempenho.

Por exemplo, relatórios podem revelar que um determinado setor gasta mais do que o necessário devido a processos redundantes – o famoso retrabalho.

Mas não é só na identificação de problemas que o relatório gerencial contribui para a redução de custos. Isso porque ele também ajuda a identificar lacunas e oportunidades de melhoria, como é o caso, por exemplo, da falta de automação em rotinas que poderiam ser ainda mais produtivas.

Esse cenário já foi observado pela Praxio, cujo cliente conseguiu economizar 50% em despesas mensais com impressões. Isso ocorreu após implementar tecnologia mobile no Departamento Pessoal e digitalizar o acesso a informações como holerites e comunicados.

Quais são os tipos de relatórios gerenciais?

Existem vários tipos de relatórios gerenciais, cada um focado em aspectos específicos do negócio. Podemos dividi-los desta forma:

Relatórios financeiros: relatórios que fornecem uma visão detalhada da saúde financeira da empresa, incluindo demonstrações financeiras como o balanço patrimonial e fluxo de caixa. Eles ajudam a entender a rentabilidade da empresa para decisões sobre investimentos, custos e orçamento.

Relatórios de controle: são utilizados para monitorar a eficiência dos processos operacionais e administrativos. Eles incluem indicadores de produtividade, qualidade e tempo de resposta em diversos setores. Com esses dados, é possível identificar gargalos e otimizar recursos, gerando economia para a operação.

Relatórios de satisfação do cliente: como o próprio nome diz, têm a finalidade de medir o sentimento dos clientes em relação aos produtos e serviços oferecidos pela empresa. Geralmente envolvem pesquisas, feedbacks e avaliações.

Relatórios de crescimento: são focados no desempenho de mercado, isto é, sobrevivência do negócio, além da expansão da empresa a longo prazo. Uma de suas principais análises é o crescimento em vendas, mas não só isso. Também avaliam questões como penetração de mercado, retenção de cliente e capacidade de inovação.

Quais são os principais relatórios gerenciais?

A partir dos tipos de relatórios apresentados, é possível extrair diversos modelos de relatórios. O que vai determinar quais os melhores relatórios gerenciais para acompanhar na sua empresa são seus objetivos estratégicos, as necessidades específicas do segmento de atuação e as áreas que requerem maior atenção.

Para uma empresa de transporte de passageiros por ônibus, por exemplo, os principais modelos de relatórios gerenciais são:

Demonstração de Resultado de Exercício (DRE)

Trata-se de um relatório financeiro que mostra o desempenho econômico da empresa em um período específico. Ele detalha receitas, custos e despesas, resultando no lucro ou prejuízo líquido.

Para uma empresa de transporte de passageiros, a DRE ajuda a entender a lucratividade dos serviços oferecidos. No caso do setor urbano, a análise se volta mais à rentabilidade da operação, uma vez que se trata de um setor que não tem controle sobre a demanda.

Já nos setores rodoviário, fretamento ou turismo, que lidam diretamente com empresas e/ou passageiros, a atenção deve estar no ajuste de preços, otimização de rotas, gestão de contratos e retenção de clientes.

Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é um relatório essencial para monitorar as entradas e saídas de dinheiro em um determinado período.

Ele ajuda a garantir que a empresa de transporte tenha liquidez suficiente para cobrir suas obrigações financeiras, como salários, manutenção de ônibus e pagamento de fornecedores.

Um bom gerenciamento de fluxo de caixa permite que a empresa preveja períodos de escassez de capital, isto é, de baixa demanda de passageiros, e planeje ações preventivas.

Balanço Patrimonial

O balanço patrimonial oferece uma visão abrangente da posição financeira da empresa em um momento específico. Ele lista ativos, passivos e o patrimônio líquido, ajudando a entender a saúde financeira da empresa.

Nesse sentido, é o relatório certo para quem possui frota de ônibus. Afinal, o balanço patrimonial pode indicar o valor dos ativos, bem como as obrigações financeiras, como dívidas e financiamentos.

Relatório de Estoque

Toda empresa de transporte que possui manutenção interna precisa gerenciar suas peças de reposição, pneus, combustíveis e outros materiais. Isso porque um estoque desorganizado pode custar caro às organizações.

Isso porque é o controle, de estoque que garante que não faltem itens críticos para a manutenção dos veículos, evitando paradas inesperadas ou mesmo a indisponibilidade de frota, afetando o serviço.

Além disso, o excesso de estoque pode gerar custos desnecessários, enquanto a falta de peças pode atrasar reparos importantes.

Relatório de Manutenção

O relatório de manutenção detalha todas as atividades realizadas na oficina, incluindo inspeções, reparos e substituições de peças. Manter um histórico preciso e atualizado é importante para prevenir falhas mecânicas.

Quando a manutenção não é bem documentada, a área fica isolada e opera com base em suposições, criando lacunas que podem resultar em custos elevados e riscos de segurança.

Assim, esses relatórios permitem que a empresa identifique padrões de falhas, planeje manutenções preventivas e otimize a vida útil dos veículos, contribuindo para a eficiência e a economia a longo prazo.

Relatório de Vendas

O relatório de vendas permite analisar tendências do consumidor, a fim de identificar oportunidades para aumentar a receita, como implementar programas de fidelidade, introduzir novas rotas ou expandir serviços de fretamento e turismo.

Relatório de Contas a Pagar e a Receber

Este relatório ajuda a empresa a gerenciar obrigações financeiras e a receita esperada. Dessa forma, o relatório de contas a pagar lista todas as obrigações financeiras pendentes, enquanto o relatório de contas a receber mostra o que a empresa irá receber de clientes e parceiros.

Como elaborar um relatório gerencial?

Para elaborar um bom relatório, primeiro é preciso definir os objetivos do documento e quais dados serão relevantes para o contexto específico que se deseja analisar.

Além de informações de monitoramento, que podem ser analisadas individualmente, também é importante considerar que dados podem complementar uns aos outros. Isto é, dados de diferentes processos ou mesmo de diferentes áreas que, quando cruzados, podem revelar problemas ou oportunidades de melhoria.

Em seguida, utilize uma tecnologia para coletar esses dados de forma eficiente. Em alguns casos, o próprio sistema de gestão já possui ferramentas que possibilitam a extração de dados e análise facilitada, seja em painéis visuais ou via Excel. É o caso dos sistemas da Praxio, por meio do Business Intelligence e do Hub de Dados Globus, por exemplo.

Por fim, a apresentação desses dados deve ser clara e objetiva, destacando insights e recomendações práticas que ajudem os gestores a tomar decisões embasadas.

Como extrair dados para relatórios gerenciais?

Unificar informações nem sempre é tarefa fácil – principalmente se os setores não estão integrados, e ainda mais quando há entre eles processos que são feitos de forma manual, que ficam em papel e são de difícil extração.

No setor de transporte de passageiros por ônibus, essa tarefa é ainda mais complexa devido à variedade de dados envolvidos, como informações financeiras, operacionais e de manutenção. Mas é preciso superar essas dificuldades se a empresa deseja sobreviver ao mercado e estabelecer seu crescimento.

Sem um sistema integrado, as empresas enfrentam dificuldades em consolidar informações, o que pode levar a relatórios imprecisos ou incompletos. Para driblar essa dificuldade, o uso de tecnologia de gestão é fundamental.

Com a Praxio, empresas de transporte de passageiros podem contar com um sistema especializado no setor, que atende a todas as necessidades desta gestão.

Isso significa que é possível integrar e automatizar todas as áreas, abrangendo desde a contabilidade, financeiro, RH e outros setores administrativos, até a oficina, planejamento operacional, estoque e compras.

Assim, é possível extrair relatórios gerenciais confiáveis e completos, para uma visão clara e consolidada de suas operações. Conheça os sistemas da Praxio e otimize a sua análise de dados!

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