Manter-se em dia com as obrigações acessórias, como o SPED, é um grande desafio para muitas empresas, devido a definição de rotinas e organização de prazos. A complexidade aumenta quando as informações não estão integradas e há muita digitação manual, o que aumenta o risco de erros.
Além disso, a falta de sistemas automatizados torna todo o processo de gestão dos documentos mais trabalhoso e propenso a falhas. Quando não há conciliação automática das informações, tarefas como o envio do SPED se tornam ainda mais complexas.
Neste guia, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o SPED Contábil e Fiscal, destacando como soluções integradas podem facilitar sua rotina, garantir conformidade e reduzir custos.
O que é o SPED?
O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é um recurso usado para modernizar e padronizar a entrega de informações fiscais e contábeis das empresas. Ele substitui a escrituração em papel por arquivos digitais, facilitando o acesso e a fiscalização por parte da Receita Federal.
Para que serve o SPED?
O principal objetivo do SPED é tornar o processo de fiscalização mais eficiente, transparente e seguro. Dessa forma, reduz a sonegação e facilita a análise das informações fiscais e contábeis.
Quais as vantagens do SPED?
Os órgãos de fiscalização não são os únicos que se beneficiam com o SPED. Afinal, o sistema traz ganhos também para as empresas:
Redução de custos
Ao automatizar a geração e o envio de documentos, o SPED diminui o uso de papel e reduz as tarefas manuais, economizando tempo e recursos.
Segurança de processos
A digitalização e a assinatura digital garantem a integridade e a autenticidade das informações, protegendo a empresa de fraudes.
Transparência
A conformidade com a legislação e a padronização dos dados facilitam auditorias e consultas, o que promove maior transparência nas operações.
Padronização e agilidade
Com o uso do Certificado Digital, as questões burocráticas são resolvidas rapidamente. Assim, as empresas podem dar uma resposta ágil às exigências fiscais.
SPED Contábil e SPED Fiscal: qual a diferença?
SPED Contábil e SPED Fiscal são dois módulos distintos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Embora integrem o mesmo sistema e compartilhem o objetivo de modernizar e padronizar a entrega de informações ao Fisco, possuem finalidades diferentes:
1.SPED Contábil
É a versão digital da escrituração contábil obrigatória para as empresas, como o Livro Diário e o Livro Razão, entre outros.
Dessa forma, substitui os livros contábeis em papel, garantindo a entrega estruturada de informações financeiras e patrimoniais ao Fisco. No âmbito do SPED, essa obrigação é formalizada por meio da ECD (Escrituração Contábil Digital).
Qual a diferença entre ECD e SPED Contábil?
A ECD (Escrituração Contábil Digital) é o módulo do SPED destinado à escrituração contábil das empresas, transmitida eletronicamente ao Fisco. Assim, o termo “SPED Contábil” é usado para se referir à obrigação em si, mas tecnicamente a ECD é o nome oficial do arquivo e da obrigação acessória.
2. SPED Fiscal
O SPED Fiscal é a obrigação de transmitir digitalmente os registros de documentos fiscais, como notas fiscais de entrada e saída), por exemplo, bem como a apuração de impostos, substituindo a escrituração em papel. Sua finalidade é controlar os tributos e evitar a sonegação fiscal.
Assim como ocorre com o SPED Contábil, o termo ‘SPED Fiscal’ é usado popularmente para se referir à obrigação. No entanto, o nome técnico correto da obrigação é EFD (Escrituração Fiscal Digital), que é o módulo responsável por receber as informações fiscais das empresas.
Até 2025, os tributos controlados pelo SPED Fiscal são o ICMS e o IPI. Por ora, permanecerão dessa forma, pois ainda não há campos para informar os novos impostos da Reforma Tributária, o que pode ser atualizado em legislação futura.
Quem está obrigado a entregar o SPED?
O SPED é uma obrigação para a maioria das empresas no Brasil, incluindo o setor de transporte por ônibus. No entanto, algumas empresas podem ser dispensadas dependendo de seu regime tributário, faturamento, porte ou atividade.
Desse modo, a obrigação recai sobre:
- Empresas tributadas pelo Lucro Real ou Lucro Presumido;
- Empresas optantes pelo Simples Nacional, dependendo do faturamento, da atividade ou de exigências específicas da Receita Federal ou das Secretarias Estaduais da Fazenda.
Podem ser isentas dessa obrigação:
- Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, com faturamento anual inferior a R$ 4,8 milhões;
- Transportadores autônomos, que atuam como pessoa física, sem CNPJ;
- Empresas que exerçam atividades isentas, como Microempreendedores Individuais (MEI), agricultores familiares e organizações sociais, por exemplo.
- Empresas que exerçam atividades imunes, ou seja, que possuem garantia constitucional para isenção, tais como templos, partidos políticos e sindicatos de trabalhadores.
Quais são as principais obrigações entregues no SPED?
O SPED reúne várias obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas em formato digital. Assim, as principais são:
- ECD (Escrituração Contábil Digital): versão digital dos livros contábeis (Diário, Razão, Balanço).
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal): demonstração do resultado fiscal (para cálculo do IRPJ e CSLL).
- EFD-ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital): registro de documentos fiscais (entradas, saídas, apuração de impostos).
- EFD Contribuições (PIS/COFINS): escrituração digital das contribuições PIS e COFINS.
- EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções): declaração de retenções (IRRF, INSS, PIS, COFINS e CSLL) e pagamentos a terceiros.
- eSocial: Escrituração das obrigações trabalhistas e previdenciárias (folha de pagamento, CAT, FGTS)
- eFinanceira: Obrigações acessórias das instituições financeiras.
Além dessas, há documentos fiscais eletrônicos obrigatórios conforme a atividade:
- NF-e: Nota Fiscal Eletrônica (mercadorias).
- NFC-e: Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (varejo).
- NFS-e: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (serviços).
- CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico (transporte de cargas).
- CT-e OS: Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços (transporte de passageiros, valores e excesso de bagagem).
- MDFe: Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (movimentação de carga).
Como o SPED funciona na prática?
O SPED envolve uma série de procedimentos padronizados para a transmissão digital das informações fiscais e contábeis das empresas:
1. Geração dos arquivos
As empresas devem produzir os arquivos digitais seguindo layouts específicos, que contêm informações como notas fiscais emitidas e recebidas, apuração de tributos e escrituração contábil. Esses arquivos devem estar em conformidade com as regras estabelecidas pela Receita Federal.
2. Envio periódico
Os arquivos gerados são transmitidos regularmente para a Receita Federal e outros órgãos fiscais, de acordo com os prazos estabelecidos. Essa transmissão é feita de forma eletrônica, garantindo agilidade e segurança.
3. Validação das informações
Após o envio, o sistema do SPED realiza uma validação automática, verificando se todos os dados estão corretos, completos e em conformidade com as regras. Dessa forma, caso haja inconsistências, a empresa é notificada para fazer as correções necessárias.
4. Facilitação da fiscalização
Com as informações centralizadas, padronizadas e validadas, a fiscalização se torna mais eficiente, transparente e rápida. Isso ajuda a evitar fraudes e a garantir que as obrigações fiscais sejam cumpridas corretamente.
5. Blocos do SPED Fiscal
O SPED Fiscal é organizado em diversos blocos que agrupam diferentes tipos de informações, como registros de notas fiscais, apuração de impostos, inventários, entre outros. Assim, cada bloco tem uma finalidade específica e deve ser preenchido de acordo com as orientações da Receita Federal:
- Bloco 0: Dados cadastrais (CNPJ, inscrição, endereço, atividades e tabelas).
- Bloco B: Escrituração e apuração do ISS para prestadores de serviços.
- Bloco C: Notas fiscais de mercadorias (ICMS/IPI).
- Bloco D: Documentos de serviços sujeitos ao ICMS (transporte e telecom).
- Bloco E: Apuração do ICMS e IPI (valores devidos ou créditos).
- Bloco G: Controle de créditos de ICMS sobre bens do ativo.
- Bloco H: Inventário físico de estoques (valor e quantidade).
- Bloco K: Controle da produção, estoque e movimentações.
- Bloco 1: Informações complementares exigidas por lei.
- Bloco 9: Fechamento e totalização do arquivo transmitido.
Quais são os prazos do SPED?
Os prazos para entrega do SPED variam de acordo com o tipo de obrigação.
No caso do SPED Fiscal, em geral, as empresas fazem o envio das informações mensalmente ou trimestralmente, dependendo do regime de tributação e do porte da empresa.
Já o SPED Contábil deve ser entregue anualmente, até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao exercício fiscal.
Existem diferenças estaduais no SPED?
Sim, existem diferenças estaduais no SPED, principalmente relacionadas ao ICMS. Cada estado pode estabelecer regras específicas para a entrega das informações fiscais, incluindo prazos, obrigatoriedades e layouts.
Por isso, é importante que as empresas estejam atentas às legislações do estado onde atuam. Dessa forma, elas garantem o cumprimento correto das obrigações. Isso é ainda mais importante no contexto da Reforma Tributária, em que o ICMS deixará gradativamente de existir e será substituído pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS).
O que muda no SPED com a Reforma Tributária?
Com a Reforma Tributária, tributos como ICMS, ISS, PIS e COFINS serão substituídos pelo IVA (Imposto sobre Valor Agregado). Isso muda a lógica de registro e aproveitamento de créditos: as empresas só poderão utilizá-los após a confirmação do pagamento pelo fornecedor.
Entenda os impactos da Reforma Tributária no setor de transporte aqui.
Quais são as penalidades do SPED?
O não cumprimento das obrigações do SPED pode acarretar penalidades no âmbito federal e estadual. Assim, a Receita Federal pode aplicar multas por atrasos na entrega, informações incorretas ou incompletas, além de autuações por inconsistências nos dados enviados.
Essas multas variam de acordo com a gravidade da infração e chegam a valores elevados. A empresa também pode sofrer sanções administrativas.
No âmbito estadual, as penalidades específicas estão relacionadas ao ICMS, como multas por omissão de informações, erros na escrituração ou atraso na entrega dos arquivos fiscais. Cada estado possui suas próprias regras e valores de multas.
Principais erros no SPED Fiscal
A entrega do SPED Fiscal exige atenção a diversos detalhes e alguns erros comuns acabam por comprometer a validade das informações enviadas. Por isso, conhecer esses erros ajuda a evitá-los e a garantir uma escrituração correta:
Mudanças na legislação
As regras do SPED Fiscal estão em constante atualização e as mudanças na legislação costumam gerar dúvidas ou erros. É importante que a empresa esteja atualizada para evitar inconsistências que levem a retrabalho ou a penalidades.
Erros no preenchimento
Os erros mais frequentes estão relacionados ao preenchimento incorreto dos dados. Na lista estão o código do IBGE não foi informado, erros no CST (Código de Situação Tributária), não preenchimento de campos obrigatórios e numeração divergente nos campos “chave de acesso” e “número da nota de entrada”.
Erros de parametrização
Outro ponto a se evitar são os erros de configuração do sistema, como cadastro incorreto do responsável pelo período de apuração, prejudicando assim a consistência dos dados.
Falta de integração de dados
A falta de integração entre os sistemas de gestão da empresa é um problema. Quando os dados não são integrados, há maior risco de inconsistências, erros de digitação e informações desatualizadas.
Utilizar uma tecnologia de gestão integrada, que conecta todos os setores e sistemas, garante que as informações estejam atualizadas, corretas e prontas para o envio ao SPED Fiscal e SPED Contábil.
Como proceder em caso de erro?
Ao identificar um erro na entrega do SPED, a empresa deve agir rapidamente se quiser evitar penalidades e manter a conformidade com a legislação. Veja os passos recomendados:
Identifique o erro
Primeiro, verifique especificamente qual foi o problema. Isto é, se a informação está incorreta, incompletos ou inconsistente em relação a outros arquivos enviados.
Corrija as informações
Acesse o sistema de origem dos dados e faça as correções. Certifique-se de que todas as informações estejam atualizadas e corretas antes de gerar um novo arquivo.
Reenvie o arquivo corrigido
Após a correção, gere um novo arquivo e reenvie ao órgão responsável (Receita Federal ou Secretaria da Fazenda). É importante seguir o procedimento de retificação, se necessário, para evitar multas ou autuações.
Consulte um especialista
Se o erro gerou penalidades ou se você ainda tiver dúvidas sobre o procedimento, consulte um especialista em contabilidade ou legislação fiscal para orientações específicas. Caso sua empresa conte com um fornecedor de tecnologia de gestão, o suporte da empresa também pode ser um bom ponto de apoio.
Como transmitir o SPED corretamente?
A transmissão correta do SPED é fundamental para evitar problemas futuros. Para garantir uma entrega eficiente e sem erros, revise os seguintes passos:
Preparação de dados
Mantenha os dados organizados mensalmente para evitar retrabalho e faça backup dos arquivos. Verifique os requisitos legais e mantenha os documentos necessários acessíveis.
Fique atento aos prazos: tenha seu calendário anual de entregas contábeis e fiscais sempre à mão. Para o setor de transporte por ônibus, você pode baixar os calendários aqui.
Verificação do layout e formato
Certifique-se de que o sistema contábil e fiscal esteja homologado e garanta que os registros sejam gerados no layout correto e no formato exigido pela legislação. Esta é uma etapa importante a conferir com seu fornecedor de tecnologia ou contabilidade terceirizada.
Validação das informações
Antes de enviar, revise todos os dados para garantir que estejam completos, precisos e atualizados. Verifique se os registros estão de acordo com as operações da sua empresa.
Uso de sistemas integrados
Utilize softwares de gestão que integrem todas as áreas da empresa. Isso facilita coleta e validação automática dos dados, bem como reduz a chance de erros manuais e aumenta a confiabilidade das informações.
Como automatizar SPED Contábil e SPED Fiscal na empresa de transporte?
Cumprir obrigações como o SPED Contábil e o SPED Fiscal é desafiador, pois exige lidar com grande volume de dados e manter uma organização impecável das informações. A boa notícia é que, com a tecnologia, esse processo se torna mais ágil e com muito menos retrabalho.
O sistema Globus integra e organiza informações das áreas fiscal e contábil, garantindo que seus dados estejam completos, consistentes e prontos para gerar as declarações. Assim, rotinas como o SPED Contábil e o SPED Fiscal ficam muito mais simples e assertivas, reduzindo erros e acelerando o fechamento.
Essa gestão integrada proporciona:
- Redução de inconsistências nos arquivos
- Maior agilidade na preparação das obrigações
- Facilidade na conferência e correção de dados
- Mais segurança e conformidade com a legislação
Se você quer transformar a gestão fiscal e contábil da sua empresa de transporte, o Globus pode ajudar. Agende uma demonstração e descubra como otimizar suas rotinas e ganhar mais eficiência.
