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8 dicas para a administração do setor de compras e estoque

A gestão do setor de compras e estoque dentro da empresa de transporte pode trazer diversos benefícios – desde economia de recursos da empresa, até a garantia da qualidade do serviço prestado. Este é o departamento responsável por adquirir todos os materiais inerentes à operação da empresa. Isso mantém o estoque ativo e antecipa compras de peças que, quando estão em falta, podem gerar verdadeiras crises neste segmento. Incluindo a retirada de um dos veículos da operação!

Portanto, uma boa gestão de estoque para empresas de transporte com frota própria é fundamental para garantir bons resultados no planejamento das manutenções. Afinal, o setor das compras está encarregado de uma grande fatia das finanças da empresa, e a correta administração pode reduzir custos com manutenção da frota e até melhorar a qualidade do serviço prestado.

É por isso que gerenciar peças para a frota pode ser um desafio e tanto para os gestores, e se tornar uma dor de cabeça para os empresários. Assim, reunimos dicas valiosas para quem busca colocar o setor de compras e estoque em ordem!

1. Analise o contexto

É importante que o gestor ou empreendedor esteja por dentro de tudo o que acontece dentro deste departamento. Só assim é possível analisar possíveis gargalos, evitar desvios de verba ou desperdícios.

Por isso, é importante analisar profundamente todas as atividades. Busque descobrir tudo o que acontece dentro do setor. Uma análise SWOT permite identificar os pontos fortes e fracos, como também falhas e oportunidades que a empresa tem a partir do setor de compras. Abaixo, você confere um modelo dessa estratégia para aplicar em seu negócio:

analise swot para setor de compras

Não é segredo que, a partir de uma profunda análise, é possível buscar novas estratégias e reajustar os cenários que não são promissores. Para quem tem dificuldade de fazer isso sozinho, um bom sistema de Gestão de Compras é capaz de gerar relatórios precisos e contextualizar a situação real do setor.

2. Contrate bons estoquistas

Contratar profissionais experientes, de confiança e organizados é o primeiro passo para um bom controle de estoque. Isso porque fica sob a responsabilidade desses colaboradores a organização e gestão de todos os produtos estocados. Assim como cadastrar tudo o que entra e sai dentro da empresa.

O controle efetivo do estoque evita quebras e desvio de materiais. Por isso, é importante ter um profissional treinado para registrar todas as entradas e saídas em um sistema informatizado, garantindo maior eficiência no processo. Promova treinamentos periódicos para capacitar a equipe responsável.

3. Formas de controlar o estoque

Você sabe o que é PEPS? E UEPS? Siglas bem conhecidas no meio do transporte, representam formas de controlar o estoque.

Conhecida como PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai), é uma forma de controlar o estoque seguindo a ordem cronológica de chegada. Aqui, a prioridade de saída dos produtos é por tempo de armazenagem, os mais velhos saem primeiro.

Outra forma eficiente do controle de estoque é a UEPS (Última a Entrar e a Primeira a Sair), que tem como base o preço do último lote que entrou. Há, ainda, o método da Média Ponderada, que realiza o controle do estoque a partir do valor médio das mercadorias.

4. Realize a contabilização do inventário

Outro fator importante para a administração do setor de compras e estoque é contabilizar a quantidade de cada item estocado. Só assim o gestor terá acesso à real qualidade dos investimentos parados. Fator este que influencia todo o processo de compras de novas mercadorias.

Selecione alguns profissionais para contabilizar cada um dos itens estocados. Em seguida, valide a quantidade estocada com o auxílio de relatórios de compra e vendas. Assim, você terá ideia da quebra de estoque atual e poderá prover medidas para melhorar o processo, evitando a perda de dinheiro.

Vale lembrar que cada tipo de produto deve ser organizado de uma maneira. Os produtos devem ser armazenados por categorias, facilitando sua verificação visual. Outra dica é manter os produtos perecíveis organizados por ordem de validade. Assim, você evita perda de material – e de dinheiro!  Uma ferramenta que contribui bastante nessa parte é a BOM (Bill of Material, ou lista de materiais).

5. Faça controles periódicos

A contabilização do estoque deve ser feita por período. A melhor forma de verificar a organização é o inventário rotativo, ferramenta que define ciclos de verificação para tipos de produtos diversos.

Com isso, passa a ser mais fácil encontrar possíveis perdas ou desvios. Bem como verificar se o estoque físico está de acordo com o controle. No caso do transporte de passageiros, é interessante fazer controles rotativos levando em conta os períodos de alta temporada, em que há maior demanda de peças, como pneus, por exemplo.

6. Negocie com fornecedores

Os fornecedores são parte importante do negócio. E criar laços é a premissa para manter bons preços e garantir agilidade na entrega. Com as parcerias certas, você nunca fica na mão quando acaba uma peça necessária para a frota. A pontualidade na operação é tão importante quanto o preço e a qualidade dos produtos.

É importante lembrar que nenhuma empresa deve contar apenas com um fornecedor. Isso porque você pode ficar na mão caso acabe algum produto ou não consiga receber no prazo necessário.

7. Controle rígido do estoque

Cada item que entrar ou sair deve ser anotado, e os colaboradores responsáveis por cuidar do estoque devem saber dessa importância. Deixar para anotar depois pode resultar em um erro posterior, descontrolando o estoque.

Para uma gestão mais eficiente, uma dica é apostar em um sistema de gestão de compras informatizado, que possibilite gerenciar informações com agilidade.

8. Contrate um software especializado

Investir em uma tecnologia feita sob medida para a empresa tem uma ótima relação custo-benefício. Automatizar operações com ERP especializado no transporte de passageiros pode garantir grandes benefícios para a empresa. Atuando, portanto, na redução de custos de toda a operação, incluindo o setor de compras e estoque.

Ao contratar um software de Gestão de Compras, o gestor aumenta a produtividade da empresa. Isso porque a plataforma online oferece formas simples e objetivas de gerir as demandas de compras de peças, produtos e serviços. Ela busca as melhores ofertas do mercado, melhorando o tempo de reposição e a redução do volume de estoque, economizando os custos da sua empresa.