Não importa o tamanho da empresa nem o ramo de atuação. Uma boa gestão é requisito para o sucesso dos negócios. E para aumentar a eficiência operacional, existem tecnologias e softwares como o ERP. Mas o que é ERP? É isso o que veremos neste artigo!
Com o uso de um ERP robusto desenvolvido para atender demandas específicas – como é o caso no transporte rodoviário – fica mais fácil obter uma visão macro dos processos, integrar as áreas, facilitar a comunicação entre os setores, automatizar atividades, ser mais eficiente e, evidentemente, melhorar os resultados.
O primeiro passo é entender o que é ERP, como implementá-lo e como explorar todas as suas funcionalidades. Se o seu objetivo é melhorar a gestão da empresa, unir os processos em uma plataforma única e segura, tomar decisões ágeis e ser assertivo, aqui estão todas as dicas que você precisa. Aproveite a leitura!
O que é ERP?
ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning. Traduzido do inglês, significa Planejamento de Recursos Empresariais. Em português, este modelo é conhecido também como SIGE ou SIG: Sistema Integrado de Gestão Empresarial.
Em resumo, o ERP é um software capaz de potencializar a gestão das empresas, já que automatiza processos e integra as áreas comercial, financeira, contábil, fiscal, estoque, recursos humanos, oficina, compras etc.
O ERP conecta todas as informações e atividades em uma plataforma única e pode ser implementado por módulos. Para entender melhor o que é ERP, pense em uma ferramenta que leva em conta as demandas de todas as áreas e centraliza os dados, melhorando o fluxo e facilitando a tomada de decisões.
Ou seja, as áreas deixam de ter softwares isolados para atuar de forma mais integrada, compartilhada e inteligente.
Como surgiu o ERP?
O desenvolvimento de um sistema que resultou no atual ERP começou há mais de 100 anos. Em 1913, o engenheiro de produção Ford Whitman Harris criou o EOQ (Economic Order Quantity), um sistema de controle de estoque utilizado por décadas. Dele, surgiu o MRP (Material Requirements Planning), um sistema que utilizou os conceitos do EOQ.
Em 1983, uma nova metodologia, a MRP II (Manufacturing Resource Planning), adotou módulos para integrar atividades de compras e gerenciamento de contratos e fazer com que as informações circulassem entre os departamentos. Mais tarde, a solução incorporou os setores de finanças, RH e vendas.
Uma década depois, nos anos 1990, surgiu então o ERP, um sistema amplo e completo de gestão empresarial. O responsável pelo termo ERP foi o Gartner Group. Ao entender que poderia evoluir o MRP II fazendo a integração com outras áreas do negócio, o Gartner acabou facilitando o controle de uma empresa inteira.
Mas, atualmente, o que é ERP? É um software customizável, especializado para diferentes segmentos de negócios e com nível gerencial avançado graças à centralização de dados em uma plataforma única.
Como funciona um ERP?
O ERP faz o gerenciamento completo das informações da empresa por meio de um software único, dividido em módulos. Permite a integração de dados e dá mais agilidade aos processos. Também torna a comunicação mais efetiva e acelera a solução de problemas.
Na prática, o que é o ERP? É um controle automatizado de todas as atividades de diferentes áreas. Assim, quando um item é retirado do estoque, por exemplo, as informações são atualizadas no sistema e a necessidade de reposição é sinalizada ao setor de compras.
Da mesma forma, enquanto o departamento de Recursos Humanos lança dados de seus colaboradores, o Financeiro reconhece as informações como valores e prazos de pagamento. Tudo flui de maneira integrada, evitando o descompasso entre as áreas, aumentando a transparência e tornando eficiente todo o ciclo de gestão e operação da empresa.
Quais são os principais módulos de um ERP?
Contar com um sistema robusto, especializado e customizado como o ERP é uma tranquilidade para os gestores, já que todo o back office passa a ser integrado e controlado com mais rigor. O ERP conta com diferentes módulos e benefícios distintos:
Controladoria
Facilita o atendimento das exigências legais, garante a integridade das informações repassadas ao governo e ajuda no cumprimento de prazos do calendário fiscal.
Finanças
Simplifica os processos de cobranças e pagamentos, dá mais agilidade e segurança às transações, identifica pagamentos, faz a baixa de títulos automaticamente etc.
Manufatura
Automatiza processos, reduz custos e diminui o tempo de produção, simplificando atividades industriais. É eficaz na gestão de engenharia e planejamento de produção.
Suprimentos
Identifica as melhores oportunidades de compra, orienta sobre a necessidade de reposição de insumos ou suprimentos e reduz custos com armazenagem.
Vendas
Otimiza processos comerciais, melhora a experiência de compra dos clientes, facilita o acompanhamento de indicadores e fornece relatórios para auxiliar na tomada de decisões.
Serviços
Torna mais eficiente o planejamento dos serviços e o gerenciamento de contrato dos fornecedores, otimiza a seleção de recursos e insumos, dá visão total de processos de assistência técnica, garantias etc.
Recursos humanos
Melhora a gestão de pessoas, faz o controle de ponto, escalas, jornadas, férias e folha de pagamento, auxilia no recrutamento e seleção, mantém atualizadas informações sobre treinamentos, cargos e salários, obrigações da medicina do trabalho e avaliação de desempenho.
Backoffice
Compreende todos os módulos, desde os mais comuns, como estoque, faturamento, compras e financeiro até soluções contábeis, fiscais e ativos fixos.
Diferenças entre ERP on-cloud e on-premise
Não basta saber o que é ERP. É preciso escolher também a melhor forma de contratação, que pode ser on-cloud ou on-premise.
ERP on-cloud
As informações ficam armazenadas em um ambiente virtual criptografado (em nuvem) e com recursos para a proteção dos dados. É mais eficiente do ponto de vista da segurança das informações, com armazenamento de dados feito de forma automática e em ambiente digital.
Outras vantagens são a flexibilidade e a escalabilidade. O ERP on-cloud pode ser contratado com módulos básicos e as funcionalidades são agregadas conforme as demandas da empresa. O armazenamento das informações não é apenas no servidor da empresa, como ocorre com ERP on-premise.
ERP on-premise
Neste caso, o software é instalado em todas as máquinas e o sistema é executado no data center da empresa. Para fazer o controle de dados e personalizar as ferramentas é necessário contar com uma equipe especializada.
Como requer mais investimentos em instalação, infraestrutura, manutenção de serviços, capacitação de equipes e treinamento da área de TI, é um modelo pouco utilizado por empresas de menor porte, em função dos altos custos e menor segurança da informação.
Benefícios do ERP para a gestão empresarial
Um ERP pode ser moldado às necessidades de cada negócio, ao porte da empresa e ao segmento de atuação. O importante é que as áreas são integradas, os processos são otimizados, a eficiência operacional aumenta e há uma série de outros benefícios.
Confira 15 vantagens do ERP na gestão das empresas:
- Automatização dos processos de todas as áreas;
- Melhoria da produtividade e redução do tempo gasto em controles e retrabalhos;
- Redução dos riscos e dos erros, com ganho na qualidade dos serviços.
- Disponibilidade de informações gerenciais em tempo real;
- Acompanhamento dos indicadores de desempenho (KPIs), mais segurança e agilidade para a tomada de decisões;
- Maior confiabilidade nos dados da operação;
- Rápida adaptação a novas legislações ou regras de mercado, melhorando a gestão de compliance;
- Assertividade nos processos contábil e fiscal, apuração de impostos e controle de bens;
- Controle rigoroso de estoque e dos processos de compra e recebimento;
- Confiabilidade da informação e comunicação ágil entre os departamentos;
- Eliminação de controles paralelos, trabalhos manuais e planilhas eletrônicas;
- Padronização das atividades e mais colaboração entre os departamentos;
- Acompanhamento das vendas, faturamento e lucro;
- Incremento na gestão de pessoas e rigor no cumprimento da legislação trabalhista;
- Segurança da informação e centralização de dados em uma única plataforma.
Como saber se a sua empresa precisa de um ERP?
Empresas não podem parar no tempo. É necessário melhorar o desempenho e a eficiência para se manter competitivo. A burocracia e os inúmeros processos que envolvem a gestão empresarial podem comprometer os resultados se a empresa não automatizar e integrar as atividades.
Alguns indicativos deixam clara a necessidade de um ERP. Se a sua empresa se identifica com as situações desta lista, certamente será beneficiada com o uso de um software inteligente e especializado.
- Profissionais envolvidos em muitas tarefas manuais, erros e retrabalhos frequentes ou perda de tempo em atividades que poderiam ser automatizadas.
- Pouca visibilidade operacional e dificuldade de acessar dados e informações para a tomada de decisões.
- Áreas atuando com softwares distintos, sem integração e sem conexão, dificultando a sinergia entre as equipes, a organização e o compartilhamento de informações.
- Dificuldade para atender a legislação e as regras do negócio porque os processos são manuais e demorados, implicando em riscos de multa e penalizações.
- Falhas na segurança da informação.
Como é a implantação do ERP?
Planejamento é a palavra de ordem para quem deseja implantar um ERP. O processo deve ser gradativo e a escolha do software, criteriosa. Optar por um sistema especializado no segmento de atividade da empresa e ter fornecedores experientes facilita a implantação.
Alguns cuidados são importantes na hora de implantar o ERP:
Processos pré-definidos
Revise os processos para identificar as necessidades de cada área, defina as etapas e prazos de implantação e inicie a migração de dados e backups necessários.
Software especialista
Escolha o fornecedor e o software de acordo com as particularidades e demandas do negócio. Busque uma solução reconhecida no mercado e que ofereça facilidades de uso e de integração dos módulos.
Mindset
Trabalhe a cultura organizacional, sensibilizando os times sobre a necessidade de implantar um novo sistema. Toda mudança requer dedicação e esforço. É necessário vencer resistências, mas os resultados são compensadores.
Definição de lideranças
Defina, em cada área, um líder para contribuir na fase de migração dos processos e acompanhar os ajustes do ERP às necessidades da empresa.
Acompanhamento
Faça o acompanhamento de todas as etapas, pois o sucesso da implantação está nos detalhes e nas informações repassadas ao fornecedor do software.
Capacitação
Capacite os profissionais para a utilização do ERP. É importante extrair ao máximo as funcionalidades do novo sistema. Certamente, ajustes nos procedimentos internos serão necessários.
Exemplos de empresas que utilizam ERP
Algumas empresas já entenderam o que é ERP e a importância de ter um sistema robusto e inteligente como aliado na gestão.
Discover Financial Services
Terceira maior empresa de cartão de crédito dos Estados Unidos, a Discover unificou seus processos com um ERP on-cloud. A mudança deu mais valor ao negócio, melhorou a qualidade dos dados e facilitou a tomada de decisões graças à funcionalidade e à automação promovidas pelo ERP. O sistema é atualizado automaticamente via nuvem, aprimorando constantemente os processos e formas de trabalho.
Grupo Daudt
O grupo farmacêutico atua no Brasil desde 1882. Por 11 anos utilizou um sistema que, em 2014, esgotou sua capacidade em relação à gestão estratégica da empresa. Para acelerar os processos, a Daudt contratou um ERP mais moderno e com custo reduzido em relação ao sistema on-premise. Os resultados surgiram logo após a implantação: ganhos em eficiência e qualidade de informação, melhoria em relação ao compliance e finanças auditadas com mais agilidade.
Viação Sertaneja
Fundada em 1955, a empresa tem diversas filiais e atua no Rio de Janeiro, Distrito Federal e Minas Gerais. Com uma frota de mais de 120 veículos em linhas intermunicipais, interestaduais, serviço urbano, fretamento e turismo, a empresa gerencia também o envio de cargas e encomendas.
De olho na qualidade e na segurança do transporte, a Viação Sertaneja trocou uma solução quase caseira pelo ERP da Praxio. Além de todas as vantagens dos módulos de RH, contas a pagar, financeiro e contabilidade, a empresa elevou a segurança das informações.
Por que escolher o ERP da Praxio para gestão de transporte?
É certo que muitas empresas já utilizam softwares em suas operações, mas um ERP genérico requer uma série de personalizações. Essas adaptações exigem não apenas o esforço do fornecedor do ERP como também profissionais especializados para as constantes atualizações. Tudo isso custa caro e leva tempo.
Empresas com operações específicas, como é o caso do setor de transporte rodoviário, precisam de um ERP focado nas particularidades do segmento. O ERP da Praxio é especialista na gestão de transporte de passageiros e atende as operações de ponta a ponta, por isso, é a melhor escolha para quem vai integrar e modernizar a gestão empresarial.
A Praxio é referência em softwares para a gestão de transporte rodoviário. Por isso, se você quer saber exatamente o que é ERP, precisa conhecer essa solução em módulos que integra todas as atividades e áreas da empresa.
Veja o que ninguém te contou sobre ERP e como a Praxio pode te ajudar.
