O Brasil está entre os principais alvos dos hackers e, por semana, são registrados mais de 1,6 mil ataques cibernéticos, indica um levantamento da Check Point Research. A perda de informações causa prejuízos às empresas, por isso, fazer o backup de dados é fundamental.
A legislação exige que as empresas mantenham registros contábeis por um determinado período e o cibercrime não é o único risco. O desligamento abrupto de um sistema ou uma queda de energia forçam o fechamento dos arquivos e podem comprometer a integridade dos dados.
A perda de dados é capaz de interromper operações, atrasar o pagamento de impostos, dificultar a emissão de notas fiscais e prejudicar outras atividades. Ou seja, existem inúmeros motivos para fazer o backup de dados e minimizar prejuízos financeiros e operacionais.
Como você garante a integridade dos dados da contabilidade da empresa? Se um problema inesperado ocorrer, sua operação vai parar ou seus dados estão seguros? Neste artigo, vamos trazer mais detalhes sobre a importância do backup e as melhores formas de fazê-lo.
O que é backup de dados?
Backup de dados é o processo de armazenar, em um local diferente do original, os arquivos da empresa. Essas “cópias de segurança” ficam disponíveis caso os originais sejam perdidos.
Qualquer arquivo de um computador, tablet, celular ou outro dispositivo pode ser mantido em backup e existem softwares e aplicativos que facilitam e automatizam essa rotina.
Qual é a importância do backup de dados na contabilidade?
O backup de dados é uma prática essencial para que a contabilidade esteja protegida em caso de perda das informações, seja por falhas nos computadores, ataques cibernéticos, exclusão acidental de arquivos, incêndios ou desastres naturais, como inundações.
Entre os benefícios do backup estão:
- Armazenamento e a segurança dos dados;
- Recuperação rápida de informações;
- Redução de prejuízos;
- Preservação dos dados contábeis pelo tempo determinado em lei;
- Agilidade nos processos de auditoria;
- Análise histórica para a tomada de decisões;
- Proteção do negócio, uma vez que a perda de dados contábeis pode expor detalhes estratégicos.
Qual é a diferença entre backup e arquivamento?
Os dois termos envolvem a cópia de dados, mas backup e arquivamento têm objetivos e características distintas.
O backup serve para restaurar rapidamente os dados em caso de perda. Deve ser realizado com frequência (diária ou semanalmente) e incluir todos os arquivos ativos e em uso. Seu tempo de retenção varia de acordo com a política da empresa, podendo variar entre dias e meses.
O arquivamento tem como objetivo preservar dados a longo prazo, seja para cumprir a legislação ou para fins analíticos. É feito com menos frequência que o backup e inclui dados históricos ou documentos que não são mais utilizados na operação diária.
Seu tempo de retenção é longo, em geral respeitando as necessidades da operação e as obrigações legais.
Tipos de backup de dados para contabilidade
Existem dois tipos principais de backup: físico e em nuvem.
Backup Físico
O backup físico consiste em armazenar cópias de segurança em dispositivos físicos, como HDs externos, pendrives ou fitas magnéticas. Entre as vantagens estão o custo, geralmente mais barato do que o backup em nuvem – especialmente para pequenas quantidades de dados – e a recuperação rápida das informações.
No entanto, a capacidade de armazenamento é limitada e a escalabilidade fica comprometida. Os dispositivos físicos são mais suscetíveis a danos, roubos ou perdas. Além disso, o backup físico requer gerenciamento manual das cópias de segurança.
Backup em Nuvem
O backup em nuvem consiste em armazenar cópias de segurança em servidores remotos, acessíveis por meio da internet. A capacidade de armazenamento pode ser expandida sempre que necessário e os dados ficam acessíveis de qualquer lugar com internet.
Os provedores de serviços em nuvem costumam investir em alta segurança e a maioria oferece recursos de automação para simplificar o processo. Os dados ficam protegidos contra perdas causadas por desastres naturais ou incêndios. A desvantagem está na dependência da internet e no custo mais elevado em relação ao backup físico.
Por que a empresa deve se preocupar com o backup de dados?
A área contábil lida com uma grande quantidade de dados sensíveis, como informações financeiras, dados pessoais de clientes e funcionários, documentos fiscais, etc.
Por isso, o backup é fundamental, já que garante a segurança e a integridade das informações. Além de evitar as perdas de arquivos, o que leva a prejuízos, atrasos na entrega de relatórios e problemas com a Receita Federal, outro ponto importante deve ser considerado: a Lei Geral de Proteção de Dados.
A LGPD exige que as empresas protejam os dados pessoais de seus clientes e colaboradores. Ou seja, o backup é uma medida de segurança necessária para atender essa legislação. Ao manter cópias de segurança, as empresas demonstram que estão cumprindo a lei.
Práticas recomendadas para fazer backup de dados
Um backup eficaz é crucial para proteger os dados contábeis contra perdas e evitar a interrupção dos negócios. Seguir algumas práticas pode fazer toda a diferença para a segurança das informações.
Definir uma estratégia e identificar dados críticos
A contabilidade precisa fazer o backup de dados de forma estratégica e, por isso, é essencial saber quais são os dados mais importantes para o negócio e quais as informações que, por lei, devem ser protegidas.
É importante ainda definir a frequência ideal para o backup, escolher o método e estabelecer por quanto tempo as informações devem ficar armazenadas.
Escolher o tipo de backup
De acordo com as políticas da empresa e o volume de dados, é preciso decidir qual será o tipo de armazenamento adequado.
Pode ser um backup local (HD externo ou outro dispositivo), em nuvem (serviço de armazenamento remoto) ou ainda off site (armazenamento de cópias em um cofre ou outro escritório).
Testar os backups e seguir a regra 3-2-1
Os backups devem ser testados periodicamente. Para isso, restaure alguns arquivos para ver se funcionam corretamente. Outra boa prática é adotar a regra 3-2-1: três cópias dos dados, duas mídias diferentes (HD externo e nuvem, por exemplo) e um local externo.
Manter os backups organizados, em pastas com estrutura lógica para facilitar a localização, melhora a segurança e agiliza o processo.
Criptografar os dados
Utilize criptografia para proteger os dados da contabilidade contra acessos não autorizados, caso os dispositivos de armazenamento sejam perdidos ou roubados. É importante documentar o processo, criando um manual com detalhes sobre a frequência do backup, locais de armazenamento e procedimentos de recuperação dos dados.
Usar um sistema de gestão
Invista em um software de gestão com backup integrado. Assim, a contabilidade ganha uma camada extra de segurança e tranquilidade. Essa combinação garante que as informações estejam protegidas e disponíveis.
Ao automatizar os processos de gestão, a contabilidade reduz o risco de erros humanos e agiliza a criação de cópias de segurança, possibilitando ainda o acesso rápido em caso de perda dos arquivos originais.
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