A migração de ERP não é o processo mais fácil que a sua empresa pode passar. Mas, caso seja necessário, certamente será o mais transformador. Isso porque o ERP pode garantir diversos benefícios – quando bem executado.
Se a sua empresa não se adaptou ao software de gestão já implantado, seja pela tecnologia que não entende o seu negócio e deixa gaps na operação, ou pela dificuldade de usabilidade por parte de seus colaboradores, não se preocupe!
O ideal é buscar a solução que vai expandir a sua capacidade gerencial e colocar a casa em ordem. Empresas que desenvolvem softwares de gestão especialistas já são preparadas para esse tipo de situação, a fim de facilitar essa transição para a empresa que deseja migrar para um novo sistema.
O que é um ERP?
Primeiramente, é preciso contextualizar o que de fato significa um ERP. Portanto, pode-se definir ERP como sistema de gestão empresarial, uma vez que se trata da sigla para Enterprise Resource Planning.
É o ERP o responsável por auxiliar processos internos, assim como automatizar operações e assegurar a segurança das informações e dados da empresa. De forma que admite-se também a definição de ERP em sua tradução literal para o português: Planejamento de Recursos da Empresa.
O que esperar de um Sistema de Gestão ERP?
O ERP deve melhorar a gestão e garantir facilidades no dia a dia. Assim também é no segmento do transporte rodoviário. O ERP proporciona, portanto, o controle das frotas, integração entre operação e backoffice, armazenamento e análise de dados, entre outras vantagens.
Um dos maiores problemas que as empresas de transporte enfrentam quando não estão satisfeitas com o software ERP, é a falta de especificidade do sistema utilizado.
Isso faz com que seja necessário adquirir mais de uma solução, que nem sempre são integradas e sequer da mesma desenvolvedora. Ou então: exige ainda mais gastos com a customização dessas ferramentas generalistas.
Portanto, se a sua empresa está passando por isso, não é hora de desistir da tecnologia. Mas sim avaliar a possibilidade de migrar para softwares que melhor se adequam ao seu negócio.
O que é migração de ERP?
A migração de ERP nada mais é do que a mudança de um sistema de gestão para outro. Isto é, a organização passará a operar com outra fornecedora de tecnologia. Sendo assim, a empresa precisará contar com todo respaldo da nova empresa de software para fazer a transição de maneira mais tranquila possível.
A migração de ERP geralmente é feita por motivos diversos. Porém, é preciso estudar a situação da empresa e o custo-benefício dessa migração, pois, se trata de um processo muitas vezes longo e que demandará adaptação por todas as partes envolvidas.
Assim sendo, as mudanças são algo esperado diante de um mercado tão ávido por inovação e potente em novas ferramentas para otimizar a gestão.
Quando trocar de ERP?
Por englobar todos os setores da empresa, implementar o sistema ERP não é tão simples como parece. Para migrar para um novo sistema de gestão, o processo demanda múltiplas etapas que envolvem todos os setores da empresa.
Pela dificuldade inicial, muitos gestores acabam adiando ao máximo a implementação de um novo sistema que se adeque às suas necessidades.
Um dos cenários mais comuns tem a ver com o crescimento da empresa, que pode não ter um software preparado para esse desenvolvimento. Apesar da premissa de uma ERP ser escalável, nem todos os fornecedores trazem essa funcionalidade para suas plataformas.
Outro panorama que aponta a hora de trocar de Sistema de Gestão é o valor da ferramenta. Às vezes, ERP obsoletos e que não atendem todas as demandas geram despesas indevidas. Enquanto um ERP mais completo tem custo mais competitivo, sem falar das funcionalidades. Nesse cenário, fazer a migração ajuda a equilibrar a economia da empresa.
Alguns sinais de que é hora de fazer a migração de ERP são:
- Dificuldade operacional
A equipe apresenta dificuldade em usar o sistema, o que impacta diretamente na produtividade da empresa.
- Software desatualizado
Quando o software está tão defasado que já não acompanha mais a visão do negócio, tampouco a legislação vigente no que diz respeito à emissão de documentos fiscais e afins.
- Perda de controle do ERP
Se as operações ocorrem sem o controle o ERP, sendo executadas fora dele e de maneira aleatória pela equipe, é porque não está mais sendo útil e a produtividade já está sendo afetada, assim como os medidores de desempenho.
- Fornecedor indisponível
Quando o fornecedor se mostra indisponível para atender questões referentes à tecnologia, se mostra desinteressado a sanar as solicitações dos clientes.
Assim, se a sua empresa já apresenta algum (ou todos) os indicativos citados acima, há fortes indícios de que é hora de fazer a migração de ERP.
Qual ERP escolher para migrar?
Após decidir de fato migrar de ERP, é preciso levar em conta mais do que custos para escolher um novo software. Isso porque, o ERP será (e deve ser), o responsável por todo o fluxo operacional dentro da empresa. Logo, ele precisa contemplar todos os setores com igual eficiência.
Além disso, o novo sistema de gestão integrada deve oferecer assistência técnica próxima, uma vez que, essa migração pode demandar um médio e longo tempo para implementação e familiarização dentro da empresa.
Portanto, buscar empresas que sabidamente possuem boas práticas no mercado também evitará problemas futuros a respeito da tecnologia.
Ademais, observar se o ERP é modular, com sistema nativo e robusto que vá conseguir acompanhar o crescimento da empresa também é outro ponto de atenção. Afinal, trata-se de um investimento que mudará toda a maneira de pensar a operação de transporte.
Como migrar de sistema ERP?
A rigor, não existe uma única fórmula para esse processo. Porém, é preciso adotar uma estrutura básica que garanta o sucesso da operação. Enumeramos os passos a serem seguidos:
1º – Mapeamento de processos
O primeiro passo deve ser a elaboração de uma estratégia de processos. Ele deve apresentar, de forma objetiva e completa, como e qual é o valor gerado no negócio.
Quando uma empresa não está bem estruturada até aqui, é preciso mapear a estrutura de processos. Nesta parte, podem surgir mudanças necessárias nos processos da empresa.
2º – Dimensionamento da Solução
Com base nesse mapeamento, será definido as funcionalidades que precisam existir dentro do software. Ou seja, quais módulos ou customizações são necessárias para atender essas demandas.
3º – Comunicação com a equipe
Um erro comum dentro do processo é a falta de informação da equipe. Por isso, a terceira etapa antes de migrar de ERP é preparar os colaboradores para a implementação.
Este é um momento delicado, pois pode afetar a produtividade da empresa. Por isso, é importante capacitar a equipe para utilizar a nova ferramenta, minimizando os erros no ambiente de produção.
5 dicas para fazer a migração de ERP
Para passar pelo processo de migração de ERP sem grandes solavancos na operação, destacamos algumas dicas para esse momento. A saber:
- Prefira um sistema escalável
É de suma importância que o ERP esteja apto a suportar futuros processos da companhia. Isto é, empresas crescem, processos se atualizam. De forma que o ERP precisa ser capaz de acompanhar essas mudanças de demanda sem interromper ou prejudicar a operação.
- Mapeie a operação
No momento de fazer a migração de ERP é necessário entender como é o dia a dia da empresa. Ou seja, como acontece de fato a operação. De forma que, assim, será possível definir prioridades no novo software.
- Identifique o que é mais utilizado
Também é relevante identificar quais são os aplicativos mais utilizados na operação. Afinal, é necessário saber como os dados são armazenados para que não se percam dados importantes e relevantes sobre clientes e colaboradores.
- Treine seu pessoal
Para que a migração de ERP seja bem-sucedida, é preciso treinar aqueles que vão efetivamente fazer uso do software. Sendo assim, oferecer o treinamento para que os colaboradores entendam e utilizem as funcionalidades da nova tecnologia da melhor maneira é imprescindível para que a migração ocorra.
- Busque um bom fornecedor
Contratar empresas que tenham boas referências pode evitar muitas dores de cabeça futuras. Portanto, uma vez tomada a decisão de fazer a migração de ERP, o gestor precisa considerar alguns pontos de atenção:
- A empresa tem expertise na área de TI?
- Qual o prazo de entrega do novo software?
- Como é a qualidade do suporte no pós-venda?
- Quais garantias são oferecidas?
Além disso, idealmente deve-se procurar fornecedores que tenham clientes na mesma área de atuação da sua empresa. Afinal, isso denota expertise no setor.
Quanto custa a migração?
Para saber qual o custo, é preciso mensurar quais serão as despesas diretas e indiretas. Isso significa que, ao avaliar os custos de contratação de um novo sistema, é preciso orçar em conjunto as despesas decorrentes da migração.
Somente com todos esses valores em mãos é possível descobrir o valor do investimento. Isso porque a despesa com a migração pode variar muito, a depender do tamanho e do segmento do negócio – seguindo a complexidade de suas operações.
Mas a conta inicial é simples de entender. Uma empresa grande, com muitos processos e funcionários, custa mais caro que o pequeno negócio, com poucos funcionários e processos. Assim, conclui-se que o custo da ERP é proporcional ao tamanho da empresa.
Como escolher um novo fornecedor?
O ERP é peça fundamental para a gestão da sua empresa, seja ela já estabelecida no mercado ou ainda em crescimento. A escolha correta de um software, como vimos, é imprescindível para garantir o desenvolvimento saudável, fazendo o investimento com foco em resultados.
É por isso que a migração de ERP é a alternativa viável para empresas que não estão satisfeitas com seu atual software de gestão. Sob esse aspecto, alguns pontos são decisivos para a escolha de um novo sistema.
O que você precisa para decidir:
O primeiro é a compatibilidade do software com seu segmento. Se o sistema já está preparado para cobrir todas as suas operações e entende as particularidades da sua área de atuação, ganha pontos.
Outro ponto decisivo é a excelência e a disponibilidade do atendimento técnico. Afinal, um ERP, desde a sua implementação, precisa de suporte para extrair ao máximo os recursos da tecnologia.
E, por isso, a empresa contrata precisa ter uma estrutura técnica ampla e qualificada. Outra dica é avaliar a empresa e sua trajetória no mercado. Afinal, é importante buscar uma empresa que é experiente, acompanhou as principais transformações do seu setor e esteja de olho nas grandes inovações para o futuro.
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