Aumentar a eficiência nas operações, reduzir custos, diminuir os erros, otimizar as rotas e ter mais agilidade e produtividade nos processos. Essas são metas comuns a empresas de transporte que desejam crescer. Para isso, a gestão de frotas é extremamente importante.
Em um mercado em constante transformação – marcado por mudanças velozes e tecnologias digitais – se manter competitivo é um desafio que a gestão de frotas ajuda a vencer.
A missão fica mais fácil quando as empresas investem em controle, planejamento e soluções integradas para tornar a logística mais moderna e eficiente. Quer melhorar a performance operacional por meio da gestão de frotas? Neste artigo a gente explica tudo o que você precisa saber.
O que é gestão de frotas?
É o gerenciamento total das frotas e envolve a centralização de dados sobre produtividade, eficiência, performance, consumo de combustível, quilometragem percorrida, manutenção, segurança, sinistralidade etc.
Independentemente do porte e do número de ônibus, vans ou carros, quanto melhor uma empresa de transporte administra o uso de seus veículos, maiores são os lucros, a eficiência, a satisfação dos clientes e a competitividade.
Nas empresas de transporte, as frotas estão entre os principais ativos e, por isso, merecem uma gestão de frotas cuidadosa e estratégica.
Em resumo, a gestão de frotas se encarrega de todas as etapas que envolvem as viagens, desde a avaliação do estado da frota e o planejamento de manutenção até a capacitação dos motoristas, o controle de gastos com combustível e o retorno do veículo à garagem.
Como funciona a gestão de frotas?
A forma como as empresas gerenciam suas frotas pode variar, mas o objetivo é um só: reduzir os custos e otimizar as viagens. O importante para que a gestão de frotas seja eficiente é ter um profissional com habilidades para planejar estrategicamente o uso dos veículos.
Dez entre dez empresas de transporte desejam melhorar a eficiência e a produtividade da frota, economizar combustível, evitar falhas na manutenção e otimizar as viagens, utilizando rotas mais seguras e rápidas.
Só que gerenciar tantos aspectos não é fácil, principalmente para empresas que ainda são adeptas a planilhas manuais. Uma boa gestão de frotas funciona melhor quando a empresa consegue visualizar toda a operação e acessar os dados e indicadores em tempo real.
Nesse caso, o uso de um sistema de gestão de frotas agiliza o trabalho dos gestores e descomplica os processos e a tomada de decisões.
Tipos de gestão de frota
A gestão de frotas envolve o controle e o acompanhamento de diferentes indicadores, ativos e insumos. Pode, então, ser dividida em:
Gestão de ativos
Tem seu foco nas condições da frota, acompanhamento do desempenho dos veículos, planos de manutenção, necessidade de aquisição de novos ônibus etc.
Gestão de insumos
Faz o controle e gestão de todos os insumos que a frota precisa para circular de forma eficiente e em segurança. Envolve o acompanhamento do consumo de combustível, pneus, compra de peças, estoques e inventários.
Gestão de motoristas
Monitora o comportamento dos motoristas, promove treinamentos e alinhamentos, organiza escalas operacionais e analisa dados como o envolvimento dos condutores em acidentes, a frequência de viagens em atraso, as reclamações de passageiros etc.
Quais são as principais tarefas do gestor de frotas?
Não são poucas as tarefas do gestor de frotas e tanta responsabilidade requer foco, conhecimento e boas estratégias. Para facilitar existem sistemas de gestão integrados, com módulos aplicáveis a diferentes áreas e tipos de controle.
Entre as principais atividades do gestor de frotas estão:
- Compra dos veículos, levando em consideração o custo-benefício, necessidade operacional, capacidade de passageiros, eficiência de combustível, custos com manutenção, emissão de poluentes etc.
- Planos de manutenção preventiva e corretiva, gestão da oficina, estoque e inventário, além da definição de estratégias para organizar e agilizar reparos emergências, evitando a paralisação das atividades de transporte.
- Controle de gastos com combustível, pneus e outros insumos, assim como análise de indicadores de desempenho sobre eficiência, custos etc.
- Roteirização, rastreamento e monitoramento das frotas, garantindo mais segurança às operações de transporte, viagens mais curtas e rápidas, trechos mais seguros e com melhores condições de tráfego, identificação e localização da frota.
- Acompanhamento e gestão de motoristas, escalas e indicadores de desempenho, em especial análise do comportamento na direção, envolvimento em acidentes, viagens em atraso, treinamentos e necessidade de capacitações individualizadas.
- Gestão de seguros e garantia do cumprimento das regulamentações, normas e leis aplicáveis ao transporte, incluindo licenças, autorizações, fiscalizações e documentações necessárias ao transporte de passageiros.
- Desenvolvimento e implementação de práticas sustentáveis, com adoção de veículos menos poluentes, combustíveis mais eficientes, redução de acidentes e controle dos impactos ambientais e econômicos da frota.
Como melhorar a gestão de frota? 7 dicas para um controle mais eficiente
1. Conheça todos os detalhes da frota e seus motoristas
Fazer a gestão de frota adequadamente requer informação confiável e precisa sobre todos os veículos da empresa, seu estado e desempenho de cada ônibus (quilometragem rodada por mês, consumo médio de combustível, gastos com manutenção e reparos etc.).
Verifique também se os motoristas receberam treinamento, se dirigem de forma defensiva e qual o valor gasto com os salários. Esse diagnóstico é ponto de partida para a gestão de frota.
2. Crie procedimentos e normas
Outro ponto importante é desenvolver uma política de frota com regras a serem seguidas por todos os motoristas. Esse manual de boa conduta ajuda no uso adequado dos veículos e na gestão dos custos.
O documento precisa ter diretrizes claras, que devem ser compartilhadas com os motoristas para garantir que os serviços de transporte sejam prestados adequadamente e para garantir que os deveres e direitos dos colaboradores sejam cumpridos.
3. Seja rigoroso no gerenciamento das manutenções
Os planos de manutenção preventiva são importantes para as empresas que desejam reduzir os custos com reparos e evitar quebras ou falhas mecânicas durante as viagens. Fixe prazos para as revisões e certifique-se de que eles sejam cumpridos.
4. Mantenha escalas e informações do motoristas sempre atualizadas
É importante que o gestor de frotas saiba exatamente quem é o motorista que está realizando cada viagem e utilizando determinado veículo.
Além de facilitar a identificação do condutor em casos de multa e acidentes, isso ajuda a definir quais são os profissionais que precisam de treinamento ou reciclagem mais urgentes.
5. Invista na roteirização
Soluções tecnológicas para roteirização, rastreamento e monitoramento da frota são aliados do gestor de frotas porque facilitam o acesso aos dados e otimizam as viagens.
As informações obtidas também colaboram nas estimativas de gasto com combustível, hora extra, produtividade e eficiência do serviço. Outro ponto alto é a segurança, já que a roteirização traça caminhos mais curtos e com menos riscos.
6. Gerencie os custos e faça previsões de despesas
Uma boa gestão de frotas envolve também a gestão de custos. Para se manter competitiva, a empresa precisa aumentar a eficiência dos serviços, ou seja, reduzir os custos sem comprometer a qualidade.
Por isso, é importante ter clareza e controle sobre os gastos de cada veículo. Um bom gestor de frotas sabe exatamente quanto a frota gasta com combustível, pneus, manutenção e salários dos motoristas.
7. Tenha um sistema de gestão de frotas
Fazer centenas de controles, acompanhamentos, cálculos e planejamentos de forma manual é praticamente impossível e tem grandes chances de dar errado. Para facilitar o trabalho e garantir dados qualificados, em tempo real, a melhor alternativa é usar um sistema de gestão de frotas.
Livre das tabelas manuais para o controle de gastos ou gerenciamento da manutenção, o gestor de frotas pode dedicar seu tempo ao planejamento e, assim, tornar o serviço mais eficiente e funcional.
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Com a tecnologia do ERP, a empresa integra todas as operações, facilitando a gestão da frota, em especial a manutenção dos ônibus, compras, estoque, inventário, combustível, pneus, escala de motoristas, plantão e pagamentos.
Além disso, é facilmente conectado aos principais fornecedores de telemetria, bilhetagem eletrônica, Sefaz e planejamento de linhas. Se é isso o que sua empresa precisa para melhorar a gestão de frota, agende uma demonstração.
Gestão de frotas na operação de transporte: o que é e como fazer
