A conformidade fiscal no transporte de passageiros por ônibus, seja no modelo urbano, rodoviário, fretamento ou turismo, é fundamental para garantir a segurança das operações e evitar multas.
As empresas do setor devem estar atentas às obrigações fiscais, como emissão de documentos eletrônicos e recolhimento de tributos. Afinal, a não conformidade pode resultar em autuações, suspensão de atividades e danos à reputação, impactando diretamente a continuidade do negócio.
Portanto, investir em conformidade fiscal não é apenas uma obrigação legal, mas uma estratégia inteligente para o crescimento sustentável e a competitividade no mercado. Se você ainda tem dúvidas sobre o tema, esse artigo esclarece tudo o que as empresas devem saber!
O que é conformidade fiscal?
A conformidade fiscal é o cumprimento das obrigações tributárias e regulatórias estabelecidas pelas autoridades fiscais. Envolve a correta declaração de receitas, o pagamento de impostos, a manutenção de registros contábeis e a observância das leis e regulamentos do sistema tributário e fiscal.
O que é conformidade contábil-fiscal?
A conformidade contábil-fiscal é o alinhamento e o cumprimento das normas contábeis e das obrigações fiscais. É a chave para a conformidade fiscal e o planejamento tributário em uma empresa.
Qual é a diferença entre conformidade fiscal e tributária?
A diferença está relacionada ao escopo e à abrangência de cada termo:
Conformidade fiscal: refere-se ao cumprimento de todas as obrigações legais e regulatórias, como pagamento de impostos, observância de normas contábeis, manutenção de registros adequados e apresentação de declarações fiscais, por exemplo.
Conformidade tributária: é um termo mais específico que se concentra exclusivamente nas obrigações relacionadas ao pagamento de tributos. Ou seja, diz respeito à correta apuração, declaração e pagamento de impostos. A conformidade tributária é, portanto, uma parte da conformidade fiscal.
Qual é a importância da conformidade nas organizações?
A conformidade fiscal nas organizações é crucial para a gestão, a reputação e a sustentabilidade do negócio. As principais vantagens são:
Gestão de riscos e penalidades
O compliance fiscal identifica, avalia e mitiga riscos legais, financeiros e operacionais. Ou seja, organizações que seguem as regulamentações evitam multas, sanções e penalidades, evitando risco à saúde financeira da empresa.
Interrupção nas operações
A não conformidade pode resultar em investigações, auditorias ou até mesmo suspensão de atividades por parte de órgãos reguladores. Assim, isso leva a interrupções nas atividades e afeta a produtividade.
Reputação da empresa
Garantir a conformidade ajuda na construção e manutenção de uma boa reputação. Empresas que demonstram ética e transparência em suas operações ganham a confiança de clientes, investidores e parceiros.
Crescimento sustentável
A conformidade assegura que a empresa opere dentro dos limites legais e éticos, criando um ambiente estável para o crescimento. Além disso, empresas conformes têm mais facilidade para atrair investimentos e crescer.
Eficiência fiscal
A conformidade evita riscos fiscais porque faz o controle preciso das receitas, despesas e obrigações tributárias. Dessa forma, evita erros que podem levar a multas ou retrabalho.
Redução de custos
Ao seguir boas práticas, as organizações identificam e eliminam gastos desnecessários. Isto é, quanto maior a eficiência fiscal, menor o risco de pagamentos duplicados ou desnecessários.
Quais são as obrigações fiscais de uma empresa?
As obrigações fiscais dizem respeito ao cumprimento de deveres legais relacionados ao pagamento de tributos e ao cumprimento da legislação tributária. Elas variam conforme o regime tributário adotado (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real) e o tipo de atividade exercida.
Assim, as principais obrigações são:
- Emissão de notas fiscais
- Recolhimento de impostos
- Apresentação de declarações fiscais obrigatórias
- Cumprimento de obrigações acessórias
- Pagamentos de contribuições previdenciárias
- Acompanhamento das mudanças na legislação para ajuste dos processos internos
Consequências de não aderir à conformidade fiscal
Quem deixa de cumprir a legislação fiscal tem uma série de problemas. Entre as principais estão, por exemplo:
- Autuações por órgãos fiscais como a Receita Federal
- Multas
- Suspensão das atividades
- Cancelamento de inscrições municipais ou estaduais
- Restrição a benefícios fiscais
- Publicidade negativa e danos à reputação
- Ações judiciais
- Aumento de custos por retrabalho
- Perda de eficiência
- Restrições ao crédito
Em casos extremos, o acúmulo de dívidas por não conformidade fiscal pode levar à falência ou ao encerramento das atividades.
Passo a passo para implementar a conformidade fiscal na empresa
Implementar a conformidade fiscal em uma empresa é um processo que exige planejamento, organização e a adoção de ferramentas adequadas. O passo a passo a seguir ajuda nesse processo:
1. Diagnóstico Inicial
Primeiramente, faça uma análise completa das práticas fiscais da empresa, identificando lacunas, erros ou áreas de risco. Isto é, mapeie as obrigações aplicáveis ao negócio, considerando o regime tributário e as atividades exercidas.
2. Defina um Plano de Ação
Estabeleça metas e prazos claros para a implementação da conformidade fiscal, com cronogramas realistas. Dessa forma, atribua a tarefa a uma equipe interna ou contrate consultores especializados para liderar o processo.
3. Escolha a Tecnologia Adequada
Implemente ferramentas para automatizar a emissão de notas fiscais, o cálculo de tributos e a geração de relatórios fiscais.
Além disso, utilize um sistema de gestão que possua módulo fiscal dedicado, de forma que se integre às plataformas governamentais, como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), por exemplo.
Garante que o sistema esteja sempre atualizado com as mudanças na legislação.
4. Padronize Processos Internos
Desenvolva manuais, políticas e diretrizes claras para a execução das atividades fiscais. Ou seja, tenha certeza de que as áreas financeira, contábil e fiscal trabalhem integradas, compartilhando informações e dados.
5. Treinamento da Equipe
Ofereça treinamentos regulares sobre as obrigações fiscais, o uso das ferramentas tecnológicas e as melhores práticas de conformidade.
6. Implemente Controles e Auditorias
Estabeleça mecanismos de controle para garantir que as obrigações fiscais sejam cumpridas. Também faça revisões periódicas nos processos para identificar e corrigir possíveis falhas ou inconsistências.
7. Gestão de Documentos
Mantenha todos os documentos fiscais, como notas fiscais, livros contábeis e declarações, armazenados de forma segura e organizada. Além disso, garanta que os dados estejam protegidos com backups regulares e sistemas de recuperação.
Esteja em conformidade fiscal na empresa de transporte
Em uma empresa de transporte, a conformidade fiscal representa uma estratégia essencial para garantir a continuidade e o sucesso das operações, reduzir custos, manter a reputação e se preparar para o crescimento.
Dessa forma, a adoção de tecnologias adequadas, como sistemas de gestão fiscal integrados, é fundamental para alcançar e manter a conformidade.
Nesse sentido, a Praxio é uma empresa especializada em soluções de tecnologia para gestão fiscal, contábil e tributária.
Para ajudá-lo, a empresa conta com softwares desenvolvidos especialmente para o setor de transporte. Quer otimizar a sua gestão e garantir conformidade fiscal na empresa de transporte? Acesse o link abaixo e fale com um especialista.
