Veja como algumas transportadoras de sucesso lidam com o processo de compras

Como funciona o processo de compras da sua empresa? De forma integrada ao estoque ou independente? Você costuma negociar prazo, quantidade e preço com diversos fornecedores do mercado ou prefere cotar com as mesmas empresas que você confia?

Parece simples, mas na verdade, o processo de compras é algo complexo. Requer análises estratégicas de inúmeros fatores que podem influenciar diretamente no valor pago ao fornecedor. E, quando isso não é feito da forma adequada, pode gerar gastos extras. Essa foi a conclusão que chegamos após uma sondagem recente realizada com mais de 150 transportadoras que usam o ERP Globus para gerenciar a área de compras.

Foi possível observar que as empresas de transporte que utilizam de forma adequada a gestão integrada do seu processo de compras pagam, em média, cerca de 7% a menos nas suas negociações, além de reduzir em até 35% o volume de ativos no estoque. “No primeiro orçamento realizado através do sistema Globus conseguimos obter 6,2% de economia nas compras de peças”, afirma o diretor da Viação Joana D’arc e Viação Grande Vitória, Vercilau Gava.

A necessidade do mercado de transporte em reduzir os custos para aumentar, ou pelo menos manter, as margens de lucro, fez com que os empresários dessem atenção a esta área específica, procurando sistemas de gestão integrada para auxiliar a jornada de compras. A seguir listamos 5 benefícios que comprovam a eficácia na contratação deste tipo de serviço.

• Estruturação de processos

É importante estruturar regras de processos baseadas nas melhores práticas de mercado. Para isso, um sistema de gestão de compras que funcione integrado é perfeito. Ele ajuda a simplificar o gerenciamento dos relatórios de desempenho, onde a partir dessas informações, o gestor tem um embasamento maior para a negociação dos preços e podem alocar as verbas conforme os centros de custo. Como consequência, pode-se identificar qual setor gasta mais e tomar decisões estratégicas para a redução de despesas.

• Controle de pedidos

Um sistema de gestão de compras possibilita o acompanhamento de todos os pedidos realizados e seus respectivos status. No ERP Globus, por exemplo, o gestor consegue ver o prazo de entrega, filtra itens por tipo ou por marca, estabelece metas máximas de pagamento nas cotações. Ao final de cada cotação, o gestor tem ainda um relatório personalizado que possibilita o controle minucioso.

• Rapidez nas transações

Um dos problemas do setor de Compras é a perda de tempo com atividades manuais que poderiam ser automatizadas. Com o auxílio de um sistema de gestão, é possível fazer orçamentos mais rapidamente e transformá-los em compras com apenas um clique. O Software Globus analisa e destaca os fornecedores com os melhores preços, conforme digitado ou importado do 99Kote, utilizando os critérios de melhor preço, prazo de entrega, marca e quantidade.

• Acesso a históricos de negociações e pedidos

Todos os pedidos realizados ficam armazenados no software e podem ser consultados a qualquer momento. A vantagem é poder fazer novas solicitações de acordo com aquelas já realizadas, o que evita a repetição de informações, diminui o retrabalho e reduz a possibilidade de erros e falhas cometidos pela digitação manual. Outra facilidade é poder analisar os gastos e negociar valores melhores em transações futuras.

• Monitoramento dos pedidos de compra

Cada setor da empresa apresenta uma necessidade específica de compras. Quando as atividades passam a ser integradas, todos ficam envolvidos no processo. Um bom exemplo é quando o setor de manutenção requer a compra de uma peça para a sua frota, o setor de compras realiza a cotação e envolve automaticamente o financeiro para a realização do pagamento. Com um software integrado, esse processo ocorre automaticamente.

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