Os desafios contábeis de transporte são particularmente delicados para a gestão de transporte. Afinal, muitos dos fatores determinantes para a geração e manutenção de receita estão para além do alcance dos olhos do gestor, bem como de seu controle de atuação – como situações externas, por exemplo.

Vale lembrar que a receita é, de certa forma, dependente dos contratos com estados e municípios. Logo, o lucro das empresas deve ser gerado com a oferta de serviço de qualidade que fideliza o passageiro. 

Nesse cenário, as principais métricas a serem acompanhadas são as ligadas à contabilidade. Assim, a integração desse setor com os demais deve ser efetiva. Isto é, com uma comunicação constante entre os setores é possível superar os desafios contábeis no transporte e aumentar sua receita.

Contabilidade na empresa de transporte

O setor de contabilidade na empresa de transporte é o responsável por nutrir os demais setores. Isto é, a contabilidade é que deve estabelecer um teto de gastos dentro da organização para que orçamentos e afins sejam feitos sem que a operação trabalhe com prejuízo.

Dessa maneira, uma contabilidade assertiva norteia as decisões da gestão a respeito dos objetivos futuros da organização. Portanto, para enfrentar os desafios contábeis no transporte a empresa necessita cumprir alguns requisitos internos que a levarão a uma contabilidade otimizada.

Em suma, para alcançar a otimização no setor de contabilidade é necessário instaurar uma estrutura organizacional cujos papéis estejam devidamente definidos. Além disso, ter uma equipe bem treinada, um bom suporte operacional e técnicas diferenciadas e atuais de orçamento também são necessárias.

Como manter o equilíbrio nos negócios

Com as oscilações da economia e a concorrência cada dia mais acirrada, manter o equilíbrio dos negócios é um desafio contábil à parte para as empresas de transporte.

Assim, lançar mão de estratégias que favoreçam esse equilíbrio independente de fatores externos pode ser o fator de diferença entre manter-se no mercado ou ser engolido por ele. Isto é, ter pessoas-chave para ter uma resposta rápida a quaisquer ocorrências fora do normal, por exemplo.

Um bom controle interno no que se refere a operação em si e a receita são o primeiro passo. Logo, o controle interno passa por:

• Tesouraria: é possível realizar o controle por meio da análise de duplicatas, promissórias, certificados, etc.
• Pagamentos: é possível fazer o controle através de notas fiscais, cheques, folha de pagamento, etc.
• Produção: o controle é feito por meio de requisição de material, mapas de custeio, inventário, etc.
• Receita: o controle é analisado pelas notas fiscais, relatórios de venda e expedição, etc.
• Informações financeiras: controla-se através de relatórios gerenciais, balanços, comprovante de declarações ao governo, etc.

Principais métricas para contabilidade

A partir do princípio que a gestão de uma empresa de transporte de passageiros é um desafio à parte para gestores (as), é essencial ter o acompanhamento periódico e constante das métricas de contabilidade. A saber:

Retorno sobre o investimento (ROI)

Apesar de ser comum que empresas de transporte não tenham um acompanhamento sobre o ROI, essa métrica é essencial para assegurar a longevidade da empresa no mercado.

Afinal, é o ROI que avalia o sucesso ou insucesso da empresa através da avaliação dos investimentos feitos. Logo, quanto maior o ROI, mais sucesso para a empresa. Assim, uma análise assertiva do ROI norteia a tomada de decisões por parte da gestão.

Net Promoter Score (NPS)

O NPS nada mais é do que a medição do nível de satisfação dos clientes a respeito da empresa. Isto é, através da medição da opinião dos usuários, que pode ser feita por diferentes meios, tais como via reclamações no SAC, site, e-mail, etc, mede-se o nível de satisfação dos passageiros.

Índice de liquidez

O índice de liquidez diz respeito aos níveis de capacidade da empresa de arcar com seus compromissos financeiros. Ou seja, de pagar suas dívidas. Essa métrica, por sua vez, pode ser dividida em quatro subcategorias: liquidez corrente, liquidez seca, liquidez imediata e liquidez geral.

Ao mensurar sua liquidez a empresa de transporte consegue administrar seus gastos e vislumbrar seu planejamento de meses e até mesmo anos a frente.

Número mensais

Uma das maiores dores de gestores (as) do transporte é a respeito da adesão ao serviço. Logo, é importante medir qual o número de atendimentos mensais que a empresa realizou. Isto é, quantos passageiros foram transportados no período de um mês.

Assim, o indicador OTIF (On Time in Full) pode ser um forte aliado sobre a métrica por sua capacidade de apontar atrasos, por exemplo.

Produtividade

A produtividade na empresa de transportes pode ser mensurada de acordo com a performance da equipe em geral ou, até mesmo, por setor ou colaborador. Isto é, monitorar e analisar a produtividade da empresa corrobora para vencer os desafios contábeis de curto, médio e longo prazos.

Maiores desafios contábeis no transporte

Como pudemos ver acima, a contabilidade de uma empresa de transporte de passageiros é desafiadora por si. Porém, independente do porte da empresa, alguns desafios contábeis são comuns.

Entre eles, pode-se citar:

Tributação

A tributação para empresas de transporte é complexa. Sendo assim, um grande desafio contábil. 

Devido a sua alta complexidade, que se deve em parte à frequência das mudanças de legislação, o setor de transporte de passageiros inclui diferentes modais com alíquotas e ICMS diferenciados para cada unidade da federação. Dessa maneira, o controle e a prestação de contas são particularmente difíceis de serem feitos.

Ademais, incoerências na prestação de contas aos órgãos responsáveis podem culminar em multas e até mesmo cassação de licença.

Folha de pagamento

A folha de pagamento de uma empresa de transporte também é um desafio contábil. Afinal, a operação por si só já é diferenciada. Logo, a jornada de trabalho, assim como a contratação dos profissionais também acaba tendo especificidades comuns apenas ao meio.

Assim, a contabilidade fica responsável por lidar com uma extensa lista de colaboradores com jornadas diferenciadas. Além disso, o cálculo da jornada do motorista pode dificultar ainda mais esse controle.

Análise de custos

Devido ao fato de que os custos no setor de transporte de passageiros são variados e, mais do que isso, variáveis, a análise de custos demanda maior atenção para a sua correta classificação. 

Os gestores são capazes de tomar decisões que promovam o equilíbrio e crescimento financeiro da empresa.

Em outras palavras, custos como manutenção, combustível, pedágios, IPVA e demais seguros, exigem uma forma de calcular própria voltada para o setor.

Em suma, um bom controle financeiro e contábil acerca dos custos fixos e variáveis dão à gestão um olhar inteiriço sobre a empresa. Pode-se planejar estrategicamente o que deve ser feito ou evitado.

Dicas para otimizar a gestão contábil

1. Atenção à manutenção da frota

Entende-se que um dos pontos do planejamento financeiro que requer mais atenção é o de manutenção preventiva da frota, uma vez que os gestores sabem o quanto um único ônibus fora de circulação pode pesar no bolso e dificultar o controle contábil da empresa.

Entretanto, nem todas as empresas de transporte dão a devida atenção a este setor. Isto é, investem em tecnologias que otimizam o controle do que é feito em cada veículo, muito menos integram essas informações ao setor de compras e estoque, ou simplesmente não investem em nada.

Assim, a falta de controle pode fazer o empresário perder dinheiro. Afinal, há sempre uma forma de acelerar processos, principalmente com a automatização. Por exemplo, o controle integrado dos setores de manutenção e compras favorece a aquisição de peças no tempo correto.

Assim, as peças não precisam ficar muito tempo no estoque, o que é vantajoso se considerarmos as taxas para manter itens no armazém.

A gestão da manutenção da frota não só faz parte do dia a dia de toda empresa de transporte rodoviário de passageiros, bem como requer atenção redobrada em alguns aspectos, a saber:

• Consumo de combustível;
• Gestão de pneus;
• Troca de óleos e lubrificantes diversos;
• Manutenção de motor e outras peças;
• Troca e manutenção das pastilhas de freio

Isso significa que ter o controle exato do gasto de combustível, pneus, etc. faz com que os cálculos sejam organizados de forma muito mais estruturada, evitando qualquer desperdício e facilitando para o setor de contabilidade dar mais fluidez financeira para a empresa.

2. Tenha a documentação em dia

Um dos grandes desafios contábeis na gestão do transporte rodoviário de passageiros é o cuidado que a empresa deve ter em manter a documentação da frota em dia.

Nesse sentido, os documentos obrigatórios para se manter uma frota de ônibus em circulação legal são:

• IPVA/Seguro Obrigatório;
• Licenciamento;
• Multas em Dia;
• Etc.

3. De olho no estado de cada ônibus

Os cuidados com a frota devem ir além da manutenção. Assim, é preciso estar ciente da quilometragem rodada de cada veículo, qual a sua performance e calcular a vida útil de cada modelo. 

Além disso, deve-se fazer a limpeza interna e externa de todo veículo durante o dia e à noite. Do mesmo modo, também é preciso estar com a dedetização periódica em dia, conforme as determinações vigentes. 

De modo que falhas nestas etapas podem resultar em multas ou até processos, que causam o desequilíbrio financeiro da empresa, tornando o controle contábil ainda mais árduo e desafiador.

E para os gestores (as) do setor de turismo, vale lembrar que a experiência ao longo da viagem tem impacto direto na retenção de clientes. Assim, é importante pensar na comodidade do passageiro, desde o momento da compra da passagem até o desembarque.

4. Otimize a emissão de bilhetes

Outro ponto para otimizar as contas na empresa de transporte é automatizar a gestão de venda de passagens. Isso porque, mais do que ter um sistema de arrecadação ou bilhetagem, já é possível ter sistemas que fazem todo o controle e armazenamento de dados de venda de forma integrada.

Ou seja, mesmo em diferentes canais, como sites de venda, guichês fora da rodoviária e até a venda embarcada – que utilizam dispositivos mobile para a venda – podem ser contabilizados pelo sistema, facilitando assim rotinas operacionais do financeiro.

Além disso, o controle contábil da empresa de transporte torna-se mais assertivo e com dados confiáveis quando a gestão de vendas de passagem está integrada a um sistema macro que une todas as informações.

5. Viabilize a rotina administrativa eficiente

O gestor da empresa precisa ter em mãos a situação real, sem filtros, de seu financeiro. Afinal, só assim poderá tomar as decisões necessárias.

Nesse sentido, implica-se os seguintes aspectos:

• Verificação de custos fixos e custos variáveis;
• Fluxo de caixa;
• Contas a Pagar;
• Contas a Receber;
• Faturamento.

Do mesmo modo que as informações chegam de forma rápida, elas precisam sair na mesma velocidade. Afinal, um dos principais desafios contábeis da empresa de transporte de passageiros é a dificuldade em cumprir prazos.

6. Planeje uma operação eficiente

Não há segredo: uma operação em que é possível enxugar gargalos é a operação perfeita para manter o financeiro em dia. Portanto, a gestão de operação eficiente deve ser prioridade para toda empresa de transportes, conforme citado mais acima no presente artigo.

Nesse sentido, estão relacionados a escala de motoristas, roteirização eficiente de viagens, escala de veículos, etc. Assim, a operação eficiente se dá quando todos os processos são realizados de maneira sistemática e inteligente, para que não acarrete em custos para a empresa.

7. Escala de Motoristas

A escala de motoristas deve ser respeitada pela empresa e seus respectivos funcionários. Afinal, a Lei do Motorista é o que regulariza este trabalho, e pode acarretar em multas ou até passivo trabalhista quando não cumprida.

Além disso, é interessante que a empresa invista em capacitação dos motoristas para incentivá-los ao trabalho e estimular uma cultura de pertencimento à empresa, com boas práticas de direção e condutas no trânsito, o que também evita desequilíbrios financeiros.

8. Software para transporte

O software para transporte é um grande aliado para vencer todos os desafios contábeis de uma empresa de transporte de passageiros.

Com a tecnologia ao nosso alcance, é possível adotar softwares robustos que otimizam, automatizam e integram todos os serviços em um único lugar.

O software para transporte trata-se de uma plataforma que unifica todos os dados de sua empresa. E mais do que isso: os integra em tempo real para que a empresa consiga manter uma comunicação constante entre os setores.

Além disso, é de fácil acesso, disponível para gestores e colaboradores até mesmo em dispositivos mobile, o que facilita a gestão no caso dos executivos que trabalham externamente e precisam ter dados da operação na palma da mão.

A Praxio, empresa com mais de 30 anos de vivência no setor de transporte rodoviário e logística, desenvolveu soluções específicas para o segmento, onde é possível integrar escala de motoristas, bilhetagem, manutenção de frota e outros serviços específicos de uma empresa de transportes.

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