O digital transformou o mundo, as relações pessoais, a comunicação, as vendas e os negócios. Assim, se a tecnologia está tão arraigada na rotina das pessoas, por que a maioria das pequenas empresas insiste na gestão manual?
No Brasil, cerca de 27% das micro e pequenas empresas não usam tecnologias digitais para melhorar processos, reduzir erros, automatizar a emissão de documentos, ampliar a visibilidade ou se comunicar com os clientes. São mais de 5 milhões de negócios que sequer usam redes sociais, sites ou aplicativos.
A gestão manual, tradicional no passado, não cabe mais no cenário empresarial moderno. Pesquisas feitas pelo Sebrae mostram que 43% das empresas ainda fazem a gestão, inclusive a financeira, em cadernos e folhas de papel. Outras 27% usam sistemas como excel.
Esses recursos serviram durante algum tempo, mas não são mais viáveis para quem deseja se manter competitivo. Se você faz quase tudo sozinho, teme o custo de implantação dos softwares, vê dificuldades na adesão às novas tecnologias e se a operação é interrompida quando um colaborador falta, esse artigo é para você.
O que é gestão manual?
É um método tradicional de organizar e administrar informações, tarefas e processos com recursos físicos como papel, caneta, arquivos, fichários, planilhas e agendas. Ou seja, todas as informações são armazenadas e manipuladas manualmente.
As principais características desse modelo de gestão são a dependência de documentos físicos, lentidão nos processos, limitação de acesso às informações, risco de perda e extravio dos dados e dificuldade para fazer análises ou tomar decisões.
Por que a gestão manual está entre os principais desafios da gestão?
Toda atividade manual está sujeita a erros que, além de gerar retrabalho e tempo perdido, podem causar prejuízos. Quanto menor for esse risco, melhor.
Fazer controles via excel ou centralizar todas as decisões no dono da empresa é um complicador, em especial porque o negócio fica dependente de uma única pessoa. Essa estratégia é arriscada já que, quando essa pessoa não estiver presente, a operação ficará estagnada.
Em resumo, a gestão manual pode impedir o crescimento estruturado da empresa, ou mesmo afetar sua rentabilidade a longo prazo.
Problemas causados pela gestão manual
Quem opta pela gestão manual está sujeito a uma série de desafios e problemas, como por exemplo:
Erros e retrabalho
A falta de um sistema digital integrado leva à duplicidade de informações e criação de múltiplas versões de um mesmo documento, aumentando o retrabalho e o tempo gasto com cada atividade. Além disso, fazer cálculos e emitir documentos manualmente dá margem a muitos erros.
Outro problema é o tempo perdido no gerenciamento manual das informações e a necessidade constante de correção das inconsistências, o que faz a produtividade despencar.
Demora na tomada de decisões
Sem um sistema de coleta, integração e análise de dados em tempo real os gestores não têm dados confiáveis para basear suas decisões. A análise manual de dados é lenta e complexa, dificultando a identificação de padrões e tendências que podem influenciar as decisões estratégicas e o crescimento da empresa.
Dificuldade no controle de custos
A falta de um sistema integrado de gestão dificulta a identificação e o controle dos gastos. Quando todos os processos são feitos manualmente, em papeis ou planilhas, fica muito difícil identificar e avaliar os riscos aos quais a empresa está sujeita, o que leva a perdas financeiras, desperdícios e prejuízos.
Falta de acompanhamento em tempo real
Gerenciar uma empresa “no escuro”, seja qual for o porte dela, é um risco assumido quando a gestão é manual.
Sem tecnologia capaz de automatizar atividades e integrar dados fica impossível monitorar o negócio em tempo real ou identificar os problemas rapidamente. A falta de dados atualizados dificulta a tomada de decisões ágeis e eficazes.
Problemas de cibersegurança
A vulnerabilidade dos dados é maior quando a gestão é feita manualmente. Documentos físicos são mais suscetíveis a perdas, danos e roubos, o que representa um risco significativo para a segurança das informações da empresa.
Além disso, a gestão manual dificulta o controle de acesso às informações, aumentando o risco de vazamento de dados confidenciais.
Dificuldade em escalar processos
Processos manuais são mais rígidos e menos flexíveis. Dessa forma, as empresas demoram mais para se adaptar às mudanças do mercado e para crescer de modo estruturado.
A gestão manual não só limita o crescimento da empresa, como exige muitos funcionários para realizar tarefas repetitivas, aumentando as despesas com a folha de pagamento, encargos trabalhistas e gestão dos recursos humanos.
6 sinais de que sua operação precisa ser digitalizada
As empresas de transporte, de qualquer porte, enfrentam desafios diários. No caso de empresas com frotas menores e poucos funcionários, muitas atividades ficam centradas na figura do dono.
E se o dono precisa se dedicar a tarefas operacionais, não tem tempo para pensar no futuro. A boa notícia é que existem sinais sobre a necessidade e a urgência de digitalização. Se esse é o seu caso, é hora de rever a estratégia.
1. Falta de integração operacional
A concentração de informações em uma única pessoa ou em planilhas é um risco. Quando dados e decisões ficam centralizados no dono ou em poucas pessoas, se uma delas se ausenta, a operação fica indisponível.
A falta de um sistema integrado não só dificulta o rastreamento de informações e a continuidade dos processos, como impede a solução de problemas de forma rápida.
Sem falar que planilhas e documentos físicos são propensos a erros de digitação e a inconsistências, o que pode gerar problemas financeiros e operacionais. Quem insiste na gestão manual já deve ter sentido isso no dia a dia.
2. Ausência de gestão preditiva
Sua empresa tem dificuldades para manter a documentação da frota e dos motoristas regularizada? Seu time enfrenta correria para dar conta dessa demanda?
A falta de controle sobre a documentação expõe a empresa ao risco de multas e de outras penalidades, escancarando a necessidade de digitalização. A dificuldade de controlar as manutenções da frota e o alto número de paradas inesperadas são outras características de quem faz gestão manual.
Todo veículo fora de circulação por muito tempo é prejuízo certo, pois impacta a capacidade de atendimento aos usuários, gera custos adicionais e prejudica o contrato com os clientes (no caso do fretamento).
3. Falta de visibilidade para análises financeiras
A falta de informações precisas deixa a empresa suscetível a prejuízos financeiros. Isso ocorre quando os gestores não conseguem controlar os dados sobre os serviços prestados, motoristas, viagens etc.
Sem visibilidade de ponta a ponta os impactos na rentabilidade, lucratividade e no controle de fluxo de caixa são inevitáveis. E o pior: em muitos casos, quando o dono da empresa se dá conta, a situação já saiu do controle.
4. Dificuldades com a documentação exigida pela ANTT
Outro sinal de que a digitalização é urgente são as dificuldades no desenvolvimento da lista de passageiros exigida pela ANTT. Quem não tem um sistema eficiente para essa atividade está sujeito à não conformidade com as normas e à penalidade.
A gestão manual da documentação obrigatória aumenta a burocracia e o tempo gasto em tarefas administrativas.
5. Perda de prazos e oportunidades
Quando poucas pessoas ficam responsáveis por muitas tarefas manuais elas acabam perdendo os prazos de pagamento e o timing de ações como o envio de notas fiscais ou documentos importantes.
Afinal, é impossível lembrar de tudo. O problema é que o descumprimento de prazos não causa apenas o risco de multas, mas pode levar à perda de clientes e à dificuldade em conquistar novos negócios.
6. Problemas na criação e ajuste de escala operacional
Você tem dificuldade para montar escalas e fazer alterações ao longo da operação? Isso é comum quando a gestão é manual. Empresas que não automatizam as tarefas têm dificuldade com planejamentos e ajustes.
Isso acontece porque os processos manuais são lentos, complexos e demandam tempo e esforço. E ainda que você tenha todo o tempo do mundo, escalas mal planejadas impactam na eficiência operacional, na qualidade dos serviços e sobrecarregam recursos.
Se você já percebeu esses seis problemas no dia a dia da sua empresa é hora de digitalizar a operação.
Como digitalizar sua empresa de transporte?
A tecnologia tem papel fundamental nas empresas de transporte, especialmente para quem tem pequenas frotas e quer crescer de forma estruturada. Com certeza você já entendeu a necessidade e a importância da digitalização.
É hora de avançar para o próximo estágio e esse passo a passo vai ajudar:
Identifique suas necessidades: analise os principais desafios da operação e defina os processos a serem otimizados com tecnologia.
Escolha as ferramentas certas: existem diversas soluções no mercado, desde pequenas plataformas para realizar tarefas simples, como emissão de CTe OS, até sistemas completos, integrados e especializados na gestão de transporte.
A vantagem deste modelo completo é não precisar usar múltiplas tecnologias para cada tarefa a ser realizada, mantendo tudo em um único lugar.
Implemente gradualmente: comece com as ferramentas mais básicas e amplie a utilização conforme a necessidade e o orçamento da sua empresa. Mesmo sistemas integrados possuem versões compactas que se adequam à necessidade do seu dia a dia.
Treine sua equipe: ofereça treinamento adequado para que todos os colaboradores utilizem as novas ferramentas de forma eficiente.
Acompanhe os resultados: monitore os resultados da digitalização e faça ajustes conforme necessário.
Conte com especialistas: tenha a seu lado um parceiro confiável e com ampla experiência no desenvolvimento de sistemas para o setor de transporte.
A Praxio é referência em soluções completas e escaláveis para automatizar os processos e integrar as áreas em empresas de transporte de passageiros.
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