Gerenciar o transporte de passageiros e resolver os problemas comuns às empresas de ônibus exige a implementação de um sistema de gestão de frotas eficiente, capaz de automatizar, agilizar e garantir a assertividade das operações.
Com boas funcionalidades e integração com outras tecnologias, o sistema de gestão de frotas fornece dados em tempo real e permite uma gestão mais dinâmica do uso dos veículos.
A geração de dados é outra vantagem porque favorece análises e insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas. Ou seja, uma ferramenta focada no transporte de passageiros otimiza as operações, reduz custos, melhora a segurança e aumenta a eficiência global da frota.
Quer saber mais sobre o uso de um sistema de gestão de frotas? A gente explica!
O que é um sistema de gestão de frotas?
O sistema de gestão de frotas é um software que ajuda empresas a monitorar, gerenciar e otimizar os veículos, tornando a operação de transporte mais eficiente. Esses sistemas são desenvolvidos em módulos e, assim, podem ser personalizados de acordo com necessidades específicas, independentemente do tamanho da frota.
Graças à tecnologia do sistema de gestão de frotas, as empresas de transporte rodoviário de passageiros obtêm uma visão mais abrangente sobre o desempenho dos veículos e motoristas, tudo em tempo real.
Para que serve um sistema de gestão de frotas?
Um sistema de gestão de frotas facilita imensamente a vida e a rotina dos gestores de frota. Essa solução automatiza os processos, monitora as atividades, organiza os fluxos de trabalho e otimiza as operações.
Dessa forma, a empresa faz uma gestão detalhada do uso e desempenho dos veículos, do comportamento dos motoristas, escalas e horários, controla as manutenções, a troca de pneus, os abastecimentos, compras, estoques e inventários.
Em resumo, um sistema de gestão de frotas oferece uma série de ferramentas e funcionalidades com o objetivo de aumentar a eficiência e reduzir custos nas operações de transporte de passageiros.
Como funciona o sistema de gestão de frotas?
O sistema de gestão de frotas funciona de forma integrada para que todas as áreas – oficina, manutenção, recursos humanos, compras, estoque, operações, financeiro etc. – funcionem de forma coesa.
Isso torna o transporte de passageiros mais seguro, rentável e em conformidade com as regras regulatórias.
Empresas especialistas no desenvolvimento de sistemas para o transporte rodoviário de passageiros podem adaptar e personalizar a plataforma oferecendo soluções variadas às empresas.
Um sistema de gestão de frotas pode tanto ser uma plataforma independente, que precisa ser “conectada” aos demais sistemas de gestão da empresa, ou ser uma solução já integrada como parte de um software de gestão empresarial mais amplo.
A importância dos sistemas de gestão de frotas
Toda atividade que envolve a prestação de serviços tem desafios a vencer. No caso do transporte de passageiros, o sucesso da operação depende de uma boa gestão da frota e da movimentação inteligente dos ônibus.
Confira 12 motivos para investir em um sistema de gestão de frotas:
- Otimização de rotas e programação das viagens, com indicação dos caminhos mais eficientes e econômicos.
- Organização das escalas, horários, férias, folgas e controle de ponto dos motoristas.
- Redução dos custos operacionais e controle dos gastos com combustível, manutenção, multas etc.
- Implementação de programas de manutenção preventiva, evitando falhas mecânicas inesperadas, aumentando a vida útil dos ônibus e reduzindo os custos com reparos emergenciais.
- Monitoramento em tempo real, com possibilidade de rastreamento dos ônibus e de resposta rápida a eventos inesperados.
- Maior visibilidade operacional e acesso a dados que permitem a tomada ágil de decisões.
- Conformidade regulatória com parametrizações de acordo com as regras e legislações do setor, evitando penalidades.
- Modernização e otimização das operações.
- Geração de relatórios detalhados que favorecem análises, indicam a possibilidade de melhoria na gestão da frota e revelando tendências ou oportunidades de negócio.
- Integração com outras áreas e sistemas de gestão, como contabilidade, financeiro, recursos humanos, compras etc.
- Melhoria na segurança, monitoramento do comportamento dos motoristas e prevenção de acidentes.
- Aumento nos níveis de satisfação do cliente.
Quais são as funcionalidades essenciais do sistema de gestão de frotas?
Crucial para as empresas de transporte de passageiros, um sistema de gestão oferece várias funcionalidades. No caso do gerenciamento de frotas, um software especialista torna a operação mais eficiente porque conta com recursos específicos para o segmento.
Confira as principais funcionalidades de um sistema de gestão de frotas:
Manutenção
Essa funcionalidade permite o controle efetivo da manutenção da frota, incluindo requisição com ordem de serviço, controle de utilização de peças, solicitação automática para a reposição de peças faltantes, orçamentos integrados com estoque e com a folha (custo hora/homem).
Outra possibilidade é fazer o controle das execuções das ordens de serviço corretivas e a investigação das causas. No caso da manutenção preventiva, ajuda no controle da execução dos serviços programados conforme a quilometragem rodada.
Ainda na área de manutenção, um sistema de gestão de frota auxilia no gerenciamento e liberação dos ônibus, prevê quando o veículo vai entrar em manutenção – facilitando o processo de compras -, organiza a escala para não sobrecarregar a oficina, reserva peças para a manutenção, identifica se o plano de manutenção irá vencer durante a viagem etc.
Compras
A área de compras precisa gerenciar corretamente os gastos e um sistema de gestão de frota faz a aprovação das solicitações de compra considerando a variação de preços, agiliza a informação sobre o progresso das solicitações de compra, controla cotações e indicações de fornecedores com a melhor condição de venda.
Outras funcionalidades passam pela automatização das cotações, ranqueamento de fornecedores, integração com a área financeira, automatização dos processos de compra com base no estoque, conferência das notas fiscais antes do pagamento e escrituração – evitando pagamento divergentes do combinado -, geração de relatórios para acompanhamento das compras etc.
Estoque/inventário
Ter controle sobre os insumos consumidos, conferir se a quantidade de litros de combustível retirado da bomba corresponde ao abastecido nos ônibus e acompanhar a média de consumo dos veículos são algumas das funcionalidades de um bom sistema de gestão de frotas.
Além do combustível, o software ajuda a controlar o estoque de peças e a garantia das peças compradas, gerencia a movimentação (entrada e saída) das peças, mostra se os itens comprados foram entregues corretamente e ajuda no inventário.
O custo médio do material em estoque e o acesso a dados atualizados – por meio de relatórios de consumo e de giro de estoque – entram na lista de benefícios.
Pneus
Os pneus consomem boa fatia do orçamento das empresas de transporte rodoviário de passageiros. O sistema de gestão de frotas ajuda nos controles e na redução dos custos.
Com um software fica mais fácil fazer a aferição dos pneus (controle de sulco, rodízios, desgastes etc.), serviços de recapagem, consertos e ressulcagem dos pneus, além da rastreabilidade dos pneus e trocas.
Abastecimento
O sistema de gestão de frotas é eficaz no controle dos abastecimentos externos e internos dos ônibus e também no controle da média de consumo.
Outras funcionalidades são a aferição da quantidade de combustível comprada versus recebida, automatização das informações sobre contas a pagar e registros de entrada de combustível no tanque com integração aos módulos contábil e fiscal.
Multas
Um sistema de gestão de frotas ajuda a controlar as multas de trânsito, reduzir custos e tornar a condução dos ônibus mais segura. Isso porque o software faz o registro e monitoramento das infrações, integração com órgãos de trânsito (o que agiliza o processo de notificação), automatiza os pagamentos e envia alertas em tempo real assim que a multa é registrada.
A análise de padrões e tendências de infrações é outra vantagem. A tecnologia gera relatórios detalhados sobre multas, informações dos motoristas, veículos envolvidos, tipo de infração e valores.
A partir desses dados, as empresas podem implantar treinamentos adicionais, além de configurar o sistema para que esteja em conformidade com as políticas internas sobre como lidar com as infrações, penalidades internas e ações corretivas.
Quais são as vantagens de fazer a correta gestão de frotas?
Fazer corretamente a gestão de frotas e utilizar um sistema especializado no transporte de passageiros proporciona economias significativas sem prejuízo à qualidade do serviço.
Veja as vantagens:
- Redução de custos;
- Gestão do consumo de combustível;
- Controle de estoque e inventário;
- Acompanhamento dos planos de manutenção e das rotinas da oficina;
- Monitoramento em tempo real e melhorias na roteirização;
- Gerenciamento de horários, jornadas, folgas e escalas;
- Automatização dos pagamentos de multas;
- Identificação dos comportamentos de condução perigosos e aprimoramento da segurança;
- Registros, documentações e geração de relatório gerenciais;
- Melhoria na tomada de decisões;
- Aumento da satisfação dos passageiros.
Como escolher um sistema de gestão de frota?
Escolher um sistema de gestão de frota é uma decisão importante para otimizar as operações, garantir a segurança dos veículos e reduzir custos.
O primeiro passo é analisar as funções e limitações disponíveis na plataforma. Depois, avaliar como a solução vai contribuir no dia a dia da operação. Uma interface amigável e de fácil utilização é outro aspecto importante, assim como a frequência das atualizações.
Com base nisso, a dica é: analise as necessidades da frota, defina os objetivos da empresa com a implementação do software, verifique a integração com outras áreas, certifique-se de que há suporte técnico, calcule o custo de aquisição, manutenção e assinaturas, pesquise avaliações de outros usuários e teste o sistema.
Globus: o melhor sistema para gestão de frotas
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