Agora, a Praxio oferece para os clientes uma nova solução: o self-service de dados que podem ser administrados pelo Excel. Isto é, formam-se dashboards de fácil visualização para facilitar o acesso aos dados com uma ferramenta já conhecida pelos colaboradores: o Excel.
Esse processo, que utiliza o próprio Hub de Dados do Globus, pode ser gerenciado de maneira fácil e intuitiva através de planilhas de Excel. Assim, as áreas de interesse para determinados dados podem ter acesso sem a necessidade de acionar o time de TI da empresa.
Além disso, com o gerenciamento de dados no Excel, o gestor consegue delegar tarefas que realmente necessitem da intervenção de equipe especializada em tecnologia da informação para processos mais estratégicos, sem sobrecarregá-los.
Entretanto, isso não se restringe apenas às empresas que possuam uma equipe voltada para a TI, afinal, trata-se de uma maneira mais democrática, por assim dizer, de incluir a cultura de dados em mais setores da empresa. Ou seja, empresas de diferentes portes se beneficiam.
Sendo assim, os setores têm mais autonomia para tomar decisões necessárias para o dia, mês e ano da empresa, o que otimiza a operação.
Como transformar uma planilha no Excel em banco de dados?
Para fazer com que uma planilha do Excel se transforme em uma maneira de acessar os dados de interesse de determinado setor, já é comum que se use a ferramenta da Microsoft, o Acess.
Essa ferramenta já é amplamente utilizada. Entretanto, quando se trata de uma empresa do ramo de transportes, existe uma série de especificidades com relação à operação que demandam funcionalidades que ferramentas generalistas não contemplam.
Por isso, a melhor forma de ter dados no Excel é integrar e importar do Globus para o Excel.
Dessa forma, se garante a segurança do acesso aos dados, pois só é possível acessá-los mediante senha fornecida pela gestão. De forma que membros da equipe de manutenção, por exemplo, não tenham acesso a dados do RH, e assim por diante.
Para explicar melhor sobre como gerenciar dados do Globus no Excel, Emerson Grandi, VP de mobilidade da Praxio, explica como tudo isso acontece. Acompanhe a entrevista:
O que é o conceito do self-service de dados e como o Praxio Hub está trazendo essa realidade para o contexto do Globus?
Emerson Grandi: Eu vou falar da minha experiência. Eu estava como gerente de atendimento quando lançamos o portal do cliente. Nesse portal, existem alguns dados que é possível extrair, e eu sentia essa necessidade. Sendo assim, eu comecei a buscar essa informação no banco, mas eu tenho conhecimento básico de select, não sou técnico.
Então, o Renato Claro, que é o responsável por dados na Praxio, ao ver a minha situação, criou uma tabela principal onde estavam reunidas todas as informações que eu precisava. Nesse momento surgiu um insight: conectar o Excel ao banco de dados do Globus.
Em outras palavras, isso garante certa autonomia, ou “empoderamento” do uso desses dados ao cliente, que pode ter acesso a esses dados sem depender de terceiros?
Emerson Grandi: Perfeito! É isso mesmo, mas reforço: com segurança. Então é somente o que o cliente quiser entregar desse self service de dados.
Atualmente, todas as empresas têm o banco de dados do Globus, onde estão inúmeras tabelas com cerca de 4 a 8 mil objetos. Esse banco de dados tem uma senha de segurança e um usuário que, geralmente, é o responsável pelo T.I. O que estamos fazendo é uma nova camada: o hub de dados, que é onde será feito o self service de dados.
Para analisarmos os dados de abastecimento, é necessário saber o veículo, a marca de chassi, etc. Dessa maneira, é possível ir até a tabela da frota e fazer essa análise, ou ainda, na tabela de chassi.
Em resumo, há o caminho mais longo, que é buscar diretamente no Globus, e o caminho mais curto, que é o que estamos fazendo. Vale lembrar que esses dados e essas senhas são de posse do cliente, e ele vai entregar para quem ele quiser.
O dado minerado e pronto pode ser consumido por qualquer ferramenta. Seja ela o Power BI, Tableau, Praxio Intelligence e, por fim, o Excel que é o mais democrático. O Oracle, por exemplo, vai contar com algumas agendas e jobs que estão programados para buscar uma série de informações dentro desse universo de objetos do Globus.
Como vão funcionar essas agendas?
Emerson Grandi: Existem três programações para existir uma programação mensal, que vai buscar as informações de módulos que necessitam de um processo de encerramento mensal. Um bom exemplo disso é a folha de pagamento. Assim, há uma agenda que rodará sempre no período da madrugada, onde todas as regras do negócio vão consolidar esses dados, agrupá-los e trazê-los para dentro do hub de dados.
Além disso, teremos também o que chamamos de diária. No agendamento diário, ele vai buscar essas informações que estão acontecendo durante o dia. Por exemplo, na madrugada eu tenho o agendamento que rodou e pegou as informações até as 23h59min de ontem. O diário, vai pegar todas as informações que ocorreram da 0h até o momento que ele está sendo movimentado.
Assim a gente garante que dentro do hub de dados nós tenhamos uma informação muito próxima do real. Talvez com um delay de 1h ou 1h30min, dependendo do momento que você está consultando a última vez que rodou esse agendamento.
Então, no hub, as informações serão bastante extraídas e atualizadas de uma forma muito rápida e simples, ou seja, minerada, certo?
Emerson Grandi: Isso mesmo. E o que nós estruturamos dentro do hub de dados para que o dado fique pronto para consumo? Uma das nossas maiores preocupações é exatamente a questão da segurança. Nós temos a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) batendo à nossa porta, toda essa questão de permitir o acesso a quem é devido, autorizado acessar aquelas informações.
Então, o que nós criamos dentro desse hub diversos acessos agrupando as informações por área. Cada um desses acessos por área é limitado por usuário e senha. Alguém da área de oficina não vai conseguir acessar nada da área do financeiro, nada da área de pessoal e assim por diante. O gestor vai fazer a distribuição desses acessos a quem é de direito da área.
E o conceito de “comunidade”, como surgiu essa ideia?
Emerson Grandi: Quem é do atendimento sente muita necessidade para essa parte da documentação, acompanhamento, etc. E sabemos que dentro da estrutura do Globus, não há uma estrutura adequada para acompanhar esses mais de 7 mil objetos. Então, o que nós pensamos em uma estrutura para onde possamos levar esse público e esse material para consumo.
Além disso, também conseguir fazer um melhor acompanhamento das dúvidas a respeito dessa estrutura que a gente vai disponibilizar. Por isso surgiu a ideia de trazer esse público para dentro da nossa comunidade.
Chamamos o nosso canal de Praxio Data Driven, que é exatamente isso: trazer as pessoas para essa cultura para que os dados façam parte do seu dia a dia. Para que os dados estejam lá dentro das decisões, e quando eu falo decisões não precisam nem ser estratégicas, podem ser decisões operacionais mesmo, do dia a dia.
O primeiro ponto que a gente traz dentro da plataforma Discord, já conhecida por quem joga online, é um dicionário de dados. Uma comunidade para troca de conhecimentos – não se trata de mais um canal de suporte Praxio, todavia, os usuários do Hub de Dados poderão se ajudar nesse ambiente colaborativo.
Nosso grande objetivo nesta comunidade é fazer com que todos possam melhorar sua experiência com dados. O Discord estará disponível para todos. Afinal nós queremos criar um ambiente saudável para discussões sobre o Globus, independente do usuário adquirir o hub ou não.
Como navegar e trazer isso tudo para o Excel, no dia a dia?
Emerson Grandi: Essa tabela dinâmica nos ajuda a agrupar dados, então eu tenho no sistema o tipo de abastecimento: interno ou externo, por exemplo. É possível analisar o valor do abastecimento por período de maneira muito rápida e ainda criar gráficos.
Eu posso usar o hack da segmentação de dados de uma tabela, e colocar o tipo de abastecimento. Aí automaticamente já se faz o filtro (abastecimento interno e externo), bem como traz as informações em tabela e em gráfico. Isso realmente se transforma em um dashboard gerencial com todas as informações que podem mudar de acordo com o filtro que o gestor fizer.
A composição do hub de dados é estática? Como vai funcionar?
Emerson Grandi: Sim, vamos disponibilizar essa estrutura que criamos dentro do hub. Porém, internamente, já estamos trabalhando com outras informações além daquelas que já estão disponíveis, como por exemplo gestão de multas, manutenção, KM do plano e também contabilidade.
A contabilidade tem uma estrutura que se chama DRE, que nada mais é que o agrupamento de algumas contas para montar essa estrutura de DRE. Como ele (cliente) quer montar dentro da contabilidade, vamos trazer para dentro do hub também.
Logo, com o passar do tempo, a estrutura original vai aumentando. Tanto a nível de novos módulos, quanto a nível de informação que já consta dentro da estrutura.
Nós entendemos que boa parte da demanda virá da comunidade. Isto é, quando há muitas pessoas indicando uma necessidade, nós podemos trabalhar de maneira a viabilizar isso também.
O hub de dados requer um servidor dedicado ou irá rodar no próprio banco de dados?
Emerson Grandi: Ele vai rodar dentro do próprio banco de dados. Nosso objetivo é buscar algo simples, algo leve, nada que requeira um servidor dedicado. Pode ser usado no LibreOffice, bem como tudo o que se conecta ao Oracle.
Fale conosco e saiba como integrar os dados do Globus para serem gerenciados via Excel dentro da sua empresa!
