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Sistema ERP para controle de documentos para transporte de cargas

O controle de documentos para transporte de cargas é um trâmite importante e obrigatório que dá aval a toda transportadora realizar o seu trabalho regularmente, aos moldes das leis brasileiras. 

Por isso, não estar em conformidade com estas documentações pode acarretar problemas sérios para a transportadora, como multas e, em casos mais graves, até mesmo a paralisação do serviço, prejudicando toda a movimentação logística e afetando o fluxo de caixa.

E, quando falamos em Brasil, nosso país é regido por leis específicas para o transporte rodoviário, todas elas elaboradas e outorgadas pela Agência Nacional dos Transportes Terrestres (ANTT), órgão responsável pela regulação do setor logístico. 

Estas leis estabelecem alguns procedimentos burocráticos, como a emissão dos documentos relacionados aos dados e informações da carga. 

A demanda pela movimentação de cargas no Brasil é altíssima: 75% de toda a produção brasileira é escoada pelas estradas, de acordo com a pesquisa Custos Logísticos do Brasil, de 2017, elaborada pela Fundação Dom Cabral.

Dessa maneira, torna-se extremamente complexo e delicado a organização da documentação logística, uma vez que o país depende do transporte rodoviário para girar a sua própria economia e movimentar bens. 

Mas afinal, como organizar essa documentação de maneira eficiente, de maneira que não haja perda financeira durante o processo?

Tecnologia na transportadora

A resposta está no investimento em softwares inteligentes de gestão, prática que vem sendo adotada por diversos empreendedores antenados com as tendências mundiais tecnológicas. 

Um destes softwares é o ERP, sigla para Enterprise Resource Planning. Complexo e robusto, este sistema consegue coletar todos os dados de todos os departamentos de sua empresa e unificá-los em um ambiente seguro, alocado em um servidor que pode ser on premise ou criptografado na nuvem

Assim, o ERP proporciona maior confiabilidade dos dados e das informações relacionadas aos diferentes setores da empresa. 

Além disso, o software contribui para a redução de falhas e, portanto, retrabalhos, bem como auxilia no controle do andamento das atividades, otimizando toda a rotina habitual da empresa.

No post de hoje, vamos explicar como a sua transportadora, independente do tamanho de sua frota, pode agilizar os processos, mantendo a documentação em dia com um controle rigoroso. 

Vamos lá!

O que é controle de documentos para transporte de cargas?

O controle de documentos, em resumo, é um conjunto de atividades de gestão, armazenamento e tratamento de documentos, dados e informações importantes que viabilizam as rotinas organizacionais. 

No caso do transporte, este controle refere-se a toda a documentação necessária para que uma transportadora possa atuar no segmento de logística no âmbito da lei. 

Todos os processos para o controle de documentação passam pelo conhecimento dos processos empresariais ou as rotinas dos departamentos, pois são fundamentais para a inspeção de conformidades e estratégias de uma empresa.

O controle de documentação é importante porque valida, verifica e confronta informações de diversos níveis e graus de interesse. 

Há alguns principais documentos que devem ter um controle rigoroso quando se trata de transporte rodoviário de cargas. A saber:

1) Nota Fiscal Eletrônica (Nfe)

Vital em todos os trabalhos, não só de logística, emitir nota fiscal é um item obrigatório que define o funcionamento de qualquer empresa. 

Tem a função de registrar a venda dos produtos e identificar o vendedor e o recebedor da mercadoria. Pode ser feita de forma eletrônica, gerando um arquivo XML a ser enviado para o destinatário, tornando os processos mais rápidos e eficientes.

Toda a mercadoria movimentada deve ter uma NFe emitida, ainda que o produto seja uma amostra (sem valor a ser pago pelo recebedor).

Dessa maneira, o consumidor encontra a classificação fiscal, ligada diretamente à alíquota de imposto a ser pago por aquela mercadoria.

2) Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O DANFE nada mais é que a versão da Nota Fiscal Eletrônica na versão impressa. No segmento logístico, não é permitido a circulação legal de um material sem este documento. 

Assim, o DANFE deve estar acompanhada do material desde o seu momento de saída do galpão ou armazém até o destino final. 

3) Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)

O intuito do CTe é documentar, em âmbito fiscal, o serviço de transporte prestado. A emissão deste documento eletrônico é feita por meio do site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ), de acordo com o estado em que a sua transportadora atua. 

 O CTe pode também funcionar como um comprovante de cumprimento do serviço. Assim, o entregador deve coletar a assinatura do destinatário ao entregar a mercadoria.

A validação automática do CTe com sua respectiva NFe é imprescindível para a transportadora, pois é ela que regula o valor dos sevriços prestados e, portanto, é responsável pelo controle de receita do negócio.

Dessa forma, qualquer erro ou demora nessa validação pode prejudicar a operação da transportadora.

É por isso que, hoje, é comum encontrar negócios que realizam esta etapa de forma automática, isto é, o próprio sistema confere e emite CTes.

4) Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)

O MDFe é um documento logístico que serve para diminuir a burocracia fiscal e as suas obrigações, para as transportadoras e fornecedores. 

O MDFe pode ser utilizado quando se tem mais de uma NFe e um CTe, pois esse documento compila todas as informações e características da carga em apenas um documento.

Ou seja, como todos os documentos são eletrônicos, não há necessidade de se manter várias cópias impressas, facilitando o controle e organização. 

O uso do ERP para controle de documentação

O sistema ERP traz enormes ganhos em eficiência e produtividade para a sua empresa, independente do seu porte e ramo de atuação. 

O uso do ERP em um sistema logístico oferece alguns recursos que facilitam a vida do gestor, por exemplo:

  • Informações convertidas em dados;
  • Permite mais segurança, já que somente pessoas autorizadas podem acessar as informações;
  • Mais praticidade e agilidade no acesso às informações;
  • Auxílio no processo de tomada de decisão;
  • Redução de tempo nos processos gerenciais;
  • Adequação ao cumprimento das legislações federais e municipais;
  • Unificação de todas as contas da empresa;
  • Redução no trabalho e retrabalho no setor contábil, tornando-o mais ágil;
  • Geração de relatórios diversos sobre o andamento das atividades diárias.

Ou seja, o ERP elimina o uso das velhas e pouco produtivas planilhas manuais para um sistema automatizado, altamente preciso, com disponibilidade 24/7. 

Uma grande vantagem do ERP está no seu acesso: pode ser acessado por todos os colaboradores de sua transportadora, por meio de computadores e dispositivos móveis – o que viabiliza, por exemplo, o acesso remoto de dados da operação da transportadora.

No caso do controle de documentação, pode se designar um profissional específico, com login e senha, para acesso exclusivo desta área. 

Onde encontrar?

A Praxio é uma empresa com mais de 30 anos de mercado que desenvolveu um ERP específico para o transporte rodoviário de cargas, o ERP Cargas.

Com ele, a empresa possui todos os dados unificados, além de informações da operação logística e de galpão, pois é um dos únicos com WMS (Warehouse Management System) incluso.

Se interessou? Entre em contato hoje mesmo com a nossa equipe de vendas e solicite uma demonstração!