Inovação, agilidade e controle são palavras de ordem quando se trata do transporte de passageiros nos setores rodoviário, fretamento e turismo.
Afinal, as novas tecnologias redefinem a todo momento o comportamento do consumidor, e a empresa precisa se antecipar a essas tendências, mantendo o ritmo da operação e tomando as decisões certas para o momento.
É aí que a Viação Real Ita entrou em ação ao implantar a Plataforma Luna para sua gestão de vendas, se aliando à tecnologia para revolucionar a gestão do Vale-Transporte com o VT digital da X4Fare, denominado Vale Fácil-Viação Real, e elevar a gestão da empresa a um novo nível.
Assim, aceitando o desafio de serem os primeiros do projeto, conseguindo um crescimento significativo do sistema para atender a operação.
Os principais desafios da Real Ita envolviam:
- O controle e a verificação do valor de depósito no VT, mais complicado no papel;
- O manuseio e a confecção de impressão do VT em papel;
- A lentidão para a distribuição do VT em papel para empresas clientes.
O resultado? Praticidade e controle preciso dos processos, que agora são automatizados. Para a empresa cliente, é sinônimo de maior controle, evitando fraudes e monitorando o uso do VT com precisão.
Já para o passageiro, a praticidade é incomparável: PIX para recarga e QR Code para colaboradores que não possuem smartphone.
Quer entender como isso tudo aconteceu na prática? Confira entrevista com Pablo Rezende, gerente de TI da Real Ita!
Os Desafios: falta de controle com uso das cartelas
Como era a operação antes da digitalização do Vale-Transporte na Real Ita?
Foi eu mesmo que apresentei o projeto na Real Ita junto do pessoal da X4Fare. A gente tinha dificuldade em gerenciar as cartelas em papel, que era como distribuíamos esse VT aos colaboradores dos nossos clientes (empresas).
Por exemplo, se tínhamos que enviar 1.000 cartelas no mês, tínhamos que preencher cada uma delas, colocar no envelope, enviar para a rodoviária, e nos casos de empresas de outras cidades, ainda tinha que enviar para elas.
Havia uma questão de valores envolvida, porque não tinha como a gente auditar essas informações. A pessoa poderia colocar na cartela um valor menor, ou receber a mais, e não tinha como a gente saber.
Por isso buscamos uma solução para automatizar esse processo, pela questão de valores, bem como a parte operacional, que envolve a passagem de ônibus, por exemplo.
Poderia nos explicar como essa gestão manual estava afetando a eficiência da empresa em termos de custo e processos?
Havia um problema logístico para conseguir entregar esse VT a tempo, porque normalmente as empresas compram entre os dias 25 e o próximo dia 5 de cada mês. Era uma correria.
O pedido chegava por e-mail e tinha que preencher aquele monte de cartela. Usávamos estrutura própria, uma pessoa escrevia e os cobradores e motoristas faziam a distribuição. Era muito tempo e muitos colaboradores envolvidos em toda a operação.
Além disso, tinha o caso do passageiro que não usava todo o crédito. Dessa forma, tínhamos que mandar outra cartela abatendo a anterior, pegar esse crédito, tudo manualmente.
Com o VT digital, diminuiu a quantidade de processos e pudemos alocar essas pessoas de forma estratégica, evitando esse processo manual. Aumentamos a agilidade com a automação.
Quais eram os problemas associados a essa contabilização manual do passageiro por viagem?
A gente não tinha essa informação. Tínhamos uma média. Por exemplo, vendíamos 20 passagens no guichê. Porém, quando olhávamos dentro do carro, tinha 40 passageiros, isso por conta do Vale-Transporte.
A gente não tinha como saber em tempo real essa informação. Isso foi um dos maiores problemas que a gente tinha. Carro lotado, mas quando víamos no sistema, às vezes não tinha nem 10% do carro. Fora o controle financeiro também, que era muito trabalhoso.
A solução: digitalização do Vale-Transporte na Real Ita
Fale um pouco sobre a experiência do seu cliente, proporcionada por essa tecnologia.
Há duas modalidades de passagem: Vale-Transporte, que a empresa compra; e a comum para o passageiro, que ele coloca um fixo ou crédito. Hoje temos maior controle, porque ele consegue ver as transações, e é mais rápido.
O VT que é de empresa, pode ser trabalhado de duas formas. A primeira é comprando o crédito diretamente, como se fosse um banco de crédito. Por exemplo, se a empresa quer R$ 1.000 em crédito, fica na carteira dela um saldo, e ela que distribui, ou seja, faz essa movimentação para o colaborador.
A segunda forma é comprando diretamente. Ela mesma faz a recarga e manda direto para o colaborador.
Se um funcionário sai da empresa, pode fazer um acordo com ela por ter muito crédito. Esse valor consegue voltar para ela, que pode alocar para outro funcionário. A empresa consegue ter um controle maior da quantidade de créditos distribuídos.
E a gente aqui também, porque não fica aquele saldo perdido que a gente vendia e não sabia se era para usar hoje ou amanhã. A gente consegue ter essa média junto com a própria empresa.
Como a digitalização do Vale-Transporte melhorou a gestão da Real Ita?
Automatizar esse processo melhorou 100% a nossa gestão. Por exemplo, atendemos muita empresa do interior, e os colaboradores que trabalham nelas às vezes nem tem smartphone. Parece uma exceção, mas a quantidade é grande.
A gente ficou surpreso pela quantidade de gente que não tem aparelho para o VT digital. Então, criamos a opção de QR Code impresso. Ou seja, a empresa imprime um vale de 30 dias e ele vai usando. É uma forma de atender esse pessoal sem abrir mão da digitalização.
O QR Code é impresso em papel A4. Ali dentro fica o saldo dele. Quando o cobrador passa e puxa esse saldo, a informação vai para o sistema. Quando atualiza, a gente já sabe quantos créditos tem naquela carteira. E aí precisa estamos sempre atualizando, a cada 30 dias ou quando se coloca mais créditos.
Mais ou menos 10% dos passageiros utilizam essa solução. O PIX, por outro lado, teve uma migração muito grande.
Como a implantação do VT digital impactou a tomada de decisão na Real Ita?
A gestão de topo para tomada de decisão também, ter o valor exato de passageiros transportados, quanto dinheiro foi movimentado e quanto foi em VT. A gente consegue ter esse levantamento.
Essas informações são importantes, porque estamos tirando o cobrador de algumas linhas. Dessa forma, tem linha que a gente consegue saber se utiliza ou não o VT, saber se a cobrança dela é mais rápida.
Conseguimos visualizar qual trecho usa mais o Vale-Transporte, de forma que o motorista consegue fazer essa cobrança sozinho, porque não precisa dar troco, não há trâmite. Facilitou muito ter essa informação.
Temos acesso ao perfil do passageiro, horário e linha.
O que você pode listar de ganhos clientes contratante?
Para a empresa, o principal ganho é a parte de controle, porque hoje ela consegue saber o que o usuário dela está usando, visualizar o crédito, verse ele está usando aquele crédito todo. Às vezes o colaborador perdia a cartela, e perdia-se aquele crédito.
A tratativa é diferente, pois também evita fraudes. Antes, havia passageiros que vendiam a cartela, fazia comércio disso. Quando migrou, essa prática ficou inviável.
Hoje, a empresa consegue monitorar até a quantidade de vezes que o passageiro está usando, qual o horário que esse colaborador está usando o VT digital, para saber se ele não está passando para outra pessoa da família usar, por exemplo. A empresa consegue ter esse extrato de crédito, o controle de saldo.
E assim a empresa também consegue acompanhar os padrões de consumo, porque se usou muito este mês, por exemplo, mês que vem certamente o passageiro não vai utilizar tanto.
E para o passageiro (colaborador)?
Eu acho que o fundamental foi a praticidade, pois muitos tinham que ir na rodoviária buscar o passe, às vezes na empresa que trabalha, e o administrativo não é onde ele fica in loco.
E ocorre também de não esquecer, porque o celular está sempre com a gente, né? E tinha vezes que a pessoa não estava com dinheiro, hoje é muito pouca a quantidade de pessoas que usa dinheiro em espécie.
Agora, o passageiro tem a praticidade de usar o PIX para colocar crédito. Ele pode fazer recargas à noite, ou aos sábados – muitas empresas trabalham nos sábados. Desse modo, não é preciso esperar até segunda-feira para fazer essa liberação, pois não depende de nenhuma autorização de nossa parte. É automático.
Plataforma Luna: gestão de venda com análises e precisão de dados
Falando especificamente da Plataforma Luna, utilizada para fazer a gestão da digitalização do Vale-Transporte na Real Ita, há quanto tempo você usa esse sistema e o que viu de positivo desde que ela entrou?
Usamos há aproximadamente quatro anos. A principal vantagem é o controle estatístico, a praticidade de obter uma informação, que é muito precisa. Tudo o que você vendeu está ali no sistema, não corre o risco de perder informação.
No passado, tivemos outros sistemas e aconteceu isso. Vendíamos e, quando íamos ver a passagem, não estava sincronizada, faltava informação. A Plataforma Luna, por outro lado, tem uma precisão muito grande em tudo o que é gerado.
Após cerca de quatro anos de utilização, você sente que essa tecnologia está se adequando mais à sua operação? Você vê crescimento da plataforma?
Sim, principalmente porque cada empresa que atendemos tem suas particularidades, e a Luna é muito fácil de se adequar.
Todo suporte que a gente precisa, qualquer ajuste, a Praxio elabora o projeto, coloca em desenvolvimento. A gente vê um crescimento muito grande nessa parte.
Quais os diferenciais da Plataforma Luna em relação ao sistema que a Real Ita tinha anteriormente para a gestão de venda?
O outro sistema só servia para venda, ele não tinha estatísticas e dashboards. Por isso, a gente integrava com outra empresa só para fazer essa parte estatística das vendas.
Porém, a gente tem o Globus para a gestão da empresa como um todo. Então eram três sistemas para obter informação. Perdia-se muita informação com a falta de integração desse terceiro sistema.
Dessa forma, centralizamos tudo com a Plataforma Luna, que é integrada ao Globus, e vimos uma diferença muito grande na precisão dessas informações.
Um ponto importante é que, com a outra empresa, a gente quebrou a cabeça com o Monitriip, que tem diferentes níveis. Ficamos seis meses batendo cabeça no outro sistema para saber se estava tudo certo no envio da informação.
A gente não conseguia chegar no nível um para poder pedir linhas a mais. Quando fomos ver, o problema era o sistema. No primeiro mês que implantamos a Luna, a gente conseguiu virar e todas as informações foram enviadas.
Conclusão
A transformação através da digitalização do Vale-Transporte na Real Ita é um exemplo de como a tecnologia pode aprimorar não apenas a eficiência operacional, mas também a experiência do cliente. Junte-se a nós nesta jornada de inovação, onde a digitalização é a chave para um transporte mais ágil e confiável. Faça como a Real Ita e a Viação Progresso.
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