A contabilidade desempenha um papel fundamental na gestão de qualquer empresa, especialmente no setor de transporte de passageiros. Para gestores e empresários de empresas com frotas menores, a escolha entre a contabilidade terceirizada ou a internalização desse serviço deve ser tomada com cautela.
Afinal, a contabilidade é uma área central e estratégica, podendo impactar significativamente o controle financeiro e operacional.
Embora a contabilidade terceirizada ofereça conveniência, há desafios que podem limitar a visão e o controle sobre as finanças da empresa. Neste blog post, exploramos as vantagens e desvantagens da terceirização contábil para que você tome a melhor decisão para o seu negócio!
O que é terceirização contábil?
A terceirização contábil consiste em delegar a gestão das atividades financeiras e contábeis para uma empresa externa especializada.
Esse tipo de serviço é uma prática comum em empresas de menor porte, pois permite que o empresário foque nas operações principais do negócio, enquanto os aspectos financeiros ficam sob a responsabilidade de profissionais contábeis qualificados.
Os serviços incluem a emissão de notas fiscais, controle de fluxo de caixa, elaboração de balancetes, declarações fiscais, entre outros. A principal vantagem desse modelo é a tranquilidade de contar com especialistas que garantem o cumprimento das exigências legais e fiscais sem a necessidade de manter uma equipe interna.
No entanto, no setor de transporte de passageiros, existe um fator de peso para a tomada dessa decisão: a integração de setores. Isso porque a gestão de transporte envolve rotinas próprias do setor, de complexidade única.
Portanto, quanto mais os processos estão integrados, maior será a fluidez e o controle operacional, de ponta a ponta.
Quais tipos de serviços contábeis podem ser terceirizados?
A contabilidade terceirizada abrange diversos serviços financeiros e operacionais, que podem ser divididos em três categorias principais:
- Contabilidade Fiscal: gerenciamento de obrigações fiscais, como emissão de guias de impostos, apuração de tributos e entrega de declarações fiscais obrigatórias. No setor de transporte, as exigências são ainda mais rigorosas, com a emissão de documentos como CTe OS e notas fiscais de serviço, além da apuração de impostos específicos.
- Contabilidade Gerencial: envolve a análise financeira da empresa, com a produção de relatórios que orientam na tomada de decisões, como balancetes, DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) e fluxo de caixa. Esses relatórios são essenciais para dar visibilidade sobre os custos operacionais, como manutenção de frota e consumo de combustível.
- Folha de Pagamento e RH: para empresas que não possuem um Departamento Pessoal robusto, ficam a cargo da contabilidade o processamento da folha de pagamento, encargos trabalhistas, controle de férias, benefícios, entre outras demandas relacionadas ao DP. Lembrando que a gestão de motoristas é ainda mais específica, envolvendo documentos como habilitação e exame toxicológico.
Ao optar por um fornecedor externo para esses serviços, é preciso considerar como essa terceirização impactará a integração com o restante da operação.
Vantagens da contabilidade terceirizada
Apesar de ficar descentralizada em relação ao restante da operação, a terceirização contábil oferece várias vantagens, especialmente para empresas que buscam reduzir o tempo e o esforço investidos em atividades administrativas. Entre os principais benefícios, estão:
- Economia de tempo e recursos: ao terceirizar a contabilidade, o empresário pode se concentrar nas atividades principais de seu negócio, enquanto os profissionais terceirizados cuidam das obrigações fiscais e contábeis. Isso evita a necessidade de treinar e manter uma equipe interna dedicada a essas tarefas.
- Especialização: empresas contábeis possuem profissionais especializados e atualizados com as leis fiscais e trabalhistas, o que reduz o risco de erros e garante conformidade com as regulamentações.
- Redução de custos fixos: não há necessidade de contratar funcionários internos para gerenciar a contabilidade.
Desvantagens da contabilidade terceirizada
Por outro lado, é preciso considerar alguns pontos de alerta ao terceirizar a contabilidade, principalmente no caso de empresas de transporte:
- Falta de controle imediato: a terceirização limita o acesso em tempo real às informações financeiras. Para o empresário, isso significa que dados importantes como faturamento, despesas operacionais e folha de pagamento podem não estar prontamente disponíveis quando necessários.
- Falta de controle sobre as operações: empresas de transporte precisam acompanhar de perto todos os aspectos financeiros, como manutenção de frota, despesas operacionais e receitas de passagens. Com a contabilidade terceirizada, esse controle fica mais distante. Isso pode comprometer o planejamento financeiro e a execução de operações essenciais.
- Integração limitada: empresas de transporte possuem necessidades específicas, como a integração entre operações de frota e financeiro. Um fornecedor externo pode ter dificuldades para oferecer uma visão integrada da operação, comprometendo a agilidade na tomada de decisões.
- Dependência de terceiros: a empresa fica dependente da disponibilidade e eficiência do fornecedor terceirizado, o que pode ser um problema em caso de atrasos ou falhas na entrega dos serviços.
- Custos adicionais e complexidade de fornecedores: ao terceirizar a contabilidade, é preciso lidar com fornecedores diferentes. Isso pode aumentar os custos e a complexidade da gestão, enquanto um sistema único especializado elimina esse problema, reduzindo os custos e centralizando as operações.
Terceirização contábil: vale a pena no transporte por ônibus?
No setor de transporte de passageiros, as exigências fiscais e operacionais são mais complexas do que em outras áreas. A emissão de documentos fiscais como o CTe OS, a gestão de frotas e motoristas e o controle de receitas e despesas exigem um sistema integrado de gestão.
Para empresas menores, internalizar a contabilidade pode ser uma alternativa mais eficiente.
Assim, ao utilizar um sistema especializado como o da Praxio, o gestor ou empresário de transporte consegue obter maior controle sobre a operação, facilitando a gestão e o controle de custos em tempo real – fornecendo uma visão clara e segura de todos os dados.
Do mesmo modo, ao utilizar uma solução única, o empresário elimina a necessidade de múltiplos fornecedores, concentrando todos os serviços em uma plataforma eficiente e de menor custo.
Pontos de atenção para escolher um sistema
Se a decisão for internalizar a contabilidade, é importante escolher um sistema que atenda às necessidades específicas da sua operação de transporte. Alguns pontos de atenção incluem:
Suporte especializado
O sistema deve oferecer suporte específico para sua área de atuação, com profissionais que entendam as particularidades do negócio e possam oferecer assistência personalizada.
Integração completa
A ferramenta escolhida deve integrar todas as áreas da empresa, desde a emissão de notas fiscais até a gestão de frotas e motoristas, proporcionando uma visão global da operação.
Tecnologia de confiança
É fundamental escolher uma tecnologia confiável e segura, que garanta a proteção dos dados financeiros e operacionais da sua empresa, evitando riscos de perda de informações, ou inacessibilidade com a urgência que sua empresa possa necessitar.
Para obter todos esses benefícios, a Praxio pode ajudar com tecnologia para a digitalização de sua frota, integrando processos e otimizando rotinas para fortalecer sua gestão e auxiliar o crescimento estruturado da empresa.
Agora está mais clara a distinção entre as vantagens e desvantagens da terceirização contábil na empresa de transporte por ônibus? Caos tenha alguma dúvida ou queira conhecer o sistema da Praxio, basta entrar em contato abaixo:
