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O que é e como fazer controle de contas a pagar e a receber

O controle de contas a pagar e a receber faz parte da gestão financeira. Trata-se de um dos processos vitais de qualquer empresa, seja de pequeno, médio ou grande porte. Afinal, proporciona equilíbrio de gastos e previsão de lucros.

Apesar de se tratar de um processo comum e praticamente obrigatório, muitos gestores não otimizam o controle financeiro. O fluxo de caixa pode ser prejudicado. E a empresa pode ter dificuldades para o pagamento de contas básicas. Em um cenário mais grave, ocorre o fechamento das portas.

No segmento de cargas, o controle financeiro é muito mais latente para as transportadoras, que dependem da venda de fretes para quitar os seus custos fixos e variáveis mínimos.

Entre os custos fixos, podemos citar o pagamento de salário dos colaboradores, contas de luz, água e gás, aluguel de escritório e galpão (se houver), entre outros.

Já os custos variáveis de uma transportadora, portanto, são aqueles não previstos ou que são reajustados pela inflação ou com o passar do tempo. Trata-se dos insumos de manutenção (peças de reposição, óleos e lubrificantes, jogos de pneus, etc.) e ao óleo diesel, que varia de estado para estado.

Apesar do Brasil depender, quase que exclusivamente, do modal rodoviário para o escoamento de sua produção e movimentação de cargas, centenas de caminhoneiros autônomos, transportadoras e cooperativas disputam espaço nas estradas na tentativa de diminuir o prazo de entrega.

Por isso, para sair na frente da concorrência, sua transportadora precisa de um rigoroso controle financeiro para não ficar no vermelho. Neste artigo, você terá dicas de como controlar suas finanças e contas através de softwares inteligentes de gestão.

Controle de contas a pagar e a receber: o que é e por que fazer?

As contas a pagar e a receber são responsáveis pela mensuração da saúde financeira de uma empresa. Assim, é possível avaliar o que foi feito com o dinheiro do caixa no passado, o que está ocorrendo no presente e como investir o valor de maneira consciente no futuro.

Existem, portanto, definições separadas destes dois termos. As contas a pagar são as obrigações financeiras assumidas pela transportadora, como o pagamento de funcionários, luz, gás, água, tributos, etc.

Nesse sentido, controlar estes custos permite:

  • Identificar todas as obrigações
  • Priorizar pagamentos em caso de escassez financeira
  • Evitar multas e juros por atraso
  • Conciliar os saldos contábeis

Já as contas a receber são aquelas previstas para entrar no caixa financeiro, no caso, a venda de fretes. Ou seja, é possível mediante este controle, verificar:

  • As datas e os valores a receber
  • Juros recebidos
  • Clientes que pagam em dia
  • Qualidade e regularidade dos clientes
  • Saldo contábil
  • O que fazer para realizar cobranças de valores em atraso

Dessa maneira, com uma eficiente gestão financeira baseada no controle de contas a pagar e a receber, a sua transportadora consegue planejar de maneira mais assertiva.

Dessa maneira, possibilitando investimentos de médio a longo prazo, como capacitação de funcionários, expansão e modernização da frota, por exemplo.

Além disso, o controle de contas a pagar e a receber dentro de uma transportadora é um processo que evita a desorganização e a falta de planejamento, que podem ameaçar o crescimento e a sobrevivência do negócio.

Por isso, vejamos agora algumas dicas de como realizar o controle financeiro de sua transportadora de maneira eficiente e otimizada.

Dicas de eficiência para o controle financeiro de uma transportadora

Registre todas as movimentações da empresa

Deve-se registrar todo valor movimentado. Trata-se de um princípio de compliance, que serve de alicerce para outras informações importantes, a saber:

  • Controle de estoque
  • Custos por setor
  • Produtos e serviços mais vendidos
  • Fluxos de caixa

Para que o controle de contas seja confiável, é interessante que a transportadora invista em automatização e integração de sistemas, para ganhar mais agilidade, produtividade e transparência.

Ou seja, se um mecanismo financeiro depende de informações manuais, a margem de erros é grande, principalmente se os dados de cada setor não estiverem sincronizados em tempo real.

Ao automatizar processos com softwares de gestão, todos os departamentos ficam conectados e as informações sincronizadas de maneira efetiva e realista.

Cobre dos inadimplentes

Os fretes podem ser inseridos no módulo de pagamento a prazo. Por isso, cada cliente tem uma data de pagamento estipulada, e isso pode atrasar os processos dentro da sua transportadora.

Gerencie o seu estoque

Se a sua transportadora possuir um galpão, é importante que faça o gerenciamento de estoque. Peças de reposição, óleos, lubrificantes e jogos de pneus são insumos importantíssimos para a frota.

As manutenções preditivas e preventivas devem estar em dia, e o controle destes insumos evita o gasto desnecessário com materiais extras. O excesso de produtos também causa perda de dinheiro, uma vez que não são utilizados e podem gerar taxas.

Portanto, faça um registro de todos os insumos, colocando data de validade e de compra, e quais estão mais próximos de vencimento ou próprios para uso.

Faça o controle de contas a pagar e receber com ERP

O ERP, da sigla Enterprise Resource Planning, é um software de gestão que coleta e organiza as informações de uma empresa.

No caso dos transportes, a Praxio possui o ERP Carga e Logística, que organiza informações operacionais das transportadoras, além de oferecer gerenciamento de armazém (WMS), gestão automatizada de documentos logísticos e de recursos financeiros, etc.