Manter o controle de processos é essencial para acompanhar resultados e direcionar uma companhia a um futuro bem-sucedido. Ainda hoje, diretores e CEO’s alegam que as principais dificuldades encontradas em seus negócios estão relacionadas a fatores externos, tal como a crise econômica.
Mesmo que estes problemas tenham impacto real nas empresas, eles não são os únicos. Tampouco devem ser tratados como barreiras para investir em inovação, tecnologia e atendimento. Quando um plano estratégico relevante é traçado, é possível vencer este tipo de obstáculo no mercado.
Infelizmente, muitos empresários estão desabituados a analisar dados sobre suas operações. Ou mesmo focar na retenção de seus clientes. Não é incomum encontrar empresas que só se preocupam em pagar as contas no fim do mês, sem se preocupar com demonstrativos de lucro ou prejuízo.
Se as tomadas de decisões são baseadas em informações genéricas, visão simplificada ou obsoleta do negócio, dificilmente a empresa vencerá sua concorrência a longo prazo. Mas a questão é: como melhorar a gestão da sua empresa?
Controle de processos
A satisfação do cliente decorre, em grande parte, da qualidade dos serviços oferecidos pela empresa. Ele só entra em cena no final de um processo que envolve todo um fluxo de operações. Quando este fluxo não funciona de forma fluida, é provável que o cliente perceba, avaliando o resultado do que contratou.
Obter o controle de processos significa entender como cada etapa da operação auxilia no funcionamento da empresa e, por conseguinte, na qualidade dos serviços oferecidos. Visa garantir, de forma planejada, a boa execução do fluxo de operações.
Receita, atendimento, estoque, orçamentos e fluxo de caixa, entre outros fatores vitais para a empresa. A ideia é compreender toda a operação, e impedir que possíveis falhas sejam sentidas pelo mercado e pelos clientes.
A Praxio, empresa que desenvolve soluções de gestão para transportadoras, dá 5 dicas para melhorar o controle de processos nas empresas:
1-Tecnologia e automação
A fim de planejar e visualizar uma operação do início ao fim, bem como os resultados gerados por ela, é possível recorrer a um sistema de gestão ERP. Ele permite acompanhar em tempo real o que está sendo feito, como também monitorar qualquer movimento incompatível com o planejamento.
2-Atendimento
Um bom atendimento exige não apenas qualidade, como também personalização. É preciso entender o cliente e focar em suas necessidades. Para tanto, é importante investir na seleção, capacitação e retenção de funcionários que tenham contato direto com o usuário do produto ou serviço.
Amplie os canais de atendimento. Hoje, além do SAC via telefone, uma das tendências para se comunicar com o cliente de forma satisfatória, é por meio de chats online ou em comunicados via e-mail marketing.
3-Indicadores e métricas
Como já abordado, a tecnologia auxilia na execução de um bom planejamento. Mas os resultados de qualquer estratégia precisam ser medidos. É por isso que existem os KPI’s (indicadores-chave de performance).
O sucesso do controle de processos advém da escolha assertiva dos KPI’s relacionados ao negócio. Atrasos, ociosidades e lucro adquirido em determinado período costumam ser os indicadores mais relevantes.
Para extrair dados, é possível integrar o ERP à ferramenta de BI (Business Intelligence).
4-Otimização do tempo
Uma das maiores preocupações entre os gestores de cada departamento é organizar as tarefas de suas equipes. Afinal, todos desejam produzir cada vez mais em menos tempo. Porém, é difícil implementar a ideia no cotidiano.
Não basta pensar em sistemas de gestão que automatizem apenas áreas back-office. Também é necessário analisar a operação em si. No caso das transportadoras, por exemplo, otimizar a escala de motoristas, o gerenciamento do estoque e a manutenção de veículos são primordiais para economizar tempo.
5-Resultados prolongados
Manter o controle de processos sempre atualizado evita que possíveis erros sejam recorrentes. Afinal, leva tempo até que se encontre a estratégia mais assertiva para o seu negócio, e falhas pelo caminho são naturais.
O maior benefício de monitorar constantemente a sua operação, é criar um histórico plausível para comparação, identificando padrões que auxiliam na antecipação de tendências do mercado e do comportamento de clientes.
