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Como reduzir custos operacionais de uma empresa de transporte

Aumentar a produtividade e, ao mesmo tempo, economizar recursos, é o principal objetivo dos gestores hoje em dia, não é mesmo? Mas Como reduzir custos operacionais de uma empresa de transporte? Afinal, é preciso pensar em estratégias que não interfiram no lucro e mantenham o foco na eficiência dos processos.

Graças à Internet e à tecnologia, já é possível encontrar soluções inteligentes e integradas que resolvem, definitivamente, os maiores anseios dos gestores. E, entre elas, está o uso de um Enterprise Resource Planning (ERP), ou Sistema de Planejamento Empresarial.

Baseado em computação em nuvem, onde todos os usuários da empresa podem acompanhar os processos online de qualquer dispositivo, o ERP é uma solução robusta que lida com as rotinas corporativas. Atualmente, existem os ERPs específicos para determinadas operações, assim como é o caso do ERP Praxio Passageiros, voltado ao transporte rodoviário, urbano, fretamento ou turismo.

Por isso, como especialistas no segmento, vamos elencar algumas maneiras de reduzir os custos operacionais de sua empresa de transporte. Mas primeiro, vamos definir o que são custos operacionais.

O que são custos operacionais?

Custos operacionais referem-se a tudo aquilo que a sua empresa tem como despesa para o seu funcionamento e execução das atividades.

Ou seja, são considerados custos operacionais, por exemplo, insumos de produção, salário dos colaboradores, despesas financeiras e viagens corporativas. Mas não só isso.

Os custos operacionais podem ser agrupados em quatro grupos: financeiro, administrativo, representação e não recuperável. A saber:

Custos financeiros

  • Pagamento de juros;
  • Impostos e taxas;
  • Emissão de notas fiscais;
  • Quitação de dívidas.

Custos administrativos

  • Remuneração dos colaboradores;
  • Compra de insumos;
  • Serviços de escritório (limpeza);
  • Aluguel;
  • Água, luz e gás
  • Telefonia móvel e fixa;
  • Material de escritório.

Custos de representação

  • Brindes para eventos;
  • Material de Marketing para vendas;
  • Despesa com hotéis;
  • Viagens corporativas;
  • Despesas com alimentação.

Custos não recuperáveis

  • Multas rescisórias;
  • Multas por cancelamento de contratos.

Portanto, é fundamental que não haja omissão de gastos na hora de calcular os custos operacionais de sua empresa. Isso porque, com a omissão, gera-se uma visão irreal do caixa de sua empresa e de quanto ela realmente precisa para funcionar.

Uma das maneiras de evitar a omissão é acompanhar os gastos mensalmente. Dessa maneira, com o passar do tempo, pode-se acompanhar a cada 60 ou 90 dias.

Maneiras de reduzir os custos operacionais

Manutenção da frota em dia

Certifique-se que a sua frota de ônibus esteja com a manutenção preventiva em dia. Isto é, aquela manutenção que é feita periodicamente, com prazos estipulados. Desse modo, seu custo é menor do que qualquer ação corretiva feita após um imprevisto (por exemplo, ônibus quebrado).

Sempre verifique a condição dos pneus, pastilhas de freio e combustível de sua frota. Assim, quando estes itens são reparados com antecedência, você economiza dinheiro e oferece segurança para seus motoristas e clientes (passageiros).

Motoristas capacitados

Ter motoristas capacitados para lidar com a sua frota de ônibus é indispensável, pois dá autoridade para a sua empresa e segurança em seus clientes.

Um motorista mal treinado pode cometer falhas irreversíveis, como, por exemplo, acidentes graves envolvendo mortes. Afinal, nenhuma empresa deseja isso.

Educar os motoristas é fazê-los respeitar o trânsito e as condições nas estradas. Antes de tudo, eles devem abraçar a causa da empresa, oferecendo o melhor serviço possível.

Frota de última geração

As novas gerações de ônibus, sejam para viagem ou para mobilidade urbana, mudaram bastante de 10 anos para cá.

Possuem melhor tecnologia, maior autonomia de combustível e oferecem muito mais conforto. Isso porque são dotados de ar-condicionado, poltronas aconchegantes, toaletes internas, etc.

Com tantas características, portanto, é importante que os gestores saibam as principais informações sobre cada veículo – consumo, utilização, etc.

Nesse sentido, o gerenciamento de combustível é essencial para a operação. Assim, é possível minimizar gastos com aquisições desnecessárias ou problemas no gerenciamento de estoques desse insumo.

A correta aferição de cada pneu também têm influência na gestão. Afinal, é possível economizar combustível quando os pneus estão em bom estado e são mantidos com qualidade.

Com um sistema ERP especializado, é possível gerenciar essas informações.

Melhores Rotas

Hoje, com a Internet, é possível traçar as melhores rotas para o seu trajeto com aplicativos como Waze e Google Maps.

Portanto, os atributos que não devem faltar na logística de sua empresa é a praticidade e a funcionalidade. Estes aplicativos conseguem traçar, com o uso da Internet das Coisas, as rotas que apresentam menores distâncias e melhor condições nas estradas.

O ERP atua integrado a esse tipo de tecnologia, e oferece a Torre de Controle Operacional, um recurso que permite a gestão de rotas em tempo real – bem como a seleção de veículos e motoristas a serem escalados para a operação.

Além disso, devido à interoperabilidade do sistema, permite a integração com outros sistemas de demais empresas, especializadas em rastreamento e segurança, por exemplo.

Reduza os gastos desnecessários

Gastos desnecessários, ou seja, os que atrapalham a lucratividade de uma empresa, geralmente são causados por desperdício de materiais, processos desnecessários, má gestão de estoque e compra de produtos que não são utilizados no dia a dia. É o que ocorre no caso do combustível, já abordado acima.

Uma maneira de evitar desperdícios é realizar uma nova avaliação de todos os processos de sua empresa, para a eliminação de gargalos e pontos ociosos.

Em uma segunda etapa, pode-se acompanhar o manuseio de todos os produtos a fim de se evitar desperdícios. Isso otimiza o estoque e facilita o processo de compras, tornando-o não apenas menos oneroso, como também mais consciente e sustentável.

Mensuração e análise de dados

Em conclusão, é possível reduzir custos operacionais ade uma empresa de transporte ao automatizar a operação e extrair números reais do que é gasto em cada processo. Nesse sentido, a tecnologia de gestão integrada ERP, quando especializada no segmento, pode ser uma grande aliada.

Assim, insumos e serviços são controlados com exatidão, diminuindo erros. Ainda, o sistema ERP Praxio Passageiros, por exemplo, possui seu próprio módulo de BI para transporte de passageiros, ou Business Intelligence. Isto é, permite a análise e o controle de desempenho da frota, ajudando em decisões gerenciais e estratégicas do negócio.