Para se ter uma visão ampla e mais assertiva acerca de toda a operação, o gestor pode investir nos benefícios do sistema de gestão integrada. Com olhos na expansão dos negócios, é preciso ter nas mãos as informações mais importantes da empresa de maneira rápida e prática. E isso o sistema de gestão integrada faz.

Responsável pela automatização, integração e pela facilidade em gerar dados que de fato demonstram com maior fidelidade o desempenho da empresa, o sistema de gestão integrada é parte essencial na gestão de qualquer negócio. Independente do porte.

A tecnologia representa uma revolução na maneira de se relacionar das pessoas. Inclui-se nisso a maneira que as relações de consumo acontecem. E, certamente, a maneira que o trabalho é pensado e executado para atender às novas demandas.

Adotar soluções tecnológicas para usufruir dos benefícios do sistema de gestão integrada é fundamental para aumentar a produtividade da empresa, assim como seu potencial competitivo perante o mercado. E o primeiro passo para fazer isso é conhecer a organização e as ferramentas disponíveis.

O que é sistema de gestão integrada

Um sistema de gestão integrada (SGI) é o mesmo que um sistema ERP; um software especialista adotado para a gestão empresarial interna. É um recurso adotado por diversas empresas dos mais variados tamanhos, ramos e modelos.

Também conhecidos como sistema ERP (Enterprise Resource Planning), pode-se dizer que esses softwares são como o aparelho circulatório de uma empresa. Isso porque é através do ERP que todos os setores se integram e interagem.

A essa integração se atribui a comunicação constante e em tempo real entre os setores. Na prática isso significa que dados da operação são atualizados por meio do sistema, o que é um ganho em termos de produtividade, pois não há necessidade de ligações telefônicas, requerimentos, e demais burocracias internas.

Por que usar um sistema de gestão integrada?

Os benefícios do sistema de gestão integrada são muitos. E todos eles levam ao objetivo que todo gestor tem: o sucesso de sua empresa e otimização de recursos.

Adotar um ERP eficiente e atento às necessidades da empresa diminui custos operacionais e a médio prazo gera mais receita. 

Usar a frota em sua totalidade de desempenho e explorar ao máximo o potencial do material humano presente na organização, também são possibilidades quando se implementa esse tipo de sistema de gestão.

O sistema de gestão integrada dá ao gestor uma visão rápida, ampla e precisa das operações. Isso permite a tomada de decisões estratégicas para o crescimento da empresa com base em dados confiáveis e reais.

O monitoramento de resultados com base nesses dados dão ao gestor a dimensão do trabalho a ser feito e, também das metas a serem traçadas e alcançadas. Sem contar que, a segurança da informação promove um claro fortalecimento da imagem da empresa.

Como implementar o sistema de gestão integrada?

Entre as funcionalidades básicas do sistema de gestão integrada podemos apontar: integração dos setores do backoffice e comunicação com equipe de campo. Por se tratar de um sistema modular, o gestor precisará definir quais módulos atendem melhor suas necessidades e expectativas.

Como foi dito acima, conhecer a própria empresa é o primeiro passo para implementar qualquer processo no negócio. Então, a primeira coisa a se fazer é reunir todos os dados que a empresa já possui. Isso pode demandar algum tempo e esforço internos, pois, muitas vezes os dados estão espalhados.

Poucas empresas conseguem ter uma organização funcional, com as informações referentes às compras, faturamentos, operações em geral, sem usar algum suporte tecnológico. As empresas que o fazem, tem notas em cadernetas e afins. Quando muito, estão em arquivos e planilhas individuais no computador.

Ainda assim, os dados que forem sendo apanhados são importantes. É através desses dados que o sistema se alimentará inicialmente.

O planejamento dessa implementação merece atenção e cuidado também. A depender de como era feita a gestão até então, pode ser que o novo sistema demore um pouco para ser totalmente utilizado. Para que ocorra tudo sem traumas e perdas, é interessante que tudo seja bem engendrado.

Não é apenas o gestor que precisará ter cautela no manejo das novas ferramentas. As equipes, que serão os responsáveis por subir informações na plataforma precisam ser apresentadas e familiarizadas com a tecnologia por meio de treinamentos.

Como aproveitar os benefícios do sistema de gestão integrada?

Então, aos poucos para que a mudança não seja traumática para pessoas e operação, o sistema vai sendo assimilado dentro da empresa e rapidamente gerando resultados.

Uma vez implementado e todos familiarizados com a tecnologia, o sistema passa a trabalhar como facilitador e otimizador de processos:

Financeiro

O setor financeiro, em constante comunicação com os demais, têm maior facilidade na geração de relatórios, balanço, controle do fluxo de caixa e fechamento de caixa. É nesse setor também que as informações ganham corpo de dados de receita.

O departamento acaba tendo mais facilidade para auxiliar na gestão de gastos com a manutenção da frota, gestão de multas, compra e venda, etc. A gestão é feita de maneira mais rápida, sem perder a objetividade.

Monitoramento de dados

Os indicadores de desempenho são o espelho da operação. Com fácil visualização para o gestor, os indicadores individuais e coletivos são capazes de apontar possíveis gargalos na operação que requeiram algum ajuste comandado pelo gestor para otimização.

Controle de estoque

Um bom controle de estoque colabora para um fluxo de caixa melhor. Não deixar as mercadorias paradas nem deixar faltar é o princípio básico de um bom controle de estoque. O sistema de gestão integrada ajuda a monitorar isso através do inventário, por exemplo.

Vendas

É possível acompanhar o desempenho de vendas de passagem e serviços através da plataforma. Isso é muito importante para o gestor saber como e quando otimizar e incentivar o setor.

Como contratar esse sistema?

Após ter pleno conhecimento da própria empresa, assim como suas necessidades e metas, é chegado o momento de buscar um fornecedor de sistemas que melhor atenda essas necessidades.

É essencial que o fornecedor possua experiência no setor e conheça as especificidades do ramo de transportes. Porque somente assim a assistência posterior será personalizada da melhor maneira.

Empresas com experiência no setor de transportes possuem melhor conhecimento da área e podem atuar como parceiras nos momentos de implementação e adaptação.

No momento de buscar esse fornecedor, ter em mãos as necessidades da empresa e saber se todos os módulos de que necessita terão sistema nativo, ou seja, não necessitarão de uma terceira contratação para adaptação, é um ponto valioso a se prestar atenção.

A capacidade de adaptação do sistema que os fornecedores apresentarão é um bom critério para a escolha. Lembre-se: um bom sistema de gestão integrada se adapta à realidade e ao momento da sua empresa. É para ser uma solução e não um problema.

10 benefícios do sistema de gestão integrada

1. Base única de consulta

A integração permite que informações geradas por todas as áreas e processos de uma empresa possam ser visualizadas em uma única ferramenta de gestão, facilitando o dia a dia do gestor, que não precisa possuir diversas ferramentas de apoio para saber como estão seus resultados.

2. Otimização dos processos internos

Por exemplo, um vendedor ao finalizar uma compra imputa as informações no sistema integrado, que, automaticamente, já são enviadas ao setor financeiro, que, por sua vez, emite uma nota fiscal (NF-e) ao cliente, tudo isso de forma integrada. Tudo isso torna os processos mais rápidos, eficientes e seguros.

3. Redução de custos

Imagine que você precisa de um sistema ou qualquer outra ferramenta para realizar cada processo dentro da empresa, um para o setor financeiro, outro para o comercial, mais um para vendas.

Adquirir essas ferramentas de forma separada indica um grande valor a ser investido e as informações continuam desencontradas e não apoiam os gestores nas tomadas de decisão.

Com um sistema de ERP integrado é possível eliminar gastos desnecessários com soluções diferentes que não possuem integração entre si e comprometem a fluidez operacional.

4. Unificação de informações de várias unidades

Para empresas que possuem diversas unidades ou franquias, o sistema integrado permite uma gestão muito mais eficaz de toda a rede, já que reúne as informações de todos os processos em uma única base de consulta.

5. Fim do retrabalho

Esse é um dos principais desafios dos gestores que trabalham com vários softwares que não convergem entre si. Com ferramentas de gestão integradas, a consolidação das informações é feita de forma rápida e eficiente, diminuindo índices de erros e contribuindo para as melhores tomadas de decisão.

6. Segurança da informação

A integração das informações em uma única base de consulta dificulta o extravio de dados, evitando fraudes. Se o ERP estiver hospedado na nuvem, a infraestrutura e a manutenção da solução ficam sob responsabilidade do fornecedor de tecnologia, com isso os gestores trabalham de forma mais tranquila e segura.

7. Eliminação da manutenção de múltiplos sistemas

Ao contar com um sistema unificado, os gestores eliminam a necessidade de investir tempo e dinheiro com a manutenção e atualização de diversos sistemas diferentes.

8. Interação com um único fornecedor

Ao invés de dedicar atenção a inúmeros fornecedores para cada ferramenta adotada, os gestores podem concentrar sua atenção em apenas um fornecedor, dedicando seu tempo no core business e nas análises das informações gerenciais para as tomadas de decisão.

9. Redução de mão de obra

A integração leva à melhorias dos processos internos da empresa. Com essa otimização, diminui-se o investimento em pessoas para realizar processos operacionais e manuais.

10. Maior competitividade

Vivemos em uma sociedade em que sempre é preciso se reinventar, investindo em tecnologias inovadoras que permitam impulsionar o negócio para sair à frente da concorrência.

Isso só é possível com ferramentas que auxiliem os gestores a aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar a tomada de decisão, como os ERPs integrados.

A Praxio possui sistemas ERP para todos os perfis de empresas do ramo de transportes. Com mais de trinta anos no mercado, entende as necessidades do gestor e atua como parceira em todas as etapas da efetivação do sistema de gestão integrada.

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