Em vigor desde 2018, a EFD-Reinf é uma das principais obrigações fiscais das empresas e representa um marco na forma como as informações relacionadas às contribuições previdenciárias são repassadas ao governo federal.
A implantação do sistema iniciou em 2018, quando a entrega de dados sobre a retenção de PIS/Pasep, COFINS, INSS e IRRF passou a ser mensal. Desde então, a Reinf já passou por vários ajustes. Em 2020, expandiu o escopo de obrigações com a inclusão de dados sobre pagamentos a pessoas físicas e jurídicas, doações e subvenções.
Em 2021 foi criada a EFD-Reinf Eventos, o que permitiu a entrega de detalhes em tempo real ou em curto prazo para eventos específicos. Em 2022, mais funcionalidades foram implementadas e, a partir de setembro deste ano, novas regras passam a valer.
Se sua empresa quer garantir entregas seguras em meio aos constantes ajustes, confira o guia completo que preparamos.
O que é EFD-Reinf?
A EFD-Reinf é a sigla de Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais. Funciona como um livro digital que conecta empresas e governo, facilitando a entrega de informações fiscais de forma detalhada e organizada.
Entre os dados estão impostos retidos (PIS/Pasep, COFINS, INSS e IRRF), pagamentos a pessoas físicas e jurídicas, doações, subvenções, receita bruta etc.
Qual a diferença entre Reinf e EFD-Reinf?
As duas nomenclaturas se referem à obrigatoriedade das empresas na entrega digital de informações fiscais. Reinf é a sigla original, usada informalmente ou citada em legislações mais antigas.
EFD-Reinf é o nome oficial e completo da escrituração, conforme definido na legislação atual.
Qual é a relação da EFD-Reinf com o SPED?
O EFD-Reinf é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) usado como complemento das informações prestadas ao e-Social e como forma de desburocratizar os processos obrigatórios às empresas e suas contabilidades.
Essa integração da EFD-Reinf ao SPED tem como objetivo a padronização e uniformidade da escrituração fiscal, agilidade na apuração e cobrança de tributos, maior transparência e controle das informações fiscais e menos sonegação.
Quem é obrigado a entregar EFD-Reinf?
Todas as empresas, independentemente do porte, natureza jurídica ou regime de tributação devem entregar a EFD-Reinf. Os detalhes estão na Instrução Normativa 2.043/2021 e no Manual de Orientação do Usuário disponibilizado pela Receita Federal.
A obrigação envolve empresas privadas, órgãos públicos, entidades sem fins lucrativos com retenção de contribuições sociais ou imposto de renda na fonte. Estão isentas as MEIs sem funcionários, alguns órgãos públicos e ONGs sem retenções.
Ou seja, estão obrigados a entregar a EFD-Reinf os seguintes perfis:
- Empresas que prestam e contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra ou empreitada;
- Pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da CPRB;
- Produtor rural pessoa jurídica e agroindústria, quando sujeitos à contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural;
- Adquirente de produto rural;
- Associações desportivas que mantêm equipe de futebol profissional e que tenham recebido valores a título de patrocínio, de licenciamento de uso de marca e símbolos, de publicidade, de propaganda ou de transmissão de espetáculos desportivos;
- Empresas ou entidades patrocinadoras que tenham destinado recursos à associação desportiva;
- Entidades promotoras de espetáculos desportivos realizados em território nacional, em qualquer modalidade desportiva, dos quais participe ao menos uma associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional; e
- Pessoas físicas e jurídicas relacionadas no art. 2º da IN n. 1.990/2020, das quais tenham sido retido imposto de renda.
EFD-Reinf é obrigatória?
Sim. A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais é obrigatória. A entrega deve ser feita mensalmente, com prazo final até o dia 15 do mês subsequente ao fato gerador.
O envio é realizado por meio de um software contábil compatível com o sistema SPED que gera um arquivo XML. O descumprimento pode ocasionar multa e outras sanções.
O que declarar na EFD-Reinf?
A EFD-Reinf deve conter detalhes sobre os pagamentos realizados, impostos retidos na fonte, receita bruta e eventos específicos. Os pagamentos a pessoas físicas e jurídicas – fornecedores, prestadores de serviço e trabalhadores – também devem ser informados, assim como doações, prêmios ou subvenções.
Quais impostos constam na EFD-Reinf?
Os impostos que devem ser informados são o IRRF, PIS/Cofins, INSS, CSLL e ISS. Os tributos relacionados a pagamentos, como ISS, ICMS e IPI, entram na lista, assim como os impostos adicionais: Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) e Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).
Quais são os eventos da EFD-Reinf?
Na EFD-Reinf, os eventos oferecem informações específicas ao governo sobre as atividades da empresa. Cada evento tem um código e um significado. Os principais são:
- R-1000: Informações do Contribuinte.
- R-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais.
- R-2010: Retenção Contribuição Previdenciária – Serviços Tomados.
- R-2020: Retenção Contribuição Previdenciária – Serviços Prestados.
- R-2060: Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta – CPRB.
- R-2098: Reabertura dos Eventos Periódicos.
- R-2099: Fechamento dos Eventos Periódicos.
- R-5001: Informações das Contribuições Sociais por Trabalhador.
- R-5011: Informações de bases e tributos consolidadas por período de apuração.
- R-9000: Exclusão de Eventos.
O que muda na EFD-Reinf 2024?
A partir de setembro de 2024, a EFD-Reinf será responsável pela apuração do IRRF sobre serviços tomados, contribuições sociais retidas na fonte, pagamentos efetuados e algumas situações específicas como o IRRF sobre aluguéis pagos à pessoa física.
Códigos específicos serão utilizados para identificar os tipos de serviços e a base de cálculo do IRRF.
Com a mudança, a apresentação da DIRF correspondente aos fatos ocorridos a partir de janeiro de 2024 – e que seriam declarados em 2025 – fica dispensada. A EFD-Reinf também voltará a apresentar o totalizador do IRRF retido no evento S-5012, facilitando a conferência dos valores retidos e a apuração do imposto.
Os eventos S-1200, S-1202, S-1207, S-2299 e S-2399 terão novo layout, o que exigirá atualização do sistema contábil. Alguns prazos para eventos específicos na EFD-Reinf podem ser alterados.
A Receita Federal divulgará comunicados oficiais com mais detalhes sobre as mudanças até o final de agosto de 2024.
5 dicas para fazer a entrega de EFD-Reinf
1. Mantenha os dados atualizados e precisos
Essa é a parte mais importante da entrega, pois erros e entregas fora do prazo levam a penalidades fiscais. Mantenha todas as informações atualizadas e os registros e notas fiscais impecáveis para evitar inconsistências, retrabalho e multa.
Esteja sempre atento às mudanças na legislação sobre a EFD-Reinf. Consulte frequentemente o site da Receita Federal e acompanhe as novidades.
2. Revise processos internos
Analise seus processos de coleta, organização e validação dos dados da EFD-Reinf. Identifique pontos de melhoria e elimine gargalos que atrasam ou comprometem a qualidade das informações.
Para evitar erros, faça simulações de envio antes do prazo final e utilize softwares específicos ou ferramentas disponibilizadas pela Receita Federal para identificar e corrigir eventuais problemas.
3. Capacite o time
Invista na capacitação dos colaboradores que lidam com a EFD-Reinf. Mantenha-os atualizados sobre as mudanças na legislação e sobre as melhores práticas para coleta, validação de dados e uso do software de envio.
Aposte em cursos e treinamentos porque uma equipe bem preparada garante mais agilidade, segurança e tranquilidade na entrega das obrigações.
4. Realize verificações antes do envio
Antes de enviar a EFD-Reinf, faça uma conferência minuciosa das informações e revise os eventos. Dê atenção especial aos eventos específicos e aos eventos fora do prazo, pois possuem regras e prazos diferenciados.
Se for preciso, utilize sistemas de gestão desenvolvidos por empresas especialistas em tecnologia, como a Praxio, que revisou a situação de cada cliente para garantir entregas seguras e dentro do prazo.
Leia mais sobre as medidas proativas da Praxio para preparar os clientes para a DIRF 2025.
5. Automatize sua gestão contábil e fiscal
Utilize softwares de gestão com módulos contábeis e fiscais integrados e recursos de automação para eliminar tarefas repetitivas e manuais. Dessa forma não é necessário redigitar os mesmos dados em diferentes setores.
A automatização evita a lentidão, minimiza erros e garante entregas assertivas e seguras em poucos cliques, com base em dados confiáveis e centralizados em um sistema de gestão.
Além disso, com integrações bem estruturadas como as feitas pela Praxio, muitos documentos físicos podem ser eliminados, evitando custos com papel e armazenamento.
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