Tudo sobre informe de rendimentos: como disponibilizar e mais!

Saiba quais são as regras e orientações para disponibilização do informe de rendimentos aos colaboradores e como a tecnologia pode facilitar esse processo!

Anualmente, todos precisam fazer a declaração do imposto de renda. Portanto, é necessário entregar alguns documentos para comprovação de renda como, por exemplo, o informe de rendimentos.

Logo, as empresas precisam estar atentas ao prazo para disponibilizar o informe de rendimentos aos colaboradores. 

Considerando que o momento de declarar o imposto de renda geralmente vem regado de tensão e incertezas, ter as informações disponíveis com alguma antecedência é essencial.

Nesse sentido, uma boa gestão de documentos de RH e contabilidade pode fazer toda a diferença, pois cabe a esses setores, na maioria das empresas, a incumbência de disponibilizar o informe de rendimentos.

Sendo assim, vamos esclarecer alguns pontos de atenção para que o documento seja fornecido sem grandes dores de cabeça para empresa e funcionários.

Entendendo o informe de rendimentos

Em resumo, o informe de rendimentos é uma maneira de fiscalizar os rendimentos tributáveis da população. No âmbito do imposto de renda, é um documento importante para a comprovação dos ganhos tanto da empresa quanto do funcionário.

O que é informe de rendimentos?

Informe de rendimentos é um dos documentos mais essenciais para a correta declaração do imposto de renda, emitido pelas empresas como forma de comprovar os valores recebidos por uma pessoa física durante o ano.

Ele tem uma função fiscalizatória. Ou seja, contém informações importantes para que o imposto de renda seja cobrado da maneira correta. Ou seja, planos de saúde, impostos retidos na fonte, pagamento do INSS, etc.

Qual é a sua importância para a declaração de IRPF?

O informe de rendimentos é essencial para a declaração do imposto de renda da pessoa física. Afinal, nele constam os ganhos do funcionário durante o ano vigente.

Outro aspecto relevante para a fiscalização, é o tom comprobatório do documento, pois ele é a garantia de que o funcionário recebeu determinado valor de remuneração. 

Para as empresas, por sua vez, é uma forma de comprovar que trata-se de uma organização idônea que pagou os impostos recolhidos na fonte. Isto é, garante certos benefícios tributários.

Quais são os tipos de informe de rendimentos?

Assim como há várias formas de uma pessoa aumentar seus ganhos, considera-se que há vários tipos de informes de rendimento.

Embora uma das obrigações da empresa para com o funcionário seja disponibilizar o informe de rendimentos, não trata-se de uma obrigação apenas do empregador.

Cabe a emissão do documento a qualquer fonte pagadora de rendimentos que possam ter retenção do imposto na fonte. Em resumo, toda fonte pagadora sempre deve emitir o informe, ainda que o funcionário não tenha finalizado o ano calendário na instituição.

As variações mais comuns de informe de rendimentos são: bancos, INSS, empresas e investimentos.

Principais informações disponíveis no informe de rendimentos

Em suma, o informe de rendimentos deve trazer a descrição dos valores recebidos pela pessoa física durante o ciclo de um ano.

As principais informações que constam nesse documento são:

  • Dados completos da pessoa jurídica pagadora;
  • Informações do receptor dos rendimentos;
  • Descrição dos rendimentos e os valores já com os devidos descontos dos impostos na fonte. 

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Quais são as obrigações da empresa? 

A elaboração e colaboração do informe de rendimentos realizado pelas empresas tem papel fundamental na declaração dos funcionários. 

Portanto, é interessante que o documento seja feito com precisão para evitar sanções como multas tanto para o funcionário, quanto para a empresa.

Qual é o prazo para as empresas enviarem o informe de rendimentos?

As empresas devem entregar o informe de rendimentos para os funcionários até o último dia útil de fevereiro.

Entretanto, quando o funcionário é desligado da empresa, ou seja, quando há rescisão de contrato, antes da data mencionada, o documento precisa ser entregue ao colaborador imediatamente.

Quais são as penalidades para as empresas que não fornecem?

Caso a empresa não disponibilize o informe de rendimentos em tempo hábil para que o funcionário declare seu imposto de renda, ou até mesmo as informações contidas no documento tenham incoerências, incidirá uma multa de R $41,43 por documento.

Além disso, caso as informações do documento sejam comprovadamente inverídicas, a multa tem o valor de 300% sobre aquele que foi declarado.

O que fazer em caso de erro nas informações?

Os erros no informe de rendimentos devem ser evitados a todo custo. Porém, caso aconteçam erros no lançamento de valores, o próprio funcionário pode, e deve, fazer uma requisição junto a empresa dos comprovantes de lançamento ou até mesmo utilizar os holerites mensais.

Vale lembrar que caso os erros não sejam corrigidos a tempo, a empresa corre o risco de pagar a multa citada acima: de 300% sobre o valor declarado erroneamente.

Como disponibilizar o informe de rendimentos aos colaboradores?

Como foi possível observar, é crucial ter um redobrado grau de atenção quando o assunto é informe de rendimentos. 

Se a sua empresa não utiliza um software de gestão integrada completo, as chances de acontecerem erros nesse período são maiores.

Nesse caso, a tecnologia já possibilita uma grande facilidade para empresas e colaboradores. 

Com um software de gestão integrada, por exemplo, facilita-se o trato com questões burocráticas que exigem precisão, como o informe de rendimentos.

Com o aplicativo para celular Tá.On, solução integrada ao Globus, a sua empresa pode ter a praticidade de uma comunicação rápida e fluida entre o RH e colaboradores. 

Isso é importante sobretudo quando se trata de uma empresa cujos funcionários não ficam alocados na sede, como é o caso dos motoristas, por exemplo. Assim, o colaborador se mantém a par de todas as informações facilmente.

Ou seja, com o app Tá.On, as informações da operação ficam, literalmente, na palma da mão do colaborador, facilitando as consultas de escalas, jornada, folgas, convocações ao RH, férias e afins.

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